Iedere Mac wordt standaard geleverd met heel wat bruikbare programma's om te e-mailen, contacten bij te houden, pdf's te creëren, films te bekijken en scherm­afbeeldingen of screencasts te maken. Toch is er een aantal dingen waarvoor u extra programma's zult moeten installeren. Wij hebben 15 onmisbare programma's voor de Mac geselecteerd.

01 iWork

iWork is de directe concurrent van Microsoft Office. iWork is als fysieke schijf te koop voor 79 euro, maar handiger is om de onderdelen Pages, Numbers en Keynote los aan te schaffen in de App Store voor 16 euro per stuk. Pages is het equivalent van Word, Numbers is te vergelijken met Excel en Keynote gebruikt u voor presentaties. De drie programma's zijn niet zo uitgebreid als de Microsoft-alternatieven, maar bieden u prachtige sjablonen en werken enorm intuïtief. Microsoft-documenten kunt u gewoon openen met de iWork-programma's en bestanden zijn zelfs weer op te slaan als .doc, .xls of .ppt.

©PXimport

iWork is Apples Office-pakket.

02 TextWrangler

De standaard tekstverwerker op uw Mac is een handig gereedschap als u af en toe een tekst zonder opmaak wilt typen. Maar wanneer u vaak teksten of codes schrijft, bewerkt en opslaat, kunt u niet zonder TextWrangler. Dit gratis programma is een must-have voor webdesigners en programmeurs, maar ook normale gebruikers kunnen veel aan TextWrangler hebben. Zo vergelijkt u gemakkelijk honderden teksten met elkaar, doorzoekt u lijsten met data en ontdoet u corrupte Word-documenten van onnodige codes. TextWrangler heeft ook nog een grote broer genaamd BBEdit, dit programma is verkrijgbaar voor vijftig dollar.

©PXimport

Voor een gratis programma biedt TextWrangler ongelooflijk veel mogelijkheden.

03 iLife

Als u een nieuwe Mac koopt, krijgt u het iLife-pakket er gratis bij. In het pakket vindt u iPhoto, iMovie en GarageBand. Deze drie creatieve programma's zijn geweldig om een fotoboek van uw vakantie te maken, een video te bewerken of een muziekstuk te componeren. Hebt u een oudere Mac, dan kunt u in de App Store de nieuwste versies los kopen. De programma's werken stuk voor stuk intuïtief en vooral GarageBand ontstijgt het gevoel van een instapprogramma, doordat u met behulp van instructievideo's instrumenten kunt leren spelen en u de beschikking hebt over talloze virtuele instrumenten, gitaarversterkers en effecten.

©PXimport

Met GarageBand leert u onder andere instrumenten bespelen.

04 Pixelmator

Pixelmator is hét alternatief voor Photoshop op de Mac. En dat voor een fractie van de prijs. Voor nog geen vijfentwintig euro hebt u een serieuze Photoshop-concurrent in huis. Naast het bewerken van foto's heeft Pixelmator meer dan 150 effecten en filters aan boord en kunt u zaken als contrast, helderheid en verzadiging eenvoudig aanpassen en opslaan als jpg, png of andere formaten. Pixelmator neemt zelfs vector-taken van Adobe Illus­trator over, al is deze functionaliteit nog niet helemaal uitgekristalliseerd. Voor de gemiddelde gebruiker biedt Pixelmator genoeg om foto's te bewerken, u kunt Pixelmator overigens dertig dagen gratis uitproberen.

©PXimport

Pixelmator, hét alternatief voor Photoshop.

05 Skitch

Met Skitch maakt, deelt en bewerkt u scherm­afbeeldingen. Vanuit het programma maakt u een schermafbeelding of een afbeelding van een deel van het venster. Met een paar klikken verkleint u de afbeelding en slaat u de afbeelding in het gewenste formaat op. Opnames maken met de interne camera in uw Mac is ook mogelijk en u kunt aan alle afbeeldingen roteren of er teksten aan toevoegen. Het delen van afbeeldingen gaat via het mailprogramma op uw Mac of via de dienst Evernote. Vanuit het menu verzendt u een bestand meteen via bluetooth.

