Filter het kaf van het koren: zo houd je Gmail overzichtelijk
Bij veel mensen slibt de inbox dicht door de vele ongevraagde en vaak ongewenste e-mailberichten. Gelukkig kun je een beroep doen op de zoekfunctie en de filters. Daarmee vind je altijd het bericht terug dat je zoekt. Bovendien kun je met slimme filters de inkomende berichten overzichtelijk houden. Alle marketingberichten verwijder je bijvoorbeeld zo uit je inbox.
Na het lezen van dit artikel weet je hoe je de filters in Gmail zó in kunt stellen dat je een opgeruimde inbox houdt:
- Berichten automatisch verwijderen
- Berichten archiveren
- Berichten verplaatsen naar een andere map
He-le-maal genoeg van Gmail? Je Gmail-account verwijderen, zo doe je dat zonder gegevensverlies
Zou het niet heerlijk zijn als je alle nieuwsbrieven en marketingberichten uit je inbox kon weren? In Gmail kan dat. Het is een beetje als een nee-nee-reclamesticker die je op je brievenbus plakt. Gmail heeft een handige manier waarmee je de vele mails kunt stroomlijnen. Met e-mailfilters verwijder je reclame automatisch. Je kunt ook kiezen om de berichten te archiveren of onder te brengen in een afzonderlijke map.
Berichten filteren
In Gmail kun je op meerdere manieren filters maken. De eerste is rechtstreeks vanuit een e-mail. Als je een e-mail wilt filteren die is geopend, klik je bovenaan het bericht op de drie puntjes die boven elkaar staan. Kies dan voor de opdracht Berichten zoals deze filteren. Gmail brengt in één klap alle berichten van deze afzender samen in één venster. Daar kun je ze rangschikken volgens datum.
De tweede manier is filteren vanuit de zoekopties in Gmail. Kik op het pictogram Zoekopties tonen. Dat is de knop met de drie schijfregelaartjes. Hier geef je verschillende zoekcriteria in, zoals afzender, onderwerp of berichten met een bijlage.
De derde manier is vanuit de Gmail-instellingen. Hiervoor selecteer je het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Vervolgens klik je op de blauwe tekst Alle instellingen bekijken, zo open je het venster Instellingen. Daar kies je het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Als je al enkele e-mailfilters hebt, dan ga je naar de onderkant van de lijst en klik je op Nieuw filter maken. Het venster om een nieuw filter te maken, ziet er exact hetzelfde uit als het venster dat je oproept via de zoekopties.
Zoekcriteria
Laten we even de zoekcriteria van zo'n filter bekijken. In het veld Van filter je de e-mails die vanaf een specifiek adres zijn verzonden. Als je rechtstreeks vanuit een e-mailbericht een filter maakt, vult Gmail automatisch het Van-veld in. In het veld Aan filter je de e-mails die naar een specifiek adres zijn verzonden. Bij Onderwerp ga je op zoek naar berichten die een bepaalde onderwerpregel gebruiken. In het veld Met de woorden zoekt Gmail in de inhoud van de e-mailberichten naar bepaalde trefwoorden.
Het tegenovergestelde is het veld Zonder de woorden. Hiermee filter je e-mails die specifieke trefwoorden niet bevatten. Bij Grootte kun je e-mails filteren die groter of kleiner zijn dan een bepaalde waarde. Tot slot kun je het vakje Bevat bijlage aanvinken om alleen de e-mails te selecteren die een bijlage bevatten. Nadat je de criteria hebt toegevoegd, klik je op Filter maken. Uiteraard is het mogelijk om verschillende criteria tegelijkertijd toe te passen.
Acties
Nu moet je beslissen wat Gmail moet doen met de berichten die overeenkomen met het filter. Opnieuw zijn er meerdere opties mogelijk.
Met Inbox overslaan (Archiveren) komt de mail niet in de inbox en wordt deze meteen gearchiveerd. Bij Markeren als gelezen verschijnt de e-mail in de inbox als een reeds gelezen item. Ster toevoegen geeft de e-mail een ster. Met Het label toepassen selecteer je vervolgens een specifiek label dat wordt toegewezen aan de resultaten van het filter.
