Tegenwoordig worden er zo veel mails verstuurd, dat je de draad een beetje kwijt kunt raken. Het helpt al dat veel providers je helpen om berichten in mappen te verdelen. Inbox by Gmail gaat nog een stapje verder. Alles is erop gericht om je inbox zo leeg en overzichtelijk mogelijk te houden.

01 Uitnodiging

Inbox by Gmail werd in oktober gelanceerd. Het is als het ware een nieuwe interface voor je Gmail, met een geheel andere manier van werken. Inbox by Gmail werkt vooralsnog op uitnodiging, en er zit een gekke voorwaarde aan verbonden: je moet de app op mobiel of smartphone gebruiken. Er is ook een browserversie, maar om deze te kunnen gebruiken moet je wel eerst via een mobiel apparaat ingelogd hebben. De uitnodiging kun je aanvragen op www.google.nl/inbox. Meestal duurt het een dag of twee voor je een uitnodiging hebt gekregen om de app te gebruiken. Je kunt dan inloggen met je Gmail-account. Je kunt ook zelf een uitnodiging aanvragen door een e-mail te sturen naar inbox@google.com. Daarvoor moet je wel een Gmail-adres gebruiken. Lees ook: 20 superhandige Gmail-tips.

©PXimport

02 App downloaden

Als je een uitnodiging hebt ontvangen, krijg je een link naar de pagina waar je de app kunt downloaden (het werkt hierna ook in je browser, daarover in stap 13 meer). We gaan in de volgende stappen aan de slag met de app voor smartphones. Download de app en log in met je Gmail-account. Je mail wordt nu opgehaald, dit kan even duren als je een volle mailbox hebt. Inbox zal je e-mail automatisch in groepen verdelen: aankopen, sociaal, updates et cetera. In verreweg de meeste gevallen zal een bericht in de juiste map terechtkomen.

©PXimport

03 Weg ermee

Nu komt het vervelendste klusje ... of juist het leukste. Je kunt e-mails per groep archiveren. Zorg wel dat je al je e-mail gelezen hebt voor je hieraan begint, misschien sleep je een belangrijk mailtje anders per ongeluk in een verkeerde groep en kun je hem niet meer terugvinden. Swipe een bericht of een groep berichten naar rechts om alles binnen die groep in de bijbehorende map te zetten. Zo verdwijnen in één klap alle updates van Facebook en Twitter onder Sociaal, en daarna alle berichten van je bank en de belastingdienst in Financieel.

04 Een strakblauwe lucht

Het kan een poosje duren, zeker als je voorheen al je e-mail in je inbox liet staan. Maar als je alle groepen hebt weggesleept en alle losse berichten een plekje hebt gegeven, kun je weer rustig ademhalen. In plaats van een lange rij e-mails, toont Inbox een blauwe lucht, een vrolijk zonnetje en een paar wolkjes. De rust in je mailbox is teruggekeerd. Dit is het einde van je voorbereidingen, je kunt nu beginnen om Inbox écht te gebruiken.

©PXimport

05 Archiveren

Nu is het wachten tot je een nieuwe e-mail krijgt. Als je een bericht ontvangt, heb je een aantal mogelijkheden. De eerste is hetzelfde als in stap 3: het mailtje archiveren. Krijg je een simpel mailtje van Facebook of een reclame-bericht? Sleep hem dan gewoon naar rechts en het berichtje verdwijnt in de juiste map. Je hoeft het bericht niet te openen om hem als 'klaar' te markeren, zeker niet als je niet van plan bent er ooit nog naar te kijken. Met één sleepbeweging ben je van je saaie mailtje af.

06 Snoozen

Niet elk mailtje is onbelangrijk. Soms wordt er een actie van je verwacht, bijvoorbeeld door het mailtje te beantwoorden. Als je daar nu even geen tijd voor hebt, kun je het mailtje 'snoozen' door het bericht te openen en op het klokje te drukken. Net zoals bij je wekker, schuif je het mailtje dan een tijdje vooruit in de tijd, zodat je hem pas weer binnenkrijgt als je rustig thuis op de bank zit en je alle tijd hebt om hem te beantwoorden. Je kunt zelf kiezen tussen bepaalde dagdelen of je kunt zelf een specifiek tijdstip invullen.

©PXimport

07 Vastzetten

Een andere manier om een mailtje voor een later tijdstip te bewaren, is door hem vast te pinnen. Open het bericht door erop te drukken en druk daarna op het icoontje van een punaise boven in beeld. De punaise wordt blauw en als je teruggaat naar je inbox, zie je het mailtje nog steeds staan. Het bericht blijft in je mailbox en door de punaise kun je zien dat je er nog iets mee moet doen. Als je boven aan je scherm opnieuw op de punaise drukt, zie je alle berichten staan die je hebt vastgezet, zodat je ze snel achter elkaar kunt beantwoorden.

08 Foutje, bedankt

Als je per ongeluk een bericht als 'klaar' hebt gemarkeerd, maar je had hem eigenlijk willen snoozen, is nog niet alles verloren. Druk vanuit je inbox op de drie horizontale streepjes linksboven en druk op Klaar. Open het per ongeluk gearchiveerde mailtje en druk op het groene vinkje rechtsboven. Het bericht verdwijnt nu uit de map Klaar en staat weer gewoon in je normale inbox.

©PXimport

09 Nieuw bericht

Druk vanuit de inbox op het plus-teken rechtsonder in het scherm. Je krijgt nu een lijstje te zien met veelgebruikte contactpersonen. Tik op een naam om diegene een mailtje te sturen of tik op het pennetje om een leeg bericht te maken. Net zoals bij andere mail-apps vul je de ontvanger in en voorzie je het bericht van een titel en tekst, en eventueel een bijlage. Druk op het pijltje rechtsbovenin om het bericht te versturen.

