Techgiganten als Google, Microsoft, Apple en Meta proberen gebruikers binnen hun netwerk van diensten en producten te houden. Deze strategie van intensieve klantenbinding zorgt immers voor een constante inkomstenstroom. Maar wat als je je hierbij oncomfortabel voelt en uit zo’n ecosysteem wilt ontsnappen?

Wie de strategieën van techgiganten als Google, Microsoft, Apple en Meta onderzoekt, zal beamen dat regulering nodig is. Dergelijke bedrijven hebben namelijk een ‘ecosysteem’ ontwikkeld; een netwerk van onderling verbonden diensten en producten die elkaar aanvullen en versterken. Dit maakt het voor gebruikers eenvoudiger en aantrekkelijker om meer producten van hetzelfde merk te gebruiken. Anders gezegd: de bedrijven maken het in de praktijk voor gebruikers lastig om uit hun ecosysteem te stappen.

Dit artikel gaat in op de uitdagingen van zo’n ‘exit-strategie’ en het mag nu al duidelijk zijn: makkelijk wordt het niet. We bekijken eerst hoe zo’n ecosysteem in elkaar steekt en daarna hoe je de ecosystemen van respectievelijk Google, Microsoft, Apple en Meta (selectief) kunt verlaten of er in elk geval voor kunt zorgen dat ze minder over jou te weten komen.

Functies van een ecosysteem

Voor wie niet bekend is met de opzet van een ecosysteem nemen we het netwerk van Apple als voorbeeld, maar de overeenkomsten met de strategieën van andere ecosystemen, zoals die van Google, Microsoft en Meta, zijn groot.

Om te beginnen zijn Apple-producten vaak strak geïntegreerd en werken ze naadloos samen, onder meer dankzij een reeks vernuftige continuïteitsfuncties oftewel integratietechnologieën, exclusief voor Apple-apparaten. Zo is er bijvoorbeeld AirDrop om bestanden snel te delen tussen een iPhone, iPad en Mac, maar ook functies als HandOff, Automatische ontgrendeling, Instant Hotspot, Sidecar en Universeel klembord zijn zeer handig als je meerdere Apple-apparaten in gebruik hebt.

Centraal in dit concept staan Apple ID en iCloud, diensten die niet alleen persoonlijke data en media bewaren, maar tevens synchroniseren tussen apparaten. Apple verschaft bovendien exclusieve toegang tot bepaalde diensten en content als Apple Music, Apple TV+, en tot talrijke specifieke apps in de App Store die niet op andere apparaten beschikbaar zijn, zoals de populaire communicatie-apps iMessage en FaceTime.

Verder is er nog de hardwarekoppeling met apparaten als de HomePod, AirTags en de Apple Watch, die eigenlijk alleen met een iPhone functioneren.

Gepersonaliseerde diensten

Naast diensten en functies die gebruikers aan een ecosysteem binden, is ook het verzamelen en exploiteren van gebruikersgegevens een belangrijk onderdeel. Dit stelt bedrijven in staat hun diensten te personaliseren voor een ‘optimale gebruikerservaring’. Denk aan gepersonaliseerde zoekresultaten en gerichte advertenties bij Google, aanbevolen apps in Apples App Store of contentaanbevelingen op Instagram en Facebook, bijvoorbeeld via Watch, Marketplace, Evenementen, Groepen en Vrienden.

Het verzamelen van data helpt de bedrijven ook om updates en nieuwe functies beter af te stemmen op gebruikers en om andere producten binnen hun ecosysteem efficiënter te promoten. Zo kan iemand die vaak Google Documenten gebruikt, gerichte aanbiedingen ontvangen voor Google Drive-opslag of voor een Google Workspace-abonnement.

Het geeft de bedrijven ook inzicht in marktbehoeften, zodat ze makkelijker nieuwe producten kunnen ontwikkelen die beter aansluiten bij bepaalde gebruikersgroepen of regio’s. Het adagium ‘de gebruiker is het product’ weerspiegelt deze benadering perfect: je betaalt als het ware met je eigen gegevens.

Google

Wat weet Google?

Nu we weten hoe digitale ecosystemen werken en hoe bedrijven gebruikers aan zich binden, focussen we ons als eerste op Google. Voordat we bekijken hoe we de invloed van dit ecosysteem kunnen verminderen, gaan we na welke gebruikersdata Google zoal verzamelt. Als je overweegt bepaalde diensten op te zeggen of zelfs je Google-account te verwijderen, is het namelijk belangrijk om te weten welke data je mogelijk achterlaat.

