ID.nl logo
De beste tips en tools voor fotobewerking
© Reshift Digital
Huis

De beste tips en tools voor fotobewerking

Er bestaan nogal wat websites en programma’s waarmee je foto’s kunt bewerken. Regelmatig heb je eigenlijk maar één of twee functies nodig. Een los tooltje of een gespecialiseerde website komt dan prima van pas. Je hebt daarvoor heus niet altijd een zwaar en geavanceerd programma voor fotobewerking nodig.

Tip 01: Vintager

Instagram is in de beginjaren razendsnel populair geworden door de vele filters die erin zitten. Telefooncamera’s waren in die tijd niet bijster goed en met een filter maakte je van de meest simpele foto alsnog een kunstwerkje. Tegenwoordig vind je filters in ontelbaar veel apps en zelfs in programma’s voor de pc terug. Met het programma Vintager geef je een willekeurige foto op je computer met een paar muisklikken snel en eenvoudig een heuse vintage-look. Dat kan zowel met een foto van een smartphone als van een gewone camera. Je hoeft slechts op de voorbeelden te klikken tot je er eentje hebt die bevalt, dus geen ingewikkeld gedoe met schuifregelaars en draaiknoppen. Om het geheel af te maken, kun je een uitsnede maken en eventueel nog een kadertje toevoegen. Staat een foto ondersteboven of op z’n kant? Dat gebeurt vooral regelmatig met telefoonfoto’s. In Vintager zet je hem met een druk op de knop weer netjes rechtop.

©PXimport

Tip 02: Foto’s verkleinen

Foto’s van moderne smartphones en camera’s zijn al snel vele megabytes groot. Lastig als je een aantal van die ruimteverslinders via e-mail wilt versturen. Dat duurt tergend lang en je loopt het risico dat een mailserver het bericht weigert omdat het te groot is. Ook als je veel foto’s op je smartphone of online in bijvoorbeeld Dropbox wilt bewaren, kun je zo tegen ruimteproblemen aanlopen. Verkleinen is een oplossing. Maar dan wel zonder al te veel kwaliteitsverlies, want de foto’s moeten er natuurlijk wel op en top blijven uitzien. Met een ingewikkelde fotobewerker is dat best veel en omslachtig werk, maar deze website regelt alles automatisch voor je. Sleep één of een aantal foto’s naar het aangegeven kader en na even wachten staan de verkleinde foto’s al voor je klaar. De ruimtebesparing is ongelofelijk groot. Dat is mogelijk omdat minieme details en kleurnuances die wij toch niet of amper zien worden weggelaten.

©PXimport

Tip 03: Resolutie verlagen

Digitale foto’s zijn niet alleen groot in megabytes, maar ook in resolutie. De breedte en de hoogte in pixels dus. De plaatjes zijn als snel een paar duizenden pixels groot. Voor zoiets als je website, Instagram, Facebook, of om een foto te e-mailen is dat helemaal niet nodig. Je kunt dan beter een exemplaar met een bescheiden resolutie gebruiken. Met als extra voordeel dat een website met kleinere foto’s veel sneller inlaadt, zodat bezoekers niet tegen een zandloper aanlopen. De resolutie van foto’s verlagen werkt eenvoudig. Je uploadt hier een plaatje en geeft aan welke hoogte en breedte je wilt hebben.

Via knoppen heb je al meteen een groot aantal standaardformaten te pakken, maar je mag ook zelf de exacte waarden intikken. Extra handig is dat je meerdere formaten tegelijk kunt aanklikken. Op die manier download je een compleet pakketje met alle groottes die je mogelijkerwijs nodig hebt. Deze online verkleiner kan ook voorstellen om een bepaalde uitsnede te maken, doordat het slim naar de foto-inhoud kijkt. Een beperking is wel dat de originele foto maar net iets meer dan 1 MB groot mag zijn. Daar zit je tegenwoordig al snel boven. Eerst even door TinyPNG uit tip 2 halen lost dit euvel op.

©PXimport

Met een filter maak je van de meest simpele foto alsnog een kunstwerkje

-

Tip 04: Achtergrond wissen

Je wilt spullen op Marktplaats verkopen, of je hebt een website waarop je producten verkoopt. Of misschien wil je jouw verzameling treintjes, postzegels, uithangborden of antieke serviezen waar je zo trots op bent dolgraag aan de wereld laten zien. Dus je pakt je smartphone of camera en zet elk item keurig op de kiek. Je bladert door je foto’s en dan slaat de schrik je om het hart. Want in webwinkels hebben alle producten een smetteloos witte achtergrond, maar bij jou zie je een vies tafelblad en een enorm rommelige achtergrond. Wat nu? Overnieuw beginnen? Welnee. Even je foto’s uploaden naar http://burner.bonanza.com en deze website peutert die lelijke achtergrond er automatisch voor je vanaf. Denk je dat het resultaat nog net even iets beter kan? Dan verfijn je de selectie met een groene en een rode viltstift. Je krijgt het beste resultaat als de achtergrond zo neutraal mogelijk is.

