ID.nl logo
Zo sorteer je gegevens in Excel
© PXimport
Huis

Zo sorteer je gegevens in Excel

Met Excel kun je prima lijsten met gegevens bijhouden, zoals een adressenbestand, klantenkring of de ledenlijst van een vereniging. In dit artikel gaan we aan de slag met de verschillende sorteermogelijkheden.

Gegevens in Excel kun je op verschillende manieren rangschikken. Je kunt ze bijvoorbeeld sorteren op alfabetische volgorde. Excel biedt hier verschillende handige opties voor, in deze basiscursus nemen we de mogelijkheden met je door. We behandelen voorbeelden die bruikbaar zijn voor Excel 2016 en 2019. Gebruik je een oudere versie, dan kan het zijn dat de instructies afwijken. We gaan aan de slag met een adreslijst en een ledenadministratie.

01 Werken met een adreslijst

Een adreslijst kun je handig gebruiken wanneer je meer mensen tegelijkertijd wilt benaderen, bijvoorbeeld via een brief of e-mail. In een adreslijst komen velden met gegevens als voornaam, tussenvoegsel, achternaam, straatnaam en huisnummer en postcode met woonplaats. We gaan aan de slag met een voorbeeld.

Open Excel en start deze met een lege werkmap. We beginnen in de lege werkmap in rij 2, we gebruiken rij 1 straks voor de veldkoppen. Vul eerst je eigen gegevens in.

1. Typ in cel A2 je voornaam.

2. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals ‘de’ of ‘van de’) als je naam dat heeft.

3. Typ in C2 je achternaam.

4. Typ in D2 je adres.

5. Noteer in E2 je postcode met je woonplaats. Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2.

Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, de geboortedatum en wat je verder wilt bijhouden. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel in de rij.

©PXimport

02 Kopjes boven de kolommen typen

Nu je eigen gegevens in de spreadsheet staan, is duidelijk wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen titel. Daarvoor gebruik je de eerste rij.

1. Typ in cel A1 Voornaam.

2. Typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’).

3. Typ in C1 Achternaam.

4. Typ vervolgens in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1. Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.

Dezelfde soort gegevens komen onder elkaar, dus alle plaatsnamen komen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort. En de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, komen in dezelfde rij naast elkaar.

03 Accenten aanbrengen

Je kunt de veldnamen voor de duidelijkheid vet maken en een opvallende achtergrondkleur geven.

1. Selecteer hiervoor rij 1 door op het rijnummer te klikken.

2. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, of gebruik Ctrl+B op je toetsenbord.

3. Kies via het pijltje naast de knop Opvulkleur een gele kleur.

Je raamwerk voor de database is nu klaar.

©PXimport

04 Kolombreedte aanpassen

Wanneer je begint in een lege werkmap, hebben de kolommen in Excel een standaardbreedte, maar die kun je eenvoudig aanpassen. We willen graag kolom D (straatnaam en huisnummer) wat breder maken. Dat doe je als volgt.

1. Plaats de muisaanwijzer op de scheidslijn tussen kolomletter D en E; de muisaanwijzer krijgt pijlen naar links en rechts.

2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep opzij.

3. Laat los als de kolom breed genoeg is. Kolom D is breder geworden.

Je kunt een kolom in Excel ook sneller breder maken: daarvoor is de functie AutoAanpassen. Hiermee maak je de kolom automatisch zo breed als de langste tekst in een cel in die kolom. Je vindt AutoAanpassen onder het Lint bij Start en Cellen. Kies daar voor de knop Opmaak en vervolgens Kolombreedte AutoAanpassen.

Ditzelfde kan ook via een dubbele muisklik: ga weer met de muis op de scheidslijn tussen de kolomletters gaat staan (in ons voorbeeld tussen D en E). Je muisaanwijzer heeft nu twee pijlen opzij. Als je nu dubbelklikt, wordt de kolom ook automatisch aan de breedte van de tekst aangepast.

©PXimport

Help, ik zie #####

Zie je in sommige cellen een serie hekjes, raak dan niet meteen in paniek. Dat gebeurt wanneer gegevens niet in de kolom passen. Om je te waarschuwen dat niet alle gegevens zichtbaar zijn, gebruikt Excel deze hekjes, die hiermee goed opvallen. Als je de kolom breder maakt, krijg je de gegevens gewoon weer te zien.

