ID.nl logo
Data importeren in Word doe je zo
© Reshift Digital
Huis

Data importeren in Word doe je zo

Niet alle gegevens die je in een document gebruikt, hoef je één op één over te typen in Word. De software kent namelijk uitgebreide functies voor het importeren van gegevens uit andere programma’s. In dit artikel laten we je zien wat de mogelijkheden zijn van het importeren en koppelen van data uit andere programma’s, zoals Excel.

Beschik je over andere pakketten uit de Office-reeks, dan biedt Word de mogelijkheid om gegevens uit die programma’s te importeren in je document. Of het nu om data uit een Excel-sheet of Access gaat, adresgegevens of dia’s; je kunt ze eenvoudig koppelen aan je Word-document. Het voordeel van het koppelen van gegevens uit andere programma’s is dat je de data maar één keer hoeft te wijzigen in het bronprogramma. Word neemt dan automatisch de wijzigingen over in je document. Soms moet je die gegevens wel verversen.

01 Gegevens importeren uit Excel

Excel wordt veel gebruikt voor het invoeren van data. Maar soms wil je slechts een deel uit een Excel-bestand opnemen in Word, zonder dat de gegevens rechtstreeks worden gekoppeld. Bijvoorbeeld een (deel van een) tabel. De uitgebreide kopieer- en plakfuncties van zowel Word als Excel zorgen ervoor dat de gegevens inclusief opmaak kunnen worden overgezet naar je document. In dit voorbeeld kopiëren we een eenvoudige tabel zonder opmaak uit Excel naar Word. We selecteren alle cellen, klikken met de rechtermuisknop en kiezen voor Kopiëren.

©PXimport

02 Juiste opmaak kiezen

De manier waarop de gegevens vanuit Excel in Word worden gezet, hangt af van de plakfunctie die je in laatstgenoemde kiest. In Word kun je je gegevens namelijk op verschillende manieren in je document zetten: plakken met behoud van opmaak, plakken als afbeelding of plakken zonder opmaak. Welke plakopties beschikbaar komen, hangt af van welke soort data er in het klembord is geplaatst. Kopieer je een tabel uit Excel, dan heb je meer plakopties dan wanneer je platte tekst uit bijvoorbeeld Notepad in je Word-document wilt plakken.

©PXimport

Wil je de gegevens uit Excel zonder opmaak plakken in Word, kies dan voor ‘Alleen tekst behouden’, de meest rechterknop in het menuutje. Word plakt dan de gegevens uit Excel rechtstreeks zonder extra’s. Iedere rij uit de tabel wordt op een afzonderlijke regel geplakt.

©PXimport

03 Tabel met behoud van opmaak

Is de tabel in Excel met randen, kleuren, verschillende lettertypen en gekleurde cellen opgemaakt en wil je deze één op één kopiëren in Word, dan kies je uit de plakopties voor de functie Opmaak van bron behouden.

©PXimport

Bij het kopiëren van een tabel uit Excel worden de gegevens in Word ook in een tabel geplaatst. Het voordeel daarvan is dat je de gegevens nu verder kunt bewerken en de tabel eventueel kunt aanpassen qua vormgeving. Klik je op de geplakte tabel in Word, dan komt in het Lint ook het tabblad Tabelontwerp beschikbaar. Met de tabel geselecteerd kun je dan direct een andere vormgeving toepassen.

©PXimport

Wil je alleen een enkele cel, rij of kolom aanpassen, dan klik je er met de muis op en kun je de eigenschappen veranderen.

©PXimport

04 Dynamische gegevens uit Excel

Soms kan het voorkomen dat de gegevens in Excel die je in je Word-document wilt gebruiken dynamisch zijn. Dat wil zeggen: de gegevens in het Excel-bestand kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Dan is het belangrijk dat de gegevens uit Excel die in Word worden geplaatst, de meest recente zijn. Je kunt gegevens in Word plakken met behoud van de koppeling van de data in Excel. Wijzig jij of iemand anders de oorspronkelijke gegevens in Excel, dan worden die wijzigingen ook doorgevoerd in Word. Om dit werkend te krijgen, moet je de gegevens uit Excel wel op een speciale manier plakken in Word. In dat geval kies je uit het menu voor plakken voor Koppelen en bronopmaak behouden.

