Een verslag of een brief heb je natuurlijk zo gemaakt in Word. Je moet wat dieper graven als het gaat om bijvoorbeeld etiketten, visitekaartjes, invulformulieren, katernen of verzendlijsten. We leggen uit hoe je dit doet en geven praktische tips.

Microsoft Word blijft een van de meest gebruikte tekstverwerkers, ondanks de beschikbaarheid van uitstekende gratis alternatieven. Bijvoorbeeld LibreOffice Writer, dat net als Word onderdeel is van een uitgebreide kantoorsuite. Het Pareto-principe blijkt ook op Word van toepassing: 80 procent van de resultaten wordt behaald met slechts 20 procent van de functies. Dit artikel gaat dieper in op enkele minder voor de hand liggende documenttypes, waarvoor we verder kijken dan die vertrouwde 20 procent. Hoewel we niet de ruimte hebben om voor elk documenttype instructies te bieden, belichten we in elk geval de essentiële functies, aangevuld met nuttige tips. We gaan in dit artikel uit van Word als onderdeel van Microsoft 365.

Visitekaartjes en etiketten

Voor het creëren van visitekaartjes of etiketten beschikt Microsoft over handige sjablonen. Ga hiervoor naar Bestand, klik op Nieuw en voer in de zoekbalk visitekaartjes, etiketten of labels in bij Online sjablonen zoeken. Kies een passend sjabloon, neem de informatie door en klik op Maken. De sjablonen voor visitekaartjes of etiketten, vaak tien per blad, openen in Word. Wanneer je informatie, zoals een naam of adres wijzigt, past Word deze automatisch op alle kaartjes aan. Kopieer en plak de tekstvelden handmatig als dat nodig is.

Voor het toevoegen van een eigen afbeelding, zoals een logo, open je het tabblad Indeling en selecteer je bij Tabel de optie Rasterlijnen weergeven. Plaats je cursor waar je de afbeelding wilt hebben en voeg deze in via Invoegen. Klik rechts op de afbeelding en selecteer Naar voorgrond. Mogelijk moet je de afbeelding schalen om binnen het raster te passen. Voor een optimale plaatsing selecteer je Tekstterugloop / Vierkant uit het contextmenu van de afbeelding. Kopieer het logo daarna naar de andere etiketten of kaartjes. Je bent nu klaar om je ontwerp af te drukken op het geschikte papier.

Programmaboekjes

Het samenstellen van een katern, handig voor programmaboekjes of gidsen, is in Word verrassend eenvoudig. Begin met het opmaken van je document op het standaardpapierformaat, vaak is dit A4, en let er op dat je eventuele afbeeldingen niet te groot maakt.

Ben je hiermee klaar, ga dan naar Bestand, kies Afdrukken en selecteer onderaan links Pagina-instelling. In het dialoogvenster ga je naar het tabblad Marges, selecteer je bij Meerderepagina’s de optie Katern en stel je de Bladspiegel in op Liggend. Als je van plan bent het boekje te nieten, kun je de Rugmarge verhogen tot bijvoorbeeld 0,7 cm en eventueel de andere marges iets verkleinen. Bevestig met OK en kies voor Dubbelzijdig afdrukken - Pagina’s omslaan langs korte rand. Je printer drukt nu de pagina’s correct af.

Elementen

Het maken van een invulformulier in Word vergt wat meer voorbereiding. Begin met het activeren van het tabblad Ontwikkelaars door naar Bestand / Opties (linksonder) te gaan, kies Lint aanpassen en vink Ontwikkelaars aan in het rechterdeel bij Hoofdtabbladen. Met OK bevestig je en krijg je toegang tot dit tabblad.

Voeg in je document op de juiste plekken namen toe voor de invoervelden, zoals Naam, Adres, Geslacht. Activeer dan Ontwerpmodus op het tabblad Ontwikkelaars en kies voor elk veld een passend besturingselement, zoals tekstvelden, afbeeldingen, keuzelijsten, selectievakjes, datums of - via het pijlknopje - keuzerondjes. Gebruik voor elk besturingselement de optie Eigenschappen in de sectie Besturingselementen om ze naar behoefte aan te passen.

