Ben je al dat negatieve nieuws weleens zat? Bouw dan je eigen nieuwsfilter. Je bepaalt daarmee welke onderwerpen er wel of juist niet de revue passeren. Kies daarnaast ook van welke mediabronnen je interessante artikelen wilt lezen. In feite creëer je op deze manier je eigen online voorpagina. Hoog tijd om met Google Nieuws aan de slag te gaan.

Wie dagelijks heel wat uurtjes op de websites van landelijke nieuwsmedia doorbrengt, kan met Google Nieuws veel tijd besparen. Via dit platform van Google lees je alleen nog maar artikelen die jij interessant vindt. In dit artikel ontdek je hoe je zo’n gepersonaliseerd nieuwsfilter instelt.

Inloggen met Google

Google Nieuws is voor iedereen met een internetverbinding bereikbaar. Ga maar eens naar https://news.google.com. Je ziet hier allerlei koppen van actueel nieuws. Als je op een titellink klikt, opent het bewuste artikel op de website van bijvoorbeeld NU.nl, AD of NOS. Verder zie je aan de rechterkant nog wat lokale berichten. Houd er rekening mee dat er mogelijk ook artikelen achter een betaalmuur zitten. Die kunnen alleen abonnees van het bewuste nieuwsmedium lezen. Ben je lid van een (online) krant, dan krijgen deze artikelen in Google Nieuws op den duur vanzelf een hogere positie.

Het loont de moeite om de nieuwsstroom te personaliseren. Dat kan alleen wanneer je bent aangemeld met een Google-account. Is dat nog niet het geval? Klik dan rechtsboven op Inloggen en kies je Google-account. Typ zo nodig het bijbehorende wachtwoord. Je kunt via Een ander account gebruiken / Account maken jezelf ook als nieuw Google-lid registreren.

Zonder dat je ook maar iets hebt ingesteld, bekijk je op Google Nieuws de belangrijkste headlines.

Interesses volgen

Als je eenmaal bent ingelogd, bekijk je via Je volgt jouw voorkeuren. Wanneer je bovenaan op dit onderdeel klikt, is de pagina nog leeg. Dat komt doordat je als kersverse gebruiker nog geen interesses volgt. Bovenin staan alvast wat rubrieken die je mogelijk interessant vindt. Klik bijvoorbeeld op Sport voor een overzicht van relevante koppen. Je ziet hier veel voetbal, maar je kunt ook items vinden over onder meer wielrennen, autoraces en schaatsen. Kom je graag artikelen over sport tegen in je persoonlijke nieuwsstroom? Klik dan rechtsboven op deze pagina op Volgen. Op soortgelijke wijze volg je ook andere categorieën, zoals Gezondheid, Amusement, Wetenschap en technologie en Zakelijk.

Naast de hoofdcategorieën voeg je net zo eenvoudig specifieke interesses toe. In plaats van alle bekende sporten ben je misschien voornamelijk geïnteresseerd in voetbal. Typ dit trefwoord bovenaan in het zoekveld en klik in de resultaten op Voetbal Onderwerp. Bevestig vervolgens rechtsboven met Volgen. Je kunt op deze manier ook onderwerpen als economie, muziek, informatica en dieren aan je interesses toevoegen.

Als je geïnteresseerd bent in meerdere sporten, ligt het voor de hand om de sportfeed van Google Nieuws te volgen.

Systematisch trainen

Ben je benieuwd naar je persoonlijke nieuwspagina? Klik bovenaan in Google Nieuws op Voor jou. Als het goed is, zie je nu allemaal koppen die naadloos aansluiten bij je opgegeven interesses. Daarnaast toont Google ook nieuwsberichten op basis van je activiteit in andere diensten van de zoekgigant, zoals YouTube. Kortom, uiteindelijk bepaalt een algoritme wat je te zien krijgt.

Je kunt Google Nieuws systematisch trainen. Daarmee komen er meer artikelen over hetzelfde onderwerp en van dezelfde bron voorbij. Het trainen werkt simpel. Zweef met de muisaanwijzer over een boeiende kop en klik vervolgens op de drie puntjes. Via de optie Meer vergelijkbare artikelen kun je het artikel liken. Vind je een kop juist minder interessant? Kies dan voor Minder vergelijkbare artikelen.

Je vergroot de kans op interessante berichten door Google Nieuws systematisch te trainen.