©PXimport

Wanneer de gegevens zijn geplakt in Word, zul je zien dat de tabel een andere functie heeft gekregen. Als je namelijk klikt op een van de cellen met de rechtermuisknop, zie je een nieuwe optie terug in de lijst, namelijk Koppeling bijwerken. Als de data in Excel is gewijzigd, wordt dit niet direct in Word aangepast. Als eigenaar van het document kun je de nieuwste data dus weergeven in de tabel door te kiezen voor Koppeling bijwerken.

05 Tabellen met opmaak

Deze functie werkt overigens ook wanneer de oorspronkelijke opmaak in de tabel in Excel wijzigt. Zodra daar bijvoorbeeld de kleur of de dikte van de lijnen in Excel worden gewijzigd en je kiest in Word voor Koppeling bijwerken, dan worden die wijzigingen ook doorgevoerd in Word. Dat kan natuurlijk ook nadelen hebben voor de opmaak van je Word-document. Gelukkig is daar een oplossing voor. Wil je dat alleen de gegevens in de cellen van Excel worden gekopieerd, maar niet de opmaak zelf, dan kies je voor de plakoptie Doellijsten koppelen en gebruiken. De tabel wordt nu zonder opmaak in Word gekopieerd, maar de gegevens in de cellen zelf blijven wel gekoppeld aan Excel en eventuele wijzigingen worden nadat je weer kiest voor Koppeling bijwerken in Word doorgevoerd.

©PXimport

Als de tabel in Excel vormgeef-technisch wordt aangepast, dan heeft dat dus geen verdere invloed op de opmaak van de tabel in Word.

06 Brieven en mailings maken

Word kun je ook gebruiken om een brief naar meerdere adressen te sturen. Daarvoor hoef je – gelukkig – niet voor iedere geadresseerde een aparte brief te maken, maar kun je een standaardbrief vervaardigen. Met een standaardbrief kun je eenvoudig meerdere mensen een brief sturen. Je koppelt aan zo’n standaardbrief een database met namen, adressen en woonplaatsen. Die functie kun je ook gebruiken voor het afdrukken van enveloppen. In dit voorbeeld laten we je zien hoe je adressen automatisch toevoegt aan je document.

07 Adresvelden maken

Word heeft een speciale functie voor het automatisch invoegen van namen en adressen in je document. In het Lint vind je daar een apart tabblad voor, genaamd Verzendlijsten. Daar kun je Word koppelen aan een bestaande verzendlijst, of je kunt vanuit hier ook een nieuwe lijst maken.

©PXimport

Je moet eerst een lijst met adressen hebben. In Word kun je deze zelf maken, maar je kunt Word ook koppelen aan bijvoorbeeld Excel om de adresgegevens daaruit te halen. We laten je eerst zien hoe je zelf een lijst met adresgegevens in Word aanmaakt. Onder het tabblad Verzendlijsten vind je de knop Adressen selecteren. Klik daarop en kies voor de optie Nieuwe lijst typen.

©PXimport

Er verschijnt nu een venster waarin je adresgegevens kunt invoeren. In dit voorbeeld beperken we ons tot (fictieve) adresgegevens als aanhef, voorletter, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Per rij vul je de gegevens in van de personen die je wilt aanschrijven. Ben je klaar met het invullen, dan druk je op de knop OK om de lijst op te slaan.

©PXimport

Word slaat de adreslijst op als een Microsoft-database (met de extensie .mdb) en dat heeft als voordeel dat je dit bestand kunt blijven gebruiken in Office, en je dus niet telkens een nieuwe adreslijst hoeft aan te maken.

Als je de database hebt opgeslagen in Word, dan komt in het Lint de knop Afdruk samenvoegen starten beschikbaar. Maar voordat je daar op klikt, moet je in je brief eerst de positie bepalen waar je het adresveld wilt plaatsen. Om die te plaatsen, klik je op de knop Adresblok.