Aanpassingen

Bij het werken met keuzerondjes, voor een veld zoals Lid waarbij de gebruiker tussen Ja of Nee moet kiezen, ga je als volgt te werk. Selecteer een keuzerondje en klik op Eigenschappen. Vul bij Caption de tekst in, zoals Ja, en geef bij GroupName een naam op, bijvoorbeeld Lid. Doe hetzelfde voor het andere rondje, met dezelfde GroupName (Lid) maar deze keer met Nee als Caption. Om de functionaliteit te testen, schakel je de Ontwerpmodus tijdelijk uit.

Voor extra beveiliging van je formulieren, klik op Bewerking beperken op het tabblad Ontwikkelaars. Kies voor Alleen bepaalde bewerkingen in het document en selecteer Formulier invullen. Start de beveiliging door op Ja, afdwingen van beveiliging starten te klikken en een wachtwoord in te stellen. Om het formulier te bewerken nadat de beveiliging is ingeschakeld, gebruik je de optie Beveiliging stoppen, onderaan in het deelvenster Bewerking beperken, en voer je het wachtwoord in.

Data

Het opstellen van een eenvoudige brief in Word is een fluitje van een cent, maar het verzenden van gepersonaliseerde brieven aan vele leden van een vereniging vergt meer werk. Gelukkig kan dit proces aanzienlijk worden geautomatiseerd, althans wanneer je alle benodigde gegevens, zoals naam, adres en lidnummer, hebt verzameld in een spreadsheet.

Begin met het invullen van kolomtitels in de bovenste rij (A1, B1, C1, ...) en plaats de bijbehorende gegevens in de rijen daaronder. Is je spreadsheet klaar, open dan Word en ga naar het tabblad Verzendlijsten. Selecteer Afdruk samenvoegen starten/ Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Kies voor Brieven of - want dit kan ook - E-mailberichten. Ga verder naar Begindocument en gebruik het huidige document. Bij Adressen selecteren kies je voor Een bestaande lijst gebruiken, blader naar je Excel-bestand, laat de standaardinstellingen zoals ze zijn en bevestig tweemaal met OK. Ga dan naar Uw brief schrijven en voeg je tekst in, bijvoorbeeld: “Beste (lidnummer ; adres ). […][“.

Afwerking

Plaats de tekstcursor waar de persoonsnaam moet komen en klik in het deelvenster Afdruk samenvoegen op Meer items om het dialoogvenster Samenvoegveld te openen. Selecteer hier het veld, zoals Voornaam, en bevestig met Invoegen. Op deze wijze voeg je ook andere velden toe, zoals Achternaam, Lidnummer, Straat en Woonplaats. Je ziet nu in je document de geselecteerde veldnamen verschijnen, zoals {MERGEFIELD “Voornaam”}.

Klik in het deelvenster nu op Volgende: Briefvoorbeeld en blader via pijlknoppen bij Geadresseerde, bovenaan het deelvenster, door de verschillende records. Voltooi de samenvoeging via Volgende: Samenvoegingvoltooien en kies Afzonderlijke brieven bewerken, waarbij je waarschijnlijk Alles wilt selecteren. Met OK bevestig je en worden de correcte gegevens in elke brief getoond, zodat je ze maar hoeft af te drukken en te versturen.

Dtp

Voor het samenstellen van een brochure of gids voor je club of vereniging kun je gebruikmaken van professionele dtp-programma’s, zoals Adobe InDesign, Microsoft Publisher of het gratis Scribus. Maar ook Word biedt heel wat dtp-functies. Maak gebruik van sjablonen, thema’s (via het tabblad Ontwerpen, kies Thema’s) en stijlen (open het tabblad Start en klik op het pijlknopje bij Stijlen). Een bijzonder handige dtp-functie in Word zijn de tekstvakken.