Een goed startpunt is https://myactivity.google.com, waar je kunt doorklikken op opties als Web- en app-activiteit, Locatiegeschiedenis en YouTube-geschiedenis. Er is tevens een zoekfunctie voor je activiteiten, waarbij je kunt filteren op datum en een stuk of dertig Google-producten.

Om in realtime te zien hoe Google tijdens je surfsessies meekijkt, kun je de browserextensie Google Surveillance Detector installeren. Deze toont een teller en vermeldt Google monitors you on this domain, telkens als je een aan Google gelinkte pagina bezoekt.

Als je Google-diensten niet wilt stopzetten, maar wel de hoeveelheid verzamelde data wilt beperken, is https://myaccount.google.com een prima vertrekpunt. Bij Gegevens en privacy kun je niet alleen verzamelde data selectief verwijderen, maar ook instellen dat Google bepaalde gegevens niet langer mag bijhouden.

Alternatieven voor Google

Zo meteen laten we zien hoe je het Google-ecosysteem nagenoeg volledig de rug kunt toekeren, maar wellicht is voor jou stopzetting van een aantal specifieke diensten al voldoende. In dat geval heb je natuurlijk behoefte aan degelijke alternatieven, die bij voorkeur opereren buiten andere ecosystemen en voldoende oog hebben voor je privacy. In de tabel vind je een overzicht van de interessantste (en overwegend gratis) alternatieven met een focus op privacy voor de bekendste Google-diensten en -apps.

Weg bij Google

Als je Google ‘definitief’ vaarwel wilt zeggen, is het belangrijk eerst alle gewenste data veilig te stellen en te controleren welke andere diensten aan je account gekoppeld zijn.

Via https://takeout.google.com kun je een back-up maken door de gewenste diensten en apps te selecteren en eventueel een voorkeursbestandsindeling aan te geven. Het exportbestand kan wel fors zijn en het kan ook dagen duren voor je de downloadlink ontvangt.

Controleer via je account / Beveiliging, bij Je koppelingen met apps en services van derden, welke apps aan je Google-account verbonden zijn. Deze zijn onderverdeeld in de rubrieken Inloggen met Google, Gekoppeld account en Toegang tot. Voor details klik je op Details bekijken.

Om je Google-account te verwijderen, ga je naar deze pagina, scrol je naar Meer opties en klik je op Je Google-account verwijderen. Bevestig met Account verwijderen. Met Account herstellen kun je je beslissing nog een tijdje terugdraaien.

Microsoft

Wat weet Microsoft?

Om erachter te komen welke gegevens ­Microsoft van jou als gebruiker verzamelt, kun je na aanmelding het privacydashboard raadplegen. Start bij Uw productiviteit verbeteren. Een teller toont hoeveel activiteiten Microsoft heeft vastgelegd voor Locatie, Bladeren en zoeken, en Apps en services. Kies een categorie voor meer details en selecteer Alle activiteiten weergeven voor een chronologisch overzicht met zoekfunctie, waar je items individueel of alle gegevens tegelijk kunt verwijderen. Bij Apps en services vind je bijvoorbeeld activiteiten van OneDrive, Skype, Microsoft Store, en je kunt hier ook apps de toegang ontzeggen.

Onderaan de pagina vind je de link Advertenties en promotiecommunicatie beheren, waarmee je eventueel gepersonaliseerde advertenties kunt uitschakelen.

In het privacy­dashboard kun je verder je instellingen wijzigen voor producten als Xbox, Microsoft 365 en Microsoft Teams. Nuttig is ook het linkje Privacyinstellingen zoeken in andere Microsoft-producten voor instructies om de privacyinstellingen aan te passen voor specifieke producten als Bing, LinkedIn of Outlook.com. Het kost dus helaas wel wat tijd als je voor elk Microsoft-product de gegevens wilt beheren of de data­retentie wilt aanpassen.

Windows zelf behoort tot de gretigste dataverzamelaars. De belangrijkste opties en beperkingen stel je in via Instellingen / Privacy en beveiliging, maar er zijn meer plekken waaruit Microsoft data kan halen. Een tool als O&O ShutUp10++ vergemakkelijkt het beheer. Het is ook ­altijd mogelijk Windows op te starten met een lokaal account in plaats van met een Microsoft-account.

