Jonge IT’ers van nu zullen van de meeste van deze besturingssystemen nooit gehoord hebben. Dat is jammer, want ze zijn belangrijk geweest voor de tegenwoordige platforms waarop pc's en mobieltjes draaien.

1. CP/M

Het 8 bit besturingssysteem CP/M (Control Program for Microcomputers) wordt beschouwd als eerste commerciële besturingssysteem ter wereld en zette in 1973 een revolutie in pc-land in gang. Net als bij latere opvolgers als MS-DOS moesten in de command line (opdrachtregel) commando’s worden getypt die het besturingssysteem vervolgens uitvoerde. Het systeem zorgde er onder andere voor dat ontwikkelaars veel meer mogelijkheden kregen. WordStar en dBase draaiden er bijvoorbeeld zonder enige aanpassing mee op 8080-, 8088- en 8086-computers.

CP/M werd ontwikkeld door Gary Kindall, een bij Intel werkzaam genie die het systeem voor de 8080 microprocessor van het bedrijf ontwikkelde. CP/M draaide eind jaren 70 en in het begin van de jaren 80 op de meeste compacte zakelijke en thuiscomputers (toentertijd noemden we dat nog geen pc’s). In 1981 betaalde Microsoft het bedrijf Seattle Software Works 10.000 dollar voor een ongeautoriseerde kloon van CP/M die het later aan IBM licenseerde om te gebruiken op de eerste IBM PC als PC-DOS dat later uit zou groeien tot het veel populairdere MS-DOS. CP/M draaide in zijn hoogtijdagen op 3000 verschillende computers.

2. OS/2

In augustus van het jaar 1985 tekende Microsoft een deal met IBM om samen een geavanceerd besturingssysteem met de naam OS/2 te gaan ontwikkelen als opvolger van DOS. Het uiteindelijke systeem werd echter nooit zo populair als MS DOS (of later Windows). Sterker nog, OS/2 werd hét twistpunt tussen Microsoft en IBM.

Dit kwam doordat Microsoft de meeste ontwikkelcapaciteit toekende aan Windows en Windows NT. OS/2 raakte bij Microsoft op het tweede plan verzeild. Later stapte Microsoft volledig uit de ontwikkeling van OS/2. IBM bracht in december 2001 de laatste IBM-versie van OS/2 uit en weigerde ondanks verschillende smeekbedes het systeem als open-source uit te geven.. Nu wordt het besturingssysteem up-to-date gehouden door Serenity Systems International en heet het eComStation.

OS/2 was in veel opzichten de voorloper van Windows NT (en dus ook van het latere XP en Server). Het systeem blonk uit in stabiliteit en introduceerde features die pas later in Microsoft-besturingssystemen gebracht worden, zoals een 32-bit architectuur, een virtuele machine voor DOS, multitasking en een gebruiksinterface die gedreven werd door objecten in plaats van vaste onderdelen.

Toch werd OS/2 geen succes vooral vanwege het gebrek aan applicaties (software verscheen eerst voor Windows en dan pas voor OS/2) en omdat IBM het niet zag zitten alle mogelijke hardware te ondersteunen, iets dat Microsoft met DOS en Windows wel probeerde te doen. Ook het feit dat OS/2 geen onderscheid kon maken tussen individuele gebruikers of typen gebruikers (bijvoorbeeld de gast- of beheerdersrol) in een tijd dat netwerken steeds belangrijker werden nekte de adoptie van het platform.

3. Symbian

Symbian (ontstaan in 1998) was ooit het populairste besturingssysteem voor mobiele high-end toestellen in de tijd dat nog niemand van de iPhone had gehoord. In zijn topjaren werd het OS geflankeerd door Windows Mobile, BlackBerry en allerhande op Java-gebaseerde besturingssystemen. Met name tussen 2008 en 2010 verruilden consumenten hun oude mobieltje van Nokia voor een nieuwer Symbian-model met browser en internetverbinding.

Symbian stond dus twee jaar aan de top, maar de komst van de iPhone en Android-toestellen maakten daar een einde aan. Analisten zagen de dramatische val van Symbian niet aankomen. Zelfs in 2010 verwachtte IDC nog dat Symbian in 2014 marktleidend zou zijn. Even later explodeerde de groei van Android met populaire toestellen als de HTC Desire en de eerste Samsung Galaxy S.

Symbian ligt op dit moment aan de beademing en dreigt te sterven. Hoewel er geen nieuwe toestellen meer verschijnen, kunnen gebruikers nog wel ondersteuning tegemoetzien. Nokia bracht de doorontwikkeling onder bij Accenture die tot 2016 verder blijft gaan met de ondersteuning. De Nokia 808 PureView is het laatste ‘vlaggenschip’ dat met Symbian is uitgerust.

