Een verslag of een brief heb je natuurlijk zo gemaakt in Word. Je moet wat dieper graven als het gaat om bijvoorbeeld etiketten, visitekaartjes, invulformulieren, katernen of verzendlijsten. We leggen uit hoe je dit doet en geven praktische tips.

Microsoft Word blijft een van de meest gebruikte tekstverwerkers, ondanks de beschikbaarheid van uitstekende gratis alternatieven. Bijvoorbeeld LibreOffice Writer, dat net als Word onderdeel is van een uitgebreide kantoorsuite. Het Pareto-principe blijkt ook op Word van toepassing: 80 procent van de resultaten wordt behaald met slechts 20 procent van de functies. Dit artikel gaat dieper in op enkele minder voor de hand liggende documenttypes, waarvoor we verder kijken dan die vertrouwde 20 procent. Hoewel we niet de ruimte hebben om voor elk documenttype instructies te bieden, belichten we in elk geval de essentiële functies, aangevuld met nuttige tips. We gaan in dit artikel uit van Word als onderdeel van Microsoft 365.

Visitekaartjes en etiketten

Voor het creëren van visitekaartjes of etiketten beschikt Microsoft over handige sjablonen. Ga hiervoor naar Bestand, klik op Nieuw en voer in de zoekbalk visitekaartjes, etiketten of labels in bij Online sjablonen zoeken. Kies een passend sjabloon, neem de informatie door en klik op Maken. De sjablonen voor visitekaartjes of etiketten, vaak tien per blad, openen in Word. Wanneer je informatie, zoals een naam of adres wijzigt, past Word deze automatisch op alle kaartjes aan. Kopieer en plak de tekstvelden handmatig als dat nodig is.

Voor het toevoegen van een eigen afbeelding, zoals een logo, open je het tabblad Indeling en selecteer je bij Tabel de optie Rasterlijnen weergeven. Plaats je cursor waar je de afbeelding wilt hebben en voeg deze in via Invoegen. Klik rechts op de afbeelding en selecteer Naar voorgrond. Mogelijk moet je de afbeelding schalen om binnen het raster te passen. Voor een optimale plaatsing selecteer je Tekstterugloop / Vierkant uit het contextmenu van de afbeelding. Kopieer het logo daarna naar de andere etiketten of kaartjes. Je bent nu klaar om je ontwerp af te drukken op het geschikte papier.

Programmaboekjes

Het samenstellen van een katern, handig voor programmaboekjes of gidsen, is in Word verrassend eenvoudig. Begin met het opmaken van je document op het standaardpapierformaat, vaak is dit A4, en let er op dat je eventuele afbeeldingen niet te groot maakt.

Ben je hiermee klaar, ga dan naar Bestand, kies Afdrukken en selecteer onderaan links Pagina-instelling. In het dialoogvenster ga je naar het tabblad Marges, selecteer je bij Meerdere pagina’s de optie Katern en stel je de Bladspiegel in op Liggend. Als je van plan bent het boekje te nieten, kun je de Rugmarge verhogen tot bijvoorbeeld 0,7 cm en eventueel de andere marges iets verkleinen. Bevestig met OK en kies voor Dubbelzijdig afdrukken - Pagina’s omslaan langs korte rand. Je printer drukt nu de pagina’s correct af.

Elementen

Het maken van een invulformulier in Word vergt wat meer voorbereiding. Begin met het activeren van het tabblad Ontwikkelaars door naar Bestand / Opties (linksonder) te gaan, kies Lint aanpassen en vink Ontwikkelaars aan in het rechterdeel bij Hoofdtabbladen. Met OK bevestig je en krijg je toegang tot dit tabblad.

Voeg in je document op de juiste plekken namen toe voor de invoervelden, zoals Naam, Adres, Geslacht. Activeer dan Ontwerpmodus op het tabblad Ontwikkelaars en kies voor elk veld een passend besturingselement, zoals tekstvelden, afbeeldingen, keuzelijsten, selectievakjes, datums of - via het pijlknopje - keuzerondjes. Gebruik voor elk besturingselement de optie Eigenschappen in de sectie Besturingselementen om ze naar behoefte aan te passen.

