Met Excel kun je prima lijsten met gegevens bijhouden, zoals een adressenbestand, klantenkring of de ledenlijst van een vereniging. In dit artikel gaan we aan de slag met de verschillende sorteermogelijkheden.

Gegevens in Excel kun je op verschillende manieren rangschikken. Je kunt ze bijvoorbeeld sorteren op alfabetische volgorde. Excel biedt hier verschillende handige opties voor, in deze basiscursus nemen we de mogelijkheden met je door. We behandelen voorbeelden die bruikbaar zijn voor Excel 2016 en 2019. Gebruik je een oudere versie, dan kan het zijn dat de instructies afwijken. We gaan aan de slag met een adreslijst en een ledenadministratie.

01 Werken met een adreslijst

Een adreslijst kun je handig gebruiken wanneer je meer mensen tegelijkertijd wilt benaderen, bijvoorbeeld via een brief of e-mail. In een adreslijst komen velden met gegevens als voornaam, tussenvoegsel, achternaam, straatnaam en huisnummer en postcode met woonplaats. We gaan aan de slag met een voorbeeld.

Open Excel en start deze met een lege werkmap. We beginnen in de lege werkmap in rij 2, we gebruiken rij 1 straks voor de veldkoppen. Vul eerst je eigen gegevens in.

1. Typ in cel A2 je voornaam.

2. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals ‘de’ of ‘van de’) als je naam dat heeft.

3. Typ in C2 je achternaam.

4. Typ in D2 je adres.

5. Noteer in E2 je postcode met je woonplaats. Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2.

Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, de geboortedatum en wat je verder wilt bijhouden. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel in de rij.

©PXimport

02 Kopjes boven de kolommen typen

Nu je eigen gegevens in de spreadsheet staan, is duidelijk wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen titel. Daarvoor gebruik je de eerste rij.

1. Typ in cel A1 Voornaam.

2. Typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’).

3. Typ in C1 Achternaam.

4. Typ vervolgens in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1. Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.

Dezelfde soort gegevens komen onder elkaar, dus alle plaatsnamen komen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort. En de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, komen in dezelfde rij naast elkaar.

03 Accenten aanbrengen

Je kunt de veldnamen voor de duidelijkheid vet maken en een opvallende achtergrondkleur geven.

1. Selecteer hiervoor rij 1 door op het rijnummer te klikken.

2. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, of gebruik Ctrl+B op je toetsenbord.

3. Kies via het pijltje naast de knop Opvulkleur een gele kleur.

Je raamwerk voor de database is nu klaar.

©PXimport

04 Kolombreedte aanpassen

Wanneer je begint in een lege werkmap, hebben de kolommen in Excel een standaardbreedte, maar die kun je eenvoudig aanpassen. We willen graag kolom D (straatnaam en huisnummer) wat breder maken. Dat doe je als volgt.

1. Plaats de muisaanwijzer op de scheidslijn tussen kolomletter D en E; de muisaanwijzer krijgt pijlen naar links en rechts.

2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep opzij.

3. Laat los als de kolom breed genoeg is. Kolom D is breder geworden.

Je kunt een kolom in Excel ook sneller breder maken: daarvoor is de functie AutoAanpassen. Hiermee maak je de kolom automatisch zo breed als de langste tekst in een cel in die kolom. Je vindt AutoAanpassen onder het Lint bij Start en Cellen. Kies daar voor de knop Opmaak en vervolgens Kolombreedte AutoAanpassen.

Ditzelfde kan ook via een dubbele muisklik: ga weer met de muis op de scheidslijn tussen de kolomletters gaat staan (in ons voorbeeld tussen D en E). Je muisaanwijzer heeft nu twee pijlen opzij. Als je nu dubbelklikt, wordt de kolom ook automatisch aan de breedte van de tekst aangepast.

©PXimport

Help, ik zie #####

05 Ledenadministratie opzetten

Houd je voor bijvoorbeeld een vereniging de ledenadministratie bij, dan ga je hetzelfde te werk als eerder uitgelegd. Je begint weer met het invullen van de persoonsgegevens.

Boven de volgende lege kolom typ je het opschrift Team en daarin noteer je het team waarin de betreffende persoon speelt, zoals C1, D2, Senioren, Veteranen enzovoort. Je kunt de leden van dezelfde teams bij elkaar zetten door de ledenlijst te sorteren. Hoe je dat doet, leggen we vanaf stap 8 uit.

