Reis je naar een minder bekende bestemming? Zie dan maar eens een mooie route uit te stippelen. Plaatselijke wegwijzers zijn soms onduidelijk en het is maar de vraag of je daarmee alle lokale hoogtepunten te zien krijgt. Met Komoot volg je over de hele wereld adembenemende wandel- en fietsroutes buiten de gebaande paden.

Sinds de oprichting in 2010 bouwde Komoot een indrukwekkende schare fans op. Volgens het Duitse bedrijf telt het platform momenteel meer dan 35 miljoen actieve gebruikers. De populariteit laat zich eenvoudig verklaren. Met deze app komen mensen op plekken die ze anders wellicht nooit te zien zouden krijgen. Komoot richt zich namelijk op avonturiers die een onbekende omgeving uitgebreid willen verkennen. Zo kom je die verborgen grot of dat afgelegen meertje eenvoudig op het spoor. Hoog tijd om eens met deze veelzijdige routeplanner aan de slag te gaan!

Installeren en aanmelden

Je kunt Komoot op verschillende manieren gebruiken, namelijk via een geschikte fietscomputer, smartwatch of smartphone. Daarnaast is er ook een webversie beschikbaar. Deze workshop focust zich op de mobiele app. Vrijwel iedereen heeft immers een smartphone op zak. Bovendien biedt de Komoot-app de meeste mogelijkheden.

Lees ook: De vier beste smartwatch-apps voor wandelaars en hikers

Installeer de routeplanner vanuit de App of Play Store op jouw toestel. Een account is verplicht, dus neem de registratie even door. Dat is met het invullen van een e-mailadres en wachtwoord zo gebeurd. Beslis of je de wekelijkse nieuwsbrief met routetips voor jouw omgeving wilt ontvangen. Je typt vervolgens een naam en selecteert eventueel een profielfoto. Zodra je Klaar aantikt, ontvang je een e-mail. Via Account activeren ben je definitief lid van Komoot. Overigens kun je als alternatief ook met een Facebook- of Apple-profiel inloggen.

Voorkeuren opgeven

Komoot neemt aan het begin een aantal instellingen met je door. Tik op Ga van start / Ga verder en geef de app toegang tot de locatiegegevens van je smartphone. Op die manier kun je straks via een gps-signaal navigeren. Tijdens het lopen of fietsen van een route stuurt Komoot desgewenst pushberichten bij kruispunten en splitsingen. Het voordeel hiervan is dat je niet continu op je toestel hoeft te kijken, en je zo nog meer van de omgeving kunt genieten! Zet de pushmeldingen daarom bij voorkeur aan.

Zodra je Ga verder aantikt, verschijnt er een lijst met diverse sportieve activiteiten. Tik bijvoorbeeld achter Wandelen, Toerfietsen, Wielrennen, Mountainbiken en/of Hardlopen op het plusteken. Via Ga verder opent er een venster waarin je jouw Komoot-account optioneel aan een Garmin-profiel kunt koppelen. Deze optie is alleen van toepassing wanneer je een geschikte fietscomputer of sporthorloge van dit merk gebruikt. Kies Overslaan / Gereed als je geen Garmin-apparaat bezit.

Gratis kaartpakket kiezen

Een zeer actieve community is de drijvende kracht achter deze app. In het beginvenster verschijnen dan ook allerlei routes in jouw omgeving die andere gebruikers onlangs hebben gevolgd. Zo doe je alvast wat inspiratie op. Daarnaast geeft Komoot zelf ook aanbevelingen. Tik bijvoorbeeld op De 20 mooiste wandelroutes op Texel, De 20 mooiste MTB-routes in Zuid-Holland of een soortgelijke titel. Op die manier kun je interessante trajecten verkennen.

Krijg je van al die mooie beelden zin om op pad te gaan? Voordat je gaat navigeren, heb je eerst een zogeheten kaartpakket nodig. Belangrijk om te weten is dat je slechts één kaartpakket van een bepaalde regio gratis kunt gebruiken. Wandel of fiets je vaak in en rondom je woonplaats, dan is het dus verstandig om een kaartpakket van jouw streek te kiezen.