10 Herinnering

Handig aan Inbox is dat je geen verschillende apps nodig hebt om vanuit je mailbox een herrinnering aan te maken, zoals je bij veel diensten wel hebt. Zoals je ook met een druk op de knop een nieuw bericht kunt schrijven, kun je ook een herinnering toevoegen. Tik op het plusje rechtsonderin en druk op Herinnering. Typ wat je niet moet vergeten en druk op Opslaan. Je herinnering blijft nu mét punaise in je mailbox staan. Als je er een specifieke tijd bij wil zetten, kun je op het klokje drukken en een tijdstip invoeren. Zo hoef je niets meer te vergeten.

©PXimport

11 Notificaties

Zoals elke belangrijke mail-app, beschikt ook Inbox over notificaties bij het ontvangen van een nieuwe e-mail. Deze notificaties kun je aan- en uitzetten. Ga naar het menu door op de drie streepjes te tikken, scrol naar onderen en druk op Instellingen. Klik op het account waarvoor je de instellingen wilt veranderen en zet het schakelaartje achter Meldingen aan of uit. Wil je bijvoorbeeld alleen een melding krijgen als je een factuur ontvangt? Ga dan naar Labelinstellingen en -meldingen, druk op Financieel en zet de schakelaar bij Meldingen aan.

12 Teruglezen

Heb je een gearchiveerd bericht toch nog even nodig, omdat er bijvoorbeeld een belangrijk telefoonnummer in staat? Druk dan op de drie streepjes en ga weer naar de box Klaar. Rechtbovenin zie je een vergrootglas. Druk erop en typ de naam van degene die je zocht of een ander zoekwoord in het veld. Als je echt niets kunt bedenken, kun je altijd nog zoeken in de losse mappen door in het menu met de drie streepjes naar beneden te scrollen en de juiste bundeling aan te klikken.

13 Website

Natuurlijk bestaat Inbox niet alleen uit een app, maar is er ook een uitgebreide webinterface. Die werkt vrijwel hetzelfde als de app, alleen het swipen is vervangen door klikken. De website kun je vinden op http://inbox.google.com. Als je met de muis op een bericht gaat staan, kun je hem markeren als Klaar, je kunt het snoozen, vastzetten met de punaise of (onder de drie verticale puntjes) verplaatsen naar een andere map.

©PXimport

14 Google-integratie

Inbox is een dienst van Google, en van dat bedrijf weten we dat het maar wat graag diensten aan elkaar koppelt. Ook Inbox is goed geïntegreerd met Google's andere diensten. Rechtsboven kun je door middel van het tekstballonnetje praten met je vrienden in Hangouts. Het raster ernaast toont snelkoppelingen naar bekende Google-apps als YouTube, Gmail en Agenda, terwijl het icoontje van een bel je alle meldingen van je Google-account laat zien. Dat account kun je vinden door op je foto helemaal rechtsbovenin te klikken.

15 Meerdere accounts

Inbox blijft niet beperkt tot maar één Gmail-account. Je kunt gemakkelijk nog een account toevoegen. Ga weer naar het menu met de horizontale streepjes, druk bovenaan op je e-mailadres en druk op Accounts beheren. Klik op Nog een account toevoegen en log in met de Google-gegevens. Losse accounts kun je aan- en uitzetten of je kunt ze helemaal verwijderen door op Bewerken te klikken en daarna Verwijderen te selecteren bij het account dat je niet meer in Inbox wilt hebben. Er is wel een beperking: omdat Inbox eigenlijk alleen een andere interface voor je Gmail-inbox is, kun je op deze manier alleen Gmail-adressen toevoegen. Gebruik je een ander mailadres, dan kun je deze e-mails wel laten doorsturen naar een Gmail-adres, en ook instellen dat je vanaf dat mailadres kunt verzenden vanuit Inbox.

16 Gmail

Voordat je de schrik van je leven krijgt als je je normale Gmail weer eens opent: de berichten zijn daar inderdaad uit je gewone mailbox gehaald. Dat betekent niet dat ze helemaal van de aardbodem verdwenen zijn. Wil je toch je berichten zien? Klik dan aan de linkerkant in het menu op Alle berichten. Zie je dit niet staan, klik dan eerst onderaan in het menu op Meer. Daar zie je een lijst met al je e-mail zoals je het gewend was. Nogal een janboel vergeleken met het rustige zonnetje van Inbox, toch?

©PXimport

17 Uitnodigen

Inbox is voorlopig nog alleen op uitnodigingsbasis te gebruiken. Google doet er zelf niet zo moeilijk over en stuurt je gewoon een aanmeldlinkje als je het aanvraagt, maar daar kan wat tijd overheen gaan. Als jij Inbox al gebruikt, kun je vrienden en kennissen uitnodigen om het ook te gaan proberen. Druk op het rode plusje rechtsonder in beeld en druk op Uitnodigen voor Inbox. Vul de naam van je contactpersoon in en druk op Uitnodigen.

Concurrentie

Inbox is niet de enige app die e-mail op een dergelijke manier behandelt. Mailbox is een soortgelijke app die werkt met Gmail- en iCloud-accounts. Mailbox is iets minder uitgebreid dan Inbox, omdat het soortgelijke berichten niet automatisch bundelt, maar misschien vind je dat juist wel fijn. Een grote pre van Inbox is dat het echt van Google zelf is, waardoor de intergratie met andere diensten vrijwel naadloos is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).