Wat doet u als u met een hardnekkig computerprobleem kampt? U kunt met de fabrikant van het apparaat bellen of tijdens een verjaardagsfeestje een handig familielid vragen. De computerfabrikant kan u waarschijnlijk niet direct helpen en een verjaardagsfeestje staat ook niet altijd voor de deur op het moment dat u een probleem hebt. Daarom biedt Hulp op afstand uitkomst. In dit artikel geven we u hier uitleg over en bespreken we een aantal mogelijkheden.

1. Hulp op afstand

Om hulp op afstand te krijgen, hoeft geen aparte programma's te downloaden als u Windows XP, Vista of 7 hebt. De functie is namelijk in alle drie de Windows-versies ingebouwd. Om de functie Hulp op Afstand te starten, gaat u in Windows 7 naar het menu Start, waarna u Hulp op afstand intypt in het venster. In het volgende venster kunt u kiezen of u iemand wilt uitnodigen of een uitnodiging wilt accepteren. U kunt het beste kiezen om een uitnodiging per mail te versturen, want dan hoeft u geen extra bestanden op te slaan. De ontvanger krijgt een mailtje en u krijgt een wachtwoord te zien dat u door moet geven aan de persoon die u zal helpen. Zodra uw helper het mailtje heeft geaccepteerd en u het wachtwoord hebt doorgegeven, kan de ontvanger uw bureaublad bekijken en kunt u via chat uw probleem bespreken. Helaas is Hulp op afstand in Windows nogal beperkt en het lijkt er zelfs op dat deze functie niet helemaal is doorontwikkeld. Als u de sessie wilt beëindigen, klikt u op Annuleren of op Delen beëindigen. Door op de Esc-toets te drukken, stopt u de sessie ook.

©PXimport

Met Hulp op afstand geeft u de bediening van uw computer op een simpele manier uit handen.

2. Kort houdbare code

In Windows krijgt u een inlogcode die u door kunt geven aan de persoon waarmee u het scherm wilt gaan delen. Deze code is handig, maar houd er rekening mee dat de houdbaarheid ervan beperkt is. Na zes uur vervalt het wachtwoord. Op deze manier kunnen anderen er op een later moment geen misbruik van maken.

©PXimport

Met deze code geeft u anderen toegang tot uw computer.

3. Verbindingsproblemen verhelpen

Het kan gebeuren dat u geen verbinding kunt krijgen met een andere computer. Waarschijnlijk blokkeert uw firewall dan de Hulp op afstand-functie in Windows. Ga naar het menu Start en klik op Configuratiescherm. Ga vervolgens naar Beveiliging,kies hier voor Windows Firewall en klik op Een programma via Windows Firewall toestaan. Het kan zijn dat u gevraagd wordt om uw administratorgegevens in te voeren. Ga daarna naar het tabblad Uitzonderingen, zet een vinkje voor Hulp op afstand en klik Ok om te bevestigen. Als het goed is, kunt u nu gebruikmaken van Hulp op Afstand. Werkt het nog niet? Dan bestaat de kans dat een andere firewall de verbinding blokkeert. Het is verstandig om dit na te gaan door de instellingen van deze firewall te controleren.

4. Live Messenger

Ook in Live Messenger zit een functie waarmee u hulp kunt vragen aan iemand anders. Daarbij chat u dus direct met de persoon die u helpt. Start in Live Messenger een gesprek en ga in het chatvenster naar Activiteiten. Onder deze knop klikt u op Hulp op afstand aanvragen. Vervolgens wordt gevraagd of de persoon waarmee u chat het verzoek wil accepteren. Nadat u de aanvraag hebt verstuurd en iemand anders de uitnodiging heeft geaccepteerd, start het Hulp op afstand-programma in Windows, waarmee u net zoals bij tip 1 een code moet doorgeven aan de persoon die u gaat helpen. Zodra de code is ingevoerd, kunt u starten met Hulp op afstand. De verbinding met MSN blijft openstaan, zodat u ook verder kunt gaan met uw gesprek.

