ID.nl logo
Van visitekaartjes tot verzendlijsten: maak minder voor de hand liggende documenten in Word
Huis

Van visitekaartjes tot verzendlijsten: maak minder voor de hand liggende documenten in Word

Een verslag of een brief heb je natuurlijk zo gemaakt in Word. Je moet wat dieper graven als het gaat om bijvoorbeeld etiketten, visitekaartjes, invulformulieren, katernen of verzendlijsten. We leggen uit hoe je dit doet en geven praktische tips.

Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je de volgende documenten in Word kunt maken:

  • Visitekaartjes en etiketten
  • Programmaboekjes
  • Invulformulieren
  • Gepersonaliseerde brieven
  • Brochures of gidsen
  • Inhoudsopgave

Lees ook: Adobe Express: snel stijlvolle ontwerpen creëren

Microsoft Word blijft een van de meest gebruikte tekstverwerkers, ondanks de beschikbaarheid van uitstekende gratis alternatieven. Bijvoorbeeld LibreOffice Writer, dat net als Word onderdeel is van een uitgebreide kantoorsuite. Het Pareto-principe blijkt ook op Word van toepassing: 80 procent van de resultaten wordt behaald met slechts 20 procent van de functies. Dit artikel gaat dieper in op enkele minder voor de hand liggende documenttypes, waarvoor we verder kijken dan die vertrouwde 20 procent. Hoewel we niet de ruimte hebben om voor elk documenttype instructies te bieden, belichten we in elk geval de essentiële functies, aangevuld met nuttige tips. We gaan in dit artikel uit van Word als onderdeel van Microsoft 365.

Visitekaartjes en etiketten

Voor het creëren van visitekaartjes of etiketten beschikt Microsoft over handige sjablonen. Ga hiervoor naar Bestand, klik op Nieuw en voer in de zoekbalk visitekaartjes, etiketten of labels in bij Online sjablonen zoeken. Kies een passend sjabloon, neem de informatie door en klik op Maken. De sjablonen voor visitekaartjes of etiketten, vaak tien per blad, openen in Word. Wanneer je informatie, zoals een naam of adres wijzigt, past Word deze automatisch op alle kaartjes aan. Kopieer en plak de tekstvelden handmatig als dat nodig is.

Voor het toevoegen van een eigen afbeelding, zoals een logo, open je het tabblad Indeling en selecteer je bij Tabel de optie Rasterlijnen weergeven. Plaats je cursor waar je de afbeelding wilt hebben en voeg deze in via Invoegen. Klik rechts op de afbeelding en selecteer Naar voorgrond. Mogelijk moet je de afbeelding schalen om binnen het raster te passen. Voor een optimale plaatsing selecteer je Tekstterugloop / Vierkant uit het contextmenu van de afbeelding. Kopieer het logo daarna naar de andere etiketten of kaartjes. Je bent nu klaar om je ontwerp af te drukken op het geschikte papier.

Kant-en-k(l)aartjes Je kunt natuurlijk speciaal papier aanschaffen met een voorgedrukte achtergrond voor etiketten of visitekaartjes. Bekende merken, zoals Herma en Avery Zeckform, bieden naast aangepaste sjablonen ook online ontwerptools. Bezoek daarvoor de site van Herma en die van Avery.

Als voorbeeld nemen we Avery. Klik op Start Design & Print en voer de softwarecode in, die je normaal gesproken rechtsonder op de verpakking vindt. Kies een ontwerp, zo biedt Avery bij code L7163 zo’n 250 opties, en klik op Ontwerp aanpassen. Met de online editor pas je onderdelen aan of voeg je nieuwe elementen toe. Na het bewerken, ga naar Voorbeeld & Afdrukken / Nu afdrukken om je ontwerp als pdf te downloaden en te printen.

