Advertentienetwerken en internetbedrijven volgen je op de voet, vooral via mobiele apps en browsers. In dit artikel focussen we ons op bekende en onbekende trackingtechnieken. Denk aan cdn’s, tracking cookies, web storage, fingerprinting, favicons, cname cloaking en FLoC. Plus: wat doe je er tegen?

Er zijn verschillende redenen waarom websites bezoekers willen traceren. Zo kan het interessant zijn te weten welke pagina’s sitebezoekers bekijken, hoelang ze op een pagina blijven, waar ze op klikken enzovoort. Immers, zo’n analyse kan bijvoorbeeld aan het licht brengen dat belangrijke informatie op een pagina nauwelijks wordt gelezen, zodat bezoekers bijvoorbeeld minder geneigd zijn zich in te schrijven voor een nieuwsbrief. 

Tracering kan ook nuttig zijn voor de conversieratio van commerciële sites: hoeveel bezoekers gaan over tot een aankoop? Misschien blijkt hieruit wel dat een webpagina een lagere conversieratio heeft bij bezoekers afkomstig van een site met advertentie A dan wanneer ze vanuit een site met advertentie B zijn doorverwezen.

Wellicht de belangrijkste reden voor webtracking is profilering en gerichte marketing. Hoe nauwkeuriger men een bezoeker weet te profileren, hoe gerichter men advertenties kan aanleveren. Het zogenoemde retargeting is hierbij erg populair: je krijgt dan op diverse sites advertenties te zien voor een product dat je op een eerdere site hebt bekeken.

Tracking cookies zijn hiervoor wellicht de meest gebruikte techniek, maar er zijn er nog heel wat andere, waar gebruikers vaak geen weet van hebben. In dit artikel stellen we een hele reeks van deze technieken voor, evenals enkele verdedigingsmechanismen ertegen.

©PXimport

IP-adres

Als je naar een website surft, kunnen webserver je ip-adres loggen. Dat kan handig zijn om na te gaan of je de site al eerder hebt bezocht en hoe vaak, en welke pagina’s je al bekeken hebt. Welk ip-adres je achterlaat, kun je uitvinden via bijvoorbeeld iplocation.net, waar je meteen merkt dat een webserver nog andere systeem- en browserinformatie kan vastleggen (zie verder bij ‘Fingerprinting’). 

Tenzij je van een vast ip-adres gebruikmaakt, bijvoorbeeld gekoppeld aan je domeinnaam, leidt zo’n adres normaliter naar een adrespool bij je internetprovider. Zo’n ‘pool-adres’ verraadt je identiteit niet, maar het volstaat alvast wel om je land van herkomst te kennen. Dat kan dan weer nuttig zijn om alleen producten, bijvoorbeeld met aangepaste prijzen, te tonen die in jouw land beschikbaar zijn, maar net zo goed voor geoblokkades, zoals die door BBC iPlayer en andere mediaservices worden gebruikt.

Houd je dat ip-adres liever verborgen, dan kun je surfen via een anonimiserend netwerk als Tor, met behulp van de Tor Browser, eventueel gevirtualiseerd met Whonix. Of je gebruikt een proxy server of liever nog een betrouwbare VPN-dienst die je ip-adres verbergt en vervangt door het ip-adres van de VPN-server in een zelf te kiezen land.

Referrer

Niet alleen je eigen ip-adres kan worden gelogd, maar ook het webadres van de site waarop je hebt doorgeklikt om naar de volgende site te gaan. Een klein experiment verduidelijk dit. Start je browser op, surf naar Google, zoek naar ‘pcm web’ en klik op de link die naar de site van PCM leidt. Druk op F12 om naar de ontwikkelaarstools te gaan en open hier de Console, waar je document.referrer intikt. 

Je leest nu https://www.google.nl af. Deze informatie wordt via de http-headers namelijk standaard doorgestuurd naar de bezochte website, zodat niet alleen deze site weet waar je vandaan komt, maar ook eventuele advertentie- of sociale medianetwerken met content op diezelfde webpagina.

Het valt trouwens niet helemaal uit te sluiten dat zo’n referrer privacygevoelige informatie bevat, bijvoorbeeld iets als www.website.com/?land=nederland&leeftijd=40&roker=1&inkomen=2300. Nu is het wel zo dat de meeste browsers, waaronder Chrome, Safari (met ITP oftewel Intelligent Tracking Prevention) en onlangs ook Firefox, een strenger referrer-beleid toepassen en zowel het pad als query-informatie voor alle ‘cross-origin’-verzoeken weglaten.

Overigens kun je in Firefox via about:config allerlei referrer-beleidsregels zelf aanpassen. Om referrer geheel te blokkeren stel je network.http.sendReferrerHeader in op 0. Verder zijn er browserextensies waarmee je zelf tot op siteniveau kunt bepalen hoe de browser met referrers hoort om te gaan, zoals Referrer Control (voor Chrome en Firefox).

