Een verslag of een brief heb je natuurlijk zo gemaakt in Word. Je moet wat dieper graven als het gaat om bijvoorbeeld etiketten, visitekaartjes, invulformulieren, katernen of verzendlijsten. We leggen uit hoe je dit doet en geven praktische tips.

Microsoft Word blijft een van de meest gebruikte tekstverwerkers, ondanks de beschikbaarheid van uitstekende gratis alternatieven. Bijvoorbeeld LibreOffice Writer, dat net als Word onderdeel is van een uitgebreide kantoorsuite. Het Pareto-principe blijkt ook op Word van toepassing: 80 procent van de resultaten wordt behaald met slechts 20 procent van de functies. Dit artikel gaat dieper in op enkele minder voor de hand liggende documenttypes, waarvoor we verder kijken dan die vertrouwde 20 procent. Hoewel we niet de ruimte hebben om voor elk documenttype instructies te bieden, belichten we in elk geval de essentiële functies, aangevuld met nuttige tips. We gaan in dit artikel uit van Word als onderdeel van Microsoft 365.

Visitekaartjes en etiketten

Voor het creëren van visitekaartjes of etiketten beschikt Microsoft over handige sjablonen. Ga hiervoor naar Bestand, klik op Nieuw en voer in de zoekbalk visitekaartjes, etiketten of labels in bij Online sjablonen zoeken. Kies een passend sjabloon, neem de informatie door en klik op Maken. De sjablonen voor visitekaartjes of etiketten, vaak tien per blad, openen in Word. Wanneer je informatie, zoals een naam of adres wijzigt, past Word deze automatisch op alle kaartjes aan. Kopieer en plak de tekstvelden handmatig als dat nodig is.

Voor het toevoegen van een eigen afbeelding, zoals een logo, open je het tabblad Indeling en selecteer je bij Tabel de optie Rasterlijnen weergeven. Plaats je cursor waar je de afbeelding wilt hebben en voeg deze in via Invoegen. Klik rechts op de afbeelding en selecteer Naar voorgrond. Mogelijk moet je de afbeelding schalen om binnen het raster te passen. Voor een optimale plaatsing selecteer je Tekstterugloop / Vierkant uit het contextmenu van de afbeelding. Kopieer het logo daarna naar de andere etiketten of kaartjes. Je bent nu klaar om je ontwerp af te drukken op het geschikte papier.

Programmaboekjes

Het samenstellen van een katern, handig voor programmaboekjes of gidsen, is in Word verrassend eenvoudig. Begin met het opmaken van je document op het standaardpapierformaat, vaak is dit A4, en let er op dat je eventuele afbeeldingen niet te groot maakt.

Ben je hiermee klaar, ga dan naar Bestand, kies Afdrukken en selecteer onderaan links Pagina-instelling. In het dialoogvenster ga je naar het tabblad Marges, selecteer je bij Meerderepagina’s de optie Katern en stel je de Bladspiegel in op Liggend. Als je van plan bent het boekje te nieten, kun je de Rugmarge verhogen tot bijvoorbeeld 0,7 cm en eventueel de andere marges iets verkleinen. Bevestig met OK en kies voor Dubbelzijdig afdrukken - Pagina’s omslaan langs korte rand. Je printer drukt nu de pagina’s correct af.

Elementen

Het maken van een invulformulier in Word vergt wat meer voorbereiding. Begin met het activeren van het tabblad Ontwikkelaars door naar Bestand / Opties (linksonder) te gaan, kies Lint aanpassen en vink Ontwikkelaars aan in het rechterdeel bij Hoofdtabbladen. Met OK bevestig je en krijg je toegang tot dit tabblad.

Voeg in je document op de juiste plekken namen toe voor de invoervelden, zoals Naam, Adres, Geslacht. Activeer dan Ontwerpmodus op het tabblad Ontwikkelaars en kies voor elk veld een passend besturingselement, zoals tekstvelden, afbeeldingen, keuzelijsten, selectievakjes, datums of - via het pijlknopje - keuzerondjes. Gebruik voor elk besturingselement de optie Eigenschappen in de sectie Besturingselementen om ze naar behoefte aan te passen.