©PXimport

06 Kolomkoppen in beeld houden

De lijst met gegevens kan natuurlijk zo lang worden dat deze niet meer in zijn geheel in beeld past. Scrol je omlaag, dan schuiven de bovenste rijen omhoog, waardoor de rij met de koppen uit beeld verdwijnt. In Excel kun je de bovenste rij vastzetten, dat doe je als volgt:

1. Klik in een willekeurige cel.

2. Klik op de tab Beeld.

3. Klik op Blokkeren; er verschijnt een menu met drie opties.

4. Klik op Bovenste rij blokkeren.

Als je nu in je bestand omlaag scrolt, blijft de bovenste rij altijd in beeld. De andere rijen schuiven als het ware achter de bovenste rij langs. De nummering onder rij 1 verspringt en er loopt een zwarte lijn onder rij 1.

Zo kun je ook zorgen dat de linkerkolommen altijd in beeld blijven. Klik hiervoor op Blokkeren en kies Eerste kolom blokkeren.

©PXimport

07 Namen opzoeken

Zoek je in de adreslijst naar een bepaalde naam, laat Excel dan voor je zoeken.

Klik in het tabblad Start op Zoeken en selecteren (helemaal rechts); er opent een menu. Kies Zoeken; het venster Zoeken verschijnt. Je kunt dit venster overigens ook openen door op je toetsenbord op Ctrl+F te drukken.

Typ de naam die je zoekt of typ een woord. Je hoeft niet het complete woord te typen; de eerste letters zijn vaak al voldoende. Klik op Volgende zoeken of druk op Enter, Excel gaat naar de eerste cel waarin het zoekwoord voorkomt. Is dat nog niet de goede cel en komt het woord vaker voor, klik dan nogmaals op Volgende zoeken. Je gaat naar de volgende cel met dit zoekwoord enzovoort. Sluit dit venster met een klik op de knop Sluiten. Kun je de gemarkeerde cel niet goed zien doordat het venster Zoeken in de weg zit, dan verplaats je het venster door het aan de bovenste balk te verslepen.

©PXimport

08 Lijsten sorteren

Handig in Excel is dat je lijsten waarmee je werkt ook kunt sorteren. Dat kan in de volgorde die je zelf wilt. Je geeft op welke gegevens je wilt sorteren. In het voorbeeld dat we gebruiken – de adreslijst – kun je bijvoorbeeld sorteren op de achternaam en daarbij aangeven op welke volgorde je dat wilt doen. Dat kan met de sorteerknoppen onder het Lint bij Gegevens.

- Met A naar Z komen eventuele getallen eerst, van klein naar groot; daaronder komt de tekst in alfabetische volgorde, van A tot Z.

- Met Z naar A komt eerst de tekst in omgekeerde alfabetische volgorde, daaronder komen de getallen van groot naar klein.

©PXimport

09 Enkelvoudig sorteren

Het sorteren met deze knoppen is weliswaar snel, maar niet handig. De bovenste rij met veldnamen komt namelijk ergens in de lijst terecht, omdat de sorteerfunctie deze rij meeneemt bij het sorteren. Hierdoor komt bijvoorbeeld dan de kolomkop Voornaam onder in de lijst, bij de V en worden de andere koppen ook verplaatst.

Als je niets selecteert, zal Excel de gevulde cellen selecteren die een aaneengesloten blok vormen. Als er een lege kolom in je lijst voorkomt, worden de gegevens rechts van die lege kolom niet mee gesorteerd. Selecteer daarom alle kolommen van de lijst, om er zeker van te zijn dat de hele lijst wordt gesorteerd.

Een rij blijft dan altijd gewoon bij elkaar, dus hoef je niet bang te zijn dat je allerlei gegevens door elkaar gooit.

©PXimport

10 Sorteren met dialoogvenster

Je kunt de lijst beter sorteren met het dialoogvenster Sorteren, want dan kun je ervoor zorgen dat de titels in de bovenste rij op hun plaats blijven. Zo sorteer je de adreslijst op achternamen.

