Freewaremakers zijn enthousiaste computergebruikers die hun programmeervaardigheden inzetten om iets te verbeteren of leuker te maken. We bespreken ook deze maand weer de handigste gratis programma's van dit moment.

Tip 01: Lettertype uitzoeken

Windows XP - Vista - 7 - 8

Lettertypes zijn er in overvloed en dat maakt de keuze niet bepaald gemakkelijk. Het is altijd een gedoe in Word of Photoshop om een lettertje uit te zoeken. Fonticate maakt dit iets eenvoudiger, maar je moet de keuze uiteraard nog steeds zelf maken.

Het programma laadt alle aanwezige lettertypes. Boven in beeld kun je een zinnetje intypen, waarna deze tekst getoond wordt in de verschillende fonts. Vooral het overzicht en de snelheid waarmee dit gebeurt, is heel prettig. Het scrollen gaat soepel en Fonticate helpt bij het inperken van de overvloed aan lettertypes.

©PXimport

Tip 01 Fonticate helpt bij het uitzoeken van een geschikt lettertype, bijvoorbeeld voor een geboortekaartje of uitnodiging voor een feestje.

Tip 02: Ruimte op iPhone

Windows XP - Vista - 7 - 8, Mac

Om te stellen dat PhoneClean een soort CCleaner is voor je iPhone gaat wat ver, maar toch is er overlap. PhoneClean verwijdert tijdelijke bestanden van je smartphone en maakt ruimte vrij. Foto's en andere persoonlijke bestanden blijven onaangetast, het gaat om tijdelijke bestanden die je niet meer nodig hebt. Tijdens de test maakten we moeiteloos meer dan 250 MB vrij op onze iPhone!

Toegegeven: als we een paar filmpjes hadden gewist, haalden we dit resultaat ook. Toch is het fijn om overbodige bestanden op te ruimen: de smartphone was kostbaar, het interne geheugen ook en dat willen we graag volledig benutten! Naast de gratis-versie van PhoneClean bieden de makers een betaalde versie met uitgebreidere schoonmaakroutines.

©PXimport

Tip 02 PhoneClean verwijdert overbodige bestanden van je iPhone en iPad.

Tip 03: Extra's rechtermuisknop

Windows Vista - 7 - 8

De rechtermuisknop is een krachtig hulpmiddel om snel dingen gedaan te krijgen met de Windows Verkenner. Met Right Click Enhancer voeg je extra functies toe. Klik in het hoofdscherm op Right Click Tweaker. Hier kun je bijvoorbeeld Copy to en Move to activeren om bestanden/mappen snel naar een andere locatie te kopiëren. Met Run as Administrator wordt een programma uitgevoerd als beheerder. Klik in het hoofdscherm op Send to manager om de opties van het rechtermuisknopmenu Kopiëren naar aan je wensen aan te passen. Met Right click editor IE kun je het rechtermuisknopmenu in Internet Explorer aanpassen.

Right Click Enhancer is er in twee smaken: betaald (pro-versie met iets meer functies) en gratis. Van beide versies is er een variant die je kunt installeren en een die direct werkt (Portable).

©PXimport

Tip 03 Right Click Enhancer voegt handige functies toe aan het menu achter je rechtermuisknop.

Tip 04: Stuurprogramma back-up

Windows XP - Vista - 7 - 8

Als je weleens een computer repareert en opnieuw installeert, ben je bekend met het probleem: na de verse Windows-installatie blijkt sommige hardware niet meer te werken en zijn de drivers nergens te vinden. Zoeken is zonde van je tijd en te voorkomen!

Maak voordat je een herinstallatie overweegt even een kopietje van al je stuurprogramma's met DriverBackup. Geef het programma even de tijd om alle stuurprogramma's te vinden. Je kunt selectief aanvinken welke stuurprogramma's je wil back-uppen, maar de snelste slag maak je met de knop All. Hiermee selecteer je alle stuurprogramma's. Klik op Start Backup en wijs met Browse een usb-stick aan met voldoende opslagruimte. De vereiste ruimte vind je boven in beeld. Klik nogmaals op Start Backup en de stuurprogramma's worden veiliggesteld naar de usb-stick.

©PXimport

Tip 04 DriverBackup maakt een back-up van alle stuurprogramma's naar een usb-stick.

Tip 05: Vaarwel XP, het waren mooie jaren!

Windows XP - Vista - 7 - 8

In april 2014 stopt Microsoft met de ondersteuning van Windows XP. Dit houdt onder andere in dat er geen beveiligingsupdates meer uitkomen voor het besturingssysteem. Dit is een risico als je Windows XP wil blijven gebruiken. April 2014 is dus een mooi moment (of excuus) om eindelijk een nieuwe computer met Windows 7 of Windows 8 aan te schaffen.