©PXimport

Schermafbeeldingen maakt, bewerkt en deelt u met Skitch.

06 HandBrake

Om dvd's of blu-rays te converteren, hebt u genoeg aan HandBrake. Stop een schijfje in uw Mac en het programma converteert een film (of desgewenst delen ervan) naar het gewenste formaat. U geeft aan welke afmetingen de film moet hebben, welk audiospoor geïmporteerd moet worden en of u ondertitels mee wilt importeren. Het programma heeft een aantal standaardinstellingen aan boord zodat u eenvoudig films kunt converteren voor uw iPhone, iPad of Apple TV. De conversie duurt wel enige tijd, maar gelukkig kunt u uw Mac tijdens het proces voor andere zaken gebruiken. HandBrake kan niet overweg met schijfjes met kopieerbeveiliging.

©PXimport

HandBrake converteert dvd's en blu-rays voor u.

07 Airfoil

Airfoil gebruikt u om muziek vanaf uw Mac draadloos naar andere apparaten in uw huis te verzenden. Hierbij maakt het gebruik van Apples AirPlay-technologie. U installeert het programma op de Mac waarvan u muziek wilt sturen. Op apparaten waarop u deze muziekstreams wilt ontvangen, installeert u het programma Airfoil Speakers. Alle apparaten moeten op hetzelfde netwerk zijn aangesloten. Er is ook een versie beschikbaar voor de iPhone, iPad of iPod touch, hiermee ontvangt u alleen signalen. Het is zelfs mogelijk om één audiosignaal naar verschillende apparaten sturen, zodat u uw muziek tegelijkertijd in de keuken en de badkamer kunt luisteren.

©PXimport

Met Airfoil kunt u muziek door uw hele huis streamen.

08 Adium

Als u veel gebruikmaakt van chatprogramma's, dan is Adium een handig gereedschap. De applicatie ondersteunt veel verschillende protocollen en zo kunt u tegelijkertijd chatten met uw Facebook-vrienden, uw Windows Live-contacten en Skype-contacten. De vormgeving van het programma is helemaal naar uw eigen hand te zetten en bestanden zijn makkelijk te versturen. Adium kan chats opslaan en contactpersonen zijn in te delen in groepen. Als u dezelfde contactpersoon op meerdere netwerken hebt, voegt u deze in Adium samen tot één contact. Adium is verder helemaal te tweaken door zogenoemde Xtras, dat kunnen bijvoorbeeld plug-ins, scripts en lay-outs zijn.

©PXimport

Chatliefhebbers hebben genoeg aan Adium.

09 Alfred

Het geavanceerde hulpprogramma Alfred opent programma's, doorzoekt uw harde schijven, zoekt op het internet en verstuurt e-mails. En dat allemaal vanuit één centraal menu. U bepaalt met welke toetscombinatie Alfred geopend wordt. Er verschijnt een balk waarin u van alles kunt zoeken, openen en bewerken. Tik bijvoorbeeld google mac pro in, google wordt geopend in uw browser en geeft het zoekresultaat weer. De zoekterm gmail opent uw Gmail en emptytrash leegt uw prullenbak. Als u eenmaal gewend bent aan Alfred, wilt u nooit meer zonder. De basisversie is gratis, een uitgebreide versie kost ongeveer twintig euro.

©PXimport

Alfred is uw persoonlijke assistent op de Mac.

10 Cyberduck

Cyberduck bestaat al een paar jaar en is samen met Transmit een graag geziene gast op elke Mac. Beide programma's zijn stabiele ftp-browsers, maar Cyberduck is gratis. Tenminste, als u het van de website van de fabrikant downloadt. In de Mac App Store kost het negentien euro. De maker verheugt zich op donaties en dit kunt u doen door het programma in de App Store voor dit bedrag te kopen. Cyberduck is overzichtelijk en zorgt voor een stabiele bestandsoverdracht via ftp. U maakt gemakkelijk bladwijzers aan en u kunt op verschillende websites tegelijkertijd zijn ingelogd.