©PXimport

08 Gegevens controleren

Je krijgt nu een nieuw venster te zien, waarin je kunt controleren of de gegevens kloppen. In principe hoef je hier weinig te veranderen; als je een eenvoudige adreslijst hebt gemaakt met daarin alleen de voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode en woonplaats en alle adressen zijn in je eigen land, dan plaatst Word deze doorgaans meteen goed. Alleen wanneer je ook internationale brieven verzendt, kan het handig zijn om de instellingen te wijzigen. Klik je na afloop op de knop OK , dan plaatst Word een tekstcode << Adresblok>>. Dat blok geeft dus aan dat daar de adresgegevens van de database worden geplaatst.

©PXimport

Bovenin het Lint zie je nu extra knoppen waarmee je door de brieven met de zojuist gekoppelde adressen kunt bladeren. Op die manier kun je controleren of de adresgegevens juist op de brief worden vermeld. Naast de pijlnoppen voor het bladeren door de brieven, vind je er ook een knop genaamd Voorbeeld van het resultaat. Met deze knop ingedrukt zie je dan ook de daadwerkelijke adresgegevens per brief.

©PXimport

Nu kun je bepalen of je tevreden bent met de huidige weergave, of dat je nog iets wilt veranderen. De opmaak bijvoorbeeld, want misschien wil je de adressen juist wat groter afdrukken of van een ander lettertype voorzien. Dat hoef je niet voor iedere brief afzonderlijk te doen, maar doe je in één keer door het blok << Adresblok >> te selecteren in je document. Om dat te kunnen doen, moet je eerst de voorbeeldweergave van het adres uitschakelen door weer op de knop Voorbeeld van het resultaat te klikken. Alleen dan verschijnt het adresblok weer. Selecteer << Adresblok >> in je document, en je kunt de opmaak ervan aanpassen.

©PXimport

09 De documenten samenvoegen

Ben je tevreden met het resultaat? Dan kun je de adresgegevens samenvoegen met je brief. Met samenvoegen maakt Word meerdere kopiëren van de brief, met op elke brief het unieke adres uit de database. Om het samenvoegen te starten, klik je in het Lint op de knop Voltooien en samenvoegen, helemaal aan de rechterkant. Er verschijnen nu drie opties, kies voor Documenten afdrukken.

©PXimport

Geef op welke records je wilt afdrukken, doorgaans druk je natuurlijk in één keer alles af. Word stuurt de opdracht, na het drukken op de knop OK, naar de printer en je brieven worden afgedrukt.

©PXimport

Tip: Etiketten en enveloppen afdrukken

Wil je naast het printen van brieven ook adressen op enveloppen of etiketten afdrukken? Kies dan aan de linkerzijde van het Lint voor Enveloppen of Etiketten. Als je op een van deze twee knoppen klikt, wijzigt Word de opmaak van je huidige document in die van een enveloppe of etiket. Je kunt daarbij kiezen uit verschillende formaten.

©PXimport

10 Adressen importeren uit Excel

Je kunt in Word je adressenbestanden ook halen uit andere programma’s of werken met afzonderlijke bestandsformaten. Het invoeren via de functie Adreslijsten in Word gaat soms vrij lastig. Het is namelijk heel precies werk, en een druk op een verkeerde knop kan er al snel voor zorgen dat je een record opnieuw moet invoeren. Daarnaast is het vanwege de kleine omvang van het invoervenster lastig om met meerdere records te werken. In dat geval kun je beter kiezen voor een programma dat beter overweg kan met records, zoals Excel of – als je liever met databaseprogramma’s werkt – met Access. Voor deze basiscursus maken we gebruik van Excel voor het importeren van adresgegevens, dat werkt in dit geval prima; in Excel kun je veel makkelijker meer rijen gebruiken.

Als je je records goed op orde hebt in Excel, kun je deze heel eenvoudig gebruiken voor het maken van adresgegevens in Word. Iedere rij in Excel dat gebruikt moet worden in Word voor de adresgegevens, geef je een duidelijke naam: Aanhef, Voornaam, Achternaam, Straatnaam, Huisnummer, Postcode en Woonplaats. Die rij is dan de eerste rij in de tabel. Op de volgende rijen vul je vervolgens alle gegevens in van de adressen die je wilt gebruiken in de brief.

