Langer werken met een volle accu, betere prestaties of een minder hoge energierekening: wist je dat je de energie-instellingen van Windows tot in detail naar je hand kunt zetten? Daar heb je uiteraard wel de nodige handigheid voor nodig.

Windows 11 kent verschillende manieren om het energieverbruik te optimaliseren. Niet alle onderdelen zijn standaard optimaal ingesteld: daar brengen we verandering in. Je vindt de energie-instellingen in de Windows-instellingen. Open het onderdeel via het Startmenu of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+I. Kies voor Systeem / Aan/uit en accu. Deze energiemodus van Windows 11 helpt je bij het optimaliseren van het energieverbruik en de prestaties en vormt een goed startpunt voor onze optimalisatieslag.

De energiemodus werkt op basis van profielen. In het venster Aan/uit en accu zoek je naar Energiemodus. Je kunt kiezen uit drie profielen. Het eerste profiel Beste energie-efficiëntie zorgt ervoor dat je lang kunt doorwerken op een acculading. De modus Gebalanceerd zoekt het midden tussen prestaties en energie-efficiëntie. Wil je geen concessies doen op het gebied van prestaties, dan kies je voor Beste prestaties.

Ben je een gevorderde gebruiker, dan kun je de beheerschema’s van Windows naar je hand zetten. Je bepaalt dan zelf de voorwaarden voor het uitschakelen van de computeronderdelen. Open het Startmenu en typ energie. Kies Energiebeheerschema bewerken. Kies nu Geavanceerde energie-instellingen wijzigen. Klap de verschillende secties uit, zoals Harde schijf en Batterij, en bepaal per component wanneer het moet worden uitgeschakeld.

Dimmen maar!

Hoe feller het beeldscherm, hoe hoger het energieverbruik. Pas daarom de helderheid van je beeldscherm aan. In de Instellingen kies je voor Systeem / Beeldscherm. Zoek naar de optie Helderheid en gebruik de schuifregelaar om de helderheid te verminderen. Je kunt het ook aan Windows overlaten: plaats dan een schuifje bij de optie Helderheid automatisch aanpassen als het licht verandert.

Het scherm heeft een grote invloed op het energieverbruik. En dus is het verstandig het een en ander nog wat meer te optimaliseren. In het instellingenvenster kies je Systeem / Aan/uit en accu. Klap de sectie Scherm en slaapstand open. Geef nu aan na hoeveel minuten van inactiviteit het scherm moet worden uitgeschakeld. Windows maakt onderscheid tussen situaties met batterijstroom en netstroom. In hetzelfde onderdeel kun je bepalen na hoeveel minuten er moet worden overgeschakeld naar de slaapstand.

Dat kan minder

Ook de vernieuwingsfrequentie (refresh rate) heeft invloed op het energieverbruik van je computer. Hoe hoger deze waarde, hoe meer energie er wordt opgeslurpt. Je vindt de huidige instellingen in het instellingenvenster via Systeem /Beeldscherm / Geavanceerd beeldscherm. Standaard is de vernieuwingsfrequentie 60 Hz. De hoogste stand is afhankelijk van je beeldschermmogelijkheden. Heb je een hogere stand ingesteld dan 60 Hz? Overweeg deze dan terug te brengen naar 60 Hz. Selecteer de gewenste waarde bij Een vernieuwingsfrequentie kiezen.

Op de achtergrond

Apps die op de achtergrond van Windows draaien, verbruiken ook energie. Sommige apps zijn handig om op de achtergrond actief te hebben: denk aan bestandssynchronisatie (bijvoorbeeld OneDrive), waarbij je bestanden continu worden bijgewerkt op de server. Ook antivirusbeveiliging is een goed voorbeeld van een app die je graag actief houdt. Hoe meer achtergrondapps er draaien, hoe meer energie er verbruikt wordt. Schakel onnodige apps daarom uit. In de Instellingen kies je voor Apps / Geïnstalleerde apps. Zoek de app die je niet meer op de achtergrond wilt gebruiken en klik op de drie puntjes aan de rechterkant. Kies (indien mogelijk) Geavanceerde opties. Bij Laat deze app op de achtergrond draaien kies je Nooit. Ben je benieuwd naar de impact van de app op het energieverbruik? In hetzelfde venster vind je de optie Accuverbruik controleren. Over deze optie lees je meer onder het kopje ‘Welke apps?’ Schakel alle apps uit die je niet nodig hebt.

Usb-besparing

Usb-apparaten, zoals een scanner, verbruiken uiteraard ook energie. Je kunt deze apparaten automatisch laten stoppen wanneer het beeldscherm is uitgeschakeld. In het geval van een laptop bespaar je hiermee kostbare acculading. In het instellingenvenster kies je voor Bluetooth en apparaten. Kies USB en zet de schuif op Aan bij USB-batterijbesparing.

Weg met schermbeveiliging

Schermbeveiliging was in het verleden vaak noodzakelijk om het inbranden van het scherm bij inactiviteit te voorkomen. Die tijden zijn voor de meeste schermen voorbij. Bovendien verhindert een schermbeveiliging dat het beeldscherm kan worden uitgeschakeld en hiermee minder energie verbruikt. Daar brengen we verandering in. In het instellingenvenster kies je voor Persoonlijke instellingen. Kies voor Vergrendelingsscherm / Schermbeveiliging. Een ouderwets instellingenvenster verschijnt: zorg ervoor dat (Geen) geselecteerd is bij Schermbeveiliging.

