OpenAI heeft het met ChatGPT het concept van een AI-chatbot populair gemaakt. Ook andere bedrijven bieden soortgelijke diensten aan. Daarnaast zijn er grote taalmodellen beschikbaar waarmee je zelf een chatbot kunt maken die op je eigen computer draait. Met Jan krijg je toegang tot al deze taalmodellen vanuit één interface.

Een groot taalmodel (Large Language Model of LLM) is een neuraal netwerk met miljarden parameters dat teksten kan genereren. Dit type algoritme kreeg brede bekendheid toen OpenAI in november 2022 de dienst ChatGPT lanceerde. Via deze webinterface kun je eenvoudig chatten met het taalmodel, en de antwoorden lijken vaak alsof ze van een mens komen.

Ook de concurrentie is niet stil blijven staan. Zo biedt het Franse bedrijf Mistral AI een online chatbot op basis van een eigen groot taalmodel. Daarnaast stellen bedrijven als Groq je in staat om allerlei grote taalmodellen in de cloud te draaien. Meta, het moederbedrijf van Facebook, bracht bovendien zijn groot taalmodel Llama uit in kleinere versies, die je zelfs op je eigen computer kunt draaien. Dat werd al snel gevolgd door een reeks andere grote en kleine taalmodellen van diverse bedrijven en onderzoeksinstellingen.

Het kan lastig zijn om al deze modellen uit te proberen: je moet dan allerlei verschillende webinterfaces gebruiken of van diverse locaties modellen downloaden. Jan biedt hiervoor een oplossing: je installeert deze opensourcesoftware op je eigen computer. Daarna verbind je via een API (Application Programming Interface) met een groot taalmodel in de cloud of download je een taalmodel van bijvoorbeeld Meta of Mistral op je eigen computer om het offline te gebruiken. En dat alles in één en dezelfde gebruikersinterface, waarin je eenvoudig tussen verschillende modellen kunt overschakelen.

1 Jan installeren

Jan is beschikbaar voor Windows, macOS (Intel- of Apple-processoren) en Linux. Op de downloadpagina vind je de verschillende versies. Als je lokaal grote taalmodellen wilt draaien, heb je een krachtige computer nodig. Onder Windows en Linux betekent dat een gpu van Nvidia of AMD met minstens 8 GB VRAM. Heb je een recente Mac, dan is een Apple M1-processor of nieuwer ook snel genoeg.

Nadat je Jan hebt gestart, schakel je eerst de hardwareversnelling in. Op Macs met een Apple-processor gebeurt dat automatisch, maar voor Windows en Linux dien je dat handmatig te doen. Raadpleeg de platformspecifieke installatie-instructies om de juiste drivers en andere nodige software te installeren. Voor een Nvidia-gpu open je in Jan de instellingen (het icoontje van het tandwiel linksonder) waar je klikt op Advanced Settings en GPU Acceleration inschakelt.

Voor de beste prestaties laat je Jan gebruikmaken van je gpu.

2 Lokaal AI-model draaien

Als je een groot taalmodel op je eigen computer wilt draaien, moet je dit eerst downloaden. Klik daarvoor in Jan linksboven op het icoontje met de vier vierkantjes. Dit brengt je naar de Hub, een verzameling van modellen die je kunt downloaden. Bij de modellen die je lokaal kunt draaien, staat de bestandsgrootte en een knop Download. Als er Recommended bij staat, draait het model goed op je hardware. Staat er de waarschuwing Slow on your device, dan komt dat bijvoorbeeld omdat je gpu te weinig VRAM heeft. Klik rechts naast de downloadknop voor extra uitleg over het model en klik op Download om het model op te slaan. Download bijvoorbeeld Mistral Instruct 7B Q4. Dat is een goed algemeen model dat al op een gpu met 8 GB VRAM draait.

Zodra het model is gedownload, verandert de downloadknop in Use. Klik erop om een nieuwe ‘thread’ te starten, een conversatie met het model. Dit kan ook door op de tekstballon linksboven te klikken. Voordat je een vraag typt in het tekstveld onderaan, raden we je aan aan de rechterkant naar enkele instellingen te kijken. In het tabblad Assistant kun je onder Instructions specifieke instructies geven die de antwoorden van de chatbot beïnvloeden, zoals de rol die het moet uitvoeren. In het tabblad Model kun je het taalmodel kiezen: naast de gedownloade modellen zijn ook de modellen die je online gebruikt via een API zichtbaar. Laat de andere instellingen voorlopig op hun standaardwaarden staan (zie het kader ‘Modelparameters’ voor de betekenis ervan). Nu kun je je vraag stellen. Jan zal eerst het taalmodel in het VRAM of RAM laden, wat even kan duren. Daarna verschijnt het antwoord redelijk snel. Vervolgvragen worden hierdoor ook sneller beantwoord.