Tik onderaan in de menubalk op Profiel en vervolgens op Ontgrendel gratis je 1e kaart. Er verschijnt een venster met allerlei kaartopties. Op basis van je locatie is jouw (gratis) regio al geselecteerd. Tik daarop om die te ontgrendelen. Keer vervolgens terug naar het instellingenvenster en kies onderaan nogmaals de zojuist toegevoegde regio.

Zeker in afgelegen natuurgebieden is er misschien niet overal mobiel internet beschikbaar. Activeer om die reden de schuifknop achter Opslaan voor offline gebruik. Komoot downloadt nu de kaartgegevens. Zo kun je nooit verdwalen!

Pakketten kopen

Vakantiegangers trekken er ter plekke natuurlijk ook graag op uit. Geen probleem, want deze app werkt overal ter wereld. Wil je ergens in de Alpen, het Zwarte Woud of Andalusië mooie tochten maken? Een extra kaartpakket van een enkele regio kost 3,99 euro. Je kunt als alternatief ook een bundel met meerdere nabijgelegen regio’s kopen. Komoot vraagt hier 8,99 euro voor. Na een eenmalige aanschaf ontvang je voor de gekozen gebieden levenslang updates.

Eerlijk is eerlijk, al die verschillende kaartpakketten van Komoot zijn best een gedoe. Zeker wanneer je regelmatig op diverse locaties van het buitenleven wilt genieten, loont het de moeite om meteen het wereldpakket te kopen. Je rekent daarvoor eenmalig 29,99 euro af en vanaf dat moment kun je in elk land oogverblindende routes volgen. Komoot geeft op het wereldpakket regelmatig korting. Het is overigens mogelijk om het account met alle gekochte kaarten op verschillende apparaten te gebruiken. Handig voor het geval je bijvoorbeeld samen met een partner tochten maakt.

Kant-en-klare route vinden

Komoot is voor fanatieke wandelaars, fietsers en mountainbikers een grote inspiratiebron. Vermoedelijk zie je in het beginvenster al een interessante route van een andere gebruiker voorbijkomen. Je kunt dan meteen de navigatie starten, waarbij je onderweg naar spraakinstructies luistert.

Uiteraard kun je ook gerichter naar een mooie route speuren. Kies bovenaan het beginvenster de juiste activiteit, bijvoorbeeld Wandelen, Hardlopen of Toerfietsen. Je selecteert daarnaast een stad, dorp of natuurgebied, waarna je op het pijltje tikt. Geef aan of je vanaf de huidige locatie of liever iets verder weg in de omgeving wilt starten. Als je bevestigt met Zoeken, verschijnt er een plattegrond met meerdere routes. Tik op een traject om de bijbehorende routegegevens te tonen.

Zoekfilters gebruiken

Met behulp van zoekfilters ontdek je routes die goed bij jouw conditie passen. Op die manier voorkom je dat je per ongeluk een te zwaar traject uitstippelt. Voer eerst een zoekopdracht uit (zie vorige paragraaf). Je gebruikt de plus- en minknop linksboven het kaartje om het zoekgebied te wijzigen. Stel bijvoorbeeld in dat je binnen een straal van pakweg vijf of dertig kilometer van de opgegeven locatie wilt zoeken.

Tik nu rechtsboven op Filteren. Er komt een nieuw venster tevoorschijn waarin je allerlei voorkeuren kunt opgeven. Gebruik bovenaan de schuifregelaar om de minimale en maximale afstand te bepalen. Op die manier geef je bijvoorbeeld aan of je een tocht van tussen de vijf en tien kilometer wilt lopen. Als alternatief kun je ook de optie Op tijdsduur filteren kiezen. Verder heb je als moeilijkheidsgraad drie opties: Makkelijk, Gemiddeld en Zwaar.

Neem ook de overige opties zorgvuldig door. Zo kun je in bergachtige gebieden het maximale aantal hoogtemeters instellen en kun je kiezen voor een bepaalde ondergrond (alleen verharde weg) en startpositie (een parkeerplaats of ov-station). Tik uiteindelijk rechtsonder op de groene knop om de bijbehorende trajecten te tonen.