1. Selecteer alle kolommen van de adreslijst die gegevens bevatten.

2. Klik in het Lint bij het tabblad Gegevens op de knop Sorteren; dit opent het dialoogvenster Sorteren.

3. Zorg dat rechtsboven in dit venster de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld. Want daardoor blijft de bovenste rij met de opschriften bovenaan staan.

4. Klik onder Kolom in de keuzelijst bij Sorteren op, op Achternaam.

5. De tweede keuzelijst onder Sorteren op, geeft nu aan dat je gaat sorteren op waarden; dat laat je zo.

6. De derde keuzelijst Volgorde staat standaard ingesteld op A naar Z, ook daar doe je niets aan.

7. Klik op OK.

De hele lijst wordt in een fractie van een seconde gesorteerd. Is dat niet goed gegaan, druk dan meteen op de sneltoets Ctrl+Z om deze actie ongedaan te maken.

©PXimport

Eerst selecteren en dan sorteren?

11 Het sorteren verfijnen

Staan alle achternamen eenmaal op alfabetische volgorde onder elkaar? Je kunt er ook voor zorgen dat vervolgens alle mensen met dezelfde achternaam op hun voornamen gesorteerd worden.

1. Klik in het tabblad Gegevens op Sorteren.

2. Zorg ervoor dat rechtsboven de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.

3. Klik onder Kolom in de keuzelijst op Achternaam (zoals in de vorige paragraaf).

4. Klik op Niveau toevoegen; je krijgt er een drietal keuzelijsten bij.

5. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam.

6. Klik op OK.

Excel doet de rest van het werk: je lijst staat nu gesorteerd op achternaam, en per achternaam staan de mensen op voornaam gesorteerd.

12 Op meer subgroepen sorteren

Je kunt de adreslijst nog nauwkeuriger sorteren. Je sorteert bijvoorbeeld eerst alle achternamen op alfabetische volgorde en sorteert de mensen met dezelfde achternaam vervolgens op adres: die horen meestal bij hetzelfde gezin en staan dan bij elkaar. Vervolgens sorteer je de leden van hetzelfde gezin op voornaam.

1. Klik op Sorteren.

2. Zorg ervoor dat rechtsboven Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.

3. Als het goed is, staat onder Kolom na Sorteren op, nog de optie Achternaam. Dat laat je zo.

4. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op b.

5. Klik op Niveau toevoegen; er komt een derde rij met opties bij.

6. Klik daarin bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam en klik op OK.

Zo kun je het sorteerproces verder verfijnen naar eigen keuze.

Als je de lijst opnieuw wilt sorteren, bijvoorbeeld omdat je onderaan een nieuwe persoon hebt toegevoegd, klik dan op Sorteren. Je zult zien dat Excel de sorteervolgorde van de vorige keer al in het dialoogvenster Sorteren onthoudt. Dit geldt ook als je dit werkblad later weer opent.

©PXimport

Cursus Excel

Het is bijna kerst en tussen het regelen van de laatste boodschappen door kijk je om je heen. De post ligt nog op tafel, er slingert speelgoed rond en een grote schoonmaak gaat niet meer lukken. Toch wil je dat je gasten in een net huis binnenkomen. Met een strak plan kun je in precies zestig minuten de perfecte illusie van een schoon huis creëren. Zet de timer, doe je favoriete muziek aan en ga aan de slag.

Je begint waar je gasten binnenkomen. De hal is vaak een rommelige plek, zeker in de winter. Pak een grote mand of krat en gooi daar alles in wat er niet hoort: sjaals die niemand draagt, post, sleutels en rondslingerende tassen. Zet die mand tijdelijk weg in de berging, schuur of desnoods in je eigen kledingkast. Zorg dat er ruimte is aan de kapstok voor de jassen van je bezoek. Klop de deurmat even krachtig buiten uit en haal de stofzuiger snel door de gang. Als je hierna nog dertig seconden over hebt, veeg je met een doekje over de spiegel. Een schone spiegel en een lege vloer geven direct bij binnenkomst al het gevoel van een opgeruimd huis.

De woonkamer: sfeer boven perfectie

Door naar de plek waar jullie de meeste tijd zullen doorbrengen. In de woonkamer geldt nu de regel: opruimen is belangrijker dan boenen. Loop een rondje met een vuilniszak voor alles wat weg kan en een wasmand voor spullen die naar een andere kamer moeten. Maak de salontafel en bijzettafels helemaal leeg. Een leeg oppervlak oogt namelijk direct schoon, zelfs als je niet nat afneemt. Schud daarna de kussens op de bank flink op en vouw plaids netjes op. Haal de stofzuiger alleen door het midden van de kamer en langs de bank; vergeet de hoekjes en plinten, want daar kijkt vanavond niemand naar.

