iPads worden veel gebruikt voor entertainment, maar ook voor zakelijke toepassingen zijn ze zeer geschikt. Maak kennis met deze 25 handige apps.

De iPad is niet specifiek gemaakt voor business-toepassingen, maar in de praktijk wordt hij er wel steeds vaker voor gebruikt. iPads blijken bijzonder veelzijdig: ze bieden op afstand toegang tot een Mac of PC, je kunt er documenten op bewerken en bestanden synchroniseren, je kunt de tablet als extra monitor gebruiken, je kunt er online vergaderingen met collega's op houden... je kunt ze zelfs je memo's en brieven dicteren. We stellen vijfentwintig nuttige zakelijke apps aan je voor.

Air Display

Op zoek naar een tweede monitor voor je Mac of Windows PC? Met Air Display laat je je iPad als extra draadloos beeldscherm functioneren. Het touchscreen blijft gewoon werken, dus met je vinger tekenen op je tweede scherm kan ook.

App:Air Display

Leverancier: Avatron Software

Prijs: € 7,99

Save2PDF

Bij Save2PDF zit de functie al in de naam verscholen - je kunt de app gebruiken om PDF-bestanden te maken van bestandsformaten zoals Word, Excel, Powerpoint, Pages, Numbers enzovoorts. Je kunt een pagina aan een bestaande PDF toevoegen, verschillende documenten in één enkel PDF-bestand samenvoegen, slechts enkele pagina's uit verschillende bestanden selecteren om aan een PDF toe te voegen, en voltooide PDF's emailen en uitprinten, allemaal vanuit dezelfde interface.

App:Save2PDF

Leverancier: EuroSmartz

Prijs: € 5,49

SharePlus

Met SharePlus kun je SharePoint data en bedrijfsbestanden vanaf je iPad benaderen zodat je, waar je je ook bevindt, met collega's kunt samenwerken en documenten kunt delen. Je kunt documenten en discussies bekijken en bewerken, en bovendien kun je afbeeldingen, video en audio direct vanaf je apparaat opnemen en in SharePoint laden. SharePlus werkt met je huidige SharePoint-instellingen en er zijn geen componenten aan de serverkant voor nodig.

App:SharePlus: SharePoint Mobile Client

Leverancier: SouthLabs

Prijs: € 11,99

Dragon Dictation

Als je onderweg bent en geen tijd hebt om te stoppen om iets in te typen, dan kun je SMS'jes, emails en memo's dicteren met Dragon Dictation, een transcriptie app die gebruik maakt van de spraakherkenningssoftware Dragon NaturallySpeaking. Je kunt ook status updates voor Facebook en Twitter inspreken.

NB: De software ondersteunt vele talen, waaronder het Nederlands, maar de resultaten zijn wisselend - voor sommigen werkt het perfect en is het een ideale oplossing, andere stemmen herkent de software maar moeizaam.

App:Dragon Dictation

Leverancier: Nuance Communications

Prijs: Gratis

Quickoffice Pro HD

Quickoffice Pro HD is een mobiele kantoorsoftwaresuite waarmee je Microsoft Office bestanden kunt aanmaken, bewerken en delen, waaronder Word documenten, Excel spreadsheets en PowerPoint presentaties. Het werkt keurig samen met cloudgebaseerde bestandsdeeldiensten zoals MobileMe, Dropbox en Google Docs, en heeft nieuwe bestandsuitwisselingsfuncties waarmee je je eigen content op Facebook, Twitter, LinkedIn, Yammer en Slideshare kunt plaatsen.

App:Quickoffice Pro HD

Leverancier: Quickoffice

Prijs: € 11,99

MobileIron Sentry

Voor IT-professionals die hun werk mobiel willen maken kan MobileIron Sentry smartphones in de gaten houden die door werknemers worden gebruikt om bedrijfsemail te benaderen. Je kunt zelfs direct ingrijpen als dat nodig is. IT-teams krijgen een keurig dashboard te zien met smartphone connectie-activiteit en onbevoegde of risicovolle toegang. Ongewenste apparaten kun je blokkeren en je kunt beleidsregels instellen per apparaatsoort. De mobiele app is gratis, maar voor volledige bedrijfsfunctionaliteit is MobileIron's Virtual Smartphone Platform vereist.

App:MobileIron Sentry

Leverancier: MobileIron

Prijs: Gratis

Wyse PocketCloud Pro

Wyse PocketCloud Pro biedt beveiligde toegang op afstand voor pc's, Macs, virtuele desktops en bedrijfsservers. Eindgebruikers kunnen bedrijfsdata en -applicaties benaderen zodat ze onderweg productief kunnen blijven. IT-professionals kunnen met PocketCloud eindgebruikers helpdeskondersteuning bieden. PocketCloud kan elke fysieke of gevirtualiseerde infrastructuur die Microsoft RDP of VNC protocollen ondersteunt benaderen, en het ondersteunt de VMware View connectie-agent in directe modus en tunneling modus.