Routegegevens bekijken

Heb je een mooie route op het oog? Via Details open je uitgebreide informatie over het traject. Bekijk de afstand, de verwachte tijdsduur en de hoogtemeters. Vaak staat er ook een (beknopte) beschrijving bij. Zet, zoals eerder aangegeven, bij voorkeur de schuifknop achter Opslaan voor offline gebruik aan. Komoot voegt de route vervolgens automatisch toe aan de geplande tours (Ga hiervoor naar Profiel / Gepland).

Om foto’s van bepaalde routepunten te bekijken, veeg je een stukje omhoog. Verder kun je gedetailleerde statistieken over de route bekijken. Je ziet precies hoeveel kilometer je op asfalt, gravel of een onverhard pad wandelt (of fietst). Mogelijk lees je ook reacties van andere gebruikers. Als je bovenaan op het kaartje tikt, verschijnt dat op een groot scherm.

Begin- en eindpunt instellen

Naast het vinden van kant-en-klare trajecten creëert Komoot op jouw verzoek net zo makkelijk een route met een zelfgekozen begin- en eindpunt. Je hebt dan meer invloed op het parcours. Klik onderaan op Planner en veeg indien nodig bovenin de groene navigatiebalk omlaag. Je tikt eerst op Sport, waarna je het juiste pictogram aanwijst. Gebruik bij Conditieniveau de plus- of minknop om jouw fysieke gesteldheid te selecteren. Verder kies je onder Type tussen Alleen heen of Heen en terug. Laatstgenoemde optie is bijvoorbeeld van toepassing wanneer je bij jouw auto op een parkeerplaats wilt terugkeren.

Vanzelfsprekend stel je ook een startpunt en eventueel een bestemming in. Typ in het invoerveld een plaats of adres. Je kunt via Gebruik huidige locatie ook je gps-positie selecteren. Wil je ergens een tussenstop maken? Tik dan op Waypoint toevoegen en vul een adres in. Handig voor het geval je onderweg ergens wilt koffiedrinken of lunchen. Voeg op deze wijze naar eigen wens meerdere tussenstops toe.

Nederlandstalige navigatie

Hoog tijd om naar buiten te gaan! Tik bij een route op Navigatie, Navigatie starten of Navigeer om te beginnen. Het is slim om het geluid van je toestel luid te zetten, zodat je de Nederlandstalige vrouwenstem duidelijk hoort praten. Je kunt natuurlijk ook een (draadloze) hoofdtelefoon of oortjes gebruiken, maar let dan wel extra goed op het verkeer.

De app geeft jouw huidige positie met een rode stip weer. Aan jou de taak om de blauwe lijn te volgen. Gebruik de plus- en minknoppen om op de plattegrond in of uit te zoomen. Boven het kaartje zie je de huidige en gemiddelde snelheid. Veeg naar links voor meer details, zoals de afgelegde en resterende afstand. Als herinnering kun je tijdens het afleggen van de route verschillende foto’s toevoegen.

Klaar met de tocht? Tik dan enige tijd op Stop. Via Afsluiten en opslaan vraagt Komoot onder meer hoe je de route hebt ervaren. Er verschijnt uiteindelijk een soort samenvatting van de route waarin je desgewenst andere Komoot-gebruikers kunt taggen. Tik op Klaar om naar het beginvenster te gaan. Via Profiel / Voltooid kun je afgelegde routes op elk moment bekijken.

Tot slot

De besproken functies in dit artikel vormen slechts het topje van de ijsberg. De app biedt echt zéér veel mogelijkheden. Weet jij bijvoorbeeld een mooie route die nog niet in Komoot is te vinden? Tik dan in de menubalk onderaan op Opnemen en trek eropuit. Je draagt zo een steentje bij aan dit mooie platform. Verder kun je in de app ook andere gebruikers volgen en opmerkingen onder hun routes plaatsen. Tot slot importeer je optioneel routebestanden afkomstig van andere apparaten in Komoot.

Veel wandel- en fietsplezier!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).