Aanpassingen

Bij het werken met keuzerondjes, voor een veld zoals Lid waarbij de gebruiker tussen Ja of Nee moet kiezen, ga je als volgt te werk. Selecteer een keuzerondje en klik op Eigenschappen. Vul bij Caption de tekst in, zoals Ja, en geef bij GroupName een naam op, bijvoorbeeld Lid. Doe hetzelfde voor het andere rondje, met dezelfde GroupName (Lid) maar deze keer met Nee als Caption. Om de functionaliteit te testen, schakel je de Ontwerpmodus tijdelijk uit.

Voor extra beveiliging van je formulieren, klik op Bewerking beperken op het tabblad Ontwikkelaars. Kies voor Alleen bepaalde bewerkingen in het document en selecteer Formulier invullen. Start de beveiliging door op Ja, afdwingen van beveiliging starten te klikken en een wachtwoord in te stellen. Om het formulier te bewerken nadat de beveiliging is ingeschakeld, gebruik je de optie Beveiliging stoppen, onderaan in het deelvenster Bewerking beperken, en voer je het wachtwoord in.

Data

Het opstellen van een eenvoudige brief in Word is een fluitje van een cent, maar het verzenden van gepersonaliseerde brieven aan vele leden van een vereniging vergt meer werk. Gelukkig kan dit proces aanzienlijk worden geautomatiseerd, althans wanneer je alle benodigde gegevens, zoals naam, adres en lidnummer, hebt verzameld in een spreadsheet.

Begin met het invullen van kolomtitels in de bovenste rij (A1, B1, C1, ...) en plaats de bijbehorende gegevens in de rijen daaronder. Is je spreadsheet klaar, open dan Word en ga naar het tabblad Verzendlijsten. Selecteer Afdruk samenvoegen starten/ Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Kies voor Brieven of - want dit kan ook - E-mailberichten. Ga verder naar Begindocument en gebruik het huidige document. Bij Adressen selecteren kies je voor Een bestaande lijst gebruiken, blader naar je Excel-bestand, laat de standaardinstellingen zoals ze zijn en bevestig tweemaal met OK. Ga dan naar Uw brief schrijven en voeg je tekst in, bijvoorbeeld: “Beste (lidnummer ; adres ). […][“.

Afwerking

Plaats de tekstcursor waar de persoonsnaam moet komen en klik in het deelvenster Afdruk samenvoegen op Meer items om het dialoogvenster Samenvoegveld te openen. Selecteer hier het veld, zoals Voornaam, en bevestig met Invoegen. Op deze wijze voeg je ook andere velden toe, zoals Achternaam, Lidnummer, Straat en Woonplaats. Je ziet nu in je document de geselecteerde veldnamen verschijnen, zoals {MERGEFIELD “Voornaam”}.

Klik in het deelvenster nu op Volgende: Briefvoorbeeld en blader via pijlknoppen bij Geadresseerde, bovenaan het deelvenster, door de verschillende records. Voltooi de samenvoeging via Volgende: Samenvoegingvoltooien en kies Afzonderlijke brieven bewerken, waarbij je waarschijnlijk Alles wilt selecteren. Met OK bevestig je en worden de correcte gegevens in elke brief getoond, zodat je ze maar hoeft af te drukken en te versturen.

Dtp

Voor het samenstellen van een brochure of gids voor je club of vereniging kun je gebruikmaken van professionele dtp-programma’s, zoals Adobe InDesign, Microsoft Publisher of het gratis Scribus. Maar ook Word biedt heel wat dtp-functies. Maak gebruik van sjablonen, thema’s (via het tabblad Ontwerpen, kies Thema’s) en stijlen (open het tabblad Start en klik op het pijlknopje bij Stijlen). Een bijzonder handige dtp-functie in Word zijn de tekstvakken.

