Of het nu gaat om een familievideo of de nieuwste story voor je Instagram-account: het is handig als je zelf je video’s kunt monteren. Hoe ga je hiervoor te werk? In dit artikel gaan we aan de slag met het gratis en uitgebreide Shotcut. We leggen uit hoe je snel monteert, welke bestandsformaten er zijn en hoe je je video’s het beste aanpast per kanaal.

We gaan aan de slag met Shotcut. Deze opensource-videobewerker is gratis te gebruiken. Je vindt de nieuwste versie op www.shotcut.org. Het programma valt op door het grote aantal opties, dat zowel voor beginners als de meer gevorderde gebruikers goed van pas komt. Bovendien ondersteunt het meerdere videobestanden en codecs, waardoor je met verschillende videobestanden en resoluties (tot 4K) kunt werken. Shotcut is beschikbaar in het Nederlands, maar helaas nog niet volledig vertaald. Dat betekent dat sommige opties in de gebruikersomgeving in het Engels worden getoond, ondanks dat de Nederlandse taal is gekozen. Wij maken gebruik van de Nederlandse versie en gebruiken de Engelse opties wanneer deze nog niet zijn vertaald.

©PXimport

Aan de slag

Zodra je Shotcut start, word je begroet door een venster waarin je aangeeft of je een nieuw project of een bestaand project wilt openen. Klik op Projects folder en geef aan waar de projectbestanden moeten worden bewaard. Geef vervolgens een geschikte naam op bij Project name. Dit is overigens niet de uiteindelijke naam van het videobestand: die kun je later nog bepalen.

Bij Video mode kies je met welke resolutie en daarmee met welke kwaliteit je wilt werken. Bijvoorbeeld HD 1080p24fps. Eenvoudiger is het door te kiezen voor Automatic. Hiermee worden resolutie en de verversingsfrequentie (frame rate) bepaald door het eerste bronbestand dat je toevoegt aan je project. Voeg je als eerste een geluidsbestand toe, dan kiest Shotcut standaard voor de instelling 1920x1080p 25fps. Klik op de knop Start om het nieuwe project aan te maken.

©PXimport

Regelmatig opslaan

Bestanden verzamelen

Elk videoproject is opgebouwd uit een of meerdere videobestanden, eventueel aangevuld met muziek en later verrijkt met zaken als overgangen, titels, effecten en filters. Het is tijd om de bronbestanden te selecteren. Klik linksboven in de werkbalk op Open Bestand. Je kunt meerdere bestandstypen selecteren: videobestanden, maar ook afbeeldingen en audiobestanden.

De bronbestanden worden toegevoegd aan de afspeellijst, die links in het venster wordt getoond. De afspeellijst biedt plaats aan verschillende bestanden. Klik op een bestand om het te zien in de voorbeeldweergave, rechts in het venster. Via de tab Eigenschappen vraag je de belangrijkste kenmerken van de bron op. Zo zie je hier in welke resolutie de video is opgenomen en van welke codec wordt gebruikgemaakt. Via de subtabbladen Video, Audio en Metagegevens vraag je de beeld-, geluids- en bestandskenmerken op.

©PXimport

Opbouwen

Shotcut kent verschillende weergaven, die zijn gerangschikt per taak. Die verschillende taken vind je rechtsboven in het venster: Logging, Editing, FX, Kleur, Audio en Player. Tijdens het monteren van een video maak je gebruik van de modus Editing. De weergave past zich hierop aan. Onderin het venster vind je de tijdlijn. De tijdlijn biedt plaats aan de bestanden voor de montage.

Sleep een videobestand uit de afspeellijst naar de tijdlijn en laat het hierboven los. De video wordt toegevoegd op de tijdlijn. Herhaal dit voor een volgende video die je aan de tijdlijn wilt toevoegen. Standaard worden de video’s automatisch achter elkaar geplaatst. In plaats hiervan kun je de tijdlijn uitbreiden met meerdere lagen, zodat je video’s kunt overlappen en effecten kunt toevoegen.