©PXimport

Tip 05: Fotocollage

Met een fotocollage à la de traditionele vakantie-ansichtkaart kun je op een leuke manier in één keer een stel foto’s aan je vrienden laten zien. Met deze website gaat dat wel heel makkelijk. Je sleept een stapeltje foto’s vanuit zoiets als Windows Verkenner naar het venster van je browser. Vervolgens sleep je elke foto naar een mooi plekje op het werkblad. Het staat leuk als sommige foto’s een stukje overlappen. Via pictogrammen geef je dan aan welke foto bovenop komt te liggen en van welke een deel verborgen blijft omdat hij onder op de stapel ligt. Dubbelklik op een foto om hem in een bepaalde vorm zoals een hartje of een ster uit te snijden. Een foto deels transparant maken kan ook; je ziet de onderliggende foto er dan alsnog mooi doorheen schemeren. Een tekstje aan je fotocollage toevoegen kan uiteraard ook. Het eindresultaat kun je vervolgens opslaan, printen, of via e-mail versturen.

©PXimport

Tip 06: Visagist

Digitale foto’s rechtstreeks van je telefoon of camera zien er vaak al fraai uit, maar ze kunnen altijd nog verbeterd worden met een fotobewerker. Dat geldt ook voor portretten. Daar speelt wel nog iets extra’s. Want een foto kan technisch nog zo goed zijn, de geportretteerde is misschien minder blij met de wat gelige tanden, bleke huid en dat opvallende rode jeugdpuistje midden op een wang. Je hoeft geen expert te zijn om dit soort onregelmatigheden uit iemands gezicht weg te poetsen. Ga hiernaartoe en zodra je een portretfoto hebt geüpload kies je het tabblad Retouch (met het pictogram van een poppetje). Vervolgens verschijnt een kolom vol met digitale visagie-gereedschappen. Je kunt vlekjes en pukkeltjes wegwerken, glanzende huid matter en tanden witter maken, de kleur van ogen, haar en lippen aanpassen en zelfs digitale plastische chirurgie op maat toepassen. Let wel op dat je niet doorschiet. Het doel is (nemen wij aan) het portret aangenamer maken, niet om iemand om te toveren in een wassen beeld.

©PXimport

De website peutert een lelijke achtergrond er automatisch voor je vanaf

-

Tip 07: Fotoconversie

Er bestaan behoorlijk wat fotoformaten. Denk alleen al aan de meest bekende soorten jpg, gif, tiff en png. Niet elk programma of elke website kan met elk fotoformaat omgaan. Daarom is het soms nodig om een foto om te zetten van het ene naar het andere formaat. Ook als je bijvoorbeeld onderweg bent en even geen fotobewerker tot je beschikking hebt, kun je dat doen door even naar deze website te gaan. Je wijst een foto aan en geeft aan naar welk formaat je dat plaatje wilt omzetten. Optioneel kun je de resolutie nog aanpassen en de foto draaien of spiegelen. Daar houdt het dan ook wel zo’n beetje op, maar het voornaamste doel is dan ook formaatconversie. Handig extraatje is dat de website ook bepaalde soorten raw-bestanden voor je kan omzetten.

©PXimport

Tip 08: HDR

Als er zowel felverlichte gebieden als donkere schaduwen zijn, lukt het een telefoon of camera niet om beide goed vast te leggen. Denk aan een zomerse dag waarop een heideveld mooi in de zon ligt, maar er ook een donker bos is waar het zonlicht niet in doordringt. Je kunt dan of alleen fietsers op het heideveld of alleen een groepje wandelaars onder het bladerdak herkenbaar vastleggen. Het andere raakt onderbelicht of overbelicht.

De oplossing is eenvoudig. Je maakt een paar foto’s. Eentje met de heide, eentje met het bos en misschien nog een derde waar de belichting er een beetje tussenin zit. Nu moet je die twee of drie opnamen alleen nog zien samen te voegen. Daar is het programma AutoHDR Free in gespecialiseerd. Na downloaden kun je het zonder te installeren uitvoeren. Klik op Open image(s) en wijs de fotoreeks aan. Kies Align & Merge zodat het programma de drie foto’s samenvoegt. Klik daarna op Process. Voordat je met Save het eindresultaat wegschrijft, is het verstandig eerst naar More options te gaan. Kies bij Resizing options voor 100% om de foto op volledige grootte te bewaren. Schakel bij Watermark beide watermerken uit. Want die wil niemand hebben, toch?