Programmaboekjes

Het samenstellen van een katern, handig voor programmaboekjes of gidsen, is in Word verrassend eenvoudig. Begin met het opmaken van je document op het standaardpapierformaat, vaak is dit A4, en let er op dat je eventuele afbeeldingen niet te groot maakt.

Ben je hiermee klaar, ga dan naar Bestand, kies Afdrukken en selecteer onderaan links Pagina-instelling. In het dialoogvenster ga je naar het tabblad Marges, selecteer je bij Meerdere pagina’s de optie Katern en stel je de Bladspiegel in op Liggend. Als je van plan bent het boekje te nieten, kun je de Rugmarge verhogen tot bijvoorbeeld 0,7 cm en eventueel de andere marges iets verkleinen. Bevestig met OK en kies voor Dubbelzijdig afdrukken - Pagina’s omslaan langs korte rand. Je printer drukt nu de pagina’s correct af.

Document gemaakt?

Printen maar!

Elementen

Het maken van een invulformulier in Word vergt wat meer voorbereiding. Begin met het activeren van het tabblad Ontwikkelaars door naar Bestand / Opties (linksonder) te gaan, kies Lint aanpassen en vink Ontwikkelaars aan in het rechterdeel bij Hoofdtabbladen. Met OK bevestig je en krijg je toegang tot dit tabblad.

Voeg in je document op de juiste plekken namen toe voor de invoervelden, zoals Naam, Adres, Geslacht. Activeer dan Ontwerpmodus op het tabblad Ontwikkelaars en kies voor elk veld een passend besturingselement, zoals tekstvelden, afbeeldingen, keuzelijsten, selectievakjes, datums of - via het pijlknopje - keuzerondjes. Gebruik voor elk besturingselement de optie Eigenschappen in de sectie Besturingselementen om ze naar behoefte aan te passen.

Aanpassingen

Bij het werken met keuzerondjes, voor een veld zoals Lid waarbij de gebruiker tussen Ja of Nee moet kiezen, ga je als volgt te werk. Selecteer een keuzerondje en klik op Eigenschappen. Vul bij Caption de tekst in, zoals Ja, en geef bij GroupName een naam op, bijvoorbeeld Lid. Doe hetzelfde voor het andere rondje, met dezelfde GroupName (Lid) maar deze keer met Nee als Caption. Om de functionaliteit te testen, schakel je de Ontwerpmodus tijdelijk uit.

Voor extra beveiliging van je formulieren, klik op Bewerking beperken op het tabblad Ontwikkelaars. Kies voor Alleen bepaalde bewerkingen in het document en selecteer Formulier invullen. Start de beveiliging door op Ja, afdwingen van beveiliging starten te klikken en een wachtwoord in te stellen. Om het formulier te bewerken nadat de beveiliging is ingeschakeld, gebruik je de optie Beveiliging stoppen, onderaan in het deelvenster Bewerking beperken, en voer je het wachtwoord in.

Pdf-invulformulier Het ontwerpen van invulformulieren in Word werkt goed zolang je binnen het docx-formaat blijft. Voor een meer universeel pdf-formaat is een andere aanpak aan te raden, aangezien directe export naar pdf vanuit Word niet zonder meer een functioneel invulformulier oplevert. Een oplossing biedt de gratis tekstverwerker LibreOffice Writer.

Start Writer, navigeer naar Formulieren en activeer de Ontwerpmodus om verschillende besturingselementen te gebruiken. Rechtsklik op een element voor aanpassingen via Eigenschappen van besturingselementen. Om de werking te testen, deactiveer je de ontwerpmodus. Ga na je ontwerp naar Bestand / Exporteren als / Exporteren als PDF, plaats een vinkje bij PDF-formulier maken en selecteer PDF bij Opmaak bevestigen.

Data

Het opstellen van een eenvoudige brief in Word is een fluitje van een cent, maar het verzenden van gepersonaliseerde brieven aan vele leden van een vereniging vergt meer werk. Gelukkig kan dit proces aanzienlijk worden geautomatiseerd, althans wanneer je alle benodigde gegevens, zoals naam, adres en lidnummer, hebt verzameld in een spreadsheet.