Om een eigen tekstvak te creëren, ga je naar het tabblad Invoegen, klik je op Tekstvak en vervolgens op Tekstvak maken. Je kunt het tekstvak naar wens schalen, draaien en positioneren. Houd de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het verslepen om een tekstvak te dupliceren. Voor precieze plaatsing schakel je op het tabblad beeld best de opties Linialen en Rasterlijnen (tijdelijk) in. Het design van je tekstvak pas je eenvoudig aan door het te selecteren en op het tabblad Vormindeling een vormstijl te kiezen. Voel je vrij om te spelen met Vormopvulling, Vormcontour, Vormeffecten en Tekstterugloop.

Opvulling

Het gemak van tekstvakken in Word wordt direct duidelijk als je er tekst of afbeeldingen in plaatst; de inhoud verplaatst namelijk soepel mee met het vak. Je kunt zelfs de tekst draaien vanuit het tabblad Vormindeling, door Tekstrichting te kiezen en de tekst 90 of 270 graden te draaien. Experimenteer gerust ook met Tekstcontour en Teksteffecten. Heb je snel wat dummytekst nodig voor je experimenten, typ dan bijvoorbeeld =rand(3,4). Hiermee genereer je drie alinea’s van elk vier zinnen.

Wat tekstvakken extra interessant maakt, is dat je tekst automatisch door kunt laten lopen van het ene naar het andere vak, een veelgebruikte techniek in professioneel vormgegeven magazines. Kopieer willekeurige tekst met Ctrl+C, plak deze in het eerste tekstvak met Ctrl+V, en selecteer dit tekstvak. Ga naar Vormgeving, kies in de sectie Tekst voor Koppelen, waarna je cursor verandert in een bekericoon. Klik hiermee in het volgende tekstvak om de tekst door te laten lopen. Herhaal dit proces tot je alle tekst hebt verdeeld en rond af met Koppeling verbreken. Je zult merken: als je een tekstvak verkleint, vloeit overtollige tekst automatisch over naar het volgende vak.

Secties

Bij sommige documenten kan het gebeuren dat je een bepaalde lay-out alleen op een specifieke sectie wilt toepassen. Neem als voorbeeld het toevoegen van regelnummers. Plaats je cursor vóór het deel waar je regelnummers wilt en selecteer via het tabblad Indeling de optie Eindmarkeringen / Doorlopend. Verplaats vervolgens je cursor naar het einde van het betreffende deel en herhaal de actie. Zo creëer je een sectie die je apart kunt vormgeven.

Dit wordt zichtbaar als je bij Start, onder Alinea, tijdelijk Allesweergeven inschakelt. Klik nu ergens in de sectie ga je naar Indeling / Regelnummers / Doorlopend en pas je dit verder naar wens aan via Regelnummeropties. Om enkel deze sectie in liggende oriëntatie weer te geven, kies je Indeling / Afdrukstand/ Liggend. Het betreffende tekstdeel verschijnt nu logischerwijze op een aparte pagina, en het sectie-einde wijzigt automatisch van het type Doorlopend naar Volgende pagina.

Inhoudsopgave

Bij het opstellen van omvangrijke documenten, zoals scripties of boeken, is een inhoudsopgave essentieel. Hoewel je deze handmatig kunt toevoegen via Verwijzingen / Inhoudsopgave / Handmatige inhoudsopgave, is dit tijdrovend. Door vanaf het begin consequent opmaakstijlen te gebruiken, bespaar je veel tijd. Het is raadzaam om op het tabblad Start, binnen de sectie Stijlen, de opmaakstijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort, toe te passen. Zodra je een bepaalde kopstijl gebruikt, wordt de volgende automatisch beschikbaar.

Als je document eenmaal goed is opgesteld met deze stijlen, kun je eenvoudig een inhoudsopgave genereren. Begin op een nieuwe pagina, ga naar Verwijzingen en kies bij Inhoudsopgave een geschikte lay-out. Voor verdere personalisatie, selecteer Inhoudsopgave / Aangepaste inhoudsopgave. Mocht je later wijzigingen in je document aanbrengen, zorg dan dat je de inhoudsopgave bijwerkt door bij Verwijzingen te kiezen voor Bijwerken / In zijn geheel bijwerken, zodat alle aanpassingen correct worden weergegeven in de inhoudsopgave.

