ID.nl logo
Slim, slimmer, slimst: Google Gemini versus ChatGPT
© Adobe
Huis

Slim, slimmer, slimst: Google Gemini versus ChatGPT

Kunstmatige intelligentie is het nieuwe goud. Sinds de introductie van de eerste generatieve AI’s werken techbedrijven hard aan hun eigen slimme assistenten die worden gezien als de volgende grote innovatie in onze digitale wereld. Googles Gemini en ChatGPT van OpenAI zijn op dit moment de grootste spelers, maar welke van deze AI’s is het beste? We nemen de proef op de som.

In dit artikel hakken we de AI’s op in meerdere categorieën, om daarbij individueel te beoordelen waar de één beter is dan de ander. De categorieën:

  • Prijs
  • Databronnen
  • Mooiste plaatjes
  • Correcte antwoorden
  • Aantal talen

Interessant om te lezen: AI zit niet stil: nieuwe toepassingen op het gebied van muziek, video en tekst

Gemini en ChatGPT zijn in de regel slimme assistenten. Je krijgt een chatvenster te zien zoals je kent van apps als WhatsApp, waar je de AI vragen in kunt stellen. Waar andere computerprogramma’s alleen antwoord geven op vooraf geprogrammeerde vragen, kan de AI op bijna alles antwoord geven. Zowel Gemini als ChatGPT zijn namelijk zogeheten generatieve AI’s: ze hebben geleerd om talen te doorgronden en zodoende een passend antwoord te vinden op jouw vragen.

Hoe werkt een generatieve AI? Een generatieve AI wordt gemaakt door een computer grote hoeveelheden data te laten analyseren. Daarbij kijkt de software naar patronen en andere verbanden. Dat gebeurt op groot en klein niveau. De AI leert bijvoorbeeld dat een boek hoofdstukken heeft, maar ook dat een Nederlandse zin bestaat uit een persoonsvorm, onderwerp en lijdend voorwerp. Door heel veel verbanden te leggen, leert de AI uiteindelijk om als een mens te praten.

Het betekent niet dat de AI een vorm van bewustzijn heeft. Het is eigenlijk een computer die heeft geleerd om heel goed te improviseren. Soms krijg je ook antwoorden die niet kloppen. AI’s die afbeeldingen maken, tekenden lange tijd bijvoorbeeld te veel vingers aan handen, omdat ze uit de dataset niet konden doorgronden wat ze hiermee moesten doen. Kijk daarom ook altijd kritisch of wat de AI tegen je zegt ook echt klopt.

De prijs

Om Nederlands te beginnen: laten we het hebben over de prijs van beide AI’s. Zowel ChatGPT als Geminizijn gratis te gebruiken, maar sommige functies vereisen een maandelijks abonnement. Dat kost hetzelfde: zo’n 22 euro per maand.

Google noemt het abonnement Gemini Advanced. Betaal je voor de dienst, dan snapt de AI beter wat je bedoelt en kan hij ook complexere conclusies trekken. Bovendien leert de kunstmatige intelligentie jouw voorkeuren kennen, zodat antwoorden beter bij je wensen moeten passen.

Het Plus-abonnement van ChatGPT is vooral praktisch: je krijgt ook toegang tot de AI tijdens drukke momenten, een moment dat gratis gebruikers minder aan de software kunnen vragen. De AI geeft sneller antwoord en gebruikers krijgen iets eerder toegang tot nieuwe functies. ChatGPT Plus is bijvoorbeeld nu nog de enige plek waarbij je GPT-4 kunt gebruiken, het slimmere AI-model van het bedrijf.

Google Gemini en ChatGPT zijn de grootste spelers op de generatieve AI-markt.

Het is lastig een duidelijke winnaar tussen de betaalde abonnementen aan te geven, maar wat betreft gratis functionaliteit scoort Google wat ons betreft iets beter. Gemini beperkt gratis gebruikers immers niet op drukke momenten.

Welke databronnen?

Een kunstmatige intelligentie wordt getraind met grote databronnen. Die bepalen wat de software zoal weet: door nieuwssites te lezen, weet een AI bijvoorbeeld wat er binnen de Nederlandse politiek speelt. Hoe beter en uitgebreider de databronnen, hoe beter de antwoorden kloppen die de AI je zal voorschotelen.

ChatGPT is getraind met een mix van verschillende bronnen, waaronder boeken, online artikelen, websites en andere teksten. Over actuele onderwerpen kan de AI echter niks vertellen, want de meest recent geanalyseerde dataset stamt uit januari 2022. Je kunt de AI dus bijvoorbeeld niet vragen naar de uitslag van de recente verkiezingen.

Google Gemini heeft vergelijkbare bronnen: de AI is getraind met boeken en online artikelen, maar daarnaast ook met datasets van grote websites. Google heeft bijvoorbeeld deals gesloten met sites als Reddit om hun gegevens op grote schaal te mogen gebruiken. Daarnaast is de dataset van Google actueler: de meest recente informatie in de AI stamt uit maart 2023. Kijk je puur naar de beschikbare data, dan is Google de winnaar tussen de twee.

De mooiste plaatjes?