Begin met het invullen van kolomtitels in de bovenste rij (A1, B1, C1, ...) en plaats de bijbehorende gegevens in de rijen daaronder. Is je spreadsheet klaar, open dan Word en ga naar het tabblad Verzendlijsten. Selecteer Afdruk samenvoegen starten / Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Kies voor Brieven of - want dit kan ook - E-mailberichten. Ga verder naar Begindocument en gebruik het huidige document. Bij Adressen selecteren kies je voor Een bestaande lijst gebruiken, blader naar je Excel-bestand, laat de standaardinstellingen zoals ze zijn en bevestig tweemaal met OK. Ga dan naar Uw brief schrijven en voeg je tekst in, bijvoorbeeld: “Beste (lidnummer ; adres ). […][“.

Afwerking

Plaats de tekstcursor waar de persoonsnaam moet komen en klik in het deelvenster Afdruk samenvoegen op Meer items om het dialoogvenster Samenvoegveld te openen. Selecteer hier het veld, zoals Voornaam, en bevestig met Invoegen. Op deze wijze voeg je ook andere velden toe, zoals Achternaam, Lidnummer, Straat en Woonplaats. Je ziet nu in je document de geselecteerde veldnamen verschijnen, zoals {MERGEFIELD “Voornaam”}.

Klik in het deelvenster nu op Volgende: Briefvoorbeeld en blader via pijlknoppen bij Geadresseerde, bovenaan het deelvenster, door de verschillende records. Voltooi de samenvoeging via Volgende: Samenvoeging voltooien en kies Afzonderlijke brieven bewerken, waarbij je waarschijnlijk Alles wilt selecteren. Met OK bevestig je en worden de correcte gegevens in elke brief getoond, zodat je ze maar hoeft af te drukken en te versturen.

Om de brieven te versturen, heb je nodig ...?

Enveloppen!

Dtp

Voor het samenstellen van een brochure of gids voor je club of vereniging kun je gebruikmaken van professionele dtp-programma’s, zoals Adobe InDesign, Microsoft Publisher of het gratis Scribus. Maar ook Word biedt heel wat dtp-functies. Maak gebruik van sjablonen, thema’s (via het tabblad Ontwerpen, kies Thema’s) en stijlen (open het tabblad Start en klik op het pijlknopje bij Stijlen). Een bijzonder handige dtp-functie in Word zijn de tekstvakken.

Om een eigen tekstvak te creëren, ga je naar het tabblad Invoegen, klik je op Tekstvak en vervolgens op Tekstvak maken. Je kunt het tekstvak naar wens schalen, draaien en positioneren. Houd de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het verslepen om een tekstvak te dupliceren. Voor precieze plaatsing schakel je op het tabblad beeld best de opties Linialen en Rasterlijnen (tijdelijk) in. Het design van je tekstvak pas je eenvoudig aan door het te selecteren en op het tabblad Vormindeling een vormstijl te kiezen. Voel je vrij om te spelen met Vormopvulling, Vormcontour, Vormeffecten en Tekstterugloop.

Opvulling

Het gemak van tekstvakken in Word wordt direct duidelijk als je er tekst of afbeeldingen in plaatst; de inhoud verplaatst namelijk soepel mee met het vak. Je kunt zelfs de tekst draaien vanuit het tabblad Vormindeling, door Tekstrichting te kiezen en de tekst 90 of 270 graden te draaien. Experimenteer gerust ook met Tekstcontour en Teksteffecten. Heb je snel wat dummytekst nodig voor je experimenten, typ dan bijvoorbeeld =rand(3,4). Hiermee genereer je drie alinea’s van elk vier zinnen.