Om een eigen tekstvak te creëren, ga je naar het tabblad Invoegen, klik je op Tekstvak en vervolgens op Tekstvak maken. Je kunt het tekstvak naar wens schalen, draaien en positioneren. Houd de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het verslepen om een tekstvak te dupliceren. Voor precieze plaatsing schakel je op het tabblad beeld best de opties Linialen en Rasterlijnen (tijdelijk) in. Het design van je tekstvak pas je eenvoudig aan door het te selecteren en op het tabblad Vormindeling een vormstijl te kiezen. Voel je vrij om te spelen met Vormopvulling, Vormcontour, Vormeffecten en Tekstterugloop.

Opvulling

Het gemak van tekstvakken in Word wordt direct duidelijk als je er tekst of afbeeldingen in plaatst; de inhoud verplaatst namelijk soepel mee met het vak. Je kunt zelfs de tekst draaien vanuit het tabblad Vormindeling, door Tekstrichting te kiezen en de tekst 90 of 270 graden te draaien. Experimenteer gerust ook met Tekstcontour en Teksteffecten. Heb je snel wat dummytekst nodig voor je experimenten, typ dan bijvoorbeeld =rand(3,4). Hiermee genereer je drie alinea’s van elk vier zinnen.

Wat tekstvakken extra interessant maakt, is dat je tekst automatisch door kunt laten lopen van het ene naar het andere vak, een veelgebruikte techniek in professioneel vormgegeven magazines. Kopieer willekeurige tekst met Ctrl+C, plak deze in het eerste tekstvak met Ctrl+V, en selecteer dit tekstvak. Ga naar Vormgeving, kies in de sectie Tekst voor Koppelen, waarna je cursor verandert in een bekericoon. Klik hiermee in het volgende tekstvak om de tekst door te laten lopen. Herhaal dit proces tot je alle tekst hebt verdeeld en rond af met Koppeling verbreken. Je zult merken: als je een tekstvak verkleint, vloeit overtollige tekst automatisch over naar het volgende vak.

Secties

Bij sommige documenten kan het gebeuren dat je een bepaalde lay-out alleen op een specifieke sectie wilt toepassen. Neem als voorbeeld het toevoegen van regelnummers. Plaats je cursor vóór het deel waar je regelnummers wilt en selecteer via het tabblad Indeling de optie Eindmarkeringen / Doorlopend. Verplaats vervolgens je cursor naar het einde van het betreffende deel en herhaal de actie. Zo creëer je een sectie die je apart kunt vormgeven.

Dit wordt zichtbaar als je bij Start, onder Alinea, tijdelijk Allesweergeven inschakelt. Klik nu ergens in de sectie ga je naar Indeling / Regelnummers / Doorlopend en pas je dit verder naar wens aan via Regelnummeropties. Om enkel deze sectie in liggende oriëntatie weer te geven, kies je Indeling / Afdrukstand/ Liggend. Het betreffende tekstdeel verschijnt nu logischerwijze op een aparte pagina, en het sectie-einde wijzigt automatisch van het type Doorlopend naar Volgende pagina.

Inhoudsopgave

Bij het opstellen van omvangrijke documenten, zoals scripties of boeken, is een inhoudsopgave essentieel. Hoewel je deze handmatig kunt toevoegen via Verwijzingen / Inhoudsopgave / Handmatige inhoudsopgave, is dit tijdrovend. Door vanaf het begin consequent opmaakstijlen te gebruiken, bespaar je veel tijd. Het is raadzaam om op het tabblad Start, binnen de sectie Stijlen, de opmaakstijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort, toe te passen. Zodra je een bepaalde kopstijl gebruikt, wordt de volgende automatisch beschikbaar.

Als je document eenmaal goed is opgesteld met deze stijlen, kun je eenvoudig een inhoudsopgave genereren. Begin op een nieuwe pagina, ga naar Verwijzingen en kies bij Inhoudsopgave een geschikte lay-out. Voor verdere personalisatie, selecteer Inhoudsopgave / Aangepaste inhoudsopgave. Mocht je later wijzigingen in je document aanbrengen, zorg dan dat je de inhoudsopgave bijwerkt door bij Verwijzingen te kiezen voor Bijwerken / In zijn geheel bijwerken, zodat alle aanpassingen correct worden weergegeven in de inhoudsopgave.