4. BeOS

Toen Apple halverwege de jaren '90 op sterven na dood leek, besloot ex-Apple bestuurder Jean-Louis Gasseé van Be Incorporated de gok te wagen met een pc op een geheel nieuw platform. Van 1990 tot 1995 hadden 12 ingenieurs van Apple, NeXT (Steve Jobs' bedrijf) en Sun aan de BeBox en het besturingsysteem BeOS gewerkt: een investering van ruim 9 miljoen dollar en die bijvoorbeeld het 64-bit bestandssysteem BFS opleverde.

Deze krachtsinspanning resulteerde in een machine met twee PowerPC CPU's op 66MHz op een besturingssysteem dat volgens de makers de concurrentie aan zou kunnen gaan met Mac OS en Windows. De machines waren gericht op de zakelijke markt en in het bijzonder op developers. Toch werd het een grote mislukking. In de twee jaar dat de machine verkocht werd, verwisselden slechts 2000 exemplaren van eigenaar.

BeOS bestaat nog steeds, maar lijdt een marginaal bestaan sinds eigenaar Palm door HP overgenomen werd. Wat van BeOS over is, is terug te vinden in het gratis open-source OS Haiku, waarvan in november de laatste alpha-versie verscheen.

5. DR-DOS

In de jaren 80 ontwikkelden een aantal eigenzinnige ontwikkelaars een eigen Microsoft-variant voor het marktleidende MS-DOS. Gary Kindall, eerder verantwoordelijk voor CP/M, startte met Digital Research een bedrijf om het opkomende MS-DOS het vuur aan de schenen te leggen. Helaas bleek CP/M-86 niet het alternatief waar pc-gebruikers op zaten te wachten, dus besloot hij in de vorm van DR-DOS een kloon uit te brengen die DOS voorzag van functionaliteit waaraan Microsoft niet zou kunnen tippen.

DR-DOS bracht aanvullende tools voor de command-line, bood ondersteuning voor grote FAT16 harde schijven en voegde bijvoorbeeld wachtwoordbescherming aan de kernel van het systeem toe waardoor het de belangrijkste concurrent voor Microsoft werd. Later werden ook zaken als geavanceerd geheugenbeheer, schijfcompressie een taakbeheerder en ‘undelete’ aan het arsenaal toegevoegd. Desondanks werd DR-DOS nooit de belangrijkste speler en verkocht Digital Research in 1991 de broncode aan Novell die de ontwikkeling voortzette onder de naam Novell DOS en PalmDOS, een besturingssysteem voor handheld palmtoppc’s.

6. Novell Netware

Begin jaren tachtig besloot de Amerikaanse netwerkspecialist Novell om een besturingssysteem voor Novell netwerkservers te ontwikkelen waar computers draaiende op CP/M en DOS gebruik van konden maken als alternatief voor mainframes en minicomputersystemen. Enkele jaren later werd het systeem ook voor IBM PC compatible hardware vrijgegeven waardoor ook andere fabrikanten servers konden met Netware leveren.

Voor de komst van Windows NT/Windows Server was Netware een belangrijke speler in serverland en introduceerde het functionaliteit als de Netware Directory Services (NDS), een gedeelde directory zoals die tegenwoordig nog door Microsoft als Active Directory wordt gebruikt.

De grootste fouten van Novell (en aanleiding voor de ondergang van Netware) waren dat het besturingssysteem te lang heeft vertrouwd op een DOS-omgeving om het systeem te beheren, dit terwijl beheerders verlangden naar een grafische GUI-oplossing. Ook bleef Netware vasthouden aan Novells eigen IPX/SPX netwerkprotocol, terwijl het open TCP/IP de standaard voor het internet werd. Hosters kozen daarom niet voor Netware-servers, maar voor Windows-, Unix- en Linux-alternatieven. Tegenwoordig leeft Netware verder als Linux-gebaseerd besturingssysteem onder de vlag Open Enterprise Server.

7. NeXTStep

Nadat Steve Jobs Apple in 1985 noodgedwongen had verlaten, begon hij met het bedrijf NeXT, waar een heel nieuw platform werd opgebouwd rond een Unix-achtig OS met de naam NeXTSTEP. NeXT produceerde van 1988 tot 1993 een hele computerlijn (tegenwoordig allemaal verzamelobjecten), waarna de hardware werd losgelaten en het bedrijf zich volledig op software ging concentreren.

In 1994 kwam Canon, dat zelf een aandeel in NeXT had, met een eigen NeXTSTEP 486-machine: de object.station 41. Helaas bleek het NeXTSTEP OS niet populair genoeg; de object.station verkocht niet best. Maar vergis je niet: alle moderne Macs draaien op OS X, wat weer gebaseerd is op NeXTSTEP, waardoor het eigenlijk gewoon volle neefjes zijn van dit moedige Canon-initiatief.

8. GEOS

Twee jaar na het verschijnen van Apples grafische besturingssysteem Mac OS kwam Berkeley Softworks (wat later bekend werd als GeoWorks) in 1986 met een 8-bit kloon voor de 1 Mhz Commodore 64 thuiscomputer: GEOS.

Net als Mac OS bood GEOS een tekstverwerker, een rekenmachine en een tekenprogramma. Pakketten als een DTP-applicatie en spreadsheet waren afzonderlijk verkrijgbaar. Commodore was zo onder de indruk van het programma dat het GEOS standaard ging meeleveren met de goedkope C64C-machine.