Nieuwsbronnen filteren

Lees je dagelijks vol overgave het Algemeen Dagblad en vind je De Telegraaf helemaal niks? Of is het bij jou juist andersom? Niet vreemd, want lezers zijn trouw aan hun favoriete nieuwsmedia. Je kunt Google Nieuws hierop inrichten door nieuwsbronnen te volgen of te verbergen.

Open via Voor jou de gepersonaliseerde nieuwspagina en klik bij een artikel van een ongewenste bron op de drie puntjes. Via Alle artikelen van [nieuwsmerk] verbergen voorkom je dat er nog koppen van dit nieuwsmedium voorbijkomen. Wie later spijt krijgt, kan deze actie weer ongedaan maken. Klik in dat geval rechtsboven op het tandwiel en kies Instellingen. Via Beheren verschijnt er een overzicht met verborgen bronnen. Als je een blokkade wilt opheffen, klik je achter een nieuwsmerk op het rode pictogram.

In de instellingen zie je welke nieuwsmerken je in Google Nieuws hebt verborgen.

Het is ook mogelijk om nieuwsbronnen te volgen. Op die manier verschijnen er vaker koppen van je favoriete krant, tv-programma of website op jouw nieuwspagina. Typ in de zoekbalk bijvoorbeeld ID.nl en klik in de resultaten op ID.nl Bron. Er opent een overzicht met artikelen die onlangs op ID.nl zijn gepubliceerd. Via Volgen belanden deze koppen voortaan in je persoonlijke nieuwsfeed.

Gebruik het zoekveld om de pagina van een specifieke nieuwsbron te openen.

Lokale nieuwsbubbel

Uiteraard blijf je ook graag op de hoogte van ontwikkelingen die zich in jouw directe omgeving afspelen. Google Nieuws is daar bij uitstek voor geschikt. Navigeer naar de rubriek Lokaal en klik daarna op Lokaal nieuws beheren (pictogram met meerdere streepjes). Waarschijnlijk stelt de nieuwsdienst al een locatie voor. Op basis van Google Maps-gegevens en je ip-adres weet Google vermoedelijk je woonplaats.

Je kunt ook andere steden en dorpen toevoegen. Nuttig voor het geval er familieleden of vrienden in uiteenlopende gemeenten wonen. Typ in dat geval de plaatsnaam of postcode in het zoekveld en klik in de resultaten achter de betreffende locatie op het sterretje. Je kunt ook buitenlandse steden en dorpen toevoegen.

Soms is het zinvol de primaire locatie te wijzigen. Op die manier kun je meer artikelen van een andere regio lezen. Klik achter een stad of dorp op de drie puntjes en kies Instellen als primair. Je klikt bovenin wederom op Lokaal om het regionale nieuws te tonen. Vanzelfsprekend kun je lokale nieuwsmedia eveneens volgen en verbergen.

Bepaal welke nieuwsregio jij het belangrijkst vindt.

Leeslijst samenstellen

Wie elke dag meerdere keren in Google Nieuws struint, heeft logischerwijs niet altijd direct de tijd om alle interessante artikelen te lezen. Zo verwijst de webdienst regelmatig naar diepgaande achtergrondverhalen. Een handige optie is om dergelijke artikelen te bewaren, zodat je ze later alsnog kunt lezen.

Zweef met de muisaanwijzer boven een nieuwskop en klik daarna op de drie puntjes. Bevestig nu met Opslaan voor later. Je bewaart op deze wijze zoveel artikelen als je maar wilt. Je hebt op elk (mobiel) apparaat toegang tot deze leeslijst. Klik bovenaan eerst op Je volgt. Hier staat een overzicht van interesses, locaties en bronnen die je eerder hebt toegevoegd. Op deze pagina kun je een of meerdere items ook weer ontvolgen. Klik hiervoor achter een item op de drie puntjes en kies Verwijderen uit bibliotheek. Ga nu naar Opgeslagen artikelen om je leeslijst te openen.

Vind je een verhaal zo interessant dat je het graag met anderen wilt delen? Klik onder het opgeslagen artikel dan op Delen (pictogram met connectielijnen). Je kunt direct een verwijzing op Facebook of X (voorheen Twitter) publiceren. Klik op Link kopiëren wanneer je de url van het artikel zelf wilt delen, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp.

Je kunt vanuit Google Nieuws rechtstreeks een artikel delen.