©PXimport

Url-parameters

We hebben al aangegeven dat ook de url-parameters (query-strings met) informatie kunnen doorgeven die trackers best kunnen interesseren. In Google Ads wordt deze methode zelfs bewust gehanteerd via de zogenoemde ValueTrack-parameters. 

Wanneer een adverteerder bijvoorbeeld {lpurl}?network={network}&device={device} opneemt in zijn trackingsjabloon dan wordt de url iets als www.website.com/?network=g&device=t zodat de adverteerder weet dat je via een tablet en vanuit Google Search op die link hebt geklikt. Ook Google Analytics maakt trouwens volop gebruik van url-parameters, te herkennen aan &utm in de string.

Er zijn wel browserextensies die ongewenste url-parameters kunnen weghalen voor ze aan de webserver worden doorgegeven. Eén ervan is Neat URL, beschikbaar voor Firefox en Chrome. We bekijken heel kort de extensie in Firefox. 

Rechtsklik op het pictogram en kies Preferences. Ga naar het tabblad Opties om de Standaard geblokkeerde parameters te zien. Je kunt bij Geblokkeerde parameters ook andere parameters toevoegen. Stel, je wilt de parameter q alleen in google.nl-sites (en subdomeinen) laten verwijderen, dan volstaat q@*.google.nl. Bevestig je aanpassingen met Voorkeuren opslaan. 

Of dit een goed voorbeeld is, is nog maar de vraag, want hierdoor zullen je zoekopdrachten in google.nl niet meer werken zolang dit item is opgenomen...

Content Delivery Networks (cdn’s)

Talrijke sites gebruiken JavaScript en doen daarvoor graag een beroep op frameworks waarin frequente gebruikte JavaScript-functies zijn opgenomen. Zulke frameworks vinden ze bij zogeheten Content Delivery Networks (cdn’s). Google is een van de meest gebruikte, maar er zijn nog andere publieke cdn’s. Natuurlijk, wanneer frameworks bij cdn’s worden opgehaald, krijgen die ook je ip-adres en andere browserdata toegestuurd, wat alweer tracering mogelijk maakt.

Om dat tegen te gaan kun je een browserextensie als Decentraleyes installeren, beschikbaar voor onder meer Firefox en Chrome. Die zorgt ervoor dat de meest gebruikte frameworks lokaal worden opgeslagen zodat niet langer een aanroep naar zo’n cdn is vereist. Je kunt de werking voor en na uittesten op decentraleyes.org/test. Let wel, heb je een adblocker als uBlock Origin draaien, dan is het niet uitgesloten dat die het ophalen en updaten van lokale JavaScript-bibliotheken tegengaat.

©PXimport

Trackingcookies

Wellicht de populairste techniek bij sitetracking draait om cookies. Onze focus ligt hier niet zozeer op de functionele of zelfs analytische cookies, maar op de tracking cookies van derde partijen, bedoeld om je over diverse sites heen te volgen. 

Wat er gebeurt, is dat zo’n partij een stukje code, via een advertentie of een onzichtbaar plaatje, op de bezochte site plaatst om een cookie op je toestel te kunnen bewaren. De cookie kan dan worden ingelezen wanneer je een andere site bezoekt waarop die partij ook zo’n tracker heeft achtergelaten. Advertentienetwerken zoals die van Google hebben trackers op miljoenen sites.

Steeds meer browser blokkeren standaard cookies van derde partijen, zoals Firefox, Safari en Brave. We nemen Firefox even als voorbeeld. Tik about:preferences#privacy in op de adresbalk voor de module Privacy & Beveiliging. Je zult merken dat de Standaard-instelling onder meer Sociale-mediatrackers, Fingerprinters (zie verder bij ‘Fingerprinting’), Cross-site-trackingcookies en Cross-site-cookies in privévensters blokkeert. 

Wil je zelf bepalen welke trackers je met deze ETP-functie (Enhanced Tracking Protection) blokkeert, kies dan Streng of eventueel Aangepast. In de ‘strenge modus’ wordt ook de TCP-functie actief (Total Cookie Protection). Die hoort nog meer tracering door derde partijen te voorkomen, maar kan ook bepaalde functionaliteiten belemmeren.

Web storage

Er zijn helaas nog heel wat andere traceringstechnieken dan tracking cookies. Surf bij wijze van experiment maar eens met Firefox of Chrome naar YouTube waarna je op F12 drukt. Ga in Firefox naar Opslag of naar Application in Chrome en open hier (de tijdelijke) Sessieopslag en (de persistente) Lokale opslag. Dit toont aan dat browsers ook allerlei informatie kunnen bewaren buiten cookies om: de zogenoemde HTML5 web storage of DOM-storage (Document Object Model). Die kan trouwens veel meer data bevatten dan een gewoon cookie (zo’n 10 MB versus 4 kB). 