Aanpassingen

Bij het werken met keuzerondjes, voor een veld zoals Lid waarbij de gebruiker tussen Ja of Nee moet kiezen, ga je als volgt te werk. Selecteer een keuzerondje en klik op Eigenschappen. Vul bij Caption de tekst in, zoals Ja, en geef bij GroupName een naam op, bijvoorbeeld Lid. Doe hetzelfde voor het andere rondje, met dezelfde GroupName (Lid) maar deze keer met Nee als Caption. Om de functionaliteit te testen, schakel je de Ontwerpmodus tijdelijk uit.

Voor extra beveiliging van je formulieren, klik op Bewerking beperken op het tabblad Ontwikkelaars. Kies voor Alleen bepaalde bewerkingen in het document en selecteer Formulier invullen. Start de beveiliging door op Ja, afdwingen van beveiliging starten te klikken en een wachtwoord in te stellen. Om het formulier te bewerken nadat de beveiliging is ingeschakeld, gebruik je de optie Beveiliging stoppen, onderaan in het deelvenster Bewerking beperken, en voer je het wachtwoord in.

Data

Het opstellen van een eenvoudige brief in Word is een fluitje van een cent, maar het verzenden van gepersonaliseerde brieven aan vele leden van een vereniging vergt meer werk. Gelukkig kan dit proces aanzienlijk worden geautomatiseerd, althans wanneer je alle benodigde gegevens, zoals naam, adres en lidnummer, hebt verzameld in een spreadsheet.

Begin met het invullen van kolomtitels in de bovenste rij (A1, B1, C1, ...) en plaats de bijbehorende gegevens in de rijen daaronder. Is je spreadsheet klaar, open dan Word en ga naar het tabblad Verzendlijsten. Selecteer Afdruk samenvoegen starten / Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Kies voor Brieven of - want dit kan ook - E-mailberichten. Ga verder naar Begindocument en gebruik het huidige document. Bij Adressen selecteren kies je voor Een bestaande lijst gebruiken, blader naar je Excel-bestand, laat de standaardinstellingen zoals ze zijn en bevestig tweemaal met OK. Ga dan naar Uw brief schrijven en voeg je tekst in, bijvoorbeeld: “Beste (lidnummer ; adres ). […][“.

Afwerking

Plaats de tekstcursor waar de persoonsnaam moet komen en klik in het deelvenster Afdruk samenvoegen op Meer items om het dialoogvenster Samenvoegveld te openen. Selecteer hier het veld, zoals Voornaam, en bevestig met Invoegen. Op deze wijze voeg je ook andere velden toe, zoals Achternaam, Lidnummer, Straat en Woonplaats. Je ziet nu in je document de geselecteerde veldnamen verschijnen, zoals {MERGEFIELD “Voornaam”}.

Klik in het deelvenster nu op Volgende: Briefvoorbeeld en blader via pijlknoppen bij Geadresseerde, bovenaan het deelvenster, door de verschillende records. Voltooi de samenvoeging via Volgende: Samenvoeging voltooien en kies Afzonderlijke brieven bewerken, waarbij je waarschijnlijk Alles wilt selecteren. Met OK bevestig je en worden de correcte gegevens in elke brief getoond, zodat je ze maar hoeft af te drukken en te versturen.

Dtp

Voor het samenstellen van een brochure of gids voor je club of vereniging kun je gebruikmaken van professionele dtp-programma’s, zoals Adobe InDesign, Microsoft Publisher of het gratis Scribus. Maar ook Word biedt heel wat dtp-functies. Maak gebruik van sjablonen, thema’s (via het tabblad Ontwerpen, kies Thema’s) en stijlen (open het tabblad Start en klik op het pijlknopje bij Stijlen). Een bijzonder handige dtp-functie in Word zijn de tekstvakken.

Om een eigen tekstvak te creëren, ga je naar het tabblad Invoegen, klik je op Tekstvak en vervolgens op Tekstvak maken. Je kunt het tekstvak naar wens schalen, draaien en positioneren. Houd de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het verslepen om een tekstvak te dupliceren. Voor precieze plaatsing schakel je op het tabblad beeld best de opties Linialen en Rasterlijnen (tijdelijk) in. Het design van je tekstvak pas je eenvoudig aan door het te selecteren en op het tabblad Vormindeling een vormstijl te kiezen. Voel je vrij om te spelen met Vormopvulling, Vormcontour, Vormeffecten en Tekstterugloop.