Stel: je wilt snel een paar bestanden op een usb-stick zetten, maar de enige flashdrive die je kunt vinden weigert nieuwe bestanden op te nemen. Om een of andere reden staat hij in de alleen-lezen-modus. Hoe los je dit op?

Stap 1: Is er een switch?

Het eerste dat je doet, is controleren of de usb-stick een fysieke schakelaar heeft voor schijfbeveiliging. Het nut van zo'n schakelaartje dat iedereen kan uitzetten, hebben we nooit begrepen. Toch zou nogal stom zijn om allerlei softwarematige kunstgrepen uit te halen als je gewoon de schrijfbeveiliging met een switch aan de zijkant had kunnen uitschakelen.

©Rafa Irusta Machin

Stap 2: Via Uitvoeren

Als er geen schakelaar is, kun je de schrijfbeveiliging uitzetten via het venster Uitvoeren. Typ in de zoekbalk op de taakbalk de opdracht Uitvoeren of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+R. Typ diskpart in het nieuwe venster en druk op Enter. Geef eventueel je toegangscode van Windows op om te bevestigen. Typ nu list disk en druk op Enter.

Zometeen moet je ieder commando bevestigen met een druk op Enter. Hierdoor zie je een lijst van de drives in je pc. De usb-drive zou de laatste in de lijst moeten zijn.

Typ op de volgende regel select disk # (waarbij # het nummer is van de usb-drive). Het volgende commando is attributes disk om de huidige status van de drive te zien. Wanneer je Read-only State : Yes leest, weet je dat de drive zich in de alleen-lezen-status bevindt. Typ nu attr dis clear readonly om de alleen-lezen-status uit te schakelen. Typ attr dis om de nieuwe status van de drive te lezen. Als je Current Read-only State:No ziet, is het gelukt en kun de stick gebruiken.

Stap 3: Via het register

Als de vorige stap niet werkt, probeer je het via het register. We gaan ervan uit dat de usb-stick in de pc zit. Druk op Windows-toets+R, typ regedit en klik op OK. Navigeer naar: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\StorageDevicePolicies. Klik op het pictogram WriteProtect. Stel bij Waardegegevens de waarde in op 0 en klik op OK.

Wanneer er geen StorageDevicePolicies is, kun je deze regel zelf maken. Klik met de rechtermuisknop op Control en selecteer Nieuw en vervolgens Sleutel. Geef de naam StorageDevicePolicies op. Klik met rechts op de witte ruimte aan de rechterkant en selecteer Nieuw en dan DWORD (32-bit) Waarde. Noem het WriteProtect. Open deze en stel de waarde in op 0. Nu zou alles moeten werken.

 
Lees ook: Usb-stick werkt niet meer? Zo kun je hem (misschien) nog redden

Zes op de tien Nederlanders vervangen nooit het filter van hun afzuigkap. Dat blijkt uit recent onderzoek van Afzuigkapwinkel.nl. Veel mensen weten niet eens dat dit nodig is. Een vervuild filter vangt vet en geur niet meer goed op. Daardoor wordt de luchtkwaliteit slechter en het risico op oververhitting of zelfs brand groter. Regelmatig vervangen dus. Hoe, dat leggen we stap voor stap uit.

Waarom een schoon filter belangrijk is

Een afzuigkap werkt alleen goed als lucht vrij door het filter kan stromen. Zodra dat filter verzadigd raakt met vet of vuil, moet de motor harder werken en neemt de zuigkracht af. Daardoor blijven kooklucht, vocht en vetdeeltjes in huis hangen. Op termijn kan dat leiden tot schimmelvorming en een vettige aanslag op kastjes en muren. Door het filter op tijd schoon te maken of te vervangen, houd je de luchtstroming stabiel en de motor in conditie.

De verschillende filters in een afzuigkap

Elke afzuigkap bevat minstens één vetfilter. Dat zit aan de onderkant en vangt vetdeeltjes op die vrijkomen bij het koken. Bij moderne modellen wordt vaak een metalen vetfilter gebruikt, meestal van aluminium of roestvrij staal. Dat type kun je schoonmaken en hergebruiken. Oudere of goedkopere afzuigkappen hebben soms schuim- of papieren vetfilters die niet te reinigen zijn en dus regelmatig vervangen moeten worden.