Om deze opslag leeg te maken klik je met rechts op de url en kies je Alles verwijderen (in Chrome selecteer je hier Clear). Lokale opslag verwijderen, kan trouwens ook op een meer ‘klassieke’ manier, ongeveer zoals je ook cookies weghaalt. We nemen Chrome als voorbeeld. Tik chrome://settings.siteData in en tik een domeinnaam in bij Cookies zoeken. 

Klik op een domeinnaam met lokale opslag en klik hierop. Kies Alles verwijderen om de inhoud leeg te maken. Alle lokale opslag in één keer weghalen kan ook. Druk op Ctrl+Shift+Delete, zet een vinkje bij Cookies en andere sitegegevens, stel Periode in op Alles en klik op Gegevens wissen (let wel, ook cookies verdwijnen hierdoor).

©PXimport

Fingerprinting

Lokale opslag via cookies of DOM-storage is niet eens noodzakelijk om je (browser) online te kunnen identificeren. Webservers kunnen als het ware een vingerafdruk van je browser en, via JavaScript, van je systeem nemen op grond van talrijke eigenschappen die je browser doorgeeft en die samen een uniek en dus traceerbaar datapatroon vormen. 

Om er maar enkele te noemen: user agent, geïnstalleerde plug-ins en fonts, standaardtaal, tijdzone, besturingssysteem enzovoort. Om een idee te krijgen van de vingerafdruk van je eigen browser(s) kun je bijvoorbeeld surfen naar coveryourtracks.eff.org. 

Steeds meer browsers trachten hiertegen bescherming te bieden. Zo hebben we het al even gehad over de module Privacy & Beveiliging van Firefox, maar Brave gaat nog een stapje verder en tracht de vingerafdruk er telkens anders uit te laten zien, zodat die niet zomaar herkend wordt. Tor Browser pakt het dan weer helemaal anders aan: die probeert de browser er bij alle gebruikers zo identiek mogelijk uit te laten zien.

Een aanverwante techniek is canvas fingerprinting, waarbij via HTML5 de browser de instructie krijgt een onzichtbare tekening te maken. Minuscule verschillen bij het uitvoeren van deze taak kunnen volstaan voor een unieke vingerafdruk. Test het zelf even uit op browserleaks.com/canvas.

Browsercache

We hebben het al over DOM-storage gehad, maar er zijn ook technieken waarbij op een sluwe manier allerlei andere browsercaches worden ingezet. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een webserver een ID codeert in een afbeelding die bij het laden door de browser wordt gecachet. Het gevolg is dat ook andere webservers deze ID kunnen inlezen wanneer die hetzelfde plaatje hebben ingebed. 

Naast caches voor afbeeldingen zijn er onder meer ook caches voor stylesheets, fonts enzovoort en die kunnen in principe zonder meer worden uitgelezen.

Onlangs hebben onderzoekers van de universiteit van Chicago ontdekt dat ook favicons op een vergelijkbare manier als traceermiddel kunnen worden ingezet, zeker in combinatie met fingerprinting. Favicons belanden op een andere locatie dan de cookies, surfgeschiedenis of sitegegevens en verdwijnen dus niet als je cookies of je geschiedenis wist. Het is nu heel goed mogelijk dat een website diverse favicons van subdomeinen opslaat in een specifieke en dus identificeerbare combinatie.

In Chrome bijvoorbeeld belanden favicons in een (SQLite-)database met de naam favicons, standaard in %localappdata%\Google\Chrome\User Data\<profielnaam>. Je kunt die gericht inlezen met bijvoorbeeld DB Browser for SQLite, via een SQL-instructie als:

©PXimport

Cache partitionering

Om het zomaar delen van cache-informatie tegen te gaan is Firefox voorzien van FPI-functie (First Party Isolation), overigens geïnspireerd door Tor. Die houden in dat cookies, maar ook andere surfdata uit browsercaches, in principe alleen nog benaderbaar zijn vanuit hetzelfde domein, wat site-overstijgende tracering (cross-site tracking) moet bemoeilijken. Om deze functie in te stellen tik je about:config en vervolgens firstparty in. Dubbelklik op privacy.firstparty.isolate en zet de waarde op true.

Een vorm van cache partitioning dus, ook wel network partitioning genoemd. Safari biedt al langer ondersteuning aan voor zo’n functie en ook Chrome (versie 86 en hoger) heeft een vergelijkbare functionaliteit ingebouwd.

Een nadeel van deze vorm van bescherming is wel dat data per TLD (top level domain) opnieuw moeten worden gedownload, wat een nadelige impact kan hebben op sommige prestaties, zoals die van Google Fonts.