Er kan nog meer. Met Doorsturen geef je een doorstuuradres op. Met Verwijder verwijs je de e-mail naar de prullenbak. Kies je voor Nooit naar Spam sturen dan voorkom je dat Gmail de e-mail als spam markeert. Bij Template verzenden selecteer je een template. Gaat het om een belangrijke e-mail? Label deze dan met Altijd markeren als belangrijk. Kies voor Nooit markeren als belangrijk als je de berichten minder belangrijk vindt.
Met In volgende categorie plaatsen selecteer je in het keuzemenu een categorie, zoals Updates, Primair en Reclame. Met Filter ook op # overeenkomende gesprekken toepassen worden de geselecteerde filtervoorwaarden toegepast op elke e-mail in je account (nieuw, gearchiveerd en verwijderd) die overeenkomt met de geselecteerde filtercriteria. Gmail werkt automatisch het aantal e-mails bij dat aan de criteria voldoet. Als je klaar bent, klik je op Filter maken.
Op kantoor of thuis
Papierwerk sorteer je eenvoudig met deze sorteerbakken
Automatisch verwijderen
Gmail heeft een map Spam waarin een heleboel ongewenste reclame wordt gezet vanuit je inbox. Die map wordt om de dertig dagen automatisch leeggemaakt. Soms glippen er toch berichten doorheen. Als je zo'n bericht opent en bovenaan op de knop Spam rapporteren klikt, komen voortaan alle berichten van deze afzender in de map Spam terecht. Google ontvangt ook een kopie van deze e-mail om het bericht te analyseren en gebruikers te beschermen tegen spam en misbruik. Door dit te doen draag je dus bij aan de verbetering van de spamfilter.
Je kunt het ook heel drastisch aanpakken en ervoor zorgen dat alle nieuwsbrieven en marketing-e-mails automatisch in de prullenbak belanden. Klik op het pictogram Zoekopties tonen. En in het veld Met de woorden typ je unsubscribe. De meeste nieuwsbrieven en marketing-e-mails bevatten namelijk dit woord. Vervolgens klik je op Filter maken. Daarna kom je in het venster om te bepalen wat er met de mails moet gebeuren die aan dit criteria voldoen. Daar zet je een vinkje bij Verwijderen.
Filters verfijnen
Om filters te verfijnen kun je Gmail-zoekoperators gebruiken. Dat zijn woorden of symbolen om je e-mailzoekresultaten nog nauwkeuriger te filteren. Dit zijn de belangrijkste operators.
Anti-filter uitbreiden
In het vorige voorbeeld is het anti-reclamefilter gebaseerd op het woord 'unsubscribe'. Wanneer je merkt dat hiermee niet alle promotionele berichten verdwijnen en dat je nog steeds veel nieuwsbrieven ontvangt, dan kun je een stap verder gaan. Je kunt in het veld Met de woorden de filteropdracht uitbreiden met de operator OR. Zo wordt dit filter nog scherper als je in dit veld de volgende zoekopdracht geeft: unsubscribe OR uitschrijven OR "view in browser" OR "bekijken in browser" OR "view as a web page" OR "bekijken als webpagina" OR "privacy policy" OR "click here" OR "klik hier" OR "view online" OR "bekijk online" OR "opt out" OR "manage your account".
30 dagen bedenktijd We zijn bezig om de inbox vrij te maken van heel veel toekomstige reclame en we pakken het grondig aan. Evalueer dit proces de eerste weken regelmatig. Je hebt slechts dertig dagen de tijd om verwijderde items uit de map prullenbak te herstellen voordat Gmail ze definitief verwijdert. Je kunt dit termijn niet aanpassen. Merk je dat er een nieuwsbrief bijzit die je toch interesseert en die dus niet automatisch in de prullenbak mag belanden? Maak dan in het filter een uitzondering met de –-operator. Je kunt ook de archiveringsmethode gebruiken die we in de volgende stap beschrijven.
