ID.nl logo
In gesprek over Dyme: Geld besparen met app
© Reshift Digital
Huis

In gesprek over Dyme: Geld besparen met app

De Nederlandse app Dyme koppelt je betaalrekening aan slimme software die je inzicht geeft in je inkomsten, vaste lasten en andere uitgaven. De makers mogen dit doen omdat ze een PSD2-vergunning hebben en willen zich van de concurrentie onderscheiden door je te helpen besparen op je contracten en abonnementen. Wij spraken ze er over.

Dyme is gratis app van het Nederlandse Dyme B.V., dat geld verdient aan optionele abonnementen en commissies van contracten. De app is begonnen in Nederland en inmiddels ook beschikbaar in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Meer dan 300.000 mensen hebben een Dyme-account, van wie ongeveer de helft de app minimaal één keer per maand gebruikt. Het leeuwendeel van de gebruikers komt uit Nederland. 

Het team van Dyme telt vijftien medewerkers, met Joran Iedema als CEO. In een videogesprek met PCM vertelt hij over geld verdienen aan een gratis app, hoe de PSD2-vergunning gebruikersdata beschermt en wat zijn toekomstplannen met Dyme zijn.

Ontstaansgeschiedenis

Het idee om Dyme te beginnen ontstond een paar jaar geleden. Eén van de vier oprichters kwam er tijdens het bladeren in zijn bankafschriften achter dat hij al vier maanden voor de sportschool betaalde, terwijl hij inmiddels een andere sport beoefende. De oprichters wilden je in- en uitgaven inzichtelijker maken. 

“We dachten dat banken de benodigde ruwe data nooit met ons zouden willen delen, maar ontdekten toen dat de PSD2-vergunning eraan kwam. Die verplicht een bank de klantdata te delen als de klant dat wil. We gingen denken over manieren om waarde te bieden aan mensen aan de hand van hun transacties. We kwamen er toen achter dat veel mensen het lastig vinden om bij te houden welke abonnementen, contracten en vaste lasten ze hebben. Daar zijn we ons op gaan focussen.”

©PXimport

Fintech-apps als Dyme zijn weinig zonder PSD2, oftewel de Payment Services Directive 2-richtlijn. In de woorden van Iedema: “De PSD2-vergunning stelt consumenten in staat om hun eigen bankdata te gebruiken in de app van een externe partij, zoals Dyme. Als de consument de bankkoppeling maakt, kunnen wij de ruwe transactiegeschiedenis van het laatste jaar uitlezen en een analyse maken over je inkomsten, uitgaven en vaste lasten.” 

Dyme wil zich onderscheiden van andere apps door je suggesties te doen om abonnementen en contracten op te zeggen of om te zetten. Bedrijven vragen een PSD2-vergunning aan bij De Nederlandsche Bank (DNB). Een tijdrovende en daardoor ook dure klus, weet PCM uit gesprekken met andere fintech-start-ups. 

Iedema beaamt dit. “Het heeft ons ongeveer een jaar gekost om de licentie te krijgen. Als je alles laat doen, zit je wel rond de 200.000 euro. Wij waren gelukkig goedkoper uit, doordat een medeoprichter de aanvraag bijna helemaal zelf geschreven heeft en omdat wij korting kregen op de bijstand van een adviesbedrijf.”

PSD2-uitdagingen

Je bank mag jouw transactiegegevens alleen met een bedrijf delen als dat een PSD2-vergunning heeft en jij expliciete toestemming geeft voor het delen van je data. De bank is in dit geval wettelijk verplicht om een API-koppeling op te zetten met de betreffende app. Dyme heeft koppelingen met alle Nederlandse banken, behalve Knab. Dat ligt niet aan Dyme, benadrukt de CEO. 

“Andere fintech-apps missen ook de koppeling met Knab. Veel hangt af van hoe het systeem van de bank gebouwd is en hoe makkelijk ze de data via een API beschikbaar kunnen stellen. Wij hebben het eerst zelf geprobeerd en nu hebben we een partij ingehuurd, maar die komt er ook niet uit.” Iedema wil er niet te veel uitspraken over doen, omdat hij niet in de Knab-systemen kan kijken, maar noemt het wel ‘heel vervelend’ dat de koppeling na een jaar nog steeds niet werkt.