Sta je er weleens bij stil dat je gemiddeld zo’n twee uur per week op het toilet doorbrengt? Dan is het wel zo prettig als die ruimte fris en hygiënisch is. Alleen… niemand staat te springen om urenlang met schoonmaakmiddelen in de weer te zijn. Goed nieuws: dat hoeft ook helemaal niet. Met een paar slimme trucs is je wc in no-time blinkend schoon. Dit zijn tien praktische tips die je zonder moeite in je routine kunt opnemen.

Lees ook: Een frisse douche: zo kom je van een stinkend doucheputje af

1: Alles-in-één wc-reiniger: simpel en effectief

Een alles-in-één reiniger is je beste vriend als je weinig tijd hebt. Deze middelen combineren schoonmaken en desinfecteren in één fles, waardoor je met één handeling klaar bent. Breng de vloeistof aan onder de rand van de pot en zorg dat je de hele binnenkant meepakt. Laat het even inwerken, schrob kort met de borstel en trek door. Dankzij de handige flessen met gebogen tuit bereik je ook die lastige rand waar vuil en bacteriën zich ophopen. Zo ben je binnen enkele minuten van een groot deel van het werk af.

2: De wc-borstel als schoonmaakstation

Je kunt je wc-borstel extra slim inzetten door een bodempje schoonmaakmiddel in de houder te gieten. Zo zit er automatisch reiniger aan de borstel zodra je hem pakt, waardoor je bij elke schoonmaakbeurt direct goed van start gaat. Let er wel op dat je niet te veel gebruikt: een klein laagje is genoeg. Vergeet daarnaast niet de houder regelmatig schoon te maken en het middel te verversen. Zo blijft ook de borstel zelf hygiënisch en fris.

3: Desinfecterende doekjes voor snelle acties

Voor de plekken die vaak worden aangeraakt – de bril, het deksel en de spoelknop – zijn desinfecterende doekjes ideaal. Je hoeft er geen water of spons bij te gebruiken: even afnemen en klaar. Bovendien doden ze bacteriën én laten ze een frisse geur achter. Handig is om een pakje doekjes in de buurt van de wc te bewaren, zodat je ze altijd kunt pakken voor een snelle schoonmaakronde. Denk er wel aan om ze na gebruik in de prullenbak te gooien, ook als er op de verpakking staat dat ze biologisch afbreekbaar zijn. Doorspoelen kan voor vervelende verstoppingen zorgen.

©Victor Mulero

4: Azijn en baking soda: hét duo tegen kalkaanslag

Soms is gewoon schoonmaken niet genoeg en blijven er hardnekkige vlekken of kalkaanslag zichtbaar. Dan komt het beproefde duo azijn en baking soda goed van pas. Zo werkt het: giet een kopje witte azijn in de pot, strooi er royaal baking soda overheen en wacht tot het mengsel begint te bruisen. Dat schuimende effect is het teken dat de schoonmaakreactie bezig is. Laat het tien tot vijftien minuten zijn werk doen, schrob daarna stevig met de borstel en spoel door. Je zult merken dat aanslag veel gemakkelijker loskomt – en dat zonder agressieve chemicaliën.

5: Een fles met gebogen nek doet wonderen

We stipten het al even aan, maar deze tip verdient extra nadruk. Een fles reiniger met een gebogen tuit bereikt precies die plekken waar je normaal moeilijk bij komt. Denk aan de binnenrand van de pot: daar waar vuil zich stiekem het meest ophoopt. Knijp rustig in de fles terwijl je de tuit langs de hele rand beweegt en zorg dat alles goed bedekt is. Laat het middel kort intrekken en ga er dan met de borstel langs. Zo pak je ook het onzichtbare vuil aan.

