De 11 beste tips voor Office op de iPad
Beter laat dan nooit! Met de komst van een nieuwe baas waait er een frisse wind bij Microsoft. Windows is niet meer heilig: het is maar één van de besturingssystemen en apparaten die Microsoft maximaal wil ondersteunen. En het eerste en niet kleinste bewijs daarvoor is Microsoft Office voor iPad.
Tip 01: In de App Store
Kennen we Microsoft Office op Windows en Mac OS X als één pakket, in de App Store zijn het losse producten. De beschikbare onderdelen van Office voor iPad moeten ook apart worden geïnstalleerd. Pak de iPad en open de App Store. Klik op rechtsboven in het zoekscherm en typ Microsoft. Lees ook: Kingsoft Office review - Het gratis alternatief voor Microsoft Office.
Even later worden alle programma's van Microsoft gevonden. Hier staan Microsoft Word voor iPad, Microsoft Excel voor iPad en Microsoft PowerPoint voor iPad. Naast elke app staat de optie Installeer. Klik daarop en wacht tot de installatie is voltooi. Herhaal dit tot de drie apps zijn geïnstalleerd. Druk dan op de thuisknop van de iPad en blader naar de plek op de iPad waar de apps zijn geplaatst.
©PXimport
Tip 01 De drie apps van Office voor iPad moeten elk apart geïnstalleerd worden.
Bewerken alleen met Office 365
De verschillende programma's van Office voor de iPad zijn gratis te installeren en gebruiken. Het gebruik is dan wel beperkt tot het openen en bekijken van bestaande documenten en het geven van een presentatie. Wil je ook nieuwe documenten maken of documenten bewerken, dan moet je betalen. Microsoft heeft Office voor de iPad gekoppeld aan Office 365, de abonnementsversie van Microsoft Office.
De goedkoopste versie is Office 365 Personal. Deze kost 7 euro per maand of 69 euro per jaar. Daarvoor mag je de gewone Office op één Windows of Mac-computer installeren, krijg je extra opslagruimte in OneDrive en heb je de mogelijkheid documenten te maken en bewerken op de iPad. Meer informatie over Office 365 en de verschillende abonnementen is hier te vinden. OneNote, de notitiedienst van Microsoft Office, is wel volledig gratis te installeren en gebruiken.
Tip 02: Eerste gebruik
Start een van de Office-apps door op het pictogram van Word, Excel of PowerPoint te tikken. De eerste keer verschijnt een korte uitleg over Office 365. De uitleg bestaat uit vier schermen. Sleep daarom drie keer met de vinger naar links over het scherm tot het inlogscherm te zien is. Heb je al een Microsoft-account, en dat kan elk eigen Hotmail-, Outlook- of Live-adres zijn, klik dan op Aanmelden.
Typ het mailadres en na Volgende het wachtwoord. Heb je nog geen Microsoft-account maar wil je die wel maken, klik dan op Een account maken. Je kunt dan in enkele stappen zo'n account maken en inloggen. Zonder Office 365-abonnement is er geen meerwaarde van inloggen met een Microsoft-account (zie het kader "Bewerken alleen met Office 365"). Je kunt dan kiezen voor Later aanmelden.
©PXimport
Tip 02 Er zijn drie mogelijkheden bij het inloggen op een van de Office-apps op de iPad.
Tip 03: Geen Office 365
Ben je ingelogd met een account zonder Office 365-abonnement of heb je gekozen voor het later aanmelden, dan zijn de Office-apps beperkt tot het bekijken van al bestaande documenten of documenten die je via de mail ontvangt. Je kunt bijvoorbeeld wel een presentatie geven, maar die presentatie moet dan al wel bestaan. De presentatie bewerken vereist - net het aanpassen of maken van andere documenten - een Office 365-abonnement.
In elk van de apps is dit te zien aan de balk boven in het venster met de tekst Alleen-lezen. Tik je met je vinger op het scherm om tekst in te voeren dan komt er nog een balk bij, met de opmerking dat bepaalde bewerkingsmogelijkheden zijn vergrendeld. Ook de werkbalken bovenin zijn helemaal grijs, je kunt er geen functies activeren. De balk over Alleen-lezen kun je wegklikken door naast Alleen lezen op het kruisje te tikken.
©PXimport
Tip 03 Zonder abonnement op Office 365 is de werking van de Office-apps beperkt tot bekijken en weergeven.
Tip 04: Document openen
Wil je een bestaand document bekijken, klik dan op de pijl linksboven in het venster van app en kies Openen. Selecteer dan de plek waar het document staat, bijvoorbeeld iPad. Blader dan naar het document en kies voor Openen. Heb je een document ontvangen in de mail en wil je dat openen in een van de Office-apps, open dan de e-mail. Houd je vinger even vast op de bijlage, en er verschijnt een extra menu met de opties om de mailbijlage te openen. Kies dan Open met Word of een van de andere Office-apps zoals Excel of PowerPoint.
Je zult merken dat de drie Office-apps hele goede viewers zijn. Ze laten zelfs zeer complexe Office-documenten zonder problemen zien, precies zoals ze er op Windows, Mac en geprint ook uitzien.