05 Ledenadministratie opzetten

Houd je voor bijvoorbeeld een vereniging de ledenadministratie bij, dan ga je hetzelfde te werk als eerder uitgelegd. Je begint weer met het invullen van de persoonsgegevens.

Boven de volgende lege kolom typ je het opschrift Team en daarin noteer je het team waarin de betreffende persoon speelt, zoals C1, D2, Senioren, Veteranen enzovoort. Je kunt de leden van dezelfde teams bij elkaar zetten door de ledenlijst te sorteren. Hoe je dat doet, leggen we vanaf stap 8 uit.

©PXimport

06 Kolomkoppen in beeld houden

De lijst met gegevens kan natuurlijk zo lang worden dat deze niet meer in zijn geheel in beeld past. Scrol je omlaag, dan schuiven de bovenste rijen omhoog, waardoor de rij met de koppen uit beeld verdwijnt. In Excel kun je de bovenste rij vastzetten, dat doe je als volgt:

1. Klik in een willekeurige cel.

2. Klik op de tab Beeld.

3. Klik op Blokkeren; er verschijnt een menu met drie opties.

4. Klik op Bovenste rij blokkeren.

Als je nu in je bestand omlaag scrolt, blijft de bovenste rij altijd in beeld. De andere rijen schuiven als het ware achter de bovenste rij langs. De nummering onder rij 1 verspringt en er loopt een zwarte lijn onder rij 1.

Zo kun je ook zorgen dat de linkerkolommen altijd in beeld blijven. Klik hiervoor op Blokkeren en kies Eerste kolom blokkeren.

©PXimport

07 Namen opzoeken

Zoek je in de adreslijst naar een bepaalde naam, laat Excel dan voor je zoeken.

Klik in het tabblad Start op Zoeken en selecteren (helemaal rechts); er opent een menu. Kies Zoeken; het venster Zoeken verschijnt. Je kunt dit venster overigens ook openen door op je toetsenbord op Ctrl+F te drukken.

Typ de naam die je zoekt of typ een woord. Je hoeft niet het complete woord te typen; de eerste letters zijn vaak al voldoende. Klik op Volgende zoeken of druk op Enter, Excel gaat naar de eerste cel waarin het zoekwoord voorkomt. Is dat nog niet de goede cel en komt het woord vaker voor, klik dan nogmaals op Volgende zoeken. Je gaat naar de volgende cel met dit zoekwoord enzovoort. Sluit dit venster met een klik op de knop Sluiten. Kun je de gemarkeerde cel niet goed zien doordat het venster Zoeken in de weg zit, dan verplaats je het venster door het aan de bovenste balk te verslepen.

©PXimport

08 Lijsten sorteren

Handig in Excel is dat je lijsten waarmee je werkt ook kunt sorteren. Dat kan in de volgorde die je zelf wilt. Je geeft op welke gegevens je wilt sorteren. In het voorbeeld dat we gebruiken – de adreslijst – kun je bijvoorbeeld sorteren op de achternaam en daarbij aangeven op welke volgorde je dat wilt doen. Dat kan met de sorteerknoppen onder het Lint bij Gegevens.

- Met A naar Z komen eventuele getallen eerst, van klein naar groot; daaronder komt de tekst in alfabetische volgorde, van A tot Z.

- Met Z naar A komt eerst de tekst in omgekeerde alfabetische volgorde, daaronder komen de getallen van groot naar klein.

©PXimport

09 Enkelvoudig sorteren

Het sorteren met deze knoppen is weliswaar snel, maar niet handig. De bovenste rij met veldnamen komt namelijk ergens in de lijst terecht, omdat de sorteerfunctie deze rij meeneemt bij het sorteren. Hierdoor komt bijvoorbeeld dan de kolomkop Voornaam onder in de lijst, bij de V en worden de andere koppen ook verplaatst.

Als je niets selecteert, zal Excel de gevulde cellen selecteren die een aaneengesloten blok vormen. Als er een lege kolom in je lijst voorkomt, worden de gegevens rechts van die lege kolom niet mee gesorteerd. Selecteer daarom alle kolommen van de lijst, om er zeker van te zijn dat de hele lijst wordt gesorteerd.

Een rij blijft dan altijd gewoon bij elkaar, dus hoef je niet bang te zijn dat je allerlei gegevens door elkaar gooit.

©PXimport

10 Sorteren met dialoogvenster

Je kunt de lijst beter sorteren met het dialoogvenster Sorteren, want dan kun je ervoor zorgen dat de titels in de bovenste rij op hun plaats blijven. Zo sorteer je de adreslijst op achternamen.

