De grootste vertrager in de pc is zonder enige twijfel de harde schijf. Een ‘ouderwetse’ schijf haalt ongeveer 100 MB/s of wellicht iets meer. En de zoektijden zijn bij een heel vlot model zo’n 6 ms. Dat lijkt snel, maar is niets vergeleken met de prestaties van een ssd. Die zit op 350 tot 550 MB/s en 0,01ms! En ja, dat scheelt enorm!

Het begon met een brief van een lezeres. Of we niet eens heel duidelijk konden laten zien hoe je een ssd inbouwt. Voor wie de ontwikkeling gemist heeft: een ssd is een soort harde schijf, maar dan zonder bewegende delen. Het grote voordeel daarvan is dat ssd’s razendsnel informatie kunnen wegschrijven en teruglezen. En dat komt de prestaties van een doorsnee computer of laptop zeer ten goede. Desgevraagd wilde ssd-maker OCZ ons wel een ssd ter hand stellen om de workshop mee uit te voeren. En omdat uw hoofdredacteur tobde met een al wat oudere pc die bij vlagen niet vooruit te branden was, viel op dat apparaat de keus voor het renovatieproject.

Een bestaande configuratie uitbreiden met een ssd – waarbij die gaat fungeren als C-schijf – hoeft helemaal niet lastig te zijn. Wel is het belangrijk op een paar dingen te letten.

Allereerst is het cruciaal te beseffen dat niet bij elke ssd cloning-software wordt meegeleverd. Dat is software die u nodig hebt om een letterlijke kopie van uw systeemschijf te maken. Zonder deze software is het een bijzonder lastige klus – zo niet onmogelijk – om uw systeem over te zetten naar een ssd en rest u niets anders dan uw hele pc (althans het besturingssysteem) opnieuw te installeren.
De grotere fabrikanten leveren vaak wel software mee, maar niet bij elk model. Controleer dat dus even. Een los pakket van bijvoorbeeld Acronis (de populairste software) kost u zo 50 euro. Er zijn gratis pakketten, maar die werken niet op elk systeem en zijn doorgaans niet zo gebruiksvriendelijk. Houd daar rekening mee.

Dan is het handig – in geval van een desktop – te bepalen waar u de ssd wilt plaatsen in de behuizing. Een ssd is (nagenoeg) altijd 2,5 inch en past dus niet zomaar in een 3,5 inch-bracket. Er zijn verloop-brackets die dat verschil in grootte compenseren. Sommige fabrikanten leveren deze mee.

Sata-2 en sata-3

©CIDimport

Sata-3-poorten hebben doorgaans een andere kleur. U vindt meer informatie in de handleiding van uw moederbord.

In geval van een desktop kunnen we ons voorstellen dat u de oude schijf die u vervangt door de nieuwe ssd, wilt blijven gebruiken voor dataopslag. U hebt in dat geval dus een extra schijfaansluiting nodig.

Hebt u een modern moederbord, dan hebt u wellicht naast de standaard sata-2-aansluitingen (serieel ATA, de aansluiting voor een harde schijf of bijvoorbeeld dvd-rom-station), ook nieuwere sata-3-poorten. Deze hebben doorgaans een andere kleur dan de sata-2-aansluitingen. Let daar even goed op! De handleiding van het moederbord geeft ongetwijfeld aan welke poort op welke snelheid werkt. Het voelt wellicht prettig als we zeggen dat sata-3 ook compatible is met sata-2 en andersom. Sata-3 is echter veel sneller (twee keer zo snel). Het loont dus de moeite om het even goed uit te zoeken.

Dan even over het kabeltje. Er is net als bij andere opslagmedia een dataverbinding en een energietoevoer nodig om een ssd aan de praat te krijgen. Nagenoeg alle moderne ssd’s maken gebruik van de nieuwe sata-3-standaard. Deze standaard is compatibel met sata-2. Echter: om op volle snelheid te werken, is een sata-3-verbinding op het moederbord nodig én een sata-3-kabel. Vaak staat op de kabel aangegeven welk type het is. De connector is gelijk.

Stootvast en energiezuinig
Bij een notebook heeft een ssd nog meer voordelen. Een ssd kan prima tegen vallen, stoten en vibraties. Iets wat bij een notebook toch meespeelt. Immers: u kunt uw tas laten vallen. Daarbij gebruikt een ssd aanzienlijk minder energie. Minder dan de helft dan een kleine 2,5 inch-schijf nodig heeft. En dat scheelt weer werktijd.

©CIDimport

Met een bracket kunt u een 2,5 inch-ssd in een gewoon 3,5 inch-slot bouwen.Klein verschil
Een sata-3-kabeltje lijkt als twee druppels water op een sata-2-kabel. Er is echter een verschil. De interne afscherming is beter, én de aders zijn van elkaar gescheiden. Dat is zichtbaar door een soort ‘gootje’ in het midden van de kabel. Gebruik bij voorkeur deze nieuwere kabel om problemen te voorkomen. Er kunnen soms haperingen voorkomen als u een oude kabel gebruikt met een nieuwe ssd.

