Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Het onophoudelijk naar een schermpje turen is allang geen zonde meer die exclusief door jongeren wordt begaan; we hebben al meerdere dames en heren op meer gevorderde leeftijd op deze onhebbelijkheid betrapt. Wie toch eens wil proberen om met de (klein)kinderen iets anders te doen, kan zich wijden aan de ouderwetse maar zeer onderhoudende papiervouwkunst. En dan hebben we het niet over de Japanse variant origami maar over het vouwen van regelmatige veelvlakken die door hun geometrische strengheid een soort ruimtelijke variant op de muziek van Bach zijn. Je vindt ze in groten getale op www.korthalsaltes.com. Hier vind je niet alleen de bekende eenvoudige vormen zoals kubussen of piramides maar ook exoten zoals de rhombicuboctaëder of de afgeknotte icosaëder. Dat klinkt ingewikkelder dan het is want die laatste kennen wij allemaal als … voetbal.

Van elk model is een pdf-bestand beschikbaar dat direct geprint, geknipt en gelijmd kan worden en voor het maken van veel modellen is er een YouTube-clip met een demonstratie. De avonden zijn nog lang genoeg om een leuke verzameling bij elkaar te knutselen.

©PXimport

Tip 2: Muzikaal meeliften

Wie muziek maakt en bekende nummers wil (mee)spelen is altijd op zoek naar de juiste akkoorden want zelfs mensen die er voor doorgeleerd hebben pikken die lang niet altijd zomaar even op. Er zijn daarvoor gelukkig heel wat oplossingen, bijvoorbeeld in de vorm van sites waar van allerlei nummers de akkoorden in tekstvorm te vinden zijn. Vaak zijn die akkoorden uitgezocht door hobbyisten en kun je gratis de vruchten van hun arbeid plukken.

Door de jaren heen zijn er echter ook steeds meer programma’s, apps en online-diensten gekomen die nummers kunnen analyseren en zo de computer de akkoorden laten uitpluizen. Een van die diensten is Chordify. Weliswaar is Chordify een commercieel platform maar een voldoende groot deel ervan is voor iedereen gratis toegankelijk.

In het zoekvak kun je titel en artiest opgeven en van een gigantische collectie tovert Chordify vervolgens de akkoorden én een YouTube-clip tevoorschijn zodat je bij het lezen van de akkoorden (voor piano, ukelele en gitaar) meteen kunt meeluisteren.

Chordify geeft alleen drieklanken en zelf muziek uploaden, tempo of toonsoort wijzigen kan alleen in de betaalversie.

©PXimport

Tip 03: Beeld & Geluid

De vrije markt is een mooi instituut omdat concurrentie een drijvende kracht is achter veel vooruitgang. Het is echter ook een enorme bron van verspilling. Een mooi voorbeeld daarvan vormt de manier waarop de pc audio- en videobestanden verwerkt. Deze zijn allemaal op een of andere manier gecomprimeerd en/of gecodeerd en moeten voor het afspelen gedecodeerd worden. Geen probleem, zou je denken, maar er zijn nogal wat formaten in omloop terwijl logischerwijs een handvol zou moeten volstaan. Maar ja, allerlei bedrijven hebben zo hun eigen formaten die – vinden ze - nog beter zijn dan die van de concurrent, en de gebruiker zit er maar mee. Die moet namelijk zorgen dat zijn pc al die formaten kan afspelen. Soms lukt dat niet optimaal of zelfs helemaal niet. Dan is de K-Lite Codec Tweak Tool een handige hulp (voor ervaren gebruikers). De tool maakt onderdeel uit van de bekende codecbundel van K-Lite maar is dus ook los te downloaden voor wie die bundel niet gebruikt. De Tweak Tool spoort problemen op en stelt je in staat allerlei voorkeuren met betrekking tot codecs in te stellen.

Tip 04: Smakelijk!

Het wemelt op tv van de kook- en bakprogramma’s en ook Michelin-sterren en andere culinaire hitlijsten kunnen zich verheugen in een ruime belangstelling. En dan zijn er natuurlijk nog al die websites met recepten en al die apps die je de kostelijkste gerechten voorschotelen. Kunnen kiezen uit miljoenen recepten is natuurlijk mooi maar je zult al snel merken dat je door de bonen de bos uien niet meer ziet. Een gemiddeld mens eet namelijk doorgaans een beperkt aantal vaste favorieten. Een ouderwetse receptendatabase die desnoods langzaam groeit en gewoon op de eigen pc bewaard wordt is dan ook wel zo handig. Carta is zo’n database. Het programma is al wat ouder en daardoor lekker compact. En … ondanks de leeftijd doet het alles wat we mogen verwachten. Zo kun je zoeken op basis van naam of ingrediënt en filteren op criteria zoals gang, soort gerecht of nationaliteit. Daarnaast kun je speciaal zoeken naar snelle of lichte gerechten. En natuurlijk kun je je eigen favorieten toevoegen. De beperkte meegeleverde recepten-database kan volop worden aangevuld met de kookboekjes op de website van het programma en van databases elders op internet.