Opvulling

Het gemak van tekstvakken in Word wordt direct duidelijk als je er tekst of afbeeldingen in plaatst; de inhoud verplaatst namelijk soepel mee met het vak. Je kunt zelfs de tekst draaien vanuit het tabblad Vormindeling, door Tekstrichting te kiezen en de tekst 90 of 270 graden te draaien. Experimenteer gerust ook met Tekstcontour en Teksteffecten. Heb je snel wat dummytekst nodig voor je experimenten, typ dan bijvoorbeeld =rand(3,4). Hiermee genereer je drie alinea’s van elk vier zinnen.

Wat tekstvakken extra interessant maakt, is dat je tekst automatisch door kunt laten lopen van het ene naar het andere vak, een veelgebruikte techniek in professioneel vormgegeven magazines. Kopieer willekeurige tekst met Ctrl+C, plak deze in het eerste tekstvak met Ctrl+V, en selecteer dit tekstvak. Ga naar Vormgeving, kies in de sectie Tekst voor Koppelen, waarna je cursor verandert in een bekericoon. Klik hiermee in het volgende tekstvak om de tekst door te laten lopen. Herhaal dit proces tot je alle tekst hebt verdeeld en rond af met Koppeling verbreken. Je zult merken: als je een tekstvak verkleint, vloeit overtollige tekst automatisch over naar het volgende vak.

Secties

Bij sommige documenten kan het gebeuren dat je een bepaalde lay-out alleen op een specifieke sectie wilt toepassen. Neem als voorbeeld het toevoegen van regelnummers. Plaats je cursor vóór het deel waar je regelnummers wilt en selecteer via het tabblad Indeling de optie Eindmarkeringen / Doorlopend. Verplaats vervolgens je cursor naar het einde van het betreffende deel en herhaal de actie. Zo creëer je een sectie die je apart kunt vormgeven.

Dit wordt zichtbaar als je bij Start, onder Alinea, tijdelijk Alles weergeven inschakelt. Klik nu ergens in de sectie ga je naar Indeling / Regelnummers / Doorlopend en pas je dit verder naar wens aan via Regelnummeropties. Om enkel deze sectie in liggende oriëntatie weer te geven, kies je Indeling / Afdrukstand / Liggend. Het betreffende tekstdeel verschijnt nu logischerwijze op een aparte pagina, en het sectie-einde wijzigt automatisch van het type Doorlopend naar Volgende pagina.

Inhoudsopgave

Bij het opstellen van omvangrijke documenten, zoals scripties of boeken, is een inhoudsopgave essentieel. Hoewel je deze handmatig kunt toevoegen via Verwijzingen / Inhoudsopgave / Handmatige inhoudsopgave, is dit tijdrovend. Door vanaf het begin consequent opmaakstijlen te gebruiken, bespaar je veel tijd. Het is raadzaam om op het tabblad Start, binnen de sectie Stijlen, de opmaakstijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort, toe te passen. Zodra je een bepaalde kopstijl gebruikt, wordt de volgende automatisch beschikbaar.

Als je document eenmaal goed is opgesteld met deze stijlen, kun je eenvoudig een inhoudsopgave genereren. Begin op een nieuwe pagina, ga naar Verwijzingen en kies bij Inhoudsopgave een geschikte lay-out. Voor verdere personalisatie, selecteer Inhoudsopgave / Aangepaste inhoudsopgave. Mocht je later wijzigingen in je document aanbrengen, zorg dan dat je de inhoudsopgave bijwerkt door bij Verwijzingen te kiezen voor Bijwerken / In zijn geheel bijwerken, zodat alle aanpassingen correct worden weergegeven in de inhoudsopgave.

Odido schudt de markt van vast internet voor thuis op met Klik&Klaar, een dienst van 25 euro per maand die 5G-signaal omzet naar wifi voor al je apparaten. Klik&Klaar is zo een alternatief voor internet via de kabel of glasvezel, en waarschijnlijk ook goedkoper dan wat je nu betaalt voor bekabeld internet. Wij hebben Klik&Klaar een maand getest in een appartement en delen de plus- en minpunten van de dienst met je.

De eerste plus is de prijs. Met 25 euro per maand is Klik&Klaar lekker betaalbaar. Heb je al een geselecteerd mobiel abonnement van Odido, dan betaal je slechts 20 euro per maand voor Klik&Klaar. De dienst is maandelijks opzegbaar, waardoor je lekker flexibel bent.