Voorbereiding
Wij raden met klem aan om gevoelige data veilig te stellen voordat u gaat overzetten. Denk aan documenten, foto’s, eventueel muziek of andere zaken die u absoluut niet wilt kwijtraken. Houd ook rekening met clouddiensten. OneDrive of bijvoorbeeld Google Drive. Deze gebruiken in veel gevallen virtuele mappen die ze ‘mounten’. Deze kan de dienst kwijtraken. In ons geval verliep het proces zeer soepel, maar het kan natuurlijk altijd fout gaan. Backups geven rust.

De test-pc

©CIDimport

De test-pc: een oude AMD FX dualcore. Hij start nadien zeker vier keer zo snel! De algehele werkervaring is niet te vergelijken!

Wij willen voor deze transplantatie een wat oudere pc – eigenlijk gewoon een heel oude pc – nieuw leven inblazen. Er zijn nogal wat verhalen over de winst die met een ssd te behalen zou zijn. Wij zijn benieuwd of dat nu echt zo is. En vooral: of dat ook geldt voor een oude pc. In dit geval een AMD FX dualcore-model, 4 GB ddr2-geheugen en een gemiddelde videokaart. Het besturingssysteem: Windows 8.1. Kortom: in basis gewoon een prima pc voor wat werk en internet.

Koppelen, installeren en starten!
Om te beginnen zet we onze ssd  in een usb-3 dockingstation. De ssd is een Arc 100 met een capaciteit van 240 GB en dat komt goed uit want daarmee is-ie groter dan de systeemschijf in de pc. We kunnen nu  de hele schijf klonen zonder in ruimteproblemen te komen en dat scheelt heel wat klussen.

©CIDimport

We gebruiken Acronis-software voor het overzetten van de data.

Om te gaan klonen, gebruiken we Acronis True Image 2014. Deze software is al heel wat jaren op de markt en werkt inmiddels feilloos. Niet gek dat heel veel fabrikanten het meeleveren met hun ssd’s. Helaas doet OCZ dat (nog?) niet bij dit model ssd. We hebben dus een aparte editie moeten aanschaffen.
 

©CIDimport

We kiezen voor automatische modus. Dat raadt Acronis ook aan.

We starten Acronis en kiezen voor Schijf klonen. De wizard vraagt vervolgens welke modus we willen. Standaard staat deze op Automatisch. In dit geval is dat perfect, want de bronschijf is kleiner dan de doelschijf. We klikken weer door.

©CIDimport

We moeten hier de bronschijf kiezen. Hij staat op de OCZ, maar we kiezen uiteindelijk de WDC: de startschijf. Controleer dit altijd goed!

We mogen nu de bronschijf kiezen. Dat is de eerste in het rijtje. Controleer dit altijd goed. Indien mogelijk: haal alle andere (behalve de doelschijf, dus de ssd) schijven los voordat u dit proces start. Zo kunt u nooit de verkeerde kiezen. We klikken weer door.

©CIDimport

Hier kiezen we voor de OCZ en klikken op verder om het proces te starten.

Acronis vraagt ons nu waar de image – dus de kopie van de bronschijf – naar toe moet. Wij kiezen voor de OCZ ARC100 ssd. We klikken op doorgaan, waarna Acronis start met het overzetten. Na een initialisatie meldt Acronis dat het moet herstarten om door te gaan met het klonen.

©CIDimport

Acronis is hier bezig met overzetten van alle data.Wachten
Het overzetten van de data kan bijzonder lang duren. Heb hier dus even geduld. In ons geval heeft het gehele proces ongeveer een half uurtje geduurd. Maar wij hebben maar zo’n 100 GB hoeven overzetten en hebben gebruikgemaakt van een usb 3-dockingstation.

Testen

©CIDimport

©CIDimport

Haal alle schijven los, behalve de ssd. Zet nu de pc aan en kijk of hij goed start. Is dat het geval? Dan is alles goed gegaan.

De software zet de pc uit na het kloonproces. Wees dus niet ongerust als uw pc uitgaat. Wij raden aan om nu even een test uit te voeren. Koppel alles los en sluit alleen de ssd aan. Start de pc nu netjes? Perfect. Dan is het proces succesvol verlopen.
In ons geval is alles netjes verlopen en kunnen we nadat we de pc hebben uitgezet, weer alles aansluiten. Pas echter even op met de oude systeemschijf als u deze weer wilt gebruiken. Het kan namelijk zo zijn dat het bios (het Basic Input Output System van het moederbord) deze weer kiest als startschijf. Hebt u het dockingstation nog? Doe daar dan de oude schijf in als de pc hebt gestart. Nu kunt u deze schijf formatteren en terugplaatsen in de behuizing.