1. Selecteer alle kolommen van de adreslijst die gegevens bevatten.

2. Klik in het Lint bij het tabblad Gegevens op de knop Sorteren; dit opent het dialoogvenster Sorteren.

3. Zorg dat rechtsboven in dit venster de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld. Want daardoor blijft de bovenste rij met de opschriften bovenaan staan.

4. Klik onder Kolom in de keuzelijst bij Sorteren op, op Achternaam.

5. De tweede keuzelijst onder Sorteren op, geeft nu aan dat je gaat sorteren op waarden; dat laat je zo.

6. De derde keuzelijst Volgorde staat standaard ingesteld op A naar Z, ook daar doe je niets aan.

7. Klik op OK.

De hele lijst wordt in een fractie van een seconde gesorteerd. Is dat niet goed gegaan, druk dan meteen op de sneltoets Ctrl+Z om deze actie ongedaan te maken.

©PXimport

Eerst selecteren en dan sorteren?

In principe hoef je de lijst niet te selecteren voordat je deze sorteert. Excel selecteert dan zelf de cellen voor de sorteeractie, door te kijken welke aaneengesloten cellen gevuld zijn. Maar als er een lege kolom of lege rij in je lijst staat, selecteer dan voor de zekerheid eerst alle kolommen en voer daarna de sorteeractie uit.

11 Het sorteren verfijnen

Staan alle achternamen eenmaal op alfabetische volgorde onder elkaar? Je kunt er ook voor zorgen dat vervolgens alle mensen met dezelfde achternaam op hun voornamen gesorteerd worden.

1. Klik in het tabblad Gegevens op Sorteren.

2. Zorg ervoor dat rechtsboven de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.

3. Klik onder Kolom in de keuzelijst op Achternaam (zoals in de vorige paragraaf).

4. Klik op Niveau toevoegen; je krijgt er een drietal keuzelijsten bij.

5. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam.

6. Klik op OK.

Excel doet de rest van het werk: je lijst staat nu gesorteerd op achternaam, en per achternaam staan de mensen op voornaam gesorteerd.

12 Op meer subgroepen sorteren

Je kunt de adreslijst nog nauwkeuriger sorteren. Je sorteert bijvoorbeeld eerst alle achternamen op alfabetische volgorde en sorteert de mensen met dezelfde achternaam vervolgens op adres: die horen meestal bij hetzelfde gezin en staan dan bij elkaar. Vervolgens sorteer je de leden van hetzelfde gezin op voornaam.

1. Klik op Sorteren.

2. Zorg ervoor dat rechtsboven Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.

3. Als het goed is, staat onder Kolom na Sorteren op, nog de optie Achternaam. Dat laat je zo.

4. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op b.

5. Klik op Niveau toevoegen; er komt een derde rij met opties bij.

6. Klik daarin bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam en klik op OK.

Zo kun je het sorteerproces verder verfijnen naar eigen keuze.

Als je de lijst opnieuw wilt sorteren, bijvoorbeeld omdat je onderaan een nieuwe persoon hebt toegevoegd, klik dan op Sorteren. Je zult zien dat Excel de sorteervolgorde van de vorige keer al in het dialoogvenster Sorteren onthoudt. Dit geldt ook als je dit werkblad later weer opent.

©PXimport

Cursus Excel

Om meer te leren over de mogelijkheden van Excel, bieden wij de Tech Academy cursus Excel in de praktijk aan.

▼ Volgende artikel
Wat betekenen die ovenicoontjes? Zo haal je alles uit je (combi-)oven!
© MENDIFOTO
Huis

Wat betekenen die ovenicoontjes? Zo haal je alles uit je (combi-)oven!

Wie een moderne oven of combi-magnetron in huis haalt, krijgt er meteen een reeks functies en symbolen bij. Handig, maar in het begin soms wat verwarrend. Wat doen al die icoontjes precies? En hoe weet je welke stand je moet kiezen voor jouw gerecht? In dit artikel leggen we het je uit.

Eerlijk is eerlijk: een pizza laten draaien op volle magnetronkracht of per ongeluk grillen in plaats van ontdooien: het overkomt de beste. Door de symbolen op je oven te leren kennen, voorkom je dat soort keukenmissers. We nemen de negen meestgebruikte icoontjes op jouw oven onder de loep.

Lees ook: Hoe kies je de juiste inbouwoven?