©Евгения Рубцова

Het toilet: kort maar krachtig

Dit is de enige plek waar je gasten echt even alleen zijn en stilzitten, dus hier moet het wel fris zijn. Gelukkig is de ruimte klein. Spuit wc-reiniger in de pot en laat dit even inwerken terwijl je de rest doet. Gebruik een wegwerpdoekje of een sopje voor de bril, de spoelknop, de deurklink en de kraan. Hang een schone handdoek op en controleer of er voldoende toiletpapier ligt. Heb je nog een geurkaarsje of geurstokjes? Zet die dan hier neer. Als het lekker ruikt, voelt je toilet al snel schoner aan.

Puntjes op de i in de keuken

Je hebt nu nog een kwartier over. Snel door naar de keuken. Zorg allereerst dat het aanrecht helemaal leeg is. Als het niet meer lukt om alles af te wassen, zet je de vuile vaat snel in de vaatwasser, ook als deze eigenlijk al vol is. Een andere slimme noodoplossing is om de vaat tijdelijk in een keukenkastje te verstoppen. Het gaat erom dat alles uit het zicht is. Haal tot slot nog even een doekje over het aanrecht en de kookplaat zodat alles weer fris oogt.

©APALKOV | MestoSveta - stock.adobe.com

Sfeer maken

Nu is het tijd voor de belangrijkste truc: het aanpassen van de verlichting. Dim de grote lampen en steek overal kaarsen en sfeerverlichting aan. Dat ziet er niet alleen heel gezellig uit, maar dat zachte licht zorgt er ook voor dat achtergebleven stof of verdwaalde kruimels niet meer opvallen. Tot slot doe je nog één ding voor de sfeer. Zet een raam op een kier voor frisse lucht of zet een pannetje op het vuur met wat water, kaneel en sinaasappelschil voor een heerlijke kerstgeur.

Klaar voor de bel

Kijk nu eens om je heen. Je huis is opgeruimd, het ruikt lekker en het is gezellig verlicht. Niemand die ziet dat je de bovenkant van de kasten hebt overgeslagen. Schenk wat te drinken voor jezelf in en adem uit. Laat die bel maar gaan!

Na een uitgebreid diner is de koffie vaak de afsluiter van de avond. In plaats van een standaard zwarte bak zet je met een paar simpele ingrediënten iets bijzonders op tafel. Je hoeft geen volleerd barista te zijn om indruk te maken; met wat kruiden of een restje chocolade geef je de koffie direct een feestelijke twist. Speciaal voor jou: vijf heerlijke koffierecepten.

Espresso met witte chocolade en kardemom

Witte chocolade is een goede match voor de sterke smaak van een espresso. Leg een paar blokjes witte chocolade onderin het glas en laat deze langzaam smelten door de hete koffie eroverheen te gieten. Als je een snufje kardemom door de melk mengt voordat je deze opschuimt, krijg je een heerlijke warme en kruidige geur. De kardemom zorgt ervoor dat de zoete chocolade niet de overhand krijgt, waardoor de koffiesmaak goed overeind blijft.

Tiramisu uit een glas

Je kunt de smaken van het bekende Italiaanse dessert ook gewoon drinken. Meng een sterke kop koffie met een drupje amandelsiroop voor de herkenbare smaak van amaretto, maar dan zonder de alcohol. In plaats van gewone melk kun je een mengsel van halfstijve slagroom en een beetje mascarpone bovenop de koffie leggen. Een flinke laag cacaopoeder over de room maakt het plaatje compleet. Dit koffierecept kan eigenlijk ook direct als vervanger van een dessert kan dienen, vooral het serveert met bijpassend koekje, zoals cantuccini of amaretti.