©PXimport

Ook in Live Messenger is de Hulp op afstand-functie ingebakken. Zo kunnen mensen u helpen via een chatsessie.

5. Remote Desktop

Als u in het bezit bent van Windows 7, Vista of XP Professional is de functie Remote Desktop een stuk uitgebreider dan Hulp op afstand. Remote Desktop geeft u de mogelijkheid om vanaf een computer direct op een andere pc in te loggen en deze ook meteen te bedienen. Zorg er wel voor dat u toestaat dat u verbinding kunt maken met andere computers. Ga daarvoor naar het menu Start en typ Instellingen voor externe verbindingen. Ga vervolgens naar het tabblad Extern Bureaublad, selecteer in het volgende venster de onderste bullet Verbindingen met Extern Bureaublad toestaan, ongeacht de versie van Extern Bureaublad.

©PXimport

In vergelijking met Hulp op afstand geeft het externe bureaublad u meer mogelijkheden om een computer te bedienen vanaf een andere pc.

Klik nu op Ok om het venster weer te sluiten. Ga vervolgens weer naar het menu Start, klik met uw rechtermuisknop en kies voor Systeemeigenschappen. Bekijk hier de naam van uw computer. Om nu in te loggen op deze computer gaat u naar een andere computer, waarop u ook weer voor het menu Start kiest en in het venster onderin beeld Extern Bureaublad typt. Typ in het volgende venster de naam van de computer waar u in wilt loggen en bevestig met Ok. Voer in het volgende venster een wachtwoord en gebruikersnaam in van de computer waarop u inlogt en bevestig nogmaals met Ok. Nu verschijnt een venster waarin u het bureaublad ziet van de computer waar u toegang toe hebt. U kunt via dit venster de andere computer gewoon bedienen. Op deze manier kunt u ook iemand anders in laten loggen op uw eigen pc. Let er wel op dat deze persoon al genoeg heeft aan uw wachtwoord om binnen te kunnen komen.

6. Crossloop

Ook Crossloop is een bekend programma waarmee u hulp op afstand kunt krijgen. U kunt het programma downloaden op de website van CrossLoop. De installatie verloopt snel en simpel. Kies voordat de wizard begint wel voor Nederlands. Zodra u de wizard hebt doorlopen, kunt u meteen aan de slag. Belangrijk is dat de persoon waarmee u verbinding wilt maken ook in het bezit is van Crossloop. Zodra u het programma hebt opgestart, ziet u twee tabbladen. Een tabblad met Toegang en het andere tabblad met Delen. Klik op het tabblad Delen en geef uw computernaam en toegangscode door aan de persoon met wie u uw scherm wilt delen. Aan de andere kant van de lijn klikt de persoon op het tabblad Toegang, waarna hij of zij uw toegangscode invoert en op Verbinden klikt. Hierna kunt u zelf op het andere tabblad ook op Verbinden klikken om verbinding te maken. U krijgt eerst nog een melding dat iemand toegang tot uw pc wil hebben. Klik op Ja om dit te accepteren, waarna uw scherm met uw helper in nood wordt gedeeld.

©PXimport

Crossloop is snel en eenvoudig te gebruiken.

7. Controle uit handen geven

U kunt met Crossloop ook een stukje verder gaan. U kunt niet alleen uw scherm delen met iemand verderop, maar iemand anders zelfs controle over uw computer geven. Zodra u verbinding hebt met de ander, ziet u dat er een aantal icoontjes onderin het tabblad Delen verschijnen. Het meest rechtse icoontje (met de pijltjes) geeft u de mogelijkheid om de controle over uw beeldscherm uit handen te geven. U krijgt de vraag of u zeker weet dat u dit wilt doen. Beantwoord deze vraag met Ja, waarna de persoon waarmee u uw scherm deelt ook nog een bevestigingsvraag krijgt voorgeschoteld. Hierna kunt u aan de slag en kan de persoon 'aan de andere kant van de lijn' uw computer bedienen alsof het zijn of haar eigen apparaat is. Als u de controle weer terug wilt hebben, klikt u weer op dezelfde pijltjes of verbreekt u de verbinding.