©PXimport

CNAME cloaking

In 2019 werd ontdekt dat een Franse krant een sluwe manier had toegepast om anti-traceringstechnieken te ontlopen: CNAME cloaking. Dat vergt enige toelichting.

Voor een browser zijn bijvoorbeeld www.website.nl en blog.website.nl (afkomstig van) dezelfde site of partij. Wanneer nu vanuit een pagina op www.website.nl inhoud wordt opgehaald uit blog.website.nl, dan komen alle cookies en aanverwante data ook beschikbaar voor deze tweede site. Deze kan ook cookies plaatsen die door de browser dan eveneens als eerste-partij cookies worden beschouwd en dus normaliter niet worden geblokkeerd. 

Door nu sluw gebruik te maken van CNAME-records (canonical name) kan de ene domeinnaam binnen het DNS-systeem naar een andere ‘gemapt’ worden en langs deze weg kan een tracker in de eerste-partij context van een bezochte website worden geïnjecteerd.

Verschillende browsers hebben inmiddels verdedigingstechnieken ontwikkeld, zoals Safari (versie 14 en hoger) met ITP (Intelligent Tracking Prevention). Die laat bijvoorbeeld cookies die via CNAME cloaking zijn gezet automatisch na zeven dagen verlopen. 

Ook Brave 1.17 en hoger (met Brave Shields) en de adblocker uBlock Origin vanaf versie 1.25.0 zouden CNAME-cloaking detecteren en blokkeren, met behulp van de browser.dns-API van Mozilla. Op github.com/AdguardTeam/cname-trackers kun je terecht voor een geactualiseerde lijst van trackers die zich van CNAME-cloaking bedienen (circa 13.000 begin juni), voor gebruik in adblockers.

©PXimport

FLoC 

We hebben het in dit artikel al gehad over tracking cookies, maar als het aan Google ligt, worden zulke technieken in de loop van 2022 verleden tijd. Het bedrijf is namelijk volop aan het experimenteren met een alternatieve techniek: FLoC (Federated Learning of Cohorts). Wat houdt die precies in en in hoeverre biedt die de gebruiker meer garantie op privacy?

FLoC draait lokaal in je (Chrome-)browser, als onderdeel van Googles Privacy Sandbox-project, en gebruikt je surfgeschiedenis van de laatste week om je, met behulp van AI (federated learning) en op basis van een zogenoemde SimHash in te delen in een cohort, een categorie of groep van ‘gelijkgezinden’ (lees: gebruikers met dezelfde interesses). Elke groep krijg een FLoC-ID en dit label is in principe zichtbaar voor iedere bezochte website. Adverteerders krijgen dus niet langer een geïndividualiseerd maar gegroepeerd en dus min of meer geanonimiseerd interesseprofiel te zien.

Om te weten of je browser momenteel FLoC ondersteunt, hoef je maar te surfen naar amifloced.org. Begin juni zouden wereldwijd nog maar 0,5 procent van alle Chrome-installaties van deze functie zijn voorzien, maar de kans is groot dat Google zijn experimenten snel flink gaat uitbreiden.

©PXimport

Adverteerders lopen niet bepaald warm voor het FLoC-idee. Niet alleen maakt deze techniek het lastiger om heel gerichte advertenties te tonen – want geen geïndividualiseerde profielen meer – het geeft alweer de ontwikkelaars van browsers meer macht. Dit speelt dus vooral marktleiders als Google en Apple in de kaart.

Het is de vraag of de privacy van gebruikers hier echt mee gebaat is. Alweer een browserfunctie betekent namelijk per definitie een nieuw attribuut dat bij fingerprinting kan worden ingezet. De kans lijkt ons klein dat Google de gebruiker inzage zal geven in de gevormde cohorts of dat de gebruiker een cohort zal kunnen verwijderen als hij zich daarin niet herkent. 

Komt daarbij dat FloC-cohorts weliswaar niet als ‘identifiers’ kunnen fungeren, maar advertentiebedrijven weten de informatie uit zo’n cohort ongetwijfeld wel te linken aan data die ze via andere manieren binnenkrijgen, zoals fingerprinting. 

Er komt ook weerstand van andere browsers. Zo hebben Vivaldi en Brave al eerder meegedeeld dat ze FLoC niet zullen implementeren en hebben inmiddels ook Mozilla (Firefox) en Microsoft (Edge) hun veto uitgesproken. DuckDuckGo heeft bovendien de extensie Privacy Essentials geüpdatet, zodat je er FloC mee kunt blokkeren in Chrome.

Chrome’s FLoC krijgt dus heel wat kritiek: van andere browserontwikkelaars, van adverteerders en van diverse privacy-voorvechters. Wordt vervolgd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).