Alternatieven voor Microsoft

In de tabel staan een paar goede alternatieven voor bekende Microsoft-­producten. Deze alternatieven zijn vaak gratis te gebruiken, eventueel met enkele beperkingen, en zijn niet gekoppeld aan grote ecosystemen. Hoewel de tabel minder uitgebreid lijkt dan die van Google, is dit misleidend. Voor producten zoals browser Edge, zoekmachine Bing, kantoorsuite Microsoft 365, mailservice Outlook.com, cloudopslagdienst OneDrive en Microsoft Foto’s, kun je immers dezelfde alternatieven overwegen als voor de vergelijkbare Google-apps en -diensten.

Weg bij Microsoft

Net als bij Google is het bij Microsoft verstandig om eerst je opgeslagen data te exporteren en te controleren welke apps en diensten aan je Microsoft-account zijn gekoppeld. Hier klik je op Een archief maken, selecteer je de gewenste rubrieken en bevestig je met Een archief maken. Het gecomprimeerde archief kun je vervolgens downloaden. Je vindt hier ook opties om data van apps als OneDrive, Microsoft 365, Microsoft Teams en Skype te downloaden.

Om gekoppelde apps te bekijken, klik je onderaan het privacydashboard op Details van app-toegang weergeven. Je ziet dan een overzicht van de betreffende apps en kunt via Bewerken / Deze machtiging verwijderen een app ontkoppelen.

Om je Microsoft-account op te zeggen, ga je naar https://account.microsoft.com, klik je op Uw gegevens en selecteer je bij Rekeninggegevens de optie Account sluiten. Klik op Doorgaan met het sluiten van je account, lees de tips aandachtig en bevestig met Ja,sluit mijn account. Je hebt in principe dertig dagen om je beslissing te heroverwegen.

Apple

Wat weet Apple?

Hoewel Apple een wat privacybewuster beleid voert dan sommige andere techbedrijven, verzamelt het ook gebruikersgegevens. Dit gebeurt via besturingssystemen en ingebouwde apps op apparaten als de iPhone, iPad, Mac en Apple Watch, en via webdiensten als iCloud, Apple Music en de App Store. Apple verzamelt ook locatiegegevens via diensten als Kaarten en Vind Mijn, en gezondheids- en activiteitendata via de Gezondheid-app of Apple Watch.

Je kunt een aantal gegevens bekijken en beheren via je Apple ID-accountpagina. Na aanmelding zie je bij Apparaten welke toestellen aan je account gekoppeld zijn. Via Privacy / Je gegevens beheren vind je opties om je gegevens te corrigeren, inclusief je Apple ID-accountgegevens en je accountgegevens bij de App Store en andere Apple-diensten. Op je iOS-apparaten kun je via Instellingen / Privacy instellen welke apps toegang hebben tot gevoelige gegevens zoals je locatie en contacten, en kun je systeembrede privacyinstellingen aanpassen. Je kunt ook de optie iCloud-analyse uitschakelen op https://privacy.apple.com om te voorkomen dat gebruiksdata van je iCloud-account worden doorgestuurd.

Alternatieven voor Apple

Voor diverse onderdelen van Google hebben we alternatieven voorgesteld die ook toepasbaar zijn op nagenoeg alle Apple-apps en diensten. Dit omvat alternatieven voor Safari, iCloud, iWork (inclusief Pages, Numbers en Keynote), Maps, Foto’s, Mail, Notities, iMessage, Agenda, Herinneringen, FaceTime en Apple Music. Specifiek voor de Vind Mijn-functie van Apple kunnen we Prey aanbevelen, gratis te gebruiken op verschillende platformen. Eenmaal aangemeld kun je dan een verloren apparaat traceren.

Weg bij Apple

Voordat je overweegt je Apple-account af te sluiten, is het verstandig eerst naar https://privacy.apple.com te gaan. Selecteer daar Je gegevens beheren en kies voor Eenverzoek om een kopie van je gegevens om aan te geven van welke apps en diensten je de bewaarde data wilt ontvangen. Bevestig je keuzes met Voltooi verzoek; het proces kan tot zeven dagen duren. Om te controleren voor welke externe apps of diensten je je Apple-account gebruikt om in te loggen, ga je naar https://appleid.apple.com, selecteer je Login en beveiliging en klik je op Log in met Apple. Kies vervolgens een app of ontwikkelaar, klik op Beheer instellingen en desgewenst op Stop het gebruik vanApple ID.