Het bestellen via de Odido-website is eenvoudig en we ontvingen het pakket na twee werkdagen thuis, in ons appartement in Castricum. In de doos vind je een Zyxel 5G-modem en een 5G-simkaart, die je in de router stopt om internet te ontvangen. Het blijft fascinerend hoe je al je apparaten van wifi kunt voorzien dankzij een simkaartje ter grootte van je nagel.

©Rens Blom

Het simkaartje dat je bij de router krijgt.

Installatie

Om Klik&Klaar te installeren, download je de gratis Klik&Klaar-app op je iPhone of Android-smartphone. Die loodst je binnen het beloofde kwartiertje door de installatie heen. De app laat duidelijk zien waar je de router het beste kunt neerzetten. Neem die instructies serieus, want weggestopt in een hoek ontvangt de router geen goed internetsignaal en heb je dus ook weinig aan de dienst. Na de eenvoudige installatie geef je je wifinetwerk een naam en verbind je je apparaten. Vervolgens zijn je smartphone, computer, tablet, smart-tv en andere gadgets online. Je hebt onbeperkt internet op de hoogst mogelijke snelheid, zoals je gewend bent van internet voor thuis.

©Rens Blom

De installatie van Klik&Klaar is eenvoudig.

Ervaringen

Na ruim een maand gebruik zijn we over het algemeen erg tevreden over Odido Klik&Klaar, maar sturen we de router toch terug. Dat ligt niet aan de internetsnelheden. Odido belooft via deze dekkingskaart dat de router op ons adres een snelheid van 300 Mbit/s of meer biedt en dat klopt. In de woonkamer – waar de router voor het raam staat – halen we tussen de 300 en 600 Mbps download en 70 tot 200 Mbps upload. Dat zijn uitstekende snelheden. In andere kamers, verder weg van de router, halen we nog steeds meer dan 100/50 Mbps. Netjes.

Ons probleem met Odido Klik&Klaar is de betrouwbaarheid. Niet alleen viel de router in een maand twee keer uit (om na een herstart weer te functioneren), tijdens flinke regenbuien en een najaarsstorm had de router grote moeite om een stabiel thuisnetwerk te bieden. Dipjes in het wifisignaal verstoorden onze videobelvergaderingen, onderbraken de muziek uit de Sonos-speakers en lieten onze telefoons af en toe automatisch overschakelen naar het mobiele netwerk. Ongemakken die we tijdens slecht weer niet ervaren via een vaste internetverbinding, en ongemakken waar we niet op zitten te wachten in het gure Nederland.

©Rens Blom

De Klik&Klaar-router uit de doos.

Goed om te weten: de router heeft twee 2,5Gbit/s-ethernetpoorten om apparaten bekabeld aan te sluiten. Wij hebben de smart-tv rechtstreeks aangesloten en de andere poort verbonden met een switch. De smart-tv heeft tijdens het kijken van Videoland, YouTube en NPO Plus nooit problemen met zijn internetverbinding gehad, ook niet tijdens slecht weer.  

Wifirepeaters

Voor een volledige test hebben we ook twee wifirepeaters van Odido Klik&Klaar besteld. Die heten Wifipunten, zijn optioneel en kosten 2,50 euro per stuk per maand. Je huurt ze en moet ze als ze niet bevallen of bij het stoppen van Klik&Klaar dus terugsturen.

©Rens Blom

©Rens Blom

De installatie van de Wifipunten.

Onze ervaringen met de kleine repeaters, die je neerzet in de vensterbank of op je bureau, zijn gemengd. Enerzijds verbeteren ze het wifisignaal in ons appartement duidelijk. Op onze werkplek, een vide boven de keuken/woonkamer en net buiten de directe zichtlijn van de router in de woonkamer, haalden we via router een downloadsnelheid van 270 Mbps en een uploadsnelheid van 120 Mbps. Na het installeren van een wifirepeater op de wifi, met bijna een zichtlijn op de router, schoot de downloadsnelheid omhoog naar 425 tot 616 Mbps – op basis van vier tests verspreid over een uur. De uploadsnelheid bedroeg bij deze tests 107 tot 110 Mbps en verbeterde dus niet ten opzichte van de oude situatie.

©Rens Blom

Een snelheidstest na het koppelen van een wifirepeater.

