Je kunt de overstap naar Windows 11 uiteraard maken via Windows Update, maar soms geeft het een veiliger gevoel om een usb-stick bij de hand te hebben waar je Windows 11 vanaf kunt installeren en herstellen. We vertellen je op welke manieren je zo’n installatie-usb-stick kunt maken.

Als je opnieuw je computer wilt instellen, kun je een opstartbare usb-stick gebruiken. Die moet je zelf maken, want officieel kun je geen fysiek medium met het installatieprogramma van Windows aanschaffen in de Microsoft Store. Voor Windows 11 zijn er twee tools beschikbaar om de installatiebestanden naar een usb-stick te downloaden en de stick opstartbaar te maken. Je kunt de officiële Media Creation Tool gebruiken om de bestanden op een verwisselbaar medium te zetten. De tweede optie is Rufus, een tool van een derde partij. Met beide programma’s kun je een usb-stick maken die de vereiste Unified Extensible Firmware (UEFI) ondersteunt.

Media Creation Tool

De officiële methode verloopt dus via de Media Creation Tool. Hiermee maak je een opstartbaar medium waarmee je Windows 11 kunt upgraden of een schone installatie kunt uitvoeren. Stop een usb-stick van minimaal 8 GB in je computer. Daarna open je de downloadpagina van Windows 11. Daar zie je drie opties. Selecteer de tweede: Installatiemedia voor Windows 11 maken. Vervolgens klik je op de blauwe knop Download Nu. Bij Partitie-indeling selecteer je Standaard Windows-installatie.

Rufus als alternatief

Rufus is een gratis tool waarmee je installatiemedia kunt maken op vrijwel iedere hardware-configuratie. Dit programma heeft twee methoden om een installatiemedium te maken: je kunt een bestaand iso-bestand gebruiken, of je downloadt de bestanden rechtstreeks van de Microsoft-servers. Wij kiezen voor de eerste manier en downloaden hetzelfde iso-bestand als in de vorige paragraaf besproken. Als dat iso-bestand binnen is, stop je een usb-stick van minimaal 8 GB in je computer. Vervolgens open je de Rufus-downloadpagina. Selecteer op de pagina onder Downloaden de optie Rufus-4.5.exe en haal dit bestand binnen.

Eigenschappen usb-stick

Dubbelklik op het bestand Rufus-4.5.exe om dit hulpprogramma te starten. Je komt direct bij de Eigenschappen van drive terecht. Onder Apparaat selecteer je de usb-stick. Bij Opstartselectie selecteer je het iso-bestand dat je eerder hebt gedownload: Win11_23H2_Dutch_x64v2.iso. Bij Image optie kies je Standaard Windows-installatie. Selecteer bij Partitie-indeling de optie GPT en bij Doelsysteem de optie UEFI (geen CSM). Bij Volumelabel typ je de naam van dit volume, bijvoorbeeld Windows 11. Laat de instellingen bij Bestandssysteem en Clustergrootte met rust. Onderaan kun je nog Geavanceerde opties voor formatteren openen. Vink de optie Snelformatteren en Uitgebreid label en pictogrambestanden aanmaken aan. Tot slot klik je op de knop Starten.

Extra instellingen

Rufus heeft in vergelijking met de Media Creation Tool het voordeel dat je nog wat aanpassingen kunt doen als onderdeel van de zogenaamde Windows-gebruikerservaring. Na je klik op Starten, volgt er namelijk nog een pop-upvenster waarin je twee instellingen kunt aanvinken: Verwijder vereiste voor 4GB+RAM, Secure Boot en TPM 2.0 om een ​​usb-flashstation te maken dat ook geschikt is voor niet-ondersteunde apparaten en Verwijder vereiste voor een online Microsoft-account om ​​installatie met een lokaal account mogelijk te maken. Klik op OK. Je ontvangt nog een waarschuwing dat alle data op de usb-stick vernietigd zullen worden. Rufus neemt nu de tijd om de installatie-usb-stick te maken.

Installeren op een werkende Windows 11-pc

We gaan er in eerste instantie vanuit dat je computer nog prima werkt, maar dat je toch Windows 11 opnieuw wilt installeren. Het maakt niet uit of je Rufus of de Media Creation Tool hebt gebruikt om de opstartbare usb-stick te maken. Stop de stick in de computer. Nu wil je dat de computer opstart vanaf die usb-stick. Dat doe je als volgt: typ bij Zoeken in de systeembalk de opdracht opstartopties. Klik op Geavanceerde opstartopties wijzigen. Onder Geavanceerde opstartopties lees je de tekst Start uw pc nu opnieuw op om de opstartopties te wijzigen, inclusief het starten van een schijf of USB-station. Dat laatste is inderdaad wat we van plan zijn. Klik op Nu opnieuw opstarten. De pc wordt opnieuw opgestart en je krijgt een venster te zien waarin je de opstartinstellingen kunt wijzigen. Kies in dit blauwe scherm de optie Een apparaat gebruiken: een usb-station, netwerkverbinding of Windows-herstel-dvd gebruiken. In het volgende scherm bevestig je dat een EFI USB Device wilt aanspreken. Daarna zal pc vanaf de usb-stick opstarten en het Windows 11-installatieprogramma openen.

Installeren op een gecrashte Windows 11-pc

Is je computer gecrasht, dan moet je op een andere manier je computer opstarten om de herstelmodus te kunnen openen. Zet je computer aan en druk herhaaldelijk op een specifieke toets, bijvoorbeeld F2, F9, F10, F11, F12, Esc of Delete. Probeer het uit of zoek het op in de handleiding van jouw computer.