Mokka met sinaasappel en pure chocolade

De combinatie van pure chocolade en sinaasappel doet het altijd goed tijdens de feestdagen. Rasp de schil van een sinaasappel en roer dit samen met een blokje pure chocolade door je warme koffie totdat alles is opgelost. De olie uit de sinaasappelschil geeft een fris aroma dat heel goed samengaat met donker gebrande koffiebonen. Als je dit serveert met een klein stukje sinaasappelschil op de rand van het glas, ziet het er meteen feestelijk uit. De pure chocolade maakt de koffie wat dikker en voller, wat goed past bij een koude winteravond.

Karamel met een snufje zeezout

Gezouten karamel is al jaren populair en dat is niet zonder reden. Het zout versterkt namelijk de zoete tonen van de karamel en haalt tegelijkertijd de bittere randjes van de koffie af. Doe een scheutje karamelsiroop in je glas en voeg daar echt maar een heel klein beetje zeezout aan toe. Gebruik havermelk voor het schuim, omdat dit van zichzelf al een beetje romig en nootachtig smaakt. Het resultaat is een zachte koffie die het door de combinatie van zout en zoet bij bijna iedereen goed doet.

Koffie met honing en kaneel

Voor wie geen chocolade of room lust, is een combinatie van honing en kaneel een goed alternatief. Roer een goede lepel honing door de zwarte koffie en bestrooi de melkschuimlaag met wat kaneelpoeder. De honing geeft een andere soort zoetheid dan suiker en maakt de koffie zachter voor de keel. Het is een eenvoudige manier om een normale latte een feestelijke upgrade te geven met spullen die je waarschijnlijk al in je keukenkastje hebt staan. De geur van kaneel die van de warme melk afkomt, maakt meteen duidelijk dat het kerst is! 

©ID.nl

Zo maak je je koffie helemaal af

Je kunt de feestkoffie nog net wat mooier presenteren door aandacht te besteden aan de garnering. Een klein beetje kaneel, nootmuskaat of cacaopoeder op de melkschuimlaag doet bijvoorbeeld al wonderen. Gebruik een klein zeefje zodat de poeder gelijkmatig verdeeld wordt en er geen klontjes ontstaan. Voor een luxe effect kun je met een fijne rasp wat krullen van een blok pure of witte chocolade schaven. Dit smelt langzaam weg in het schuim en geeft bij elke slok een beetje extra textuur.

Ook met koekjes of fruit kun je creatief uit de hoek komen. Serveer de koffie met een typisch winters koekje op de schotel, zoals een speculaasje of een Italiaanse cantuccini. Een dunne reep sinaasappelschil die je even rond je vinger draait tot een krul staat erg chique aan de rand van het glas. Wil je echt uitpakken, dip de rand van het glas dan in wat water en daarna in suiker voor een bevroren effect. In plaats van een gewone lepel kun je tot slot een kaneelstokje in de koffie zetten, wat tijdens het drinken subtiel steeds meer smaak afgeeft.

Drie espressomachines voor je feestkoffie

De'Longhi PrimaDonna Soul

Dit apparaat van De'Longhi is een zeer uitgebreide volautomaat. Dankzij de 18 voorgeprogrammeerde recepten zet je met één druk op de knop een krachtige espresso of een zachte latte. Voor wie van variatie houdt, biedt dit toestel ook de mogelijkheid om de sterkte van de koffie nauwkeurig aan te passen, zodat je altijd die gewenste sterke kop koffie krijgt. De machine is bovendien via een smartphone-app te bedienen.

Siemens EQ.500

De Siemens EQ.500-serie staat bekend om het gebruiksvriendelijke display waarbij je de koffiespecialiteiten direct via sensorvelden selecteert. Naast de standaard espresso en latte beschikt dit apparaat over de zogenaamde 'aromaDouble Shot'-functie. Hiermee zet je een extra sterke koffie door middel van een dubbel maal- en zetproces, zonder dat de koffie een bittere nasmaak krijgt.

Melitta Barista Smart T

De Melitta Barista Smart TS blinkt uit in veelzijdigheid met maar liefst 21 voorgeprogrammeerde recepten. Een groot voordeel is de fluisterstille molen, waardoor je zonder veel lawaai geniet van versgemalen bonen. Dankzij het dubbele bonenreservoir kun je bovendien eenvoudig wisselen tussen een milde boon voor je latte en een krachtige variant voor de espresso. De machine is via een handige app op je smartphone te bedienen. Met de 'My Coffee Memory'-functie sla je de persoonlijke voorkeuren van acht verschillende personen op.