Een Wifipunt-wifirepeater heeft twee 2,5Gbit/s-lanpoorten om apparatuur bekabeld aan te sluiten. Onze computer op de werkplek tikte bekabeld op de repeater vrijwel dezelfde snelheden aan als via de wifi.

©Rens Blom

De wifirepeater is handzaam en daarom op veel plekken neer te zetten.

Opmerkelijk is dat heel wat van onze apparaten in de war raakten van de Wifipunten. Smartphones, laptops en tablets leken soms niet meer te weten met welk wifipunt (router, wifipunt één of wifipunt twee) ze het beste konden verbinden, wat leidde tot verbindingsproblemen. Dat terwijl we de repeaters geïnstalleerd hebben volgens de instructies van deKlik&Klaar-app, die in de weken erna steevast aangaf dat ons wifinetwerk er keurig uitzag. Na het verwijderen van de Wifipunten waren de verbindingsproblemen ook opgelost.

©Rens Blom

Conclusie

Odido Klik&Klaar is kinderlijk eenvoudig te installeren, is – afhankelijk van je locatie – razendsnel en werkt over het algemeen goed. De verbindingsproblemen tijdens slecht weer zijn ons wel tegengevallen. Dit is voor ons reden om te blijven bij de stabielere vaste internetaansluiting in onze woning. Klik&Klaar lijkt ons wel ideaal voor een campingstandplaats, vakantiehuisje of andere plek zonder (betaalbare) vaste internetaansluiting.

Met iOS 18 krijg je toegang tot functies die eerder niet mogelijk waren, waardoor je je smartphone nog persoonlijker kunt maken. Ook de Notities-app heeft een update gekregen, zodat je teksten nu veel makkelijker kunt organiseren.

Lees ook: Personaliseer je iPhone: zo pas je in iOS 18 het beginscherm aan

De Notities-app van iOS 18 is onder handen genomen. Daardoor moet het ook gemakkelijker worden om bepaalde informatie terug te vinden. Als je een lange tekst in de app hebt geschreven, dan kan het lastig zijn om een specifieke passage op te zoeken, zelfs wanneer je al koppen en tussenkopjes hebt gebruikt om je tekst te structureren. Maar met iOS 18 is dat makkelijker geworden. Je kunt nu namelijk de kopjes – en daarmee de tekst die daarbij hoort – inklappen en uitvouwen wanneer je wilt.

Zodoende moet je veel sneller door je eigen werk heen kunnen. Wanneer je zo'n kop inklapt, verdwijnt de alinea die daarmee geassocieerd wordt. In beeld verschijnt dan een kleine pijl naast de betreffende kop. Als je daar op tikt, dan komt de alinea tevoorschijn. In dit artikel leggen we uit hoe je de koppen inklapbaar maakt en hoe je ze daarna ook weer kunt uitklappen. Heel moeilijk is het niet, maar je moet wel even weten waar het staat.

Inklapbare koppen voor Notities

Open de Notities-app op je iPhone, zodra je die hebt geüpdatet naar iOS 18. Je kunt nu een notitie selecteren en openen (eventueel vanuit een map), of een nieuwe aanmaken. Dat laatste doe je door rechts onderin op het knopje te drukken dat lijkt op een potlood in een vierkant. Maak de tekst op zoals je dat altijd zou doen en voeg de koppen toe die je wilt gebruiken. Koppen maak je aan door een regel te selecteren en onderin, op de balk met opties, op Aa te klikken. Zie je deze balk niet? Klik dan op het plusicoon.

Aa is de opmaakknop. Daarmee bepaal je wat voor type tekst het is: een titel, koptekst, subkop of hoofdtekst. Selecteer nu Koptekst of Subkop. Links van de (sub)kop zie je nu een pijltje staan, dat naar beneden gericht is. Dat betekent dat deze sectie uitgeklapt is. Als je op het pijltje tikt, kun je de alinea inklappen, zodat deze uit beeld verdwijnt. Klik je er nogmaals op, dan komt de alinea weer tevoorschijn.

Tot slot is het mogelijk de tekst, in welke opmaakvorm dan ook, van kleurtjes te voorzien. Selecteer dan wederom een regel of alinea, tik als dat nodig is op plus, dan op Aa en tik rechts op de kleurknop (bij ons staat die standaard op paars).