©PXimport

U kunt kiezen of u zelf controle over de muis wilt houden, of ook dit onderdeel aan uw helper overdraagt.

8. Bestanden uitwisselen

Met een paar simpele stappen wisselt u ook bestanden en mappen uit met Crossloop. Het icoontje met het mapje geeft aan dat u bestanden kunt delen. Klik op dit pictogram, waarna u meteen kunt beginnen met browsen naar een aantal bestanden die u wilt delen. Middels de Crtl-toets kunt u meerdere bestanden tegelijk selecteren. Als u bestanden deelt, krijgt u een venster te zien met de voortgang. Aan de andere kant krijgt de persoon waarmee u uw scherm deelt de vraag of de bestanden kunnen worden opgeslagen. De gebruiker aan de andere kant moet een locatie op zijn of haar pc kiezen om de bestanden in op te slaan, waarna het downloaden direct kan beginnen. Uiteraard moet u tijdens het uitwisselen van de bestanden de verbinding niet verbreken. Als u dat wel zou doen, wordt niet alles overgedragen.

9. Code

Standaard moet u een code doorgeven aan de persoon die u gaat helpen. Deze code is eigenlijk altijd hetzelfde. Handig, want zo kunt u hem eenvoudig onthouden en direct opnieuw toepassen. Aan dit systeem hangt echter ook een veiligheidsrisico en daarom is het aan te raden om af en toe de code te veranderen. Dat kan via het instellingenmenu. Klik op het radertje linksonder in beeld en kies bij Settings voor Change Access code. Hiermee verandert u in één keer de code, waarna uw helpers geen gebruik meer kunnen maken van de oude toegangscode.

©PXimport

Wijzig de toegangscode af en toe, zodat uw helper na afloop van een sessie niet ongevraagd opnieuw toegang tot uw computer kan krijgen.

10. Extra hulp

Is uw probleem zo hardnekkig dat u niemand kent die u kan helpen? Crossloop heeft een database met gebruikers die u online op afstand kunnen helpen. Dit kost meestal geld, maar vaak zijn het echte experts die u op weg kunnen helpen en de bedragen die ze vragen, vallen vaak mee. Als u een profiel bij Crossloop hebt, kunt u gebruikmaken van deze diensten. Maak via CrossLoop een account aan. Vul op de site uw gegevens in en via de mail krijgt u nog een bevestigingslink. Nadat u op de link hebt geklikt, kunt u inloggen. Direct na het inloggen ziet u een zoekvenster. Als u hier een zoekopdracht in typt, krijgt u een lijst met specialisten te zien. U kunt ook zien of er iemand online is, want dit wordt erbij aangegeven. Klikt u op de naam van iemand, dan verschijnt het hele profiel en kunt u ook zien hoeveel mensen de helper in kwestie al heeft bijgestaan, en of mensen tevreden zijn over zijn of haar diensten.

©PXimport

Handig aan Crossloop is dat er een database aan is gekoppeld met talloze gebruikers die u gratis of tegen een kleine betaling verder kunnen helpen.

