Geanimeerde grafieken maken in Powerpoint
Werk je aan een presentatie waarin veel cijfermateriaal aan bod komt, dan help je het publiek door al die gegevens in grafieken te verpakken. Je analyse maak je een stuk duidelijker met staaf-, lijn-, taart- en/of cirkeldiagrammen. Maar je kunt nog meer uit de kast halen om de aandacht bij de cijfertjes te houden en om bepaalde informatie te benadrukken. Gebruik stijlvolle, geanimeerde grafieken voor je presentatie.
1 Grafiekstijl
We bouwen de mogelijkheden van geanimeerde grafieken langzaam op. Te beginnen met een nieuwe presentatie, waarin je een erg eenvoudige grafiek toont met een beperkte hoeveelheid gegevens. Je voegt een nieuwe dia toe van het type Titel en object. In dit type dia zit de knop Grafiek invoegen (de tweede). Je kunt ook via het tabblad Invoegen in de groep Illustraties de knop Grafiek gebruiken. In beide gevallen kom je bij het keuzevenster waar alle grafiektypes staan. De kleurcombinatie van de grafieken stemt het programma af op de stijl van je presentatie. In dit geval kiezen we voor de Gegroepeerde 3D-kolom.
2 Mini-rekenblad
Nadat je op OK hebt geklikt, verschijnt er een mini-rekenblad waarin al wat voorbeeldgegevens zijn ingevuld. De inhoud van deze tabel moet je nu aanpassen met je eigen data. Het gaat niet alleen om de inhoud van de cellen, ook de titels van de kolommen en rijen zul je wijzigen, en waarschijnlijk ga je ook kolommen en rijen toevoegen of verwijderen. Je zult merken dat de grafiek die al klaarstaat, zich onmiddellijk aanpast aan de wijzigingen die je aanbrengt. Zijn de cijfers correct, dan sluit je het mini-rekenblad.
©PXimport
3 Gegevens aanpassen
Uiteraard kan het zijn dat je de gegevens waarop de grafiek is gebaseerd, later nog wilt wijzigen. Dat kan op ieder moment. Rechtsklik op de grafiek en kies Gegevens bewerken of Gegevens bewerken in Excel. Of je klikt op de grafiek zodat je bij het contextafhankelijke tabblad Ontwerpen komt; dit tabblad zie je alleen als je de grafiek hebt geselecteerd. Ook daar vind de knop Gegevens bewerken. Breng de wijzigingen aan die je op het oog hebt en PowerPoint zal ze meteen doorvoeren in de grafiek.
Kijkgedrag sturen
Uiteraard maken animaties de presentatie aantrekkelijker, maar er is een veel belangrijkere reden om ze toe te passen. Wanneer de grafiek in zijn geheel op het scherm verschijnt, zullen de toehoorders meteen de gegevens proberen te lezen en interpreteren. Terwijl hun ogen door de grafiek dwalen, luisteren ze maar half naar je verhaal. Wanneer je bijvoorbeeld eerst de staafjes van januari laat verschijnen en bij de volgende klik alle staafjes van februari, stuur je het kijkgedrag en blijft het publiek beter bij de les.
4 Animatiestijlen
Om een animatie toe te passen, klik je eerst op de grafiek om die te selecteren en daarna open je het tabblad Animaties. Die animatiestijlen zijn verdeeld in vier groepen volgens het gebruik: Start, Nadruk, Eind en Animatiepaden. Hier geldt de gouden regel ‘less is more’. Ga voor eenvoud. In dit voorbeeld selecteren we de startanimatie Vervagen. Wanneer je op dit type animatie klikt, zal de grafiek de animatie even aan je laten zien. Bovendien verschijnt er een vakje met het getal 1. Deze dia bevat dus één animatie.
©PXimport
5 Effectopties
Wanneer je nu de diavoorstelling start, krijg je eerst een lege dia te zien en als je op de spatiebalk of op het pijltje drukt, verschijnt de grafiek in zijn geheel. In ons voorbeeld willen we echter eerst de resultaten van januari tonen en dan die van februari enzovoort. Druk op de Esc-toets om terug te keren naar de ontwerpmodus. Ga naar het tabblad Animaties, en klik rechts naast de animatiestijlen op de knop Effectopties. Standaard is de keuze Als één object geselecteerd. Hierdoor verschijnt de volledige grafiek als één verzameld object.
6 Per serie
In plaats van effectoptie Als één object, kun je ook Per serie selecteren. In ons voorbeeld zijn dat de maanden. Wanneer je deze optie in dit voorbeeld selecteert, verschijnen er vier genummerde vakjes naast de grafiek. De dia bevat dus meteen vier animaties. Bij de eerste klik verschijnt het lege grafiekraster, bij klik twee floepen de groene balken tevoorschijn die de resultaten van januari tonen. De derde klik presenteert de balkjes van februari en bij klik vier zie je de balkjes van maart.
©PXimport
7 Per categorie
Wanneer je bij de effectopties Per categorie aanduidt, zal PowerPoint automatisch de effecten groeperen per persoon (in ons voorbeeld). Bij de eerste muisklik verschijnt het lege raster. Daarna zie je de resultaten van Ben, daarna die van Charlotte, daarna die van Dorien enzovoort … Ook hier zal PowerPoint de animatiestijl toepassen die je daarnet hebt geselecteerd. In dit geval is dat nog steeds de stijl Vervagen. Bij ieder klik komen dus de resultaten van de drie maanden boven iedere naam.