©PXimport

Tip 05: Het Proces

Al zo lang als Windows bestaat kennen we het onderdeel Taakbeheer waarmee je kunt nagaan welke processen actief zijn en waarmee je ze desgewenst hardhandig kunt stoppen. Door de jaren heen is het onderdeel nog flink uitgebreid en zo kunnen we in Windows 10 onder andere ook zien welke toepassingen tegelijk met Windows zijn gestart, welke gebruikers zijn ingelogd en welke programma’s ons systeem het meest belast hebben. Prachtig, maar gevorderde gebruikers willen soms nog net iets meer en dat is te vinden in het eveneens door Microsoft verspreide Process Explorer dat zelfs is in te stellen als alternatief voor Taakbeheer en dan dus via Ctrl+Alt+Delete toegankelijk wordt.

Process Explorer toont alle actieve processen waarbij via kleuren onderscheid wordt gemaakt tussen systeem- en gebruikersprocessen. Standaard toont het programma een handvol kolommen met informatie maar je kunt uit tientallen kiezen, al naar gelang het soort informatie dat je zoekt. Favoriete kolomconfiguraties kun je ook opslaan.

Een zoekfunctie helpt bij het opsporen van de boosdoener wanneer je een bestand of map niet kunt wissen en een draadkruis om processen bij een venster op te sporen. En da’s nog maar het begin.

©PXimport

Tip 06: Wisadvies

Een mooie functie van het elders op deze pagina’s besproken Process Explorer is de mogelijkheid om een proces naar de dienst Virustotal te sturen om het daar door tientallen virusscanners te laten besnuffelen. Als die het sein ‘veilig’ geven, wil dat echter nog niet zeggen dat je het bijbehorende programma ook op je pc wilt hebben. Regelmatig installeren bedrijven ongevraagd componenten die je niet per se nodig hebt en soms liften ze mee met programma’s die je zelf installeert. Om op een andere manier zicht te krijgen op wat er nu allemaal in je pc actief is, is er de handige dienst Should I Remove It. Van deze dienst bestaat ook een bijbehorend programma maar dat is wanneer we dit schrijven tijdelijk niet beschikbaar in de EU omdat men de software moet aanpassen aan nieuwe privacy-richtlijnen. De bijbehorende website is echter ook voor ons nog gewoon bruikbaar en daar kun je de naam van allerlei programma’s opgeven. Als de dienst het programma kent dan krijg je een groot aantal statistieken te zien (zoals een gebruikerswaardering en hoeveel mensen het programma hielden) en nuttige technische gegevens zoals versienummers en geïnstalleerde bestanden.

©PXimport

Tip 07: Wakend oog

Er zijn situaties waarin zeer ervaren gebruikers nog meer inzicht in de werking van het systeem willen hebben dan het hiervoor besproken Process Exlorer biedt. Wanneer je bijvoorbeeld heel veel netwerk-activiteit ziet die je niet kunt verklaren of je processor of harde schijf krijgen het ineens heel druk, dan wil je soms het naadje van de kous weten. Als er één programma is dat dat naadje haarfijn weet te vinden, dan is het wel Process Monitor, ook van Microsoft.

Process Monitor is een soort levend logboek waarin zo ongeveer elke systeemgebeurtenis valt terug te zien. Zo kun je in detail zien wat er in het register gebeurt, welke bestanden worden geopend of benaderd, hoeveel netwerkverkeer er plaatsvindt en met welke tegenpartij en wat elk proces precies doet. Omdat het bij dit alles om onnoemelijk veel gebeurtenissen gaat, kun je de getoonde gegevens op allerlei manieren filteren of criteria opgeven die Process Monitor in de gaten moet houden. Veel van die instellingen kun je opslaan voor later hergebruik. Zo ontrafel je zelfs de meest raadselachtige systeemgebeurtenissen.

©PXimport

Tip 08: En… Start!

Er bestaan heel wat programmaatjes die je kunnen vertellen wat er automatisch opstart met Windows maar meestal hebben we het dan alleen over programma’s en Windows-services. Maar er start natuurlijk nog heel wat meer wanneer je de pc aanzet, denk bijvoorbeeld aan stuurprogramma’s en toevoegingen aan het contextmenu van Verkenner. Wie ook daar zicht op wil krijgen kan opnieuw terecht bij Microsoft met het handige Autoruns. We hebben dit programma een moeilijkheid van 3 sterren gegeven omdat je de opstart-items kunt aanpassen wanneer je het programma als administrator uitvoert maar doe je dat niet dan is het gebruik zonder risico omdat je geen wijzigingen kunt aanbrengen.