Bij afzuigkappen die lucht niet naar buiten afvoeren, maar via de kap terug de keuken inblazen (recirculatie), komt er nog een extra filter bij: het koolstoffilter. Dit filter bevat actieve kool, een fijn zwart poeder dat geurmoleculen bindt. De lucht wordt door het filter gezogen, geuren blijven aan de koolstof kleven en de schone lucht stroomt weer naar buiten. Zodra de kool verzadigd raakt, neemt de werking af en komen kookgeuren weer terug in de keuken. Daarom is het belangrijk het koolstoffilter meerdere keren per jaar te vervangen.

Nieuwere afzuigkappen gebruiken soms een gecombineerd vet- en geurfilter, of zelfs een zogenoemd plasmafilter. Dat laatste werkt met elektrische ontladingen die vet- en geur­deeltjes afbreken en hoeft vrijwel nooit vervangen te worden. Dit systeem is vooral te vinden in duurdere keukens, maar wint terrein omdat het duurzamer en onderhoudsarm is.

©Maksims_Liene | fotoduets

Hoe vaak onderhoud je de filters?

De frequentie hangt af van hoe vaak en hoe vet je kookt. Wie dagelijks bakt of frituurt, moet het vetfilter elke maand schoonmaken. Reinig een metalen vetfilter in de vaatwasser op een heet programma met een normaal vaatwasmiddel. Vermijd agressieve reinigingsmiddelen, want die kunnen aluminium dof maken – dat is op zich niet schadelijk, maar vooral een kwestie van uiterlijk. Het koolstoffilter moet gemiddeld om de drie tot zes maanden vervangen worden. Wie minder kookt, kan iets langer wachten, maar wacht niet tot de zuigkracht merkbaar afneemt.

Zo vervang je het filter stap voor stap

Begin altijd met veiligheid. Zet de afzuigkap uit, trek de stekker uit het stopcontact en laat de lampen even afkoelen. Verwijder daarna het oude vetfilter door de onderkant van de kap te openen of de clips los te maken. Maak meteen van de gelegenheid gebruik om de binnenzijde van de afzuigkap schoon te vegen met een sopje van warm water en ontvetter. Vet dat zich daar ophoopt, hindert de luchtstroom en kan nare geurtjes veroorzaken.

Plaats vervolgens het nieuwe filter op dezelfde plek. Zorg dat het goed aansluit en geen kieren heeft. Bij ronde koolstoffilters draai je ze vast op hun houder, terwijl vlakke filters meestal klemmen of klikken. Steek daarna de stekker weer in het stopcontact en test of de kap goed werkt. Als de luchtstroom krachtig aanvoelt en het geluid gelijkmatig is, zit alles goed gemonteerd.

©Andrii

Wanneer weet je dat het tijd is voor vervanging?

Er zijn duidelijke signalen dat het filter zijn werk niet meer doet. De afzuigkap maakt meer geluid, de zuigkracht neemt af en kooklucht blijft langer hangen. Sommige modellen hebben een lampje dat gaat branden zodra het filter aan vervanging toe is. Ruik je bij het aanzetten van de kap een muffe geur, dan is dat vaak een teken dat het vetfilter verzadigd is of dat het koolstoffilter zijn opnamecapaciteit kwijt is.

Maak er een gewoonte van

Een afzuigkapfilter hoort net zo goed op je onderhoudskalender als de batterij van je rookmelder. Noteer de vervangdatum of stel een herinnering in op je telefoon. Zo blijft het een vaste gewoonte in plaats van een klus die je telkens vergeet. Regelmatig onderhoud zorgt niet alleen voor frisse lucht, maar ook voor een langere levensduur van je afzuigkap.

Dus?

Een schone afzuigkap begint bij goed filteronderhoud. Het vetfilter houdt vet tegen, het koolstoffilter verwijdert geuren. Reinig het vetfilter maandelijks en vervang het koolstoffilter minstens twee keer per jaar. Zo blijft de lucht in je keuken fris, werkt de motor stiller en voorkom je onnodige slijtage of risico op brand.