©PXimport
Tip 04 Met de drie Office-apps kun je ook mailbijlagen prima bekijken.
Tip 05: Presenteren
Moet je een presentatie geven en nam je tot nu toe altijd de Windows-laptop maar mee om zeker te zijn dat de presentatie goed wordt weergegeven? Dankzij PowerPoint voor iPad hoeft dat niet meer. Deze app kan namelijk ook prima gebruikt worden om een presentatie te verzorgen. Mail eerst jezelf de presentatie of zorg dat je op een andere manier bij het document kunt.
Open het dan in PowerPoint voor iPad. Klik nu in de menubalk op Diavoorstelling en kies dan Vanaf begin of wanneer je verder in de presentatie wilt beginnen en je op dat punt in de presentatie staat, op Vanaf huidige. Heb je externe apparatuur voor de weergave aangesloten, dan zul je even later prima vanaf de iPad de presentatie kunnen verzorgen, mét alle effecten.
Overigens zijn er ook nog andere presentatie-apps voor je iPad.
©PXimport
Tip 05 PowerPoint op de iPad is een prima tool om presentaties mee te verzorgen.
Gratis Office dankzij een bugje?
Of het een bug is wil Microsoft niet zeggen, maar dat het werkt heeft men inmiddels al wel toegegeven. En ook heeft men bekendgemaakt het misbruik niet al te hard te gaan bestrijden. Wat is er aan de hand? Wanneer een Office 365-abonnee op een iPad met de Office-apps inlogt met zijn account, dan wordt de mogelijkheid om documenten te maken en bewerken vrijgegeven op die iPad. Klikt die abonnee vervolgens weer op de naam van zijn Microsoft-account en kiest hij voor Log uit, dan worden die extra mogelijkheden niet weer uitgeschakeld. Die blijven dan bestaan op die iPad, ook wanneer die daarna gebruikt wordt door mensen zonder Office 365-abonnement.
Op deze manier kan een Office 365-abonnee dus ook anderen de bewerkingsmogelijkheid van documenten op de iPad geven. Microsoft zegt dat ze gebruikers de vrijheid geeft een redelijk aantal iPads te activeren maar dit wel monitort. Zodra het aantal te hoog wordt zal de licentie worden ingetrokken.
©PXimport
Afmelden als Office 365-gebruiker laat de mogelijkheid documenten te maken en bewerken gewoon bestaan.
Tip 06: Inloggen abonnee
Zoals we al zeiden: om al de mogelijkheden van de iPad-apps van Microsoft Office te kunnen gebruiken, moet je inloggen met een Microsoft-account dat gekoppeld is aan een Office 365-abonnement. Dit kon toe je de app voor de eerste keer startte, maar het kan altijd ook nog later. Start een van de apps en klik op Activeren. Kies dan voor Activeren voor aanmelden als je al een Microsoft-account hebt dat gekoppeld is aan een Office 365-abonnement, of kies voor Office 365 kopen wanneer je nog geen abonnement hebt maar dat wel wilt aanschaffen.
Is dat klaar, kies dan opnieuw voor Activeren en log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Microsoft-account dat je aan het Office 365-abonnement hebt gekoppeld. Nadat de gegevens zijn gecontroleerd, kun je nog ontbrekende apps installeren en daarna kiezen voor bijvoorbeeld Word gaan gebruiken. In de app zijn nu de extra opties vrijgegeven.
©PXimport
Tip 06 Pas met een Office 365-abonnement tonen Word, Excel en PowerPoint hoe krachtig ze zijn op de iPad.
Tip 07: Document maken
Om het gebruik van de programma's zo gemakkelijk mogelijk te maken, bevat elk van de apps een flink aantal kant en klare sjablonen. Of je ze mooi vindt is persoonlijk, om het programma te leren kennen zijn ze in elk geval handig.
De sjablonen laten goed zien wat er mogelijk is met de apps bij het maken, indelen en opmaken van documenten. Om de sjablonen te zien klik je op Nieuw en om er een te gebruiken klik je vervolgens op het sjabloon. Daarnaast biedt elke app het sjabloon Nieuw leeg document om een helemaal leeg document te starten waarin je zelf alles bepaalt.
©PXimport
Tip 07 Elke Office-app voor de iPad biedt een groot aantal kant-en-klare sjablonen waarmee je snel mooie documenten maakt.
Tip 08: De interface
In de Word-app openen we een leeg document via Nieuw / Nieuw leeg document.
De interface van elk van de apps lijkt op die van de desktop-programma's, zodat gebruikers van Office 2010 en 2014 hun weg gemakkelijk zullen vinden in de iPad-versies. Er zijn wel aanpassingen gedaan om het werken op een tablet prettig te maken. Dat begint al bij de menubalk bovenin. Via de vijf onderdelen Start, Invoegen, Indeling, Controleren en Weergeven stuur je de werkbalk eronder. Klik bijvoorbeeld op Invoegen om onderdelen te zien die je in een document kunt invoegen, of klik op Indeling om de afdrukstand, de grootte en de marges te kunnen aanpassen.