Zodra je een moderne oven of combi-magnetron in gebruik neemt, valt één ding meteen op: de hoeveelheid knopjes en symbolen. Sommige herken je meteen, andere lijken meer een soort hiëroglyfen. Toch zijn die icoontjes er niet voor niets: ze helpen je het maximale uit je apparaat te halen. Tenminste, als je weet wat ze betekenen...

In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar de belangrijkste symbolen voor staan en hoe je ze in de praktijk gebruikt. Zo voorkom je veelgemaakte fouten en maak je koken weer overzichtelijk!

Uit

De oven staat in de veilige standby-stand. 

©DD | ID.nl

Boven- en onderwarmte

Bij deze stand komt de warmte gelijkmatig van boven en onder. Het is de klassieke ovenmodus die je voor bijna alles kunt gebruiken – van ovenschotels tot het bakken van taarten. Betrouwbaar en veelzijdig.

©DD | ID.nl

Onderwarmte

Hierbij verwarmt alleen het element aan de onderkant van de oven. Ideaal als je een gerecht hebt dat onderin goed heet moet worden, zonder dat de bovenkant al te snel kleurt of verbrandt. Denk aan een lasagne met een dikke kaaslaag. Je kunt ook afwisselen tussen deze modus en de gecombineerde boven- en onderwarmte, afhankelijk van hoe snel het gaat.

©DD | ID.nl

Grillen

De grillstand wordt meestal aangegeven met een kartelig lijntje. Deze functie is bedoeld om vlees een mooie, knapperige buitenkant te geven, terwijl het vanbinnen goed gaart. Het resultaat doet denken aan wat je van een barbecue verwacht: ideaal voor spareribs of een sappige steak. 

©DD | ID.nl

Hetelucht

Steeds meer ovens hebben naast de elektrische standen ook een heteluchtfunctie. Die verdeelt de warmte met behulp van een ventilator, wat zorgt voor een gelijkmatige temperatuur. Voor gevoelige baksels als cakes en taarten is het beter om voor een elektrische stand te kiezen, omdat daar de temperatuur preciezer is. Voor ovenschotels of een plaat vol koekjes is hetelucht dan weer ideaal.

©DD | ID.nl

Lees ook: Wat is het verschil tussen een combi-oven en een combi-magnetron?

Magnetron

Heb je een combi-oven, dan is de kans groot dat die ook een magnetronfunctie heeft. Die herken je aan drie golvende lijntjes. Meestal staat dit symbool voor de standaardstand, vaak rond de 700 watt. Soms zie je varianten met een bordje of mok erbij; die zijn bedoeld voor het opwarmen van specifieke dingen zoals dranken of maaltijden, vaak op een aangepast vermogen.

©DD | ID.nl

Magnetron + oven

Deze stand combineert de magnetronfunctie met de klassieke ovenwarmte van boven en onder. Handig als je iets sneller wilt garen én verwarmen. Maar wees voorzichtig: niet elk gerecht kan goed tegen die combinatie van directe hitte en microgolven. Er bestaat ook een variant die de heteluchtfunctie in plaats van de elektrische ovenstand gebruikt.

©DD | ID.nl

Lees ook: Waar voor je geld: 5 vrijstaande combimagnetrons van max 200 euro

Magnetron + grill

Bij combi-ovens met grillfunctie kun je ook kiezen voor een gecombineerde stand. Terwijl de magnetron de binnenkant van je eten snel opwarmt, zorgt de grill voor een krokante bovenkant. Vooral handig als je iets gratineert of een knapperig korstje wilt.

©DD | ID.nl

Ontdooien

Bevroren producten ontdooien kan prima in de magnetron, mits op laag vermogen – meestal rond de 200 watt. Zo voorkom je dat je gerecht al begint te garen terwijl het nog ontdooit. Sommige ovens geven dit aan met een sneeuwvlokje of ijskristal.

©DD | ID.nl

Tot slot

Het lijkt misschien een wirwar aan icoontjes, maar zodra je weet waar elk symbool voor staat, wordt koken met je oven of combi-magnetron een stuk leuker én eenvoudiger. Je kiest gerichter de juiste stand en voorkomt zo halfgare ovenschotels, aangebrande vleesgerechten of te droge taarten. Of je nu iets wilt ontdooien, gratineren of perfect wilt bakken: met een beetje kennis van de symbolen ben je goed voorbereid. Zo wordt je oven pas echt een hulp in de keuken in plaats van een bron van frustratie.