11. Teamviewer

Zodra Crossloop voor u te beperkt is, biedt Teamviewer waarschijnlijk uitkomst. Dit programma heeft iets meer mogelijkheden dan Crossloop en u zet het programma gemakkelijker naar uw hand. Surf naar TeamViewer om het programma te downloaden. Het programma is slechts een paar MB groot, dus het staat binnen enkele tellen op uw computer. De installatie verloopt via een eenvoudige wizard waar u snel doorheen bent. Houd er wel rekening mee dat u aan moet geven dat u Teamviewer gebruikt voor persoonlijk gebruik, want voor zakelijk gebruik is dit programma niet gratis. Na de installatie kunt u direct aan de slag met Teamviewer. Als het programma niet standaard in het Nederlands start, kunt u deze instelling snel aanpassen. Ga rechtsboven in het venster naar Extras / Options, kies Advanced en selecteer in het volgende venster bij Language voor Nederlands. Herstart Teamviewer om de wijziging door te voeren.

©PXimport

Teamviewer is voor particulieren gratis te gebruiken.

12. Contact maken

Teamviewer zit vol met handige functies, maar in eerste instantie gaat het om contact maken zodat iemand met u mee kan kijken om u te helpen. Zorg ervoor dat iemand anders ook in het bezit is van Teamviewer, en geef aan hem of haar de code door die u ziet in het openingsvenster. Vervolgens wordt de verbinding opgezet. Als extra beveiliging wordt ook nog om het wachtwoord gevraagd. De code ziet u onder het kopje Password. Als u met uw rechtermuisknop op dit venster klikt, kunt u met Wachtwoord wijzigen een nieuw wachtwoord laten genereren. Als u verbinding hebt, heeft de persoon aan de andere kant van de lijn ook meteen controle over uw computer. Rechtsonder in beeld vindt u een klein venster waar u uw instellingen kunt vinden. Klikt u een keer op het kleine pictogram met de muis erop, dan kan de persoon aan de andere kant alleen maar meekijken en heeft uw helper geen controle meer over uw pc. Een sessie kan heel eenvoudig worden beëindigd: klik rechtsonder in uw beeldscherm op het kruisje en de sessie is ten einde.

©PXimport

Met een code en een wachtwoord geeft u iemand anders via Teamviewer toegang tot uw pc.

13. Beeld en Geluid

U kunt zelfs beeld en geluid opstarten om uw sessie nog beter te laten verlopen. Rechtsonder in beeld geeft u bij Functies aan of u VoIP (Voice over IP) wilt gebruiken. Als u in het bezit bent van een webcam, kunt u deze ook aanzetten zodat er direct beeld is. Zodra u beeld heeft, kun u gebruikmaken van de videoverbinding. Is uw hulpsessie zo waardevol dat u hem liever nog even bewaart? Dan kan dat ook. U kunt sessies namelijk opslaan. Klik daarvoor tijdens de sessie bij Extra's op Opnemen. Om een opgenomen sessie weer terug te kijken, gaat u in Teamviewer rechtsboven in het venster naar Extra's en klikt u op Opgenomen sessie afspelen. Vervolgens ziet u een venster waarin u kunt browsen naar de locatie van de opname. Als u geen gebruikmaakt van geluid, kunt u blijven communiceren via chat. Klik bij Functies op Chat en u kunt naar hartenlust chatten.

©PXimport

Rechtsonder in beeld kunt u uw Teamviewer-instellingen aanpassen.

14. Op afstand bedienen

Teamviewer is ook op een heel handige andere manier te gebruiken. Ook als u zelf uw eigen computer op afstand wilt besturen kan dat heel eenvoudig met dit programma, zonder dat u daarvoor hoeft te betalen of een andere Windows-versie nodig hebt. Klik bovenin het venster op het menu Verbinding en kies hier voor Toegang zonder toezicht instellen. Er wordt nu een korte wizard gestart. Eerst moet u de naam van uw eigen computer en een wachtwoord opgeven. Om gebruik te maken van deze service hebt u een account nodig bij Teamviewer, dit maakt u aan in de volgende stap van de wizard. Als u een account hebt, zult u even uw mailbox moeten openen om het account via een bevestigingsmail te activeren. Hebt u nog meer computers? Deze kunt u nu ook toevoegen aan Teamviewer. Als u inlogt op TeamViewer, kunt u op afstand inloggen op uw eigen pc, middels de gegevens die u voor Teamviewer hebt aangemaakt. Zorg er uiteraard wel voor dat uw pc aan staat en verbinding heeft met internet. De bediening van uw pc op afstand loopt in Teamviewer via uw browser, daardoor is de kwaliteit van het beeld iets minder. De bediening blijft verder hetzelfde. Het menu dat u in het venster ziet, kunt u ook terugvinden in het programma. Klik daarvoor rechtsonder in beeld op Mijn computers.