Links van de bovenste items vind je nog de knoppen voor herhalen en ongedaan maken, daarnaast een knop voor het menu Bestand en helemaal links de pijl waarmee je het document verlaat. In elk van de drie iPad-apps werkt dit op precies dezelfde manier, alleen de menu-items verschillen.
©PXimport
Tip 08 De werkbalk laat zich eenvoudig sturen via de vijf items erboven.
Tip 09: Tekstopmaak
Tik je in het lege document in de Word-app, dan verschijnt het toetsenbord van de iPad onderaan. Hiermee kun je tekst, letters, hoofdletters, en via de knop .?123 ook cijfers en leestekens invoeren. Wil je tekst opmaken, dan is het handig eerst de tekst helemaal in te voeren. Daarna selecteer je de tekst door twee keer op een woord te klikken en daarna de twee markeringen te gebruiken om de selectie groter of juist kleiner te maken. Wanneer je een van de markeringen wat langer vasthoudt, komt er een vergrootglas bij zodat je goed kunt zien wat er precies geselecteerd is.
Om de geselecteerde tekst nu op te maken, klik je op Start om de knoppen van dat menu op te roepen. Je kunt kiezen uit een Stijl via de knop aan de linkerkant, of je past handmatig de opmaak aan, zoals het lettertype, de grootte en andere opties zoals vet, cursief, onderstreept, de kleur, arcering, uitlijning, opsomming en nog veel meer.
©PXimport
Tip 09 In het menu Start vind je alle opties om tekst een ander uiterlijk te geven.
Tip 10: Afbeelding
Een document wordt veel levendiger met afbeeldingen in de tekst. Om een foto in te voegen klik op Invoegen / Afbeeldingen. Geef Word toestemming om de fotorol te gebruiken via OK, dit hoeft maar één keer. Klik nu op Filmrol en blader naar de foto die je in het document wilt invoegen. Om de foto te verplaatsen, tik je erop met de vinger en sleep je de foto naar de gewenste positie. Om de foto groter of kleiner te maken, selecteer je ook de foto door erop te klikken en pak je daarna een van de selectiegrepen die rondom de foto te zien zijn.
Zet je vinger erop en beweeg deze over de iPad. De foto wordt groter of kleiner. Wil je de opmaakopties voor afbeeldingen gebruiken, tik dan twee keer snel op de foto. Het menu Afbeelding komt dan in de menubalk erbij te staan met opties zoals Afbeeldingsstijlen, Schaduw, Weerspiegeling, Tekstterugloop en Volgorde wijzigen wanneer je meerdere foto's voor en achter elkaar hebt staan.
©PXimport
Tip 10 Word voor de iPad biedt veel geavanceerde opmaakopties voor afbeeldingen zoals we die kennen uit Office voor Windows.
Tip 11: Opslaan
Net als de webversies van de Office-programma's bewaren ook de iPad-versies van Word, Excel en PowerPoint de documenten automatisch terwijl je ze bewerkt. De kans dat je gegevens verliest is hierdoor minimaal. De opties voor het opslaan van documenten vindt je in het menu Bestand dat je opent via de tweede kleine knop vanaf links in de menubalk. Boven in het menu kun je Automatisch opslaan in- of uitschakelen, het laatste is maar zelden aan te bevelen. Wil je een document bewaren en een naam geven, klik dan op Naam.
In het venster Opslaan als selecteer je eerst de plek waar je het document wilt bewaren. Altijd aanwezig is de optie iPad, maar wanneer je ook OneDrive hebt geïnstalleerd is dat vaak een handigere optie. Selecteer de map waarin je het bestand wilt bewaren, klik dan bovenin bij Naam en vervang de standaardnaam. Klik dan op Bewaar. Er is helaas geen mogelijkheid documenten in Apple iCloud te bewaren.
©PXimport
Tip 11 Documenten worden automatisch bewaard, maar je kunt ook zelf de naam en plek bepalen.
OneDrive en OneNote
Behalve Excel, PowerPoint en Word voor de iPad, vind je in de App Store nog twee Microsoft-apps die handig zijn om naast de Office-apps te installeren. De eerste is OneNote: het notitieprogramma dat Microsoft ook in Office voor Windows heeft zitten. Daarvan bestaat al langere tijd een iPad-versie en er zijn ook versies voor iPhone en Android. De iPad-versie is (anders dan Word, Excel en PowerPoint) helemaal gratis en dus ook volledig functioneel zonder Office 365-abonnement.
De tweede app is OneDrive. Tot voor kort heette OneDrive nog SkyDrive. Door de app te installeren krijg je op de iPad heel gemakkelijk toegang tot de bestanden op de online-opslagruimte van OneDrive. Eenmaal aangemeld met je Microsoft-account, kun je documenten via OneDrive makkelijk uitwisselen tussen Windows- of Mac-pc en de iPad met de Office-apps. Er is nog een Office-programma als app beschikbaar, namelijk Lync voor iPad. Deze app is alleen interessant voor gebruik van de iPad binnen bedrijven.
©PXimport
Installeer in ieder geval de OneDrive-app naast de Office-apps.