Gedrag van knoppen

Wat gebeurt er op jouw computer wanneer je de aan/uit-knop indrukt of het deksel van de laptop sluit? Je hoeft geen genoegen te nemen met de standaard fabrieksinstellingen, maar kunt ook aangepast gedrag instellen. Bijvoorbeeld dat de laptop niet meer naar de slaapstand overschakelt bij het sluiten van het deksel, maar volledig wordt uitgeschakeld. Open het Startmenu en typ deksel. Kies De actie bij het sluiten van het deksel wijzigen. Windows maakt onderscheid tussen twee scenario’s: Op batterij en Netstroom. Je bepaalt het gedrag per scenario. Kies eerst wat er gebeurt met de aan/uit-knop, bij de optie Actie als ik op de aan/uit-knop druk. Kies tussen Geen actie ondernemen, Slaapstand, Sluimerstand of Het beeldscherm uitschakelen. Lees het kader ‘Sluimerstand versus slaapstand’ voor de verschillen tussen de modi.

Energiebewust Startmenu

In het Startmenu vind je standaard de slaapstand. Maak je liever gebruik van de sluimerstand? Die optie wordt niet getoond onder de knop Aan/uit. Gelukkig hoeven we hiermee geen genoegen te nemen. In het eerder geopende onderdeel waarin je het gedrag van de knoppen bepaalt, klik je op Instellingen wijzigen die momenteel niet beschikbaar zijn. Nu komen alle opties onder Instellingen voor afsluiten beschikbaar. Plaats een vinkje bij Sluimerstand.

Besparen maar!

Windows 11 kent een ingebouwde batterijbesparing. Die optie helpt je bij het verlengen van de levensduur van de accu: onnodige processen op de achtergrond worden uitgeschakeld als de accu een bepaald niveau bereikt. Kies voor Systeem / Aan/uit en accu. In de sectie Batterij bekijk je het onderdeel Batterijbesparing. Standaard wordt de modus geactiveerd als de accu 20% of minder lading over heeft. Door deze waarde te verhogen, schakel je de modus eerder in en kun je nog langer met de accu doen. Kies het percentage bij Batterijbesparing automatisch inschakelen bij. Standaard wordt de helderheid van het scherm ook verlaagd. Gaat dat je iets te ver, zet die schuif dan op Uit.

Welke apps?

De ene app verbruikt meer energie dan de andere app. Deze informatie is handig als je wilt achterhalen welke apps minder van belang zijn en je eventueel kunt uitschakelen. In het onderdeel Systeem /Aan/uit en accu klap je de sectie Accuverbruik uit. Eerst bekijken we de grafiek bovenin. Hier zie je over de afgelopen 24 uur hoe lang het scherm ingeschakeld en uitgeschakeld is geweest en hoelang de computer in de slaapstand stond. Gebruik het lijstje rechts boven de grafiek om het verbruik van de afgelopen 7 dagen te zien.

De sectie eronder, Batterijverbruik per app, geeft aan hoeveel de apps van de computer vragen. Windows maakt onderscheid tussen de periode dat de app in gebruik was (in procenten én in minuten) en de periode dat een app op de achtergrond actief was. Je kunt sorteren op gebruik, op achtergrondgebruik en op naam. Gebruik het zoekvak als je snel het verbruik van een specifieke app wilt bekijken. Op basis van deze informatie kun je bepalen of je een app daadwerkelijk nodig hebt of dat je zo’n energieslurper kunt uitschakelen.

Extra hulp

Vooral de afgelopen jaren hebben de makers van Windows veel aandacht besteed aan de mogelijkheden om met Windows energie te besparen. Zo is er een relatief nieuwe optie: Aanbevelingen voor energie. Die bestaat uit vijf basisstappen waarmee je energie kunt besparen. Kies in de instellingen voor Systeem / Aan/uit en accu / Aanbevelingen voor energie. Bovenin zie je de status, op basis van het aantal adviezen dat je hebt uitgevoerd. Zo geeft Windows als suggestie om de zuinigste energiemodus in te stellen of de computer na een paar minuten in de slaapstand te zetten. Kun je je ergens in vinden, dan klik je achter die suggestie op de knop Toepassen.

Langer uithouden

Een voornamelijk donkere bureaubladomgeving in Windows zorgt ervoor dat je beeldscherm minder energie verbruikt. In Windows kun je snel schakelen naar een donkere omgeving. Daarvoor kies je in het instellingenvenster voor Persoonlijke instellingen / Kleuren. Bij Kies de modus selecteer je Donker. Uiteraard kun je ook de losse schermelementen donker maken. Je vindt ze onder Persoonlijke instellingen / Kleuren / Accentkleur.

Energiebewuste browser

Maak je gebruik van Edge? Deze browser is sinds enige versies energiebewust. In de browser klik je op de knop met de drie puntjes (…) en kies je Instellingen. Klik op Systeem en prestaties. In de sectie Prestaties optimaliseren kun je kiezen tussen twee modi: Gebalanceerde besparingen en Maximale besparingen. Bij elke modus vind je een uitgebreide beschrijving. De optimalisatie is niet alleen actief als je de accu gebruikt, maar kan ook bij netstroom gebruikt worden. Activeer daarvoor de optie De efficiëntiemodus inschakelen wanneer deze is aangesloten op netstroom. Standaard worden inactieve tabbladen na één uur inactiviteit in slaapstand gebracht, waardoor ze minder energie verbruiken. Je kunt deze periode inkorten, zodat het tabblad nog eerder wordt uitgeschakeld. Bij de optie Slaapstand inschakelen voor inactieve tabbladen na de opgegeven tijdsduur kies je een aangepaste periode. Tabbladen die je nooit in de slaapstand wilt plaatsen, geef je op via de knop Toevoegen bij de optie Deze sites nooit in slaapstand zetten. Stel je de slaapstand voor tabbladen helemaal niet op prijs, dan zet je de schuif op Uit bij Bronnengebruik beperken met sluimerstandtabbladen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).