Ben je erg gehecht aan je huidige pc/laptop? Dan is het ook mogelijk om te upgraden naar Windows 7 of Windows 8. Zoek van tevoren wel even uit of je hardware en programma's worden ondersteund. Dit kun je uitdokteren met Windows 7 Upgrade Advisor en/of Windows 8 Upgrade Assistant. De programma's controleren je computer en geven advies over de upgrademogelijkheden.

©PXimport

Tip 05 Betekent het einde van Windows XP ook het einde van je computer? Misschien kun je nog upgraden!

Tip 06: Excel-bestanden

Windows XP - Vista - 7 - 8

Soms komen we een programma tegen waarvan het nut ons in eerste instantie ontgaat. Simple MS Excel Documents Converter is zo'n programma. Het converteert bestanden van/naar verschillende Excel-indelingen. Dat kan Excel toch ook? Het antwoord is ja, maar wel omslachtig. Simple MS Excel Documents Converter maakt het converteren eenvoudig bereikbaar in één venster waar juist deze taak centraal staat. Het programma ondersteunt alle bekende indelingen: xls, xlsx, pdf, xps en csv.

Kies bij Convert selected de indeling waar je een bestand naar wil omzetten, bijvoorbeeld pdf. Geef met Select a folder to save aan waar je het doelbestand wil bewaren. Wijs het bestand aan dat je wil omzetten met Select files, je kunt meerdere bestanden kiezen en in één keer laten omzetten. Bevestig met Start convert om je documenten om te zetten.

©PXimport

Tip 06 Simple MS Excel Documents Converter converteert Excel-bestanden van/naar de indelingen xls, xlsx, pdf, xps en csv.

Tip 07: Dubbele verkenner

Windows XP - Vista - 7 - 8, Mac en Linux

Voor dagelijks gebruik voldoen de standaardfuncties van de Windows Verkenner goed. Als we iets meer willen doen, schiet het programma al snel tekort. Een goed voorbeeld is het kopiëren of verplaatsen van bestanden naar andere mappen. Dit komen we tegen als we downloads willen verplaatsen van een downloadmap naar de juiste locatie op de harde schijf. Met Double Commander open je beide locaties in één venster. Vervolgens kun je bestanden en mappen verplaatsen of kopiëren. Dit is slechts de basis van Double Commander. Het programma biedt gevorderde gebruikers handige extra's om taken van de Windows Verkenner nog beter uit te voeren.

Een groot voordeel van Double Commander is dat het programma veel sneller werkt dan de Windows Verkenner. Kleine minpuntjes zijn het ouderwetse uiterlijk de leercurve. Het zal vooral beginners moeite kosten om de werking goed te doorgronden, maar wie even de tijd neemt, kan veel plezier hebben van Double Commander. Double Commander is geen vervanger van de Windows Verkenner, je kunt beide programma's naast elkaar gebruiken.

©PXimport

Tip 07 Double Commander is een aanvulling op de Windows Verkenner en kan twee locaties openen in één venster.

Freeware = spyware?

We krijgen regelmatig meldingen van lezers dat besproken freeware spyware zou bevatten. Uiteraard zijn alle programma's die we bespreken getest en gecontroleerd. Wat gaat er mis? De oorzaak ligt bij de installatieprocedure. Steeds meer softwaremakers (en zelfs download-websites) bundelen extra's in de installatieprocedure. Dit kunnen extra programma's zijn, hinderlijke aanpassingen aan je webbrowser en/of extra zoekbalken.

De extra's staan meestal standaard geactiveerd om te installeren en daar gaat het fout! Gelukkig is de ellende eenvoudig te voorkomen: klik niet klakkeloos op Volgende of Next, maar lees goed door wat je laat installeren en goedkeurt. Wees kritisch en zet altijd de vinkjes uit voor extra software en webbrowseraanpassingen.

©PXimport

Let altijd goed op tijdens de installatie om webbrowseraanpassingen en overbodige software te voorkomen.

Tip 08: Programma's verwijderen

Windows XP - Vista - 7 - 8

Op de redactie installeren we dagelijks nieuwe programma's, onder andere om deze rubriek voor je te kunnen maken. De programma's schonen we ook regelmatig op en de-installeren de software die niet langer nodig is. De standaardfunctie van Windows om programma's te verwijderen is traag. Ook blijven er soms restjes 'bestanden' achter na een de-installatie.