©PXimport

11 Bestand opslaan

Heb je je bestand af? Dan sla je ‘m op en ga je vervolgens naar Word om de gegevens uit het Excel-bestand te importeren als adressenbestand. Ga hiervoor als volgt te werk: klik in het Lint Verzendlijsten op Adressen selecteren en kies daar voor Bestaande lijst gebruiken. Vervolgens selecteer je je Excel-bestand.

©PXimport

Word komt nu met een bevestiging van het bestand. Als je de tabel in Excel hebt opgemaakt, zoals in ons voorbeeld, dan bevat de eerste rij met gegevens kolomkoppen. Zet dan ook een vinkje bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen. Word herkent dat, en zo kun je makkelijk de juiste velden op de goede plaats neerzetten in je document.

©PXimport

12 Velden opgeven

In tegenstelling tot het importeren van adresgegevens via Adressenlijst, moet je bij het importeren van gegevens uit Excel nog wel de velden apart opgeven. Iedere kolom uit je Excel-bestand wordt in Word een apart blok dat uiteindelijk het gehele adresveld bevat. In het Lint bij Verzendlijsten vind je een knop genaamd Samenvoegvelden invoegen. Onder dat menu vind je dan alle kolommen uit het Excel-sheet. Je kunt deze nu plaatsen in je document door op de juiste naam te klikken. Zet de cursor eerst op de plek waar je het eerste veld wilt invoegen, in ons voorbeeld is dat Aanhef.

©PXimport

Tussen ieder veld in je Word-document plaats je een spatie, zodat de aanhef, voornaam en achternaam niet tegen elkaar worden geplaatst, zoals hieronder:

<<Aanhef>> <<Voornaam>> <<Achternaam>>

Geef nu een enter voor een nieuwe regel, en plaats daaronder de velden Straatnaam en Huisnummer, wederom met een spatie ertussen:

<<Straatnaam>> <<Huisnummer>>

En op de laatste regel plaats je tot slot Postcode en Woonplaats, ook hier met een spatie ertussen:

<<Postcode>> <<Woonplaats>>

Het voordeel van het opnemen van losse velden in je Word-document is dat je deze overal in je brief kunt gebruiken. Op die manier kun je een persoonlijke brief samenstellen aan de hand van de gegevens uit het Excel-bestand.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Nieuwe OPPO A6 Pro 5G: betaalbare smartphone met grote batterij en snel opladen
© OPPO
Huis

Nieuwe OPPO A6 Pro 5G: betaalbare smartphone met grote batterij en snel opladen

OPPO brengt met de A6 Pro 5G een nieuwe middenklasser naar Nederland die inzet op uithoudingsvermogen, duurzaamheid en een premium uitstraling. De smartphone heeft een 6.500 mAh-batterij, ondersteunt 80W SUPERVOOC-snelladen en biedt met IP69-bescherming en militaire schokbestendigheid een robuuste bouw voor dagelijks gebruik.

Krachtige batterij, snel weer vol

De OPPO A6 Pro 5G heeft een batterij van 6.500 mAh, opgebouwd uit grafietcellen met hoge energiedichtheid. Daarmee haalt de telefoon tot ruim 37 uur bellen of bijna 27 uur WhatsApp-gesprekken zonder opladen. Volgens OPPO behoudt de batterij na ruim 1.800 laadcycli – meer dan vijf jaar gebruik – nog steeds 80 procent van de oorspronkelijke capaciteit. Met 80W SUPERVOOC Flash Charge-technologie is de accu bovendien in 51 minuten weer volledig opgeladen.

Bestand tegen water, stof en stoten

De A6 Pro 5G heeft een IP69-certificering, wat betekent dat hij niet alleen volledig stofdicht is, maar ook bestand tegen krachtige waterstralen en onderdompeling. Binnenin beschermt een aluminiumlegering het moederbord tegenverbuigen en schokken, terwijl AGC DT-Star D+ glas de voorkant beschermt tegen krassen. De smartphone is daarnaast getest volgens militaire standaarden voor schokbestendigheid, waardoor hij tegen een stootje kan.