©PXimport

U kunt uw eigen computer vanaf afstand bedienen via de functie Toegang zonder toezicht.

15. Voor de telefoon

Teamviewer is uitgebreid en als niet-zakelijke gebruiker maakt u gratis gebruik van veel mogelijkheden. Als u een iPhone hebt of een telefoon met het Android-besturingssysteem, kunt u de Teamviewer-app installeren die het mogelijk maakt om vanaf uw mobiele telefoon een computer te benaderen of hulp op afstand te bieden. Surf via uw mobiele telefoon naar de App Store van Apple of de Android Market, of download de app via www.teamviewer.com/mobile. Nadat de app op uw telefoon is geïnstalleerd, voert u de code in, met het wachtwoord dat u hebt gekregen van de persoon op wiens computer u wilt inloggen. Voer deze gegevens in en u kunt aan de slag. Zo is het dus zelfs onderweg mogelijk om iemand met een computerprobleem te helpen of een kijkje nemen op uw eigen computer!

16. Instellingen maken

Bij de voorgaande tips zijn we nog uitgegaan van standaardinstellingen, maar u kunt Teamviewer natuurlijk ook naar uw eigen hand zetten. Ga in het menu Extras naar Opties om zelf uw instellingen nog eens goed te bekijken. Onder Algemeen is de belangrijkste wijziging die u kunt doorvoeren het aanpassen van uw computernaam. In het invulveld kunt u zelf iets anders neerzetten. Aan het onderdeel Beveiliging is veel aandacht besteed. Hier beheert u uw wachtwoorden voor Teamviewer en past u zelfs instellingen aan om de sterkte van uw wachtwoord te verbeteren. Maak bij het dropdown-menu Password strenght zelf de keuze hoe sterk uw wachtwoord moet zijn. Standaard worden er zes karakters gevraagd, maar u kunt ook kiezen voor acht karakters of voor wachtwoorden die minder sterk zijn. Alle andere opties in het menu zijn uitgebreid en richten zich op de kwaliteit van presentaties in beeld en geluid en de uitnodigingstekst in het mailbericht. Stuk voor stuk zijn dit handige instellingen waarmee u Teamviewer volledig naar wens aanpast.

©PXimport

In dit uitgebreide menu past u de instellingen van Teamviewer aan.

17. Hulp met Skype

Ook als u fanatiek gebruikmaakt van Skype kunt u anderen eenvoudig op afstand helpen en kunt u meekijken op het scherm van iemand anders - of andersom. Skype is niet gericht op deze functie, de toepassing is dus niet zo uitgebreid als Crossloop of Teamviewer. Start in Skype een videogesprek, klik op het icoontje met de twee vierkantjes onderin beeld en kies hier voor Scherm Delen. Uw computer maakt nu verbinding met de persoon met wie u een videogesprek heeft, waarbij uw beeldscherm aan de andere kant van de lijn wordt getoond.

Tot slot

Hulp op afstand is gemakkelijk in te stellen. Als u niet al teveel eisen stelt, kunt u snel en eenvoudig een verbinding opzetten in Windows. De meeste mogelijkheden hebt u met Teamviewer. Wij raden u aan om Hulp op afstand een keer te proberen zonder dat er een serieuze reden in de vorm van computerproblemen achter steekt. Zo weet u zeker dat het werkt en kunt u meteen aan de slag als er dringend hulp moet worden ingeroepen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).