Ook interessant: Zo krijg je bruine aanslag weg uit de wc-pot

6: Kleine poetsbeurten, groot effect

Wachten tot het toilet écht vies is, betekent dat je uiteindelijk veel langer bezig bent. Het is veel handiger om een routine op te bouwen waarin je een paar keer per week een snelle schoonmaakbeurt doet. Even de borstel door de pot en wat reiniger erbij – dat kost nauwelijks tijd, maar voorkomt dat vuil en kalk zich vastzetten. Koppel het aan een dagelijkse gewoonte, zoals het wachten op warm douchewater of het poetsen van je tanden, en je zult zien dat je wc moeiteloos schoon blijft.

7: Toiletblokjes voor doorlopende frisheid

Wil je dat je wc zichzelf een handje helpt schoonhouden? Dan zijn toiletblokjes een handige oplossing. Je hebt ze in twee varianten: voor in de stortbak of voor over de rand van de pot. In beide gevallen komt er bij elke spoelbeurt een beetje reinigingsmiddel vrij dat kalkaanslag tegengaat en een frisse geur afgeeft. Let bij de blokjes die je aan de rand hangt wel goed op dat het houdertje stevig vastzit, zodat het niet per ongeluk wordt doorgespoeld. Het aanbod is groot: van simpele reinigers tot 3-in-1 varianten die reinigen, ontkalken en parfum verspreiden.

©Coprid

8: Laat de wc-borstel niet nat achter

Een natte wc-borstel in een afgesloten houder is een broedplaats voor bacteriën. Spoel de borstel daarom na gebruik schoon door hem tijdens het doorspoelen in het water te houden. Schud het overtollige water eraf en laat hem vervolgens drogen. Dat doe je eenvoudig door de steel tussen de bril en de pot te klemmen, zodat de borstel boven de wc hangt. Zodra hij droog is, kan hij terug in de houder. Combineer dit met een beetje reiniger in de houder en je hebt altijd een frisse borstel bij de hand.

9: Spoelen met de deksel dicht

Het klinkt als een klein detail, maar het verschil is groot: altijd doortrekken met de deksel dicht. Bij een open deksel komen er minuscule druppeltjes vrij die zich tot wel twee meter ver kunnen verspreiden. Die druppeltjes kunnen bacteriën bevatten en landen mogelijk op handdoeken, de wastafel of zelfs je tandenborstel. Door simpelweg de deksel te sluiten, voorkom je dat onzichtbare nevel zich door de badkamer verspreidt. Dat scheelt niet alleen in schoonmaakwerk, maar zorgt ook voor een hygiënischere omgeving.

10: Een frisse geur maakt het af

Tot slot: een schoon toilet voelt nóg prettiger aan met een aangename geur. Er zijn volop mogelijkheden om je wc lekker te laten ruiken. Een spuitbus is handig voor een snelle opfrisbeurt, terwijl automatische dispensers op vaste momenten een vleugje parfum verspreiden. Geurstokjes of -stenen zorgen voor een constante, subtiele geur. Liever natuurlijk? Een paar druppels essentiële olie op een wattenschijfje dat je achter de wc verstopt, werkt ook prima. Kies vooral een geur die bij jou en je huis past; citrus en lavendel zijn klassiekers die in de meeste badkamers goed tot hun recht komen.

Met deze snelle schoonmaaktips blijft je toilet schoon en hygiënisch, zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent. Wel zo prettig, want 2 uur per week betekent dat je per jaar ruim 2,5 volle werkweken … enfin, je snapt waarom een schoon toilet belangrijk én fijn is!

Heb je een Google-account, dan heb je automatisch ook toegang tot Gmail. Fijn, want met 15 GB gratis opslag kun je heel wat e-mails opslaan. Bovendien telt deze razend populaire webmaildienst allerlei slimme snufjes. Wij hebben 20 tips voor je verzameld waarmee Gmail jouw dagelijkse werk heel wat eenvoudiger maakt.