Onderdeel van de PSD2-vergunning is dat je als klant elke negentig dagen opnieuw toestemming ervoor geeft dat – in dit geval – Dyme toegang behoudt tot je bankdata. “Helaas”, zegt Iedema, “want niet alle gebruikers doen dat en dan werkt de app niet meer.” 

Het aanmaken van een account en het vernieuwen van de toestemming is – gelukkig voor fintech-apps – wel eenvoudiger geworden. “In het verleden ging dit vaak via de mobiele bankwebsite en had je een TAN-code of identifier nodig. Er haakten toen meer mensen af dan nu, want nu regel je die zaken in je bankieren-app en met een pincode of Face ID-gezichtsherkenning”, licht Iedema toe.

©PXimport

Dyme beheert als bedrijf met PSD2-vergunning de ruwe transactiegegevens van honderdduizenden gebruikers. Een grote verantwoordelijkheid, weten zowel Iedema als nationale toezichthouders. “Met De Nederlandsche Bank hebben we jaarlijks contact. We dienen dan een financieel verslag in en leggen uit hoe we omgaan met bedrijfs- en IT-risico’s. En we hebben op verzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met ons privacybeleid, algemene voorwaarden en bedrijfsprocessen aangetoond dat we ons aan de privacywet AVG houden.” 

De bedrijfsprocessen van Dyme zijn vastgelegd in een procedurehandboek, dat ook bij De Nederlandsche Bank is ingediend om de PSD2-vergunning te krijgen. Iedema: “In dit handboek staan heel duidelijk de rollen van onze werknemers en wie toegang heeft tot welke gegevens.” Zo heeft de data scientist anonieme transactiedata gebruikt om het algoritme van abonnementen te verbeteren. De CEO garandeert desgevraagd dat geen enkele Dyme-medewerker zomaar de ruwe bankdata kan exporteren. 

“De enige werknemer die toegang heeft tot de database met bankgegevens en de PSD2-sleutel, is onze Chief Technology Officer. En we hebben aanvullende maatregelen genomen om die data goed op te slaan.” Details houdt Iedema logischerwijs voor zich. 

Wat hij wel kwijt wil: “Een belangrijk deel van hacking tegengaan, is ervoor zorgen dat medewerkers niet te veel toegang tot gegevens hebben en dat medewerkers heel goede beveiliging (software, red.) op hun computer en smartphone hebben.” Dyme heeft hier een interne compliance-afdeling voor die de veiligheid van de bedrijfsprocessen controleert. Een externe partij voert elk kwartaal een penetratietest uit om de algemene beveiliging te testen.

Inkomstenbronnen

De Dyme-app is gratis te gebruiken, maar voor niets gaat de zon op. Dyme heeft daarom verschillende inkomstenbronnen. Iedema: “Het gaat om twee soorten abonnementen en diverse commissies.” Met een Silver- of Gold-abonnement krijg je meer functionaliteit en kun je zonder extra kosten contracten opzeggen. De abonnementen kosten respectievelijk 45 en 55 euro per jaar. 

Zonder abonnement kun je ook contracten opzeggen, maar dan betaal je een paar euro per contract, omdat Dyme een aangetekende brief naar het betreffende bedrijf stuurt. Commissies krijgt Dyme als gebruikers via de app hun contract vernieuwen bij de bestaande energieleverancier of verzekeraar of overstappen naar een andere partij. De start-up gebruikt hier de software van Overstappen.nl voor.

“De commissie die wij ontvangen, is voor elke leverancier of verzekeraar even hoog”, benadrukt Iedema. “Wij hebben dus geen stimulans om een bepaalde partij te kiezen.”

©PXimport

De CEO laat desgevraagd weten dat de inkomsten uit abonnementen en commissies ‘even belangrijk’ zijn en dat vijftien tot twintig procent van de Dyme-gebruikers geld opleveren. Dat is relatief weinig, maar iets wat Iedema graag op de koop toeneemt. “Met dit freemium-model hopen we dat jij andere mensen aanbrengt. We vinden het mooi om iets aan te bieden wat gratis te gebruiken is.” 