Autoruns geeft je de mogelijkheid om items te laten controleren door Virustotal en laat zien of onderdelen voorzien zijn van een geverifieerd veiligheidscertificaat. Ook kun je namen online opzoeken. Onderdelen zonder certificaat zijn roze gekleurd (wat niet betekent dat ze per se gevaarlijk zijn). Ook opstart-items die niet meer aanwezig zijn springen meteen in het oog want die zijn geel gekleurd.

Alle opstart-items zijn verdeeld in categorieën zodat je snel kunt vinden wat je zoekt.

Tip 09: Levendig

Neem een rooster waarin elk vakje aan of uit kan staan. Heeft een vakje dat aan is minder dan twee of meer dan drie buren dan gaat het uit. Heeft het precies twee of drie buren dan blijft het aan. Een vakje dat uit is en drie buren heeft die aan zijn gaat zelf ook aan. Ziedaar de vier eenvoudige regels van Game of Life dat wiskundige John Conway eind jaren ‘60 bedacht. Hij kon toen onmogelijk vermoeden dat zijn speeltje de geboorte van een tak van wetenschap zou inluiden. Deze eenvoudige regels blijken namelijk zeer complex gedrag te kunnen opleveren. Zo complex dat zelfs elke computer ermee kan worden gesimuleerd. Zoals dat meestal gaat gingen mensen ook experimenteren met andere regels en zo ontstond een scala aan mogelijkheden en die zijn vrijwel allemaal vertegenwoordigd in het programma Golly. Hierin kun je zien wat er met je zelfbedachte patronen gebeurt als gevolg van allerlei regels. Sterven de cellen uit? Worden het er oneindig veel? Experimenteer en verbaas je over de levendige en vaak fraaie patronen die ontstaan en over het rooster krioelen.

©PXimport

Tip 10: Snel-weg

Via de functie Apps of Programma’s en Onderdelen van Windows kun je elk geïnstalleerd programma ook weer verwijderen. Veel programma’s hebben daarnaast in het startmenu hun eigen rechtstreekse link naar hun eigen uninstall-programmaatje. Dat zijn echter wel omwegen want het zou logischer zijn als je gewoon in het contextmenu van een pictogram zou kunnen kiezen om het bijbehorende programma te verwijderen. Vreemd genoeg heeft Microsoft het nooit nodig gevonden om zo’n optie toe te voegen. Maar geen nood; Leizersoft deed het wel en schonk ons het gratis Menu Uninstaller Ultra. Da’s een hele mond vol voor iets heel simpels. Na installatie van dit programma is er een nieuw item verschenen in het contextmenu dat – je raadt het al – Uninstall heet en alleen verschijnt bij pictogrammen die naar een programma verwijzen. Kies je dit dan opent Uninstaller Ultra en kun je met één muisklik de standaard-verwijderprocedure van de gekozen toepassing starten.

Let op: Menu Uninstaller Ultra biedt dus dezelfde verwijdering als Windows en bevat geen functies om achtergebleven bestanden of registerverwijzingen op te ruimen.

©PXimport

Tip 11: Met z’n allen

Veel fotobewerkers zijn bedoeld om één afbeelding tegelijk op te lappen. Als ze al mogelijkheden bieden om bijvoorbeeld alle plaatjes in een map te verwerken dan vergen die vaak de nodige studie. Zo niet bij het kinderlijk eenvoudige Photopus. Dit programma lust een groot aantal beeldformaten (met uitzondering van png, pdf en raw die alleen door de Pro-versie worden ondersteund) en daar kun je een breed scala aan bewerkingen op loslaten. De werkwijze in Photopus is zeer rechttoe-rechtaan. Je kiest een map met foto’s of een aantal losse afbeeldingen en voegt vervolgens bewerkingen toe. Dat kunnen technische bewerkingen zijn zoals het aanpassen van contrast en helderheid of het roteren, spiegelen of bijsnijden van een plaatje. Photopus heeft echter ook een heleboel filters aan boord, bijvoorbeeld om foto’s om te zetten naar zwartwit of sepia, om maar enkele van de meer nuttige te noemen. Je kunt zo veel bewerkingen toevoegen als je maar wilt. Vervolgens geef je op of foto’s eventueel verkleind moeten worden en waar ze moeten worden opgeslagen en kan Photopus de klus starten. Helaas zit het toevoegen van een watermerk niet in de gratis versie.

©PXimport

Tip 12: Gelabeld

Niets zo vervelend als een riante muziekcollectie die niet goed getagd is. Hoe vind je daarin je weg? Programma’s om bestanden van de juiste informatie te voorzien zijn er volop maar ze werken vaak slechts op cd-niveau en herkennen dus alleen complete albums, vaak aan de hand van een controlegetal (checksum). MusicBrainz Picard gaat veel verder. Dit geweldige programma kan zelfs bestanden herkennen die helemaal geen tags hebben omdat het naar de muzikale inhoud kijkt en deze vergelijkt met een online database. Picard is via plugins zelfs in staat om allerlei nuttige informatie te achterhalen zoals toonsoort en tempo; prettig voor zowel dj’s als liefhebbers van klassieke muziek.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).