▼ Volgende artikel
Galaxy Tab S10 Lite: lichtgewicht instapper met slimme foefjes
© Samsung
Huis

Galaxy Tab S10 Lite: lichtgewicht instapper met slimme foefjes

De Samsung Galaxy Tab S10 Lite is een lichte tablet die ideaal is voor studie, werk en entertainment. Met een helder scherm, lange accuduur en de meegeleverde S Pen richt dit model zich op iedereen die een veelzijdige tablet zoekt voor dagelijks gebruik.

Samsung heeft een nieuw model toegevoegd aan zijn tabletserie: de Galaxy Tab S10 Lite. Waar de krachtigste tablets vaak stevig geprijsd zijn, positioneert Samsung dit toestel als een lichtere en toegankelijkere optie. De Tab S10 Lite is voorzien van een 10,9-inch scherm, een slank ontwerp en een S Pen die je deze keer standaard erbij krijgt. Daarmee wil het merk vooral studenten, jonge professionals en alledaagse gebruikers aanspreken die een tablet zoeken die overal mee naartoe kan.

©Samsung

Scherm staat z'n mannetje

Het scherm is een van de belangrijkste troeven van dit nieuwe model. Met zijn 10,9 inch is het groot genoeg om comfortabel te multitasken, aantekeningen te maken of een serie in bed te bingen. Dankzij Vision Booster blijft het beeld echter ook in de felle zon prima zichtbaar. Dat maakt het een handige keuze voor wie vaak onderweg werkt of studeert, of gewoon graag buiten zit met een kop koffie en een tablet op schoot. Een extra pluspunt is de blauwlichtreductie: die zorgt ervoor dat je ogen minder vermoeid raken, zelfs als je langer achter elkaar leest of kijkt.

Slank design in drie tinten

Met een dikte van 6,6 millimeter en een gewicht van 524 gram is de Tab S10 Lite opvallend handzaam. Hij glijdt moeiteloos in je rugzak of laptoptas en neemt nauwelijks meer ruimte in dan een notitieboek. Samsung brengt het toestel uit in drie kleuren: grijs, zilver en koraalrood. Daarmee spreekt de Tab S10 Lite zowel de zakelijke gebruiker aan als degene die liever kiest voor een opvallend tintje.

©Samsung

Prestaties en uithoudingsvermogen

Onder de motorkap draait de Exynos 1380-processor, die volgens Samsung voldoende vermogen levert om soepel te multitasken en populaire apps vlot te draaien. De tablet komt in versies met 128 of 256 GB opslag, uitbreidbaar tot 2 TB via microSD. Voor wie zijn complete filmcollectie of een berg studieprojecten wil meenemen, is er dus ruimte genoeg. De 8000 mAh-accu is ontworpen om een volle dag mee te gaan. En mocht de batterij onverhoopt toch leeg zijn, dan zorgt de snellaadfunctie ervoor dat je niet lang stil hoeft te zitten.

Schrijven en tekenen met de S Pen

Wat de Tab S10 Lite onderscheidt van veel andere tablets in zijn klasse, is dat de S Pen standaard wordt meegeleverd. Daarmee kun je direct aan de slag: notities maken tijdens college, lekker tekenen, aantekeningen in een document zetten of gewoon even een idee schetsen dat anders op een servetje zou belanden. Handwriting Assist zet handschrift razendsnel om in digitale tekst en Math Solver biedt ondersteuning bij formules en berekeningen. Circle to Search maakt het zoeken naar extra informatie makkelijker dan ooit: omcirkel iets op je scherm en je krijgt direct meer context, zonder van app te wisselen.

Van studie tot streaming

Hoewel Samsung de Tab S10 Lite duidelijk in de markt zet als een productieve tablet, is er ook aan ontspanning gedacht. Stereo luidsprekers zorgen voor vol geluid bij films en muziek, terwijl apps als Goodnotes, Clip Studio Paint en LumaFusion de creatieve kant bedienen. Dankzij wifi 6 en bluetooth 5.3 zijn verbindingen stabiel, of je nu samenwerkt aan een project of draadloos muziek streamt.

Prijs en beschikbaarheid

De Galaxy Tab S10 Lite ligt vanaf 5 september in de winkel. De instapversie met 128 GB opslag en wifi heeft een adviesprijs van rond de 399 euro. Voor wie meer opslag nodig heeft, is er de 256 GB-variant, en wie onderweg altijd online wil zijn: er verschijnen ook modellen met 5G.