Terug bij Je gegevens beheren heb je de keuze om je account tijdelijk op non-actief te zetten via Verzoek om deactivering van je account, of je account definitief te verwijderen via Verzoek om verwijdering van je account; bevestig dit met Ga door. Je hebt een bedenktijd van zeven dagen.

Meta

Wat weet Meta?

Net als Google staat ook Meta bekend als een datahongerig bedrijf. Meta verzamelt en beheert zo mogelijk nog meer gebruikersgegevens dan Google via diensten als Facebook, Instagram en WhatsApp. Dit omvat interacties met posts zoals likes en berichten, maar ook informatie over de accounts, pagina’s, hashtags, mensen en groepen waarmee je verbinding of interactie hebt. Afhankelijk van je app-instellingen en apparaattoestemmingen verzamelt Meta ook locatiegegevens via gps, bluetooth of wifi en houdt het informatie bij over de apparaten die je gebruikt.

Dit datakluwen kun je (proberen te) beheren via het Accountcentrum, waaraan je accounts van Facebook en Instagram kunt toevoegen. Ga naar Je gegevens en toestemmingen en selecteer Je gegevens bekijken om te zien welke informatie Meta over jou heeft verzameld. Vanuit deze sectie kun je doorgaan naar Je Facebook-activiteit, waar je toegang hebt tot tientallen onderdelen zoals Berichten, Reacties, Chatberichten, Evenementen, Verbindingen (zoals Vrienden en Volgers) en Gelogde informatie (zoals Zoeken en Locatie). Hier kun je ook veel van deze specifieke data verwijderen.

Alternatieven voor Meta

Een uitdaging met sociale media, zoals de diensten van Meta, is dat, hoewel je eenvoudig naar een ander platform kunt overstappen, je vrienden vaak niet of nauwelijks bereikbaar zijn op dat nieuwe platform. Onder druk van de EU werkt Meta aan ‘cross-app messaging’, wat uiteindelijk interactie mogelijk moet maken tussen gebruikers van verschillende apps, bijvoorbeeld tussen Signal en WhatsApp-gebruikers. Helaas is dit nog niet gerealiseerd.

Voor wie een gratis en privacyvriendelijker alternatief voor Facebook zoekt, is Mastodon een optie. Dit is een gedecentraliseerd sociaal netwerk dat een beetje lijkt op X. Als alternatief voor Instagram kun je Pixelfed overwegen, een gecentraliseerd en advertentievrij platform dat deel uitmaakt van het fediversum, specifiek voor het delen van foto’s. Voor wie van Messenger wil overstappen, is Element een interessante keuze. Dit is een berichten-app met end-to-end encryptie, die je gratis zelf kunt hosten.

Weg bij Meta

Als je Meta wilt verlaten, zorg er dan eerst voor dat je alle data veiligstelt die je niet kwijt wilt. Ga naar het Accountcentrum en selecteer Je gegevens en toestemmingen / Je gegevens downloaden. Bevestig met Een download aanvragen, kies de gewenste accounts (van Facebook of Instagram) en beslis of je een Volledige kopie wilt, of selecteer Typen gegevensselecteren om zelf een selectie te maken. Bevestig met Verzoek verzenden. Je hebt vier dagen de tijd om het bestand te downloaden zodra het klaar is.

Klik ook op Je gegevens bekijken en vervolgens op Apps en websites buiten Facebook voor een overzicht van apps en diensten die aan je Facebook-account zijn gekoppeld. Om deze te ontkoppelen, klik je op Verwijderen bij het specifieke item (mogelijk moet je een paar keer op Meer weergeven klikken). Om je WhatsApp-chatgeschiedenis te exporteren, tik je in de app op het knopje met de drie puntjes en kies Meer / Chat exporteren.

Om je account(s) bij Meta stop te zetten, ga je weer naar het Accountcentrum, klik je op Persoonlijke gegevens / Eigendom en beheer van account / Deactivering of verwijdering. Selecteer je account en kies voor Account deactiveren (dit is tijdelijk en kan gereactiveerd worden) of Account verwijderen. Bevestig met Doorgaan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).