Vloeiend scherm en soepele prestaties

Het 6,7 inch AMOLED-scherm biedt een resolutie van 1080 x 2374 pixels en een verversingssnelheid van maximaal 120Hz. Met een piekhelderheid van 1.400 nits blijft het beeld goed zichtbaar, zelfs in fel zonlicht. OPPO's Trinity Engine en Luminous Rendering Engine – geïntegreerd in ColorOS 15 – zorgen voor een stabiele, vloeiende werking, ook bij multitasking en gamen.

©OPPO

Slimme verbindingen

De A6 Pro 5G beschikt over AI LinkBoost 3.0, een technologie die automatisch het sterkste netwerk kiest en overschakelt als de verbinding zwakker wordt. Tijdens het gamen herkent de telefoon prioriteitsverkeer en houdt de AI Game Antenna het signaal stabiel, zelfs als je het toestel horizontaal vasthoudt.

Licht, strak en modern

Met een dikte van 8 millimeter en een gewicht van 185 gram is de A6 Pro 5G opvallend slank voor een robuuste telefoon. Het scherm vult 93 procent van de voorkant en de metalen rand geeft het toestel een stevige, premium uitstraling. De smartphone is verkrijgbaar in twee kleuren: Lunar Titanium en Stellar Black.

Prijs en beschikbaarheid

De OPPO A6 Pro 5G (8GB/256GB) is per direct verkrijgbaar in Nederland voor 299 euro via de OPPO e-store en geselecteerde verkooppunten. Wie vóór 9 november bestelt, krijgt een set Enco Buds3 (ter waarde van 49 euro) gratis bij aankoop.

©OPPO

De OPPO A6 Pro 5G (8GB/256GB) in één oogopslag

🔋 Batterij en opladen

  • 6.500 mAh batterij – groter dan gemiddeld, goed voor meer dan een dag intensief gebruik.

  • 80W SUPERVOOC Flash Charge – volledig opladen in ongeveer 51 minuten.

  • Langdurige levensduur – behoudt meer dan 80% capaciteit na 1.830 laadcycli (≈ 5 jaar gebruik).

  • Tot 37 uur bellen of 19 uur video kijken op één lading.


💪 Duurzaamheid en bouwkwaliteit

  • IP69 water- en stofdicht – hoger dan de meeste smartphones in dit segment.

  • Schokbestendig volgens militaire standaard – getest op vallen, stoten en buigen.

  • AGC DT-Star D+ Crystal Shield Glass – extra sterk glas tegen krassen.

  • Behuizing met AM04-aluminiumlegering – kan tot 1.000 buigingen weerstaan.


🖥️ Scherm en prestaties

  • 120Hz AMOLED-scherm – hoge verversingssnelheid en vloeiende weergave.

  • Piekhelderheid van 1.400 nits – goed leesbaar in zonlicht.

  • Fijne resolutie (1080x2374) met 93% screen-to-body ratio.

  • Trinity Engine & Luminous Rendering Engine – optimaliseren snelheid, animaties en systeemstabiliteit (ColorOS 15).


🌐 Connectiviteit en gaming

  • AI LinkBoost 3.0 – wisselt slim tussen netwerken, versterkt signaal bij zwakke verbinding.

  • AI Game Antenna – voorkomt signaalverlies bij horizontaal gamen.

  • 5G-ondersteuning – stabiele verbinding en snelle downloads.


🧱 Ontwerp

  • Slank (8 mm) en licht (185 g).

  • Vierzijdig bezelontwerp met metalen frame.

  • Verkrijgbaar in twee kleuren: Lunar Titanium en Stellar Black.

▼ Volgende artikel
Schrijfbeveiliging van je usb-stick opheffen: zo doe je dat
© ChrisChips - stock.adobe.com
Huis

Schrijfbeveiliging van je usb-stick opheffen: zo doe je dat

Stel: je wilt snel een paar bestanden op een usb-stick zetten, maar de enige flashdrive die je kunt vinden weigert nieuwe bestanden op te nemen. Om een of andere