App:Wyse PocketCloud Pro

Leverancier: Wyse Technologies

Prijs: € 11,99

Evernote

Wanneer je ineens het licht ziet, heb je Evernote om dit moment vast te houden. Je kunt onderweg notities maken, een foto maken van iets cools, screenshots maken of spraak opnemen. Evernote houdt al je notities, afbeeldingen, web clips en bestanden gesynchroniseerd zodat ze voor jou (en anderen met wie je ze eventueel wilt delen) beschikbaar zijn op welk apparaat of welke computer je ze dan ook wilt gebruiken.

App:Evernote

Leverancier: Evernote

Prijs: Gratis

Roambi Analytics Visualizer

Voor business intelligence data onderweg biedt Roambi Analytics Visualizer een grafisch overzicht van financiële bedrijfsgegevens. Hiermee blijf je onderweg op de hoogte van bedrijfsprestaties, of maak je even snel een presentatie. Om de dashboard-achtige overzichten en grafieken te maken, gebruikt Roambi Analytics Visualizer backend systemen zoals Microsoft Excel, Salesforce CRM, SAP BusinessObjects, IBM Cognos en Oracle OBIEE 11g. Analytics Visualizer heeft toegang nodig tot Roambi Analytics Publisher, en de mate van toegang tot back-end systemen is afhankelijk van het soort licentie. (Roambi Lite is gratis, Roambi Pro kost $99,- (€ 76,-) per gebruiker per jaar, en er zijn bedrijfslicenties verkrijgbaar voor Roambi ES).

App:Roambi Analytics Visualizer

Leverancier: Mellmo

Prijs: Gratis

SAP BusinessObjects Explorer

Bekijk onderweg bedrijfsgegevens met SAP BusinessObjects Explorer. Je hoeft alleen maar keywords in te typen en de Explorer geeft de data grafisch weer zodat je niet door enorme lijsten met getallen hoeft te scrollen. De iPad app is gratis, maar de app gaat er wel vanuit dat je met binnen het bedrijf met SAP BusinessObjects Explorer en/of SAP BusinessObjects Enterprise werkt.

App:SAP BusinessObjects Explorer

Leverancier: SAP

Prijs: Gratis

WorkMobile

WorkMobile is ontworpen om papieren formulieren te vervangen voor werknemers onderweg. Zodra een bedrijf zijn formulieren heeft aangemaakt op de WorkMobile website kunnen mensen uit het veld met een iPad de formulieren bekijken en invullen, handtekeningen opslaan en foto's nemen. De data kan automatisch naar back office systemen worden geupload.

App:WorkMobile

Leverancier: eSay Solutions

Prijs: Gratis

AirSketch

Air Sketch tovert je iPad om in een draadloos whiteboard voor presentaties onderweg. Je kunt PDF-documenten en afbeeldingen van kanttekeningen voorzien met je vinger of met een stylus, en met de cameratool kun je eigen tekeningen importeren. Er zijn vijf tekentools (potlood, pen, marker, penceel en markeerstift) en je kunt met twee vingers zoomen en het beeld verschuiven. Als je Air Sketch met een online vergaderings- of desktopsharing app gebruikt kun je je Air Sketch creaties opnemen en delen terwijl je ze aan het tekenen bent.

NB: Er is een gratis versie beschikbaar om de prestaties van de app op je netwerk te kunnen testen.

App:Air Sketch

Leverancier: Qrayon

Prijs: € 7,99

Keynote

Met Apple's Keynote presentatie-app maak en geef je presentaties op de iPad, compleet met geanimeerde grafieken en overgangen. Met de software kun je ook PowerPoint presentaties importeren en bewerken. De laatste versie slaat presentaties (Keynote of PowerPoint) op in iCloud en houdt ze gesynchroniseerd met al je iOS-apparaten, zodat je op het ene apparaat aan een presentatie kunt beginnen om deze vervolgens op een ander apparaat af te maken.

App:Keynote

Leverancier: Apple

Prijs: € 7,99

GoToMyPC (remote desktop)

GoToMyPC biedt toegang op afstand tot applicaties en bestanden op je Mac of PC, zodat je, wanneer je niet op kantoor bent, verbinding kunt maken met je computer op het werk. De iPad app is gratis, maar gebruikers moeten wel een abonnement op GoToMyPC hebben.

App:GoToMyPC

Leverancier: Citrix

Prijs: Gratis

mobilEcho

De bestandsbeheersoftware van mobilEcho is ontworpen om bedrijven beveiligde toegang te bieden tot de bedrijfsservers vanaf mobiele apparatuur, waaronder de iPad en iPhones. IT kan bepalen welke applicaties voor gebruikers beschikbaar zijn en ze kunnen toegangsregels verbinden aan bestaande Acive Directory groepen. De software kan van elk apparaat dat mobilEcho benadert de status nagaan en op afstand mobilEcho-configuraties en bestanden op verloren of gestolen apparaten wissen. De mobiele app is gratis, maar er is wel een mobilEcho Server licentie voor nodig.

App:mobilEcho

Leverancier: GroupLogic

Prijs: Gratis

WebEx

Met WebEx for iPad kun je deelnemen aan online vergaderingen, waar je je ook moge bevinden - op de weg, op het vliegveld, in een hotel. Bidirectionele groepsvideo zorgt ervoor dat alle deelnemers elkaar kunnen zien, en een met de stem geactiveerd venster toont degene die aan het woord is. Je kunt verbinding maken met het audio gedeelte van een WebEx vergadering via voice-over-IP, of een terugbelverzoek indienen op een mobiele telefoon of vaste lijn.