©PXimport

Het gratis programma Cyberduck is een stabiele ftp-browser.

11 Stuffit Expander

Uw Mac bezit standaard een uitpakprogramma, maar soms krijgt u exotische gecomprimeerde bestanden van Linux- of Windows-gebruikers. Hiervoor hebt u een uitgebreider uitpakprogramma nodig. Stuffit Expander is de gratis versie van Stuffit en met dit programma opent u onder andere gecodeerde zip-bestanden, rar-bestanden en 7Zip-bestanden. Het programma draait automatisch op de achtergrond, maar het is ook mogelijk om het programma te openen en er bestanden naartoe te slepen om te decoderen. Grote broers Stuffit en Stuffit Deluxe zijn verkrijgbaar voor respectievelijk dertig en vijftig dollar via de website van fabrikant Smith Micro.

12 ClamXav

Virussen komen op de Mac lang niet zo vaak voor als op Windows-pc's, maar het lijkt erop dat de trend zich wel meer richting Apple-computers beweegt naarmate deze meer marktaandeel krijgen. Het besturingssysteem OS X is redelijk goed beveiligd tegen kwaadwillenden, maar het kan geen kwaad een virusscanner te installeren. ClamXav is een gratis virusscanner en is compatibel met Leopard, Snow Leopard en Lion. Virusdefinities worden dagelijks geüpdatet en kunnen automatisch gedownload worden naar het programma. Geïnfecteerde bestanden worden met één druk op de knop in quarantaine gezet of verplaatst naar de prullenbak.

©PXimport

ClamXav scant uw harde schijf regelmatig op virussen.

13 Little Snitch

Als u niet wilt dat programma's naar hun eigen servers communiceren, hebt u Little Snitch nodig. Dit programma houdt alle communicatie tussen uw Mac en het internet in de gaten en geeft u waar nodig een melding dat een programma toegang tot een bepaalde server wil hebben. U kunt uitzonderingen aangeven en instellen dat bepaalde programma's altijd toegang mogen krijgen tot een bepaalde poort of server. Met de demoversie hebt u drie uur lang bescherming achter elkaar, daarna krijgt u een melding dat Little Snitch is uitgeschakeld. Wilt u deze beperking verwijderen, dan koopt u het programma via de website van de fabrikant.

©PXimport

Als u niet wilt dat uw Mac naar huis belt, hebt u Little Snitch nodig.

14 VirtualBox

Soms wilt u gebruikmaken van Windows-programma's op uw Mac. U kunt ervoor kiezen om via Boot Camp een aparte partitie op te offeren voor een Windows besturingssysteem, maar het is ook mogelijk om Windows binnen Mac OS X te draaien. Hiervoor hebt u VirtualBox nodig. Het programma is gratis, maar u moet wel een licentie voor Windows hebben. Met VirtualBox is het eveneens mogelijk om meerdere besturingssystemen naast elkaar te draaien, uiteraard heeft dit wel gevolgen voor de snelheid van uw Mac.

©PXimport

Windows op de Mac met VirtualBox.

15 SuperDuper!

Een reservekopie van uw besturingssysteem is altijd een goed idee. SuperDuper! kloont uw harde schijf zodat u, in het geval van een harde schijf crash, een exacte kopie van het besturingssysteem hebt. U kopieert vervolgens de reservekopie weer terug naar een nieuwe harde schijf en binnen een uur bent u weer aan de slag zonder dat u alle programma's opnieuw hoeft te installeren en te activeren. SuperDuper! kan automatisch een zogenaamde Smart Update maken. Dit betekent dat alleen nieuw aangemaakte bestanden worden gekopieerd naar de reservekopie. Het maken van zo'n Smart Update kost daarom maar een paar minuten.

©PXimport

SuperDuper! is een geweldig kloonprogramma.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).