Op de vraag of er altijd een gratis versie van Dyme zal blijven, antwoordt hij bevestigend, gevolgd door een diplomatieker: “Uiteindelijk ben je een start-up, dus kun je zoiets nooit helemaal garanderen. Maar op dit moment lijkt het een goede groeistrategie om een deel gratis te houden.”

Concurrentie

Natuurlijk is Dyme niet de enige app die inzicht geeft in je financiën. ABN Amro biedt het bekende Grip aan, een Friese start-up timmert aan de weg met Flow Your Money en dit jaar komt Buddy, een app die helpt voorkomen dat je in de knel komt met het betalen van je vaste lasten. 

“Er zijn best veel personal finance apps”, bevestigt Iedema van Dyme. “Ik denk dat veel van deze apps hetzelfde in hun hoofd hebben, maar dat wij het beter aanpakken.” Op de vraag waarom, antwoordt hij dat veel apps alleen inzicht bieden in je financiële situatie en dat Dyme ook handelingen kan uitvoeren. Met jouw toestemming kan de app je huidige energiecontract opzeggen en overstappen naar een goedkopere partij. Of belt Dyme namens jou en een grote groep andere gebruikers naar je energieleverancier om over een voordeliger contract te onderhandelen. 

Iedema is niet bang dat Apple of Google de markt overnemen met een app die vergelijkbaar is met Dyme. “Apple en Google maken software en stappen minder snel in de dienstverlening. Hetzelfde geldt voor banken, die zie ik dit ook niet zo snel doen. Contracten aanpassen is een sport op zich die nog best ver van hen ligt.”

©PXimport

Toekomstsplannen

Het aantal Dyme-gebruikers groeit, het team breidt uit en Iedema heeft plannen genoeg voor de nabije toekomst. De Knab-koppeling werkend krijgen, is er uiteraard één van. “De komende periode willen we meer contractbesparingsmogelijkheden toevoegen, waaronder alle verzekeringscontracten. Denk aan je zorgverzekering en inboedelverzekering.” 

Iedema vertelt ook over de mogelijkheid om geld te sparen op een aparte Dyme-rekening. “Als je wilt, kan Dyme straks analyseren hoeveel je wekelijks uitgeeft en hoeveel je opzij kunt zetten zonder dat je het doorhebt. Dat bedrag zetten we dan op een Dyme-spaarrekening, zodat mensen ongemerkt geld sparen dat ze normaal uitgeven.” 

Dyme werkt samen met een e-money license provider en kan volgens Iedema dankzij de bestaande PSD2-vergunning ‘vrij makkelijk’ aan de financiële regulatie-eisen voldoen. De start-up zet niet in op een aantrekkelijke spaarrente, maar op het gemak van ongemerkt een spaarpotje opbouwen.

Dyme is op dit moment beschikbaar in Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Dat blijft in ieder geval het komende jaar zo, zegt de CEO. De start-up wil eerst groeien in deze landen. In het Verenigd Koninkrijk heeft de app zo’n 15.000 gebruikers, in Duitsland zijn dat er pas een paar duizend. De rest van de 300.000 gebruikers komt uit Nederland. 

©PXimport

“In Duitsland zien we dat het makkelijk is om nieuwe gebruikers te werven, maar dat ze voorzichtiger zijn met maken van de bankkoppeling. Ik verwacht dat we daarom wat campagnes moeten doen om Duitsers ervan bewust te maken dat Dyme te vertrouwen is. Daarna zijn denk ik Spanje en Frankrijk het interessants, als grote landen met competitieve markten als het gaat om contracten.

Scandinavische landen zijn minder interessant, omdat ze vaker één staatsenergieleverancier hebben. Op dat punt kunnen gebruikers dus geen contractbesparing realiseren.” En kan Dyme dus ook geen commissie verdienen, wat het minder aantrekkelijk maakt om zo’n land te betreden.

De Verenigde Staten hebben wél een grote en competitieve markt. En je bankrekening koppelen aan een app kan er al jaren, weet Iedema. “Het automatisch omzetten van contracten en verzekeringen is daar nog niet mogelijk, dus de VS zou interessant kunnen zijn. Maar we denken nu dat onze grootste kansen in Europa liggen.”

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.