App:WebEx for iPad

Leverancier: Cisco

Prijs: Gratis

Avaya Flare Communicator

Met een WiFi- of 3G-verbinding breidt Avaya's Flare Communicator app de mogelijkheden van het Avaya Aura communicatieplatform uit naar de iPad. Gebruikers kunnen audio- en video-oproepen aannemen of verzenden, bedrijfsdirectories benaderen, vergaderingen inplannen en losse conversaties beginnen via e-mail of IM zonder dat lopende communicatie wordt onderbroken. De iPad app is gratis, maar je hebt er Avaya Aura Session Manager en Avaya Aura Communication Manager aan de back end voor nodig.

App:Avaya Flare Communicator

Leverancier: Avaya

Prijs: Gratis

Splashtop

Momenteel is Splashtop in de iTunes App Store de populairste betaalde bedrijfsapp voor de iPad. De software biedt vanaf je iPad toegang tot je PC of Mac. Je kunt documenten en apps benaderen, video en audio streamen en naar muziek luisteren, onafhankelijk van het formaat waarin het is opgeslagen op de andere computer. De app is op het moment van schrijven verkrijgbaar tegen een gereduceerde prijs (de 'normale' prijs zou $ 19,99 / € 15,35 zijn).

App:Splashtop Remote Desktop

Leverancier: Splashtop

Prijs: € 3,99

PrintCentral Pro

Met PrintCentral Pro kun je met je iPad naar allerlei verschillende apparaten printen. Netwerkprinters, WiFi- en Bluetooth-printers, Apple AirPrint printers, printen via 3G - de software kan het nagenoeg allemaal aan. In sommige gevallen is hooguit wat aanvullende software nodig.

App:PrintCentral Pro

Leverancier: EuroSmartz

Prijs: € 7,99

Dropbox

Dropbox behoeft eigenlijk geen introductie meer. Deze cloudgebaseerde bestandssynchronisatiedienst laat je allerhande bestanden vanaf iedere computer, smartphone of mobiel apparaat opslaan en benaderen, en dus ook vanaf de iPad. Biedt 2GB gratis opslag - meer ruimte kost geld. Veel gebruikt, breed ondersteund, handig, maar niet per se de beste...

App:Dropbox

Leverancier: Dropbox

Prijs: Gratis

Wuala

Wuala (van de Franse opslagspecialist LaCie) is een bestandssynchronisatiedienst die nagenoeg gelijk functioneert als Dropbox. De gratis versie biedt net als Dropbox 2GB gratis opslag, maar als meer ruimte benodigd is, wordt Wuala al snel goedkoper. Minstens zo belangrijk is echter dat beveiliging bij Wuala bijzonder serieus wordt genomen. Niet voor niets staan de Wuala-servers uitsluitend in Zwitserland, Duitsland en Frankrijk.

App:Wuala

Leverancier: LaCie

Prijs: Gratis

OmniGraffle

Je kunt even snel een diagram op een servetje kriebelen, maar je kunt het ook netjes doen met OmniGraffle op je iPad. De software is ontworpen om op eenvoudige wijze diagrammen te maken, grafieken, pagina layouts en website wireframes te verwerken door het gebruik van ingebouwde sjablonen of je eigen schetsen.

App:OmniGraffle

Leverancier: The Omni Group

Prijs: € 39,99

Fuze Meeting

Met Fuze Meeting HD kun je je iPad gebruiken om online audio- en videovergaderingen te organiseren waarbij je data deelt zoals presentaties, PDF-bestanden, tekstdocumenten, filmpjes en afbeeldingen. De gratis app laat je vergaderen met twee andere deelnemers. Voor grotere vergaderingen en om videoconferencing mogelijk te maken heb je een betaald abonnement nodig.

App:Fuze Meeting HD

Leverancier: CallWave

Prijs: Gratis

SG Project Pro

SG Project Pro biedt projectmanagement voor de iPad. Mobiele gebruikers kunnen nieuwe projecten aanmaken en een portfolio van actieve projecten bijhouden: programma's inzien, actielijsten aanmaken, risicorapporten draaien en kosten bijhouden, en nog veel meer. Gebruikers kunnen projectdata in XML-formaat exporteren of e-mailen en de onlangs toegevoegde integratie met Dropbox zorgt ervoor dat gebruikers projectdata met collega's kunnen delen.

App:SG Project Pro

Leverancier: FourthFrame Technologies

Prijs: € 31,99

Monster vacatures

Het kan geen kwaad de banenmarkt een beetje in de gaten te houden, ook al ben je tevreden met je baan. De mobiele app van Monsterboard wordt gesynchroniseerd met je online account, zodat je meteen toegang hebt tot je CV's, sollicitaties, sollicitatiebrieven en opgeslagen zoekopdrachten.

App:Monster vacatures

Leverancier: Monster Worldwide

Prijs: Gratis

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).