Hebt u geen dockingstation? Dan zult u – als de pc van de oude schijf blijft starten – even het bios van de pc in moeten gaan (druk daarvoor op Del, F2 of wellicht een andere F-toets), en ga naar de startopties of het bootmenu. Kijk daar of de ssd als primaire schijf geselecteerd is.

Niet defragmenteren

©CIDimport

Ssd’s kunnen niet tegen defragmentatie. U moet deze service dus beslist uitschakelen!

Als alle schijven er netjes in zitten en de pc nu goed start van de ssd, is het tijd voor wat tweaks. Een ssd werkt namelijk nét anders dan een gewone mechanische schijf. Waar een normale schijf baat heeft bij defragmenteren en ‘caching’ in Windows, heeft een ssd daar niets aan. Die zijn zo snel dat het klaarzetten van bepaalde data geen nut meer heeft. Sterker nog: het kan trager worden. Defragmenteren is zelfs schadelijk voor een ssd!

Hebt u nog Windows Vista of XP? Dan zult u even in Windows moeten aangeven dat u de ssd niet wilt defragmenteren. Windows 8 en Windows 7 zijn slim genoeg om geen defragmentatie uit te voeren op een ssd.
Om het defragmenteren uit te zetten, klikt u met rechts op de ssd in de Windows Verkenner. Klik op eigenschappen en kies voor Extra. Daar vindt u de optie voor defragmenteren. Zet het hier uit voor de ssd.

Super Tweaks

©CIDimport

Superfetch hebt u niet meer nodig als u met een ssd werkt. Schakel deze service uit via services.msc.

Een iets complexere ingreep is het uitschakelen van Superfetch en Prefetch. Dit zijn optimalisaties die handig zijn bij gebruik van een mechanische schijf, maar niet meer relevant zijn als u een ssd plaatst. Die zijn zo snel met zoeken, dat het zelfs tegen kan werken.
Om Superfetch uit te schakelen, opent u services.msc. druk op start en tik in het onderste zoekveld services.msc. Druk op enter. Het services-venster opent. Zoek naar superfetch en dubbelklik erop. Schakel de service uit.
Om prefetch uit te schakelen, opent u de register-editor. Dat doet u door naar het startmenu te gaan en daar ‘regedit’ in te tikken. Druk op enter om de applicatie te starten.

©CIDimport

Prefetch kunt u via het register uitschakelen. De snelheidswinst is opmerkelijk!

Nu moet u even gaan zoeken. Ga naar:
HKEY_LOCAL_MACHINE \ SYSTEM \ CurrentControlSet \ Control \ Session Manager \ Memory Management \ PrefetchParameters.
U vindt daar in geval van Windows 8 twee items: prefetch en superfetch. Als u dubbelklikt op een item, kunt u de DWORD-waarde aanpassen. Zet deze op 0 om het uit te schakelen.

Winst?

©CIDimport

Zo! Die zit ingebouwd. Het resultaat? Een compleet nieuwe ervaring. Alles draait veel en veel soepeler.

Wat is nu de winst van de overgang naar de ssd? We kunnen kot zijn: het is een wereld van verschil. De pc startte met de gewone schijf in ongeveer drie minuten. Met name de services die Windows mee moet laden in de startfase, namen veel tijd in beslag. Deze maakten het ook onmogelijk om andere zaken te doen tijdens het inladen.
Met de ssd start de pc binnen een minuut op. Na het inloggen kunnen we ook direct werken, wat echt een verademing is. Dit is allemaal te danken aan de extra doorvoersnelheid van de ssd en natuurlijk de verwaarloosbare zoektijden. Kortom: het is echt de investering waard. Beter nog: het kan een oude pc nieuw leven inblazen!

Conclusie
De overgang naar een ssd is echt een verschil van dag en nacht. Het is simpelweg niet te vergelijken. Gelukkig is een ssd inbouwen niet moeilijk. En het klonen van de oude schijf is kinderspel. Als u maar weet wat u moet doen en waar u op moet letten. Wees er zeker van dat u na de installatie defragmentatie uitzet. Windows 7 en 8 doen dat automatisch. XP en Vista doen dat niet. Wilt u écht alles uit de ssd halen? Zet dan ook nog even Prefetch en Superfetch uit…

Grootte
Als u twijfelt aan de grootte van de ssd, dan kunnen we u alvast verklappen dat het zeer onverstandig is om een ssd te kiezen die kleiner is dan uw huidige systeemschijf. Cloning-software vindt het doorgaans niet zo prettig om schijven te klonen van groot naar klein. Van een kleine naar een grote schijf is geen probleem. Wat u kunt doen als uw ssd kleiner is dan uw oude schijf, is de partitie verkleinen en deze overzetten. U moet dan in veel gevallen wel opnieuw de bootsector herstellen of eventueel een startherstel uitvoeren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).