Krijg je je pc nog wel aan, maar lukt het niet om de herstelmodus te bereiken, dan kun je ook het volgende trucje uithalen. Klik op Start en houd Shift ingedrukt. Klik nu op het Aan/uit-pictogram en selecteer Herstarten. Houd Shift ingedrukt tot je in het blauwe scherm van de herstelmodus bent. Kies nu voor de optie Een apparaat gebruiken. Daarna selecteer je de usb-stick. Werk je op een laptop, dan werkt in sommige gevallen het touchpad niet meer. Sluit dan even een muis aan en ga verder met de opstartprocedure.

Het vervolg van de opstartprocedure

De installatieprocedure vanaf de usb-stick start nu. Tijdens de set-up word je gevraagd enkele opties in te stellen: Te installeren taal: Nederlands (Nederland), Indeling voor tijd en valuta: Nederlands (Nederland) en Toetsenbord of invoermethode: Verenigde Staten (Internationaal). Belgische lezers die een AZERTY-toetsenbord gebruiken in plaats van QWERTY, moeten bij Toetsenbord of invoermethode de optie Belgisch (punt) selecteren. Is alles goed ingesteld, dan klik je op Volgende. Er volgt een bericht met de softwarelicentievoorwaarden waarmee je akkoord moet gaan.

Je krijgt nu twee keuzes voorgeschoteld. Ofwel kies je de upgrade waarbij Windows 11 wordt geïnstalleerd en de bestanden, instellingen en toepassingen behouden blijven. Of je kiest ervoor enkel en alleen Windows te installeren. In de volgende stap zie je de verschillende schijven die Windows detecteert. Geef zelf aan op welke schijf je Windows 11 wilt installeren. In ditzelfde venster kun je eventueel partities verwijderen en formatteren.

Upgraden naar Windows 11

Veronderstel dat je pc op Windows 10 draait en je wilt de overstap maken naar Windows 11 met behulp van een usb-stick. Controleer allereerst of je pc wel geschikt is voor Windows 11. Als dat niet het geval is, zal de installatieprocedure vanzelf stoppen en kun je gewoon verder met Windows 10, maar het blijft zonde van je tijd. Download de PC Health Check-app van Microsoft en installeer dit hulpprogramma. Wanneer de tool opent, klik je bij Inleiding tot Windows 11 op de blauwe knop Nu zoeken. Als het goed is, krijg je de geruststellende boodschap dat de pc voldoet aan Windows 11-vereisten.

Wat wil je behouden?

Herstart de Windows 10-pc en sluit alle programma’s en bestanden voordat je het besturingssysteem gaat installeren. Stop de geprepareerde usb-stick in de pc en open op de stick het bestand Setup.exe. Het venster Windows 11 installeren verschijnt. Tijdens de installatie worden meteen alle updates geïnstalleerd. Dit is de aanbevolen manier. Wil je dat niet, kies dan de optie Niet nu. Klik op Volgende en ga akkoord met de licentievoorwaarden. In de volgende stap geef je aan of je je bestanden én programma’s wilt behouden, alleen de bestanden wilt behouden en Windows wilt installeren zonder de huidige programma’s of alles wilt verwijderen inclusief bestanden, apps en instellingen. Wanneer de installatie klaar is, kom je in de welkomststappen van Windows 11 terecht, die kun je gewoon opvolgen.

Om te controleren of je over een originele kopie van Windows 11 beschikt die niet op meer apparaten wordt gebruikt dan dat de licentievoorwaarden toelaten, moet je Windows 11 na de installatie nog activeren met een productsleutel van 25 cijfers.

Downgrade naar Windows 10

Heb je spijt van je overstap naar Windows 11, mis je de werkomgeving van Windows 10 of is je computer traag en doen bepaalde toepassingen het niet meer? Je kunt op twee manieren terugkeren naar Windows 10. De eenvoudigste manier is via Windows Instellingen, maar dit werkt alleen als je Windows 11 niet langer dan tien dagen geleden hebt geïnstalleerd. Druk op Windows-toets+I om de Instellingen te openen. Vervolgens klik je op Systeem / Systeemherstel. Hier zie je Downgrade staan. Is deze regel in het grijs afgebeeld, dan zijn je tien dagen bedenktijd al voorbij. Zit je nog binnen je tien dagen, kies dan voor Terug en geef de reden op waarom je wilt downgraden. Klik op Volgende. Wil je weer terug naar Windows 10 omdat Windows 11 voor problemen zorgt, dan kun je eerst nog via Checken voor upgrades controleren of het probleem daarmee verholpen is. Niet gelukt? Klik dan een aantal keer op Volgende, tot je uiteindelijk uitkomt bij Downgraden naar Windows 10. Hierdoor wordt het systeem automatisch teruggezet.

Downgrade via schone installatie

Staat Windows 11 al langer dan tien dagen op je computer, dan kun je het besturingssysteem alleen nog maar terugzetten door middel van een schone installatie. Zorg er in ieder geval voor dat je een back-up hebt van alle gegevens die je niet kwijt wilt raken, want bij een schone installatie zullen alle gegevens op de pc gewist worden.

Eerst heb je het installatieprogramma van Windows 10 nodig. Dat kun je hier downloaden. Klik op Hulpprogramma nu downloaden. Dubbelklik op het bestand als het is gedownload. Ga akkoord met de voorwaarden en kies Deze pc nu bijwerken. In het installatieprogramma lijkt het alsof je nog bestanden kunt behouden, maar dat is in dit geval niet mogelijk. Kies dus voor Niets. Tot slot klik je op Installeren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).