Wat tekstvakken extra interessant maakt, is dat je tekst automatisch door kunt laten lopen van het ene naar het andere vak, een veelgebruikte techniek in professioneel vormgegeven magazines. Kopieer willekeurige tekst met Ctrl+C, plak deze in het eerste tekstvak met Ctrl+V, en selecteer dit tekstvak. Ga naar Vormgeving, kies in de sectie Tekst voor Koppelen, waarna je cursor verandert in een bekericoon. Klik hiermee in het volgende tekstvak om de tekst door te laten lopen. Herhaal dit proces tot je alle tekst hebt verdeeld en rond af met Koppeling verbreken. Je zult merken: als je een tekstvak verkleint, vloeit overtollige tekst automatisch over naar het volgende vak.

Secties

Bij sommige documenten kan het gebeuren dat je een bepaalde lay-out alleen op een specifieke sectie wilt toepassen. Neem als voorbeeld het toevoegen van regelnummers. Plaats je cursor vóór het deel waar je regelnummers wilt en selecteer via het tabblad Indeling de optie Eindmarkeringen / Doorlopend. Verplaats vervolgens je cursor naar het einde van het betreffende deel en herhaal de actie. Zo creëer je een sectie die je apart kunt vormgeven.

Dit wordt zichtbaar als je bij Start, onder Alinea, tijdelijk Alles weergeven inschakelt. Klik nu ergens in de sectie ga je naar Indeling / Regelnummers / Doorlopend en pas je dit verder naar wens aan via Regelnummeropties. Om enkel deze sectie in liggende oriëntatie weer te geven, kies je Indeling / Afdrukstand / Liggend. Het betreffende tekstdeel verschijnt nu logischerwijze op een aparte pagina, en het sectie-einde wijzigt automatisch van het type Doorlopend naar Volgende pagina.

Inhoudsopgave

Bij het opstellen van omvangrijke documenten, zoals scripties of boeken, is een inhoudsopgave essentieel. Hoewel je deze handmatig kunt toevoegen via Verwijzingen / Inhoudsopgave / Handmatige inhoudsopgave, is dit tijdrovend. Door vanaf het begin consequent opmaakstijlen te gebruiken, bespaar je veel tijd. Het is raadzaam om op het tabblad Start, binnen de sectie Stijlen, de opmaakstijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort, toe te passen. Zodra je een bepaalde kopstijl gebruikt, wordt de volgende automatisch beschikbaar.

Als je document eenmaal goed is opgesteld met deze stijlen, kun je eenvoudig een inhoudsopgave genereren. Begin op een nieuwe pagina, ga naar Verwijzingen en kies bij Inhoudsopgave een geschikte lay-out. Voor verdere personalisatie, selecteer Inhoudsopgave / Aangepaste inhoudsopgave. Mocht je later wijzigingen in je document aanbrengen, zorg dan dat je de inhoudsopgave bijwerkt door bij Verwijzingen te kiezen voor Bijwerken / In zijn geheel bijwerken, zodat alle aanpassingen correct worden weergegeven in de inhoudsopgave.

Watch on YouTube
▼ Volgende artikel
Rijden met de nieuwe Renault 5: Overtreft alle verwachtingen
Mobiliteit

Rijden met de nieuwe Renault 5: Overtreft alle verwachtingen

Het is verreweg de belangrijkste auto die het merk sinds lange tijd introduceert. Met de nieuwe Renault 5 geeft het merk een flinke slinger aan zijn Renaulution. Een strategie waarmee het merk de snel veranderende automarkt met al zijn facetten omarmt. Technologie, connectiviteit en schone energie: Renault heeft een duidelijk een stip op de horizon geplaatst. De eerste kilometers achter het stuur van de nieuwe Renault 5, die vanaf 27.990 euro bestelbaar is, tonen aan dat de eerste Renaulution-vrucht een absolute gouden zet blijkt te zijn.

Download nu GRATIS het EV Duurtest-rapport 2024!