Nieuwsbrieven archiveren
Als bang bent dat je onbedoeld iets belangrijks verwijdert, dan kun je een filter maken om marketing-e-mails automatisch te archiveren. Op die manier kun je bijvoorbeeld toch nog de e-mails terugvinden van bedrijven die promotiecodes verzenden.
Klik op het pictogram Zoekopties weergeven in de zoekbalk van Gmail en typ in het veld Met de woorden de tekst unsubscribe. Je kunt uiteraard de OR-operator gebruiken om extra trefwoorden toe te voegen. Klik vervolgens op Filter maken. In het actievenster zet je een vinkje bij Inbox overslaan (Archiveren). En klik tot slot op Filter maken. In Gmail is er eigenlijk geen archiefmap. In plaats daarvan slaat Gmail de gearchiveerde e-mails op bij Alle berichten. Hierdoor zie je deze e-mails niet meer in je inbox en blijven ze toch beschikbaar in het archief.
Automatisch naar een map
Om te voorkomen dat je voortdurend door nieuwsbrieven in je inbox wordt afgeleid, kun je ze ook automatisch verzamelen in een aparte map. Op die manier kun je ze bijvoorbeeld een keer per week bekijken, de interessantste lezen en daarna de hele zwik verwijderen. Om dit te doen moet je wel eerst een nieuw label (soms ook wel map genoemd) maken.
Klik in de linkerkolom van Gmail op de knop Meer en kies voor Nieuw label maken. In de pop-up geef je het nieuwe label een naam, bijvoorbeeld Nieuwsbrieven. Je kunt in deze pop-up het nieuwe label, of de nieuwe map, nog onderbrengen in een ander label. Daarmee maak je dus een sublabel.
Vervolgens maak je een nieuwe Gmail-filter om alle nieuwsbrieven naar deze map te verplaatsen. Weer gebruik je het veld Met de woorden waar je unsubscribe OR uitschrijven invult. Bij de acties vink je de optie Inbox overslaan (archiveren). En daaronder activeer je de optie Het label toepassen waarbij je dan het label Nieuwsbrieven selecteert. Met dit filter verplaatst Gmail automatisch alle e-mails die de woorden unsubscribe of uitschrijven bevatten naar de map Nieuwsbrieven.
Bepaald domein weren
Wat doe je als je e-mails van bepaalde afzenders automatisch wilt verwijderen, archiveren of verplaatsen? In het filtervenster Van vul je dan eerst het e-mailadres in van de afzender en daarna kies je de juiste actie: Verwijder, Inbox overslaan (Archiveren) of Het label toepassen. Je kunt zo'n actie ook toepassen op alle afzenders van een specifiek domein of bedrijf door middel van het jokerteken. Hiervoor typ je een asterisk voor het @-symbool, bijvoorbeeld *@domeinnaam.nl in het Van-veld van het filterformulier.
Filters kopiëren
Heb je meerdere Gmail-accounts, bijvoorbeeld voor één voor privé en één voor andere professionele doeleinden? Weet dan dat je toch dezelfde Gmail-filters kunt gebruiken door deze te exporteren en te importeren. Ga naar de pagina Instellingen van je Gmail-account waar de filters staan die je wilt kopiëren. Klik op het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Klik op de selectievakjes naast alle filters die je wilt exporteren. Scrol naar de onderkant van de lijst en klik op Exporteren. Gmail maakt een zip-bestand dat terechtkomt in de downloadmap van de harde schijf.
Om de filters te importeren, ga je weer naar de pagina Instellingen van het Gmail-account waar je de gekopieerde filters wilt toevoegen. Klik op Filters importeren. Daarna klik je op Bestand kiezen en zo kun je het bestand met de Gmail-filters uploaden. Klik dan op Bestand openen. In de lijst met geïmporteerde filters die verschijnt, selecteer je de filters die je naar je Gmail-account wilt importeren en daarna klik je op Filters maken. Je kunt de geïmporteerde filters toepassen op bestaande e-mails in je inbox, maar niet op die in de Prullenbak of Spam. Om dit te doen, selecteer je het selectievakje naast Nieuwe filters toepassen op bestaande e-mail.