Lees ook: Zo gebruik je meerdere e-mailaccounts in de Gmail-app

Tip 1: Geavanceerde werkbalk

Gmail introduceerde vorig jaar een vereenvoudigde werkbalk met minder functies. Het snoozen van berichten, toevoegen van taken en diverse andere opties liggen hierdoor ietwat verstopt. Gelukkig kun je de oude vertrouwde werkbalk herstellen. Log hiervoor in op https://mail.google.com en open een willekeurige e-mail. Klik vervolgens bovenin aan de rechterkant van de werkbalk op de drie puntjes. Kies in het submenu Overschakelen naar geavanceerde werkbalk.

Tip 2: Gemini

Met Gemini (voorheen Bard) sprong Google zo'n twee jaar geleden óók op de AI-trein. Deze chatbot is in principe een betaalde functie, maar Gmail-gebruikers kunnen het desgewenst gratis uitproberen. Klik rechtsboven op het pictogram Probeer Gemini en bevestig met Nu proberen of Probeer dit nu kosteloos uit. Er verschijnt een betaalpagina. Je kunt deze functie twee weken of een maand gratis gebruiken, maar daarna kost het abonnement geld (inclusief 2 TB opslag).

De duur van de probeertijd hangt af van het huidige accounttype. Als je voortijdig opzegt, brengt Google geen kosten in rekening. Zodra je bevestigt met Proefperiode starten of Proefversie starten, is Gemini actief in een zijvenster van Gmail. Je kunt hiermee onder meer automatisch teksten genereren en een lange e-mail samenvatten.

Tip 3: Automatische filters

Wil je jouw inbox overzichtelijk houden? Maak dan gebruik van automatische e-mailfilters. Open rechtsboven via het tandwielpictogram de Instellingen en klik vervolgens op Alle instellingen bekijken. Navigeer naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en klik op Nieuw filter maken.

Je kunt nu bepaalde criteria opgeven zoals afzender, onderwerp of specifieke woorden. Zodra je bevestigt met Filter maken, bepaal je wat er met deze e-mails moet gebeuren. Denk onder meer aan archiveren, markeren als gelezen of naar een specifieke map verplaatsen. Maak een keuze en klik als laatste nog een keer op Filter maken.

Tip 4: Handige sneltoetsen

Gmail ondersteunt heel wat sneltoetsen, maar mogelijk zijn die nog niet ingeschakeld. Klik hiervoor op Instellingen / Alle instellingen bekijken. Scrol naar beneden en selecteer zo nodig de optie Sneltoetsen aanzetten. Hiermee activeer je handige toetscombinaties zoals C voor een nieuwe e-mail, R voor beantwoorden en E om een bericht te archiveren. Deze sneltoetsen kunnen je productiviteit aanzienlijk verhogen. Bevestig onderaan met Wijzigingen opslaan.

Tip 5: Zoekopdrachten

Gmail heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel de juiste e-mails opspoort. Gebruik de opdrachten from: en to: om respectievelijk ontvangen of verzonden e-mails van een bepaald contactpersoon te zien. Met subject: en has:attachment kun je de zoekresultaten ook verfijnen op onderwerp of bijlage. Verder geef je via before: en after: een specifieke tijdsperiode aan. Handig is dat je deze verschillende zoekopdrachten ook kunt combineren. 

Tip 6: Automatisch antwoord

Ga je op vakantie? Misschien check je dan niet steeds je e-mail. Je kunt een automatisch antwoord instellen voor wanneer je niet beschikbaar bent. Je navigeert hiervoor naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en scrolt omlaag totdat je het onderdeel Automatisch antwoord tegenkomt. Activeer de optie Automatisch antwoord staat aan. Verder selecteer je de eerste en laatste dag van jouw vakantie. Bedenk ook een geschikt Onderwerp, bijvoorbeeld 'Automatisch antwoord'. Typ nu het afwezigheidsbericht en gebruik hierbij eventueel de opmaakfuncties bovenin de werkbalk. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 7: E-mails snoozen

Je hebt misschien niet meteen tijd om op een belangrijke e-mail te reageren. Met de snoozefunctie 'ontvang' je het bericht op een later moment opnieuw. Klik bovenaan de e-mail op Snoozen (pictogram met klokje). Is de geavanceerde werkbalk niet actief (zie Tip 1), dan klik je eerst op de drie puntjes. Je kunt een van de voorgestelde data aanklikken of via Kies datum en tijd zelf een geschikt moment bepalen. Selecteer in het laatste geval een dag en tijdstip, waarna je bevestigt met Opslaan.