In het EV Duurtest-rapport zijn nieuwe elektrische auto's door verschillende consumenten getest. Alle resultaten vind je terug in dit digitale rapport. Door het invullen van je naam en e-mailadres meld je je aan voor ontvangst van het Kieskeurig EV Duurtest-rapport. Tevens ben je ingeschreven voor de Kieskeurig.nl EV-nieuwsbrief.

Duimpjes gegarandeerd

Begin dit jaar mocht ik er in een studio nabij Parijs al aan snuffelen. De wedergeboorte van een icoon, de nieuwe Renault 5. Goed een half jaar later staat er een knalgele (Jaune Pop) Iconic Cinq uitvoering op mij te wachten. Het merk wil met de nieuwe 5 zowel de oude generatie, zij die zich het origineel nog goed kunnen herinneren, als de jonge garde aanspreken. Een uitdaging, maar mede dankzij designtermen als 'retro futuristisch' heb ik zelden gedurende een intro zoveel enthousiaste reacties mogen ontvangen. Van jong tot oud, van surfer tot mondaine dame. De duimpjes waren haast ontelbaar!

Bekijk onderaan dit artikel een video van de nieuwe Renault 5!

©Irwin Versteegh

Standaard 18 inch

De nieuwe 5 rolt standaard op 18inch-wielen en dat geeft 'm samen met de goede proporties een sterk voorkomen. Stap ik achter het stuur, dan valt direct de lage en sportieve instap op. Ik zak weg in prima gevormd meubilair en dankzij een axiaal verstelbaar stuurwiel is een goede zitpositie snel gevonden. 

🚘Ook interessant: EV-profiel Renault Scenic E-Tech: Is de 'Auto van het Jaar 2024' écht zo goed?

©Irwin Versteegh

Andere zit dan verwacht

Toch moet ik voor de juiste ondersteuning van mijn bovenbenen net iets verder naar achteren gaan zitten. Een kantelbare zitting zou hier uitkomst bieden. Iets wat met name voor passagiers op de achterbank bovendien wat ademruimte zou verschaffen. Achter mijzelf plaatsnemen, zat er namelijk niet in. 

©Irwin Versteegh

Ontdek jouw ideale elektrische auto

Vergelijk en vind de beste deals op Kieskeurig.nl!

Ruim genoeg voor bagage

De kofferruimte blijkt ook in de praktijk prima bruikbaar. 320 liter is conform het segment en bleek ruim voldoende voor twee handbagage-reiskoffers en twee rugtassen. Staan de voorstoelen vrij ver naar achteren, dan zul je de hoofdsteunen van de achterbankleuning moeten verwijderen als je deze neer wilt klappen. 

©Irwin Versteegh

Vanaf 27.990 euro

De nieuwe Renault 5 komt er met twee accu's en voorlopig twee elektromotoren. Later volgt een derde met zo’n 90 pk. De Urban Range met 40kWh en 327 km range is leverbaar vanaf 27.990 euro. Je krijgt dan een 120 pk sterke elektromotor. De Techno-uitvoering is 2 mille duurder en de compleetste Iconic Cinq kost 31.490 euro. Voor net geen 30 mille stap je in de Comfort Range Techno. Die heeft een 52kWh batterij, een 150 pk sterke motor en een bereik van 410 kilometer volgens de WLTP-testmethode. Standaard zijn een 3-Fase 11kW boordlader, een warmtepomp en een snellaadtijd van 30 minuten. 

©Irwin Versteegh

Overtreft verwachtingen

Gedurende de dynamisch introductie heb ik zo'n 200 kilometer in het Vijfje afgelegd. Uiterst plezierige kilometers welteverstaan, want qua rijkwaliteit en plezier overtreft 'ie mijn verwachtingen. De 5 is zo wendbaar als een dartele poedel! De zeer directe (soms iets te directe) stuurinstallatie zorgt met het lage zwaartepunt van het gloednieuwe – toegewijd EV – AmpR Small platform voor een middenmotor-achtige ervaring. De 5 bijt zich in elke bocht vast, voelt fantastisch wendbaar en mede dankzij – uniek in deze klasse – een mooie Multilink-ophanging voor de achteras ligt de grens ver voorbij die van plezier.