Om een extra laag toe te voegen, klik je met de rechtermuisknop op de tijdlijn. Kies in het menu voor Track Operations / Videospoor toevoegen. Volg dezelfde stappen voor het toevoegen van een audiospoor: kies Track Operations / Audiospoor toevoegen. Via hetzelfde menu kun je een bestaande laag verwijderen (Verwijder Spoor) en een laag tussen twee bestaande lagen toevoegen (Spoor toevoegen).

Je kunt een video op de tijdlijn inkorten, bijvoorbeeld als je slechts een gedeelte van de video wilt gebruiken. Plaats de muisaanwijzer aan de linker- of rechterkant van de video en wacht totdat de aanwijzer van vorm verandert. Klik nu op de linkermuisknop om de rode lijn vast te pakken en versleep deze naar de nieuwe positie om de video in te korten. Je kunt de video later altijd weer uitbreiden tot de originele lengte door deze uit te trekken. Om een video te laten overgaan in de volgende video, versleep je de video over de naastliggende video. De meeste eigenschappen van een video zijn ook beschikbaar door erop te klikken met de rechtermuisknop.

In de werkbalk boven de tijdlijn vind je een knop met magneet (Toggle snapping). Als deze optie is ingeschakeld, worden clips automatisch tegen elkaar aangezet als je ze naast elkaar plaatst. Schakel de optie uit om te voorkomen dat de clips aan elkaar worden geplakt, bijvoorbeeld als je een overlap tussen video’s wilt maken.

©PXimport

Vriendelijk formaat

Tijdlijn optimaliseren

Boven de tijdlijn toont Shotcut een reeks knoppen. De knop uiterst links geeft toegang tot aanvullende opties, zoals het toevoegen van video-en audiolagen. Met de drie knoppen ernaast kun je het geselecteerde segment knippen, kopiëren en plakken. Via de plus- en minusknoppen ernaast kun je de geselecteerde clip toevoegen aan de tijdlijn of juist van de tijdlijn verwijderen.

Je kunt op verschillende manieren clips toevoegen aan de tijdlijn. Via de optie Lift en Drop kun je een bestaande clip van de tijdlijn verwijderen, zonder dat de andere clips hiermee opschuiven. Bij Drop kun je een nieuwe clip toevoegen over de bestaande clip (de clip wordt daarmee overschreven en de rest van de clips veranderen niet van positie. Met de schuifregelaar bij het vergrootglas kun je de tijdlijn in- en uitzoomen. Dit komt bijvoorbeeld van pas wanneer je op frameniveau een aanpassing wilt doen en de tijdlijn gebruikt om gericht naar het gewenste frame te zoeken. Via de knop Zoom timeline to fit kun je de tijdlijn passend maken aan de schermbreedte.

©PXimport

Weergave aanpassen

Bovenin het hoofdvenster van Shotcut vind je de werkbalk. Deze geeft je toegang tot de meestgebruikte functies. Zo kun je via de werkbalk extra materiaal inladen (Open Bestand) en andere onderdelen, zoals tekst, invoegen (Open Andere). Rechts in de werkbalk vind je knoppen waarmee je de losse deelvensters van Shotcut kunt in- en uitschakelen. Zo kun je de afspeellijst tonen en verbergen (Afspeellijst), maar ook de tijdlijn (Tijdlijn) en filters (Filters). De werkbalk toont alleen niet alle weergavemogelijkheden, terwijl Shotcut veel verschillende modi kent. Open hiervoor het menu Bekijk: in het submenu Layout vind je de weergavemogelijkheden.

In de werkbalk bovenin vind je de knop Taken. Klik hierop voor een overzicht van bewerkingen die Shotcut heeft uitgevoerd. Zo zie je hier onder meer welke videobestanden door Shotcut zijn geconverteerd naar een vriendelijker formaat om te bewerken. Bij grote bewerkingen die veel tijd en processorkracht in beslag nemen, kun je geselecteerde taken bovendien pauzeren. Selecteer de draaiende taken in de lijst en klik op de knop Pauzeer. Om de lijst na verloop van tijd op te schonen, klik je erop met de rechtermuisknop en kies je Remove Finished. Via de knop Geschiedenis vraag je een chronologisch overzicht op van de bewerkingen met de video. Klik op een uitgevoerde taak om de wijziging te zien. De lijst komt goed van pas als je niet tevreden bent met het resultaat en een specifieke wijziging wilt terugdraaien via de functie Ongedaan maken.