©PXimport

Tip 09: Kleuren vervangen

Soms kom je kleuren in een foto tegen die je liever anders had gezien. De werkelijkheid kun je niet altijd aanpassen, maar wat je vastgelegd hebt gelukkig wel. Het programma Paint.net heeft daar zelfs een speciaal gereedschap voor en dat kom je echt niet vaak tegen. Eerst geef je in het venster Kleuren aan wat de nieuwe kleur moet worden. Stel dat een rode schemerlamp groen moet worden, dan kies je hier voor een mooie tint groen. Daarna activeer je het gereedschap Kleur vervangen. Stel boven in het scherm een geschikte penseelgrootte in en schilder vervolgens over de lampenkap. Wat rood is wordt ineens groen. Als je buiten de lampenkap komt, verandert daar als het goed is niets. Een bruine kast blijft dus bruin en een witte muur wit. Alleen de kleur waarop je het eerst klikte toen je begon met schilderen wordt vervangen. Al vergist het programma zich heus weleens, dus een beetje voorzichtigheid blijft nodig.

©PXimport

Vind je een bepaalde kleur in je foto niet mooi? Je kunt ‘m digitaal overschilderen

-

Tip 10: Tot in de puntjes

Bij sommige foto’s wil je een heel stel fotobewerkingen uitvoeren. De belichting moet bijvoorbeeld verbeterd worden omdat de foto te licht of te donker is, je wilt doffe kleuren sprekender maken, een scheve foto netjes rechtzetten en de compositie verbeteren door een mooiere uitsnede te maken. Als je al dit soort bewerkingen en meer wilt uitvoeren, heeft het weinig zin om per bewerking een apart programma of website te gebruiken. Je wilt dan alles op één plek aanpassen en de foto daarna eenmalig opslaan. Dan is www.pixlr.com een goede oplossing. Je kunt bijna geen bewerking bedenken of hij zit er wel in. Bewerken kan op twee manieren. Als je voor Editor kiest, waan je jezelf in het overbekende Photoshop. Via pictogrammen kies je een gereedschap en de meeste hebben meerdere opties. Kies je voor Express, dan is de interface iets vriendelijker en zie je onder in het scherm maar een paar pictogrammen. Vergis je niet, want klik je op bijvoorbeeld Adjustment, dan krijg je alsnog allerlei mogelijkheden. Ditmaal hebben ze duidelijke namen, zodat je niet hoeft te gokken wat het allemaal is. Het ziet er misschien een beetje overweldigend uit, maar met Pixlr kun jij je helemaal uitleven.

©PXimport

Tip 11: Scherp en onscherp

Alleen met dure en specialistische fotoapparatuur lukt het om selectief met scherpte en onscherpte te werken. Denk aan een mooi portret waarbij iemands ogen loeischerp zijn, maar de achtergrond in een mooie kleurrijke waas verandert. Niet iedereen heeft die apparatuur in huis en met een smartphone lukt het al helemaal niet. De website Fotostars heeft een functie aan boord die aardig in de buurt komt, zodat je altijd achteraf nog delen van een foto onscherp kunt maken. De aandacht van de kijker gaat dan als vanzelf naar het scherpe hoofdonderwerp. Je klikt op het gereedschap Focus en na een tijdje nadenken verschijnen er vier cirkels in beeld. Alles ertussen blijft scherp. De rest van de foto vervaagt. Plaats de rondjes zo goed mogelijk om het gewenste gebied en er ontstaat een foto met selectieve scherpte. Herhaal deze stappen gerust een paar keer voor extra wazigheid. Toegegeven, een spiegelreflex met dure lens doet het beter, maar dit kost je niets.

©PXimport

Tip 12: Miniatuurwereld

Door op een speciale manier onscherpte in een foto aan te brengen, lijkt het net of je plotseling midden in Madurodam staat. Zo’n miniatuurwereld is ook weer een simulatie van het effect dat je eigenlijk alleen met een peperdure lens van een spiegelreflex kunt krijgen. Ditmaal gaan we naar de website van Aviary. Na het openen van een foto kies je bovenin het scherm voor Focus. Standaard is Circular geselecteerd. Hiermee krijg je ongeveer hetzelfde effect als met Fotostars in tip 11. Kies je echter voor Linear, dan verschijnt er een brede balk over de foto. Alleen tussen de twee lijnen is alles scherp. Erbuiten wordt alles wazig. Plaats de balk op wat jij in een miniatuurwereld wilt omtoveren. Je mag de balk breder of smaller maken en zelfs draaien om het juiste gebied te pakken te krijgen. Het effect werkt het beste als je de camera schuin omlaag hebt gericht vanaf een wat hoger gelegen standpunt. Bijvoorbeeld boven aan een (rol)trap of op een etage.

©PXimport

De aandacht gaat als vanzelf naar het scherpe hoofdonderwerp

-

Tip 13: Nik Collection

Misschien werk je toch liever met een uitgebreide alleskunner zoals Photoshop, Lightroom, of zelfs met beide. In dat geval moet je echt even een bezoekje brengen aan de Google Nik Collection. Deze zogenaamde plug-ins waren voorheen peperduur, maar nu is de volledige verzameling helemaal gratis. Elke plug-in is gespecialiseerd in één bepaalde taak. Denk aan zwart-wit, kleurverbetering, HDR, ruisreductie of verscherping. Na installeren roep je ze dus aan vanuit Photoshop of Lightroom.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)