Uitgebreid zoeken

Zoek je een nieuwsbericht dat een tijdje geleden is gepubliceerd? Google Nieuws heeft een uitgebreide functie waarmee je in het verleden kunt speuren. Klik rechts van de zoekbalk op het kleine PijltjeOmlaag. Er verschijnen nu extra velden. Misschien weet je nog (een deel van) een exacte zin in het artikel. Daarmee vergroot je de vindkans. Je kunt ook op losse trefwoorden zoeken of juist woorden uitsluiten.

Herinner je je nog bij welk nieuwsmerk het artikel is gepubliceerd, dan typ je achter Website het correcte webadres. Je kunt bij Datum ook nog binnen een bepaalde periode zoeken. Selecteer hier bijvoorbeeld Afgelopen 24 uur, Afgelopen week of Afgelopen jaar. Bevestig je speuractie met Zoeken.

Hoe meer velden je van de zoekfunctie invult, hoe groter de kans dat je vindt wat je zoekt.

Donkere modus

Google Nieuws heeft van zichzelf een lichte achtergrond. Sommige mensen kunnen hierdoor tekst minder goed lezen. Je kunt als alternatief de donkere modus activeren. Klik rechtsboven op het tandwielpictogram en kies Instellingen. Klik daarna achter Donker thema op het kleine pijltje. Zodra je in het uitklapmenu Altijd kiest, krijgt Google Nieuws meteen een donkere achtergrond. Navigeer nu naar Voor Jou en bepaal voor jezelf of de huidige weergave bevalt. Zo niet, dan kun je altijd weer naar de lichte modus schakelen.

Overigens verandert deze instelling niets aan de artikelweergave van nieuwsbronnen. Open je een artikel op pakweg NU.nl, dan is de achtergrond standaard wit. Veel nieuwsmedia hebben wel zelf een optie om een donkere modus te activeren.

Geef jij de voorkeur aan de lichte of donkere modus van Google Nieuws?

Nieuwsfilter op je mobiel

Wanneer je Google Nieuws volledig naar eigen smaak hebt ingericht, mag de bijbehorende app niet op je smartphone of tablet ontbreken. Zo kun je altijd en overal een gepersonaliseerde nieuwsstroom opvragen. De mobiele applicatie is voor elke iPhone, iPad en elk Android-toestel beschikbaar. Installeer Google Nieuws vanuit de App of Play Store en log vervolgens in met je Google-account.

Vergeleken met de webversie heeft de mobiele evenknie een iets andere indeling. Gebruik onderaan de categorieën Voor jou en Topnieuws om interessante koppen te snellen. Gunstig is dat er een browser in de app is geïntegreerd. Zodra je op een link klikt, opent het artikel direct in Google Nieuws. Hierdoor hoef je niet steeds tussen verschillende apps te wisselen.

Lees in de categorie Voor jou artikelen die aansluiten op je interesses.

De mogelijkheden van de app zijn vergelijkbaar met die van de webversie. Tik bij een artikel bijvoorbeeld op de drie puntjes om een artikel op te slaan of te delen. Je kunt ook bepaalde bronnen volgen of verbergen. Kijk voor het toevoegen van verse nieuwsmedia even in de Kiosk. Verdeeld over verschillende rubrieken tref je hier een heleboel mediabronnen. Tik bij een nieuwsmerk op het sterretje om hiervan berichten op je gepersonaliseerde pagina te lezen.

Wil je weten welke bronnen je allemaal hebt toegevoegd? Ga naar Je volgt en veeg de items onder het onderdeel Onlangs gevolgd helemaal naar links. Tik ten slotte op Alles voor een totaaloverzicht.

Check eens welke kanalen Google Nieuws in de categorie Huis en tuin voorstelt.

Meldingen instellen

Je gebruikt de app ook voor het bijhouden van breaking news. Wanneer er iets belangrijks gebeurt, ontvang je een pushbericht op je smartphone. Zo ben je direct op de hoogte. Tik rechtsboven op je profielafbeelding of initiaal en kies Instellingen voor nieuws. Via Meldingen activeer je zo nodig de schuifknop achter Meldingen ontvangen.

Je kunt het aantal Google Nieuws-meldingen enigszins reguleren. Selecteer met de schuifregelaar Laag, Standaard of Hoog. Vanzelfsprekend ontvang je met de laatste optie de meeste notificaties. Bepaal verder ook van welke zaken je wel of juist geen pushberichten wilt ontvangen. Zo zet je achter Actueel nieuws, Hoofdpunten, Geselecteerde content (door Google-medewerkers), Voor jou en Dagelijks topartikel het schuifje aan of uit. Veel leesplezier!

Nieuwsjunkies ontvangen desgewenst continu verse nieuwsupdates.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).