8 Per element
Keuze vier en vijf in van Effectopties zijn Per element in een serie en Per element in een categorie. Door ze aan te klikken zie je direct geanimeerd in jouw grafiek wat het doet. Kies je Per element in een serie dan zal de presentie in ons voorbeeld per klik één maand van één naam tonen. Dus eerst januari van Ben, daarna januari van Charlotte enzovoort. Kies je Per element in een categorie dan presenteert het programma voor Ben eerst de resultaten van januari, dan februari, dan maart, en daarna de maand januari van Charlotte en zo verder. Met de opties Per element moet je dus veel meer klikken om het volledige diagram te tonen.
©PXimport
9 Markeren
Stel dat je een element in de presentatie/animatie wilt benadrukken. Je hebt bij de Effectopties de keuze Per categorie gekozen, zodat de resultaten per persoon verschijnen. Op het einde van de animatie moet er een markering rond de januari-balk van Charlotte komen. Dat is immers het hoogste resultaat. Ga hiervoor naar het tabblad Invoegen en selecteer in de groep Illustraties een vorm, bijvoorbeeld een ovaal. Positioneer het ovaal zo dat hij netjes over het balkje van januari past. In het tabblad Opmaak bij Opvullen van vorm kies je Geen opvulling en bij Vormeffecten selecteer je Gloed.
10 Animeer de markering
Om die markering op het einde tevoorschijn te laten komen, selecteer je het ovaal en opnieuw open je het tabblad Animaties. Selecteer een animatiestijl waarmee de markering over het balkje moet verschijnen, in dit voorbeeld is dat weer de stijl Vervagen. In dit voorbeeld lees je het getal 7 naast de markering, waardoor je weet dat deze markering in de animatiereeks de laatste in de rij is. Bij het animeren van markeringen kan het soms tegenzitten, maar dan gebruik je een oude indianentruc, zie de volgende stap.
©PXimport
11 Geblokkeerde markering
Het kan gebeuren dat het fout loopt wanneer je een markering van een grafiek probeert te animeren. Plots verdubbelt het aantal animaties zich ongevraagd of worden alle animaties vervangen door één animatie. Bovendien lijkt het alsof de markering gevangen zit in de grafiek. In dat geval rechtsklik je op je markering en kies je Knippen. Klik ergens op een lege plek zodat niets meer geselecteerd is. Plak nu je markering en sleep hem weer naar de goede plek. Nu kun je hem wel op de juiste manier animeren.
12 Deelvenster Animatie
De volgorde van de animaties regel je in het Deelvenster Animatie. Je vindt de knop om dit palet te openen in het tabblad Animaties. Om de volgorde van één of meer animaties te wijzigen, klik je op de bewuste animatie in dit deelvenster en gebruik je de knoppen Hoger en Lager. Wil je bijvoorbeeld dat het lege grafiekraster niet in de animatie mag zitten, maar dat die meteen op de dia moet staan, dan klik je in het deelvenster met de rechtermuisknop op animatie 1 en gebruik je de opdracht Verwijderen.
©PXimport
13 Tijdsinstellingen
Misschien wil je alle animaties als een aaneensluitend filmpje presenteren, zodat de staafjes automatisch in de juiste volgorde tevoorschijn floepen, zonder dat je ze met muisklikken moet activeren. Klik dan ergens in het Deelvenster Animatie en druk op Ctrl+A om alle animatiestappen te selecteren. Daarna open je met de rechtermuisknop de Tijdsinstellingen. In het vak Starten kies je de optie Na vorige en in het vak Vertraging selecteer je een tijdsinterval. Hier gaan we voor 1 seconde, maar je kunt ook per halve seconde werken. Klik op de knop Afspelen om het effect te beoordelen.
14 Staven die groeien
Tot nog toe hebben we de sobere animatiestijl Vervagen gebruikt, maar het is mogelijk om de animaties nog pittiger te maken. Het effect is afhankelijk van de soort grafiek die je gebruikt. We doen een paar suggesties. Voor staafdiagrammen is de stijl Wissen (uit de groep Start) erg mooi. De naam is wat ongelukkig gekozen, het lijkt bij dit effect alsof de staafjes uit de bodem van het diagram groeien. Behalve Wissen werkt ook Verschijnen mooi. Van de Nadruk-animaties zijn wij fan van Puls. en Kort Weergeven (Peek In).
©PXimport
15 Taartdiagrammen
Taartgrafieken gebruik je om verhoudingen te tonen. Wil je een taartgrafiek animeren, dan kies je het best voor Draaien, In- en uitzoomen of Vervagen. Deze effecten komen pas tot hun recht als je bij de Effectopties hebt aangeduid dat ze per categorie of per serie moeten verschijnen. Het mooiste vinden we Draaien, in deze instelling zullen de individuele delen van de taart letterlijk vanuit het niets op hun plaats roteren.
16 Lijndiagrammen
Heb je gegevens die je in een lijndiagram toont, dan is het vaak het handigst om Per serie of Per categorie te animeren, en een niet te druk effect te kiezen. Wij kiezen bij een lijndiagram graag voor de optie Wissen (maar smaken verschillen). Geef hierbij in de Effectopties aan dat de animatie van links naar rechts moet lopen (het pijltje dat naar rechts wijst). Het resultaat is een animatie waarbij het lijkt alsof een onzichtbare hand de lijnen van links naar rechts op de dia tekent.
©PXimport
17 Vlakdiagrammen
Om gestapelde vlakdiagrammen leuk te animeren, kun je alweer Wissen gebruiken en daarna duid je bij de Effectopties de optie Per serie aan. Vergeet niet in dezelfde Effectopties de richting van de beweging aan te geven via het pijltje: van onderen naar boven. Ook de opties Verschijnen en Vervagen geven een fraai effect. Deze drie mogelijkheden zorgen dat de vlakken afzonderlijk en in een vloeiende beweging op elkaar worden gestapeld.