Tip 8: Donkere modus

Gmail oogt met de standaardinstellingen nogal witjes. Je kunt de achtergrond van de webmaildienst eventueel donker maken. Vooral in de avond is dat rustiger voor de ogen. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Thema's. Via Thema instellen opent er een venster met diverse fraaie foto's. Die kun je trouwens óók als achtergrond van Gmail instellen. Als je liever een zwarte achtergrond wilt, scrol je een stukje omlaag. Klik op het thema Donker om de weergave meteen te wijzigen. Bewaar de wijzigingen met Opslaan.

Tip 9: Weergave postvak

Gmail ondersteunt verschillende weergaven van het postvak. Open Instellingen en wijs in het rechterzijvenster bij Inboxtype de gewenste weergave aan. Kies bijvoorbeeld voor Belangrijkste eerst, Ongelezen eerst of Prioriteitsinbox. Afhankelijk van je keuze kun je via Aanpassen nog wat zaken wijzigen. Maak in dat geval een keuze en sluit af met Opslaan.

Tip 10: E-mail later versturen

Je kunt e-mails inplannen om ze op een later tijdstip automatisch te verzenden. Maak met Opstellen een nieuwe e-mail op en klik naast Sturen op het driehoekje. Zodra je klikt op Sturen plannen verschijnt er een vers venster. Je kunt eventueel een van de voorgestelde data kiezen. Verzend je de e-mail liever op een specifiek moment, dan klik je op Kies datum en tijd. Wanneer je eenmaal een datum en tijdstip hebt gekozen, bevestig je met Sturen plannen.

Tip 11: Sjablonen

Sjablonen in Gmail helpen je om tijd te besparen bij het opstellen van veelvoorkomende e-mails. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Geavanceerd. Selecteer achter Templates de optie Aanzetten. Je bewaart een sjabloon door eerst een nieuwe e-mail op te stellen.

Wil je de inhoud van dit bericht vaker gebruiken? Klik dan in de werkbalk op de drie puntjes en kies achtereenvolgens Templates / Concept opslaan als template / Opslaan als nieuwe template. Je geeft het sjabloon daarna een relevante naam en kiest Opslaan. Via de drie puntjes en Templates kun je voortaan opgeslagen sjablonen invoegen.

Tip 12: Vertrouwelijke modus

Gmail heeft een vertrouwelijke modus waarmee je (privacy)gevoelige gegevens kunt beschermen. Ontvangers kunnen de bewuste e-mail dan niet doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden. Stel een nieuwe e-mail op en klik in de werkbalk op Vertrouwelijke modus aan-/uitzetten (pictogram met hangslotje). Stel naar eigen inzicht een vervaldatum in en voeg een toegangscode toe. Klik tot slot op Opslaan. Je creëert zo een extra beschermingslaag voor gevoelige informatie.

Tip 13: Tabbladen inbox

Gmail verdeelt inkomende e-mails op eigen houtje over verschillende tabbladen, zoals Primair, Sociaal, Reclame, Forums en Updates. Dat helpt je om je digitale brievenbus overzichtelijk te houden en belangrijke berichten snel te vinden. Je beslist zelf welke tabbladen je wel of juist niet wilt gebruiken.

Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Inbox en vink achter Categorieën de tabbladen aan die je wilt tonen. Vind je al die verschillende categorieën maar niks? Vink dan alleen Primair aan. Alle berichten belanden zo op een digitale hoop. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 14: Leesvenster inschakelen

Zodra je in het postvak op een e-mail klikt, opent de inhoud van het bericht normaal gesproken in een nieuw venster. Dat kan ook anders! Vooral bij gebruik van een ruime monitor loont het de moeite om de inbox en het leesvenster tegelijkertijd te tonen. Klik op Instellingen en scrol in het rechterzijvenster een eindje omlaag. Bij het onderdeel Leesvenster zijn er drie mogelijkheden, namelijk Geen afsplitsing, Rechts van inbox of Onder inbox. Kies een van de twee laatstgenoemde opties en bevestig daarna met Opnieuw laden om het leesvenster te activeren.