©Irwin Versteegh

MINI-rijders kunnen naar Renault

En dit alles in combinatie met een verrassend verfijnde rijervaring. Binnen de bebouwde kom is-ie verre van 'te stug' en ondanks dat 'ie op een verkeersdrempel soms iets vergevingsgezinder zou mogen zijn, stoort dit niet. De nieuwe 5 blijkt op dit vlak zo goed, dat 'ie zelfs MINI-rijders zou weten te overtuigen. Zeker ook gezien het feit dat hij zich op de snelweg bovendien ontpopt als een fijne cruiser met een C-segment-waardige geluidsisolatie. 

Meer weten over de nieuwe Renault 5? Bekijk dan de video van InstaAutoVlog. 

Watch on YouTube

 

▼ Volgende artikel
Scherm delen via WhatsApp: zo werkt het
Huis

Scherm delen via WhatsApp: zo werkt het

Net zoals je op de pc je scherm kunt delen met een tool als TeamViewer, kun je ook je scherm delen via WhatsApp. Dit lukt zowel in een een-op-eengesprek als in een groepsgesprek. Handig als je iets op je smartphone wilt laten zien of uitleggen.

In drie eenvoudige stappen laten we zien hoe je in WhatsApp je scherm kunt delen, zodat je iets aan een ander kunt laten zien:

  • Videogesprek starten
  • Scherm delen
  • Delen stoppen

Lees ook: Privacy op WhatsApp beschermen: zo doe je dat

1 Videogesprek

Deze functie werkt zowel op de Android-, iOS- als Windows-app, maar alleen als je een videogesprek bent gestart. De optie werkt dus niet tijdens WhatsApp-spraakgesprekken. Heb je een Android-telefoon dan kun je overigens probleemloos je scherm delen met iemand met een iPhone en andersom. Houd er wel rekening mee dat alles wat op je scherm te zien is, zichtbaar wordt voor je gesprekspartner. Kijk dus uit als er bijvoorbeeld bankgegevens, foto’s of andere gevoelige informatie op het scherm staan. Net als de berichten en oproepen, versleutelt WhatsApp de inhoud van schermdeling voor extra beveiliging.

2 Laat de ander meekijken

Nieuw is dat je nu ook de audio van je smartphone op die manier kunt delen. Start een videogesprek op de gebruikelijke manier en je ziet onderaan bij de bedieningsknoppen een pictogram met drie horizontale stippen: tik hierop en klik op Deel scherm (iOS) of Scherm delen (Android). Vervolgens verschijnt er een korte uitleg van deze functie. Ga door en tik op Start uitzending (iOS) of Nu starten (Android). Hierdoor wordt de schermdeling gestart; vanaf nu kan de ander alles volgen wat er bij jou op je scherm gebeurt. Zo kun je bijvoorbeeld teruggaan naar het homescreen en ook andere apps openen terwijl de ander meekijkt. Wanneer je dit scherm verlaat, keer je terug naar het videogesprek in WhatsApp.

Handig om te weten! Ken je deze 8 handigheidjes in WhatsApp al?

3 Schermdeling stoppen

Ook iedereen die deelneemt aan een groepsvideogesprek kan een schermdeling-sessie starten. Er kan echter maar één persoon tegelijk zijn scherm delen. Om op een Android-telefoon te stoppen met delen, keer je terug naar het WhatsApp-videogesprek en tik je op Stoppen met delen. Op de iPhone tik je op het groene pictogram in de linkerbovenhoek van de statusbalk van de iPhone. Daarna tik je op de rode knop in het centrum van het scherm.

Watch on YouTube