Google heeft recent de mogelijkheid om afbeeldingen met Gemini te genereren uitgeschakeld. Gebruikers ontdekten namelijk dat de AI wat gekke plaatjes maakte: vroeg iemand om een afbeelding van de paus, dan kreeg je soms een jonge vrouw of paus met zwarte huidskleur te zien, terwijl de werkelijke paus een witte oude man is. De AI was getraind om divers te zijn, maar daardoor slopen er dit soort foutjes in.

Googles afbeeldingengenerator is weer offline, nadat hij onder andere dacht dat de paus zwart is.

ChatGPT kon maandenlang wel afbeeldingen maken, maar deze functie werd recent uitgeschakeld voor gratis gebruikers. Je hebt dus een ChatGPT Plus-account nodig om een afbeelding te maken. Of je kunt Microsofts AI-bot Copilot vragenom een plaatje te maken. Door een deal met OpenAI gebruikt Microsoft de software van OpenAI, en is daar gratis.

Lees ook: Zo maak je afbeeldingen met Microsoft Copilot

De beste afbeeldingen vind je in elk geval bij ChatGPT – mits je betaalt, of via een omweg.

ChatGPT maakt alleen tegen betaling plaatjes, maar via een omweg kun je ze gratis in Copilot genereren.

De meeste kloppende antwoorden?

Misschien wel het lastigst om uit te zoeken is welke AI het vaakst gelijk heeft. Je kunt Gemini en ChatGPT immers oneindig veel vragen stellen, waar ook weer onnoemelijk veel antwoorden uit komen. Om toch een ruw idee te krijgen stelden we beide kunstmatige intelligenties tien vragen, om te zien hoe de antwoorden van elkaar verschillen.

Vragen naar basisinformatie worden inhoudelijk hetzelfde door de AI’s beantwoord. Vraag je de AI’s naar de hoeveelheid moleculen in een pak boter, dan krijg je in beide gevallen een wiskundige berekening met daarbij de waarschuwing dat het om een schatting gaat. Wil je weten wat een gezond ontbijt is of hoe een microfoon werkt, dan krijg je een inhoudelijk antwoord met ook een goede uitleg.

Wat wel opviel: Gemini is veel voorzichtig met het beantwoorden van vragen over actualiteit. De Google-AI durfde ons niet te vertellen wie de huidige premier van Nederland is en adviseerde het via Google Search op te zoeken. Terecht, want sinds de meest recente dataset zijn er verkiezingen geweest. ChatGPT durft echter met vol vertrouwen te zeggen dat Mark Rutte nog premier is in ons land.

De software van OpenAI lijkt het wel beter te doen bij gekke vragen. We vroegen beide AI’s om het levensverhaal van Willem van Oranje in vijf emoji’s samen te vatten, waarbij ChatGPT er netjes vijf opsomde en zelfs uitlegde waar iedere smiley naar verwees. Gemini slaagde er slechts in om één emoji te verzinnen.

We vroegen ook wat er eerder was: de kip of het ei. ChatGPT herkende het als een ‘klassieker waar meerdere antwoorden op mogelijk zijn’, waarna veelgehoorde theorieën werden opgelepeld. Gemini was op zijn beurt stelliger: voor de komst van kippen werden al eieren gelegd door andere dieren, dus het ei was eerst.

Het was een steekproef, maar we konden ChatGPT en Gemini niet op grotere verschillen dan dat betrappen. Beide AI’s lijken ongeveer even accuraat met hun antwoorden.

Volgens ChatGPT is het onduidelijk wat er eerder was, de kip of het ei.

Hoeveel talen?

Op taalgebied loopt Google Gemini ver voor: de AI begrijpt meer dan veertig talen. ChatGPT spreekt er slechts negen. Beide werken zowel in het Nederlands als het Engels.

Het geeft Gemini hoe dan ook een streepje voor: je kunt de AI bijvoorbeeld vragen om teksten in meer talen voor je te vertalen, of vragen om iets uit een andere taal inhoudelijk uit te leggen.

Wie is nou de beste?

Er is niet één AI die op alle fronten veel beter is dan zijn concurrent. Zowel ChatGPT als Gemini doen ongeveer hetzelfde en geven min of meer net zo vaak kloppende antwoorden. De verschillen zitten vooral in de details: met Gemini kun je op het moment bijvoorbeeld geen afbeeldingen maken, terwijl ChatGPT veel minder talen begrijpt.

Voor gratis gebruik heeft Gemini een klein streepje voor, omdat ChatGPT de software beperkt voor gratis gebruikers als het te druk is. Maar dat is wat ons betreft niet meteen reden om voor Googles optie te zweren: kijk vooral naar wat jij met de AI wil en kies op basis daarvan degene die daar het best op aansluit.

Waarom geen Copilot? Naast OpenAI’s ChatGPT en Googles Gemini is er nog een grote AI-assistent waar je veel over hoort: Copilot, van Windows-maker Microsoft. Deze zit inmiddels diep in Windows en Office 365 geïntegreerd en is daarmee een grote speler op de AI-markt.

In deze vergelijking is het echter lastig Copilot met de andere twee te vergelijken, want de Microsoft-AI is voor een groot deel gebaseerd op ChatGPT. Microsoft is grootinvesteerder in OpenAI en heeft daardoor een deal gesloten, waardoor ze de AI-modellen van het bedrijf mogen gebruiken.

In de praktijk werkt Copilot dus grotendeels hetzelfde als ChatGPT; het zijn min of meer dezelfde apps. Dat maakt het onmogelijk om ze met elkaar te vergelijken.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.