Werken met filters

Shotcut heeft een flinke verzameling filters in huis, waarmee je het beeld een andere uitstraling geeft. Selecteer het segment waarop je een filter wilt toepassen. Klik op de tab Filters. Klik nu op de knop met het plusteken. Een lijst met populaire filters verschijnt, bijvoorbeeld om het contrast aan te passen of kleurcorrectie toe te passen.

Naast de standaardtab Favorite vind je de tab met specifieke filters voor video en audio. Klik op een filter om het toe te voegen. Afhankelijk van het filter geef je de variabelen op. Bij het filter Contrast wordt bijvoorbeeld de instelling Niveau getoond. Hiermee bepaal je de contrastwaarde. Ben je niet tevreden met een filter, dan verwijder je het door het filter te selecteren en te klikken op het minteken.

Geluid en effecten

Heb je een videobestand dat je wilt gebruiken, maar wil je het geluid van de video niet gebruiken? Sleep de video, inclusief het geluid, naar de tijdlijn en laat deze hierboven los. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de video en kies More / Detach Audio. De audio wordt op een aparte laag geplaatst, die je verder kunt bewerken of verwijderen.

Een belangrijk onderdeel van Shotcut wordt gevormd door de effecten. Klik op de knop FX (rechtsboven in het venster) en klik op de knop met het plusteken. Op de tab Video vind je een overzicht van alle effecten. Effecten die je regelmatig gebruikt, kun je toevoegen als favoriet. Klik op het sterretje links van het effect om het toe te voegen. Alle favorieten zijn ondergebracht op de tab Favorite. Zodra je op een effect klikt, verschijnen de bijbehorende eigenschappen. Deze kun je aanpassen voordat je het effect toevoegt.

Video-eigenschappen

Ben je niet tevreden met de eerder gekozen resolutie en frame rate, dan kun je die naderhand nog aanpassen. Open het menu Instellingen en kies voor Video Modus. Een overzicht van beschikbare modi verschijnt. Hier kun je een aangepaste videomodus selecteren. 

In hetzelfde menu vinden we Audio Channels. Standaard gebruikt Shotcut 2 kanalen voor stereoweergave, maar je kunt dit aanpassen naar één kanaal (mono) of naar zes kanalen voor 5.1-geluidsweergave.

©CIDimport

Kleuren corrigeren

De video krijgt een verzorgde uitstraling met een kleurcorrectie. Hierbij zorg je ervoor dat kleuren van de losse video’s met elkaar in lijn worden gebracht. Ook kun je kleurcorrectie toepassen om de video een andere uitstraling te geven, bijvoorbeeld door de kleuren meer te laten oplichten of juist te dimmen. Klik op het plusteken bij de filters en kies op de tab Favorite voor Kleurcorrectie. Gebruik de drie kleurenwaaiers om de kleuren te corrigeren. Het resultaat is direct zichtbaar in de voorbeeldweergave.

Exporteren

Je kunt de video naar verschillende formaten exporteren. Kies voor Bestand / Export video. Standaard maakt Shotcut een mp4-bestand. Dit is een populair en gangbaar videoformaat, dat door de meeste moderne spelers probleemloos kan worden afgespeeld. In plaats hiervan kun je een eigen formaat kiezen. Uiterst links in het venster vind je een overzicht van beschikbare formaten.

Kies een formaat op basis van eigenschappen (zoals resolutie en frame rate). Zo kun je ervoor kiezen om de video voor weergave op een iPhone te exporteren of om de video te maken voor weergave op een tablet. Klik tot slot op Bestand exporteren. Hoelang het exporteren duurt, is afhankelijk van de grootte van de video en de lengte. Om het proces te versnellen, activeer je de optie Use Hardware Encoder. Of deze optie beschikbaar is, is afhankelijk van de hardware.

Via Shotcut kun je ook een specifiek frame van de video exporteren als afbeelding. Dat komt van pas als je een still (screenshot) wilt gebruiken als cover voor een video, bijvoorbeeld op social media. Speel de video af en pauzeer deze op het frame dat je wilt gebruiken als still. Kies vervolgens voor Bestand / Export Frame. Geef het bestand een naam. Het wordt standaard opgeslagen als png-bestand.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).