Dankzij Jan kun je met alle mogelijke grote taalmodellen chatten.

3 AI-model in de cloud draaien

Op dezelfde manier kun je modellen in de cloud draaien bij leveranciers als OpenAI, Anthropic, Mistral, Cohere en Groq. Hiervoor moet je eerst een API-sleutel voor de desbetreffende dienst instellen. Keer daarvoor terug naar de instellingen van Jan en klik bij Model Providers op de gewenste dienst. We illustreren dit met OpenAI. Bij API Key moet je een API-sleutel invullen, die je aanmaakt op de pagina API keys van je OpenAI-account. Klik daar op Create new secret key, geef je sleutel een naam en ken ze aan een project toe (er is een Default project). Klik dan op Create secret key. Kopieer nu onmiddellijk de gegenereerde sleutel en vul die in Jan in, want je krijgt die daarna nooit meer te zien.

Je kunt nu in de Hub van Jan naar OpenAI GPT 4o gaan en ernaast op Use klikken om een nieuw gesprek te starten. Of je klikt op de tekstballon linksboven, daarna op het icoontje met het potlood om een nieuwe thread aan te maken, om vervolgens aan de rechterkant bij ModelOpenAI GPT 4o uit de lijst te selecteren. Cloudmodellen waar je geen toegang toe hebt omdat je nog geen API-sleutel hebt ingesteld, zijn grijs weergegeven. Je kunt tijdens het gesprek overigens op elk moment van model veranderen. Als je bijvoorbeeld merkt dat het model niet goed genoeg is voor je vraag, verander dan het model en klik op het knopje Regenerate bij het antwoord.

Creëer een API-sleutel om OpenAI’s grote taalmodellen in Jan te gebruiken.

4 Pdf-documenten samenvatten

Als je een model met lange contextlengte gebruikt, kun je in Jan ook pdf-documenten laten samenvatten of op andere manieren analyseren. Klik daarvoor eerst in de instellingen op Advanced Settings en schakel Experimental Mode in. Je threads tonen nu aan de rechterkant ook een tabblad Tools. Schakel daar Retrieval in.

Klik nu in je thread op het icoontje van de paperclip en kies Document. Selecteer het pdf-bestand dat je wilt analyseren. Nu kun je in het tekstveld onderaan vragen stellen aan het taalmodel over dit document. Als het lijkt alsof het taalmodel de informatie niet volledig heeft verwerkt, kun je experimenteren met de parameters in het tabblad Tools. Wees overigens altijd kritisch over de antwoorden. Vaak zit het taalmodel ernaast of antwoordt het onvolledig.

Als je de datasheet van de Raspberry Pi Pico W met GPT-4o bevraagt, zijn de antwoorden helaas onvolledig.

5 Multimodaal model

Sommige modellen kunnen niet alleen overweg met tekst, maar ook met afbeeldingen. Ze kunnen bijvoorbeeld een afbeelding die je hen voorlegt beschrijven of erover redeneren. We noemen dat multimodale modellen. Een voorbeeld hiervan is LLaVA (Large Language and Vision Assistant). In de Hub van Jan zijn enkele varianten te vinden, zoals LlaVa 7B, BakLlava 1 en LlaVa 13B Q4 (voor GPU’s met meer dan 8 GB VRAM).

Na je selectie kun je een afbeelding uploaden door in een gesprek op de paperclip klikken en voor Image te kiezen. Als het niet om een multimodaal model gaat, blijft Image grijs en kun je het niet selecteren. Daarna kun je vragen stellen over de afbeelding. Helaas bleek in onze test geen van de LLaVA-modellen uit Jans Hub te werken, ook niet met een LLaVA-model dat we van Hugging Face downloadden. Het is een van de redenen waarom de ontwikkelaars van Jan nog steeds waarschuwen dat hun programma in bètafase is.