In 1990 bracht GeoWorks met PC/GEOS (ook bekend als GeoWorks Ensemble) een 16-bit besturingssysteem voor XT en AT pc’s uit dat weliswaar DOS als onderliggende laag vereiste, maar wel een complete grafische interface kende waarop gebruikers programma’s konden installeren. GEOS bleef eind jaren ’90 besturingssystemen voor goedkope instapcomputers leveren in de vorm van NewDeal Office en Breadbox Ensemble.

9. AmigaOS

Tegenwoordig is multitasking de normaalste zaak van de wereld, maar bijna dertig jaar geleden werd het beschouwd als de heilige graal. Doordat Windows op DOS was gefundeerd, kon je daarmee alleen maar dromen van multitasken. Mac OS en de eerste OS/2-versie konden wel programma’s naast elkaar uitvoeren, maar de taken zaten elkaar daarbij hopeloos in de weg. Terwijl andere besturingssystemen gefrustreerd met multitasking knoeiden, wist Amiga de onderliggende problemen te omzeilen. Dit OS zat zó geavanceerd in elkaar dat de grote IT-bedrijven meer dan tien jaar nodig hadden om hun achterstand in te lopen. De multithread-multitasking capaciteiten van AmigaOS werden vooral gebruikt voor zware grafische toepassingen in de media-industrie. Des te opmerkelijker dus dat het OS ook onder een breder publiek op populariteit kon rekenen, waaronder veel gamers.

Het duurde nog tot eind jaren ’90 voordat Windows NT, OS/2 en het Mac OS multitasking ondersteunden, en in tegenstelling tot AmigaOS hadden deze systemen daar een behoorlijk zware hardwareconfiguratie voor nodig.

Helaas waren de makers van het AmigaOS beter in het bedenken van krachtige technologie dan in het bewaken van hun banksaldo. Sinds 1994 werd het bedrijf erachter verschillende malen failliet verklaard en overgenomen door andere bedrijven, zoals Commodore en Gateway. De ontwikkeling van AmigaOS 4 werd weliswaar doorgezet voor de PowerPC en deze versie kwam in 2006 zelfs op de markt, maar er heeft jarenlang juridische touwtrekkerij plaatsgevonden over wie het besturingssysteem nu eigenlijk mag voeren. Het Belgische Hyperion Entertainment claimt de boel juridisch gezien in handen te hebben en levert er nog steeds software voor.

10. WebOS

Het destijds compleet nieuwe, op Linux gebaseerde WebOS en de eerste smartphone daarmee, moesten in januari 2009 mobiele fabrikant Palm redden. De verkoop van zijn oude producten zat al geruime tijd in een neergaande spiraal en de vooruitzichten waren slecht. WebOS beloofde een smartphonesysteem met apps, multitasking en hechte integratie met e-mail en clouddiensten.

Toch werd het geen succes en werden toestellen op basis van het besturingssysteem nauwelijks verkocht. Hoe heeft dit zo mis kunnen gaan?

Ten eerste is Palm zijn tijd ver vooruit geweest door in 2008 al te kiezen voor html als app-platform voor zijn nieuwe mobiele besturingssysteem. Naderhand is echter gebleken dat Palm zijn tijd hiermee té ver vooruit was. HTML zelf was nog niet zo krachtig als het nu is met de mogelijkheden die HTML5 biedt. Bovendien waren HTML-ontwikkelaars ook nog niet gericht op 'echte' apps, die lokaal op een apparaat draaien.

"We waren simpelweg niet in staat om zo'n ambitieus en baanbrekend ontwerp uit te voeren", vertelde voormalig software-topman Paul Mercer van Palm aan The New York Times. Hij overzag het interface-ontwerp van WebOS en huurde belangrijke ontwikkelaars in voor het nieuwe besturingssysteem. "Misschien dat het nooit uitgevoerd kon worden omdat de technologie er nog niet was", zegt hij achteraf.

Die ex-topman geeft ook aan dat het moeilijk was om in 2009 programmeurs te vinden die een goed begrip hadden van browser-engine WebKit. Dat was namelijk niet alleen de basis voor Palms nieuwe platform, maar ook voor de Safari-browser in Apple's iOS en voor de webbrowser in Google's Android. Die twee techreuzen hadden het m eeste toptalent op dit gebied al weggekaapt, legt Mercer uit.

WebOS was tot voor kort in handen van HP. Dat bedrijf stopte medio 2011 met de ontwikkeling van het mobiel platform, dat een erfenis was van de overname van Palm. HP besloot het te implementeren als OS voor zijn TouchPad-tablets, iets wat uitdraaide op een grote deceptie. HP besloot vervolgens webOS vrij te geven aan de open source-gemeenschap. In februari van dit jaar besloot elektronicafabrikant LG het noodlijdende besturingssysteem over te nemen om het te kunnen integreren in zijn lijn Smart TV’s.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).