Tip 15: Vertalen

Wie weleens een e-mail in een andere taal ontvangt, kan de vertaalfunctie gebruiken. Zo lees je het bericht alsnog in het Nederlands. Klik rechtsboven op de drie puntjes en kies in het menu Bericht vertalen. De tekst verandert vrijwel direct naar je moedertaal. Wil je toch de oorspronkelijke e-mail lezen? Klik in dat geval bovenaan op Origineel tonen. Via het tandwielpictogram laat je e-mails van een bepaalde taal in het vervolg desgewenst automatisch naar het Nederlands vertalen.

Tip 16: Stermarkering

Markeer belangrijke e-mails met een ster om ze snel terug te vinden. Dat werkt erg simpel. Klik voor een e-mail op het stericoon om deze te markeren. Je gebruikt verschillende kleuren en soorten sterren om zo onderscheid tussen diverse e-mails te maken. Klik hiervoor meermaals op het sterretje.

Overigens zijn niet alle stermarkeringen in gebruik. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en ontdek bij het onderdeel Sterren uit welke markeringen je momenteel kunt kiezen. Zie je bij Niet in gebruik een interessant figuurtje? Sleep de betreffende stermarkering dan met ingedrukte muisknop naar het veld achter In gebruik. Klik als laatste op Wijzigingen opslaan.

Tip 17: Google Agenda-integratie

Google Agenda en Gmail werken naadloos met elkaar samen. Een voordeel, want vanuit e-mails plan je eenvoudig afspraken en vergaderingen. Klik binnen het postvak van Gmail in de rechterbalk op het gekleurde pictogram van Google Agenda. De agenda opent met de huidige datum in het zijvenster. Gebruik de pijltjes om naar een andere nabijgelegen datum te switchen. Je klikt op een tijdstip om een afspraak toe te voegen. Typ onder meer een beschrijving, nodig gasten uit en geef een locatie op. Je bevestigt met Opslaan. De afspraak verschijnt daarna in de agenda. 

Tip 18: Uitschrijven voor mails

Ben je berichten van een specifieke afzender zat, zoals hardnekkige promotiemails of oninteressante nieuwsbrieven? Hoewel er onderaan de e-mail vaak een mogelijkheid is om jezelf uit te schrijven, is deze optie lang niet altijd makkelijk te vinden. Gmail kan je helpen. Bij terugkerende e-mails verschijnt achter de afzender de optie Afmelden. Klik daarop en kies in het venster wederom voor Afmelden. Er verschijnt vervolgens een bevestiging. Houd er rekening mee dat de uitschrijffunctie niet voor elke inkomende e-mail beschikbaar is.

Tip 19: Ongedaan maken

Als je een e-mail verstuurt, kun je de bezorging weer intrekken. Klik in dat geval op Ongedaan maken. Handel wel snel, want deze optie verschijnt maar kort. Je kunt de bedenktijd wel iets verlengen. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik achter Versturen ongedaan maken op het uitrolmenu. Je kiest tussen vijf, tien, twintig óf dertig seconden. Bewaar de instellingen via Wijzigingen opslaan.

Tip 20: Labels

Labels zijn in Gmail een perfecte manier om het postvak te ordenen. Je vindt hierdoor verschillende soorten e-mails makkelijker terug, bijvoorbeeld nieuwsbrieven of berichten van de plaatselijke sportvereniging. Maak naar eigen inzicht nieuwe labels aan. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Labels en bepaal welke labels je wilt tonen of juist wilt verbergen. Klik nu op de knop Nieuw label maken. Typ een toepasselijke naam en klik op Maken. Open nu een e-mail die je bij een of meerdere labels wilt onderbrengen. Je klikt bovenaan op de drie puntjes, waarna je via Labelen als de juiste label(s) toewijst. Klik als laatste op Toepassen.