6 Modellen van Hugging Face

Hugging Face is een Frans-Amerikaans bedrijf dat met zijn Model Hub een populaire website aanbiedt waar iedereen AI-modellen kan publiceren. Jan kan deze modellen van de Hugging Face Model Hub ook lokaal draaien, zolang ze in het formaat GGUF (GPT-Generated Unified Format) worden aangeboden. We illustreren dit met Granite Code 8B, een taalmodel van IBM dat is getraind om programmeertaken uit te voeren.

Als je binnen de Hugging Face Model Hub op de pagina van een GGUF-model rechtsboven op Use this model klikt en vervolgens op Jan, krijg je de vraag om de pagina in Jan te openen. Een andere manier is om in de Hub van Jan de url van het model te plakken. Jan toont je dan informatie over het model en biedt verschillende versies ter download aan. In ons voorbeeld is er maar één versie, maar vaak zijn er verschillende kwantisaties beschikbaar (zie het kader ‘Welke modelvariant kiezen?’). Klik op de downloadknop naast het gewenste model. Zodra het is gedownload, klik je op Use om een gesprek te beginnen.

Jan kan alle GGUF-taalmodellen van Hugging Face downloaden.

7 Modellen die programmeren

Taalmodellen zoals Granite Code, Codestral, Deepseek Coder en CodeNinja zijn gespecialiseerd in alles wat met programmeren te maken heeft. Vraag bijvoorbeeld om een Python-script dat met de bibliotheek Bleak scant naar bluetooth-apparaten in de buurt, en het taalmodel toont je de code hiervoor, inclusief uitleg en instructies om de benodigde bibliotheken te installeren.

De code zelf wordt in afzonderlijke kaders getoond, die je met een klik op het icoontje rechtsboven kopieert, zodat je de code in je eigen code-editor kunt plakken en uitproberen. Je kunt ook code invoeren in Jan en het model vragen om deze uit te leggen. Of geef code waarvan je weet dat er een fout in zit en vraag het model om de code te verbeteren. Vaak krijg je overigens code die niet werkt, of die een foutmelding geeft. Reageer dan met de foutmelding of vertel wat er fout gaat, en je krijgt een verbeterde versie. Na wat heen en weer communiceren krijg je vaak wel een bruikbaar resultaat.

Granite Code kan je helpen bij programmeertaken.

8 Extra cloudmodellen toevoegen

Er komen continu nieuwe taalmodellen bij, en Jan kan dat niet altijd direct volgen. Gelukkig kun je vaak met wat handmatige configuraties de nieuwe modellen toch nog aan de praat krijgen. We illustreren dit met GPT-4o mini, de goedkopere versie van GPT-4o die OpenAI aanbiedt. Tijdens het schrijven stond deze nog niet in Jans Hub, maar je kunt deze eenvoudig toevoegen. Jan slaat de configuratie van elk model op in een bestand in zijn datadirectory. Voor OpenAI’s GPT-4o is dat bijvoorbeeld in het bestand jan\models\gpt-4o\model.json in je persoonlijke map.

Om Jan toegang te geven tot GPT-4o mini, maak je een map gpt-4o-mini aan en kopieer je het bestand model.json van GPT-4o daarnaartoe. Pas nu in dit json-bestand het id aan van gpt-4o naar gpt-4o-mini, de naam van OpenAI GPT 4o naar OpenAI GPT 4o mini en het maximumaantal tokens van 4096 naar 16384. Deze waarde vind je op de website van OpenAI bij de eigenschappen van het model. Sla het bestand op, sluit Jan af en start het programma weer op. Daarna is het model in Jan beschikbaar.

Voeg het nieuwste model van OpenAI aan Jan toe.

9 Meer mogelijkheden

Jan biedt nog heel wat meer mogelijkheden. Zo kun je het programma als server draaien en functionaliteit van de taalmodellen aan andere programma’s aanbieden. In de code-editor Visual Studio Code kun je bijvoorbeeld met de extensie Continue hulp bij het programmeren krijgen. Continue communiceert dan op de achtergrond met een taalmodel dat Jan uitvoert.

Een ander interessant programma is Open Interpreter. Dit laat een groot taalmodel code genereren die dan op je computer wordt uitgevoerd. Je kunt bijvoorbeeld aan een taalmodel van Jan vragen om een bestand met data in te lezen en daar grafieken van te maken. Verder zullen er wellicht nog meer tools komen dan enkel het inlezen van pdf-bestanden.

Jan ondersteunt allerlei integraties om de grote taalmodellen toe te passen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).