Geek Uninstaller heeft alles in huis om programma's snel en eenvoudig te verwijderen. Er is zelfs een 'after burner'-functie aanwezig. Hiermee gaat Geek Uninstaller op zoek naar 'achterblijvertjes' en verwijdert deze alsnog. Dit kunnen bestanden zijn op je harde schijf, maar ook registerverwijzingen. Geek Uninstaller is snel en heeft geen installatieprocedure: downloaden, starten en je programmalijst verschijnt snel in beeld. Gebruik de rechtermuisknop op een bestand dat je wil verwijderen en kies Verwijderen voor de standaardprocedure.

Geeft dit problemen? Kies dan Geforceerd verwijderen. Als een programma nog wel in de lijst voorkomt maar niet meer op je harde schijf, kun je het uit de lijst laten halen door Geek Uninstaller met Verwijder ingave. Voor de doorgewinterde computerexpert kunnen de opties Installatie map en Item in register handig zijn.

©PXimport

Tip 08 Geek Uninstaller is een snelle hulp als het gaat om programma's grondig te verwijderen.

Tip 09: Verborgen Metro-functies

Windows 8

Er is al veel geklaagd en geschreven over Windows 8 en dan met name over het ontbreken van het klassieke startmenu. Metro UI Tweaker for Windows 8 lost dit euvel niet op, maar richt zijn pijlen wel op ander leed. Sommige mensen kunnen niet wennen aan het lint (ribbon), het nieuwe menu van Windows Verkenner. Ook het gemis van een tegel om je computer mee uit te schakelen ontbreekt. Deze functies zijn eenvoudig in te stellen met Metro UI Tweaker for Windows 8.

Je leest het goed: de functies zijn beperkt, maar Metro UI Tweaker voorziet wel eenvoudig in het oplossen van een gemis!

©PXimport

Tip 09 Metro UI Tweaker is minimalistisch, maar activeert wel enkele handige basisfuncties in Windows 8.

Tip 10: Slimme encryptie

Windows XP - Vista - 7 - 8

Silver Key Free versleutelt bestanden die je privé wil houden en voorziet ze van een wachtwoord. Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map en kies Create parcel. Geef een wachtwoord op om het bestand te versleutelen. Er wordt een beveiligde kopie bewaard in een sk-bestand. Dubbelklik op het sk-bestand, geef het wachtwoord op en maak de inhoud weer zichtbaar.

Silver Key Free werkt standaard met kopieën, de originele bestanden blijven dus achter. Je kunt de kopieën verwijderen met de ingebouwde bestandenhakselaar. Klik met de rechtermuisknop op het bestand (of map) en kies Shred. Het bestand wordt meerdere keren overschreven waardoor herstel niet meer mogelijk is.

©PXimport

Tip 10 Silver Key Free beveiligt bestanden met een wachtwoord.

Tip 11: Downloadmanager

Windows XP - Vista - 7 - 8

Een downloadbeheerder was ooit handig omdat internetverbindingen regelmatig haperden. Als je dan een hele tijd gewacht had op een bestand van 10 MB en er ging iets fout, dan kon je weer opnieuw beginnen! EagleGet is een downloadbeheerder, maar wel van deze tijd. Basisfuncties zoals het pauzeren en hervatten van downloads behoren tot de mogelijkheden, maar er zijn meer redenen om EagleGet in te zetten. EagleGet werkt met alle bekende browsers en handelt hiervoor de downloads af. Als je dus meerdere browsers gebruikt, houd je met EagleGet een goed overzicht in je downloads.

EagleGet weet waar al je downloads zijn opgeslagen, dubbelklik op het EagleGet-icoontje in je systeemvak om je downloads te bekijken. Alles wat binnen is, vind je achter de knop Voltooid. Verder maakt EagleGet een slimme sortering van onder andere documenten, programma's en gecomprimeerde downloads. EagleGet toont de voortgang van je downloads in een zevend balkje. Zodra een download volledig binnen is, geeft het programma een geluidssignaal. De ingebouwde YouTube-downloader is een leuke gimmick, maar zal je waarschijnlijk niet dagelijks gebruiken.

©PXimport

Tip 11 EagleGet is een goed beheerprogramma voor je downloads en haalt ook video's van websites binnen.

Tip 12: Mijn lievelingsmappen

Windows XP - Vista - 7 - 8

We hebben op onze harde schijf een aantal mappen die we regelmatig gebruiken. Dit kan een projectmap zijn met werkdocumenten, een mapje met leuke foto's of favoriete map in Dropbox. MyFolders bespaart vele muisklikken naar deze mappen. Je favoriete locaties zijn snel ingesteld. Klik met de rechtermuisknop, bijvoorbeeld op je bureaublad, en kies MyFolders / Settings. Voeg je favoriete mappen toe met Add. Met Add separator kun je een scheidingsstreepje toevoegen, handig als je veel favoriete mappen hebt en overzicht wil houden. Bevestig met Done.

Vanaf nu heb je overal vanuit de Windows Verkenner toegang tot je favoriete mappen. Klik bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op een bestand, kies MyFolders / Copy en selecteer de bestemming. De optie MyFolders / Move to is ook beschikbaar om bestanden/mappen te verplaatsen.

©PXimport

Tip 12 MyFolders maakt kopiëren/verplaatsen naar je favoriete mappen eenvoudiger.

Tip 13: Kopieermachine

Windows XP - Vista - 7

Waarom worden eenvoudige dingen soms zo moeilijk ontworpen? Dit zien we vaak bij de kopieerfuncties van scanner-software. Voor wie nog een losse printer en scanner heeft is Photocopier handig. Het programma komt van Nederlandse bodem en toont een soort bedieningspaneel van een kopieermachine.

Standaard maakt Photocopier een zwart/wit kopie, maar je kunt eenvoudig kiezen voor grijstinten met Greyscale of voor een kleurenkopie met Color. Druk op de groene knop Copy om je scanner te activeren. Niet veel later rolt de kopie keurig uit de printer. Was dat nou zo moeilijk? Wij zeggen: "Bedankt Photocopier!".

©PXimport

Tip 13 Photocopier maakt van je printer en scanner een eenvoudige kopieermachine.

Tip 14: Extra cafeïne

Windows Vista - 7 - 8

Insomnia is een handig programma met maar één doel: de slaapstand van je computer blokkeren. Dit klinkt nutteloos, maar Insomnia lost hiermee een energieprobleem op: je hoeft niet langer te kiezen tussen twee kwaden. Windows energiebeheer zorgt ervoor dat we het onderste uit de kan kunnen halen als we met de computer werken. Lopen we even weg? Dan zorgt het zelfde energiebeheer voor energiebesparende maatregelen. Als we bijvoorbeeld iets aan het downloaden zijn, is dit laatste niet wenselijk.

Je hoeft de energie-instellingen niet aan te passen als je Insomnia achter de hand hebt. Start het programma en hiermee zijn alle handelingen gedaan! Zolang Insomnia actief is, blijft je computer wakker. Sluit je het Insomnia-venster, dan neemt Windows Energiebeheer het stokje weer over.

©PXimport

Tip 14 Insomnia voorkomt (tijdelijk) dat je computer in slaap valt.

Tip 15: 'Alle' Firefox-instellingen

Windows XP - Vista - 7 - 8

Firefox is zeer geliefd vanwege de veiligheid, uitbreidingen (add-ons) en niet te vergeten: de instellingen. De standaardinstellingen vind je via het menu Extra / Opties. Als het menu Extra niet zichtbaar is, druk dan eerst op de Alt-toets. Gevorderde gebruikers kunnen in de adresbalk de opdracht about:config geven. Na een extra waarschuwing geeft Firefox alle instellingen bloot, ook die diep verscholen gaan onder de motorkap. Het voordeel hiervan is dat je werkelijk alles kunt aanpassen, de keerzijde is het gebruiksgemak. De instellingen staan in een lange lijst met cryptische omschrijvingen: je moet weten wat je zoekt!

Configuration Mania is een slimme uitbreiding van Firefox die de toegang tot geavanceerde instellingen eenvoudiger toegankelijk maakt. Configuration Mania is nog steeds niet voor beginners, maar wel voor iedereen die graag iets wil aanpassen maar voor wie about:config net een brug te ver is. Na de installatie is Configuration Mania terug te vinden als gelijknamig menuonderdeel in het menu Extra.

©PXimport

Tip 15 Configuration Mania maakt geavanceerde Firefox-instellingen toegankelijker.

Gevaarlijke website?

Soms krijgen we klachten dat een website die we hier vermelden gevaarlijk is of dat een downloadprogramma voor een virus wordt aangezien. Het probleem ligt bij overijverige beveiligingssoftware. Dit is vergelijkbaar met de uitsmijter bij een discotheek. De ene portier vindt dat iedereen naar binnen mag, de ander weigert mensen met gele sokken en rode schoenen. We testen alle programma's uitgebreid, dus meestal zal de waarschuwing 'vals positief' zijn.

Bij twijfel kun je het programma binnenhalen via een goede downloadwebsite als www.softpedia.com of www.snapfiles.com. Een verdacht bestand, dus ook downloads van freeware, kun je altijd aan een second opinion laten onderwerpen op www.virustotal.com. Deze website laat 20 beveiligers een oordeel vellen over het programma.

©PXimport

Sommige websites en programma's worden onterecht aangezien als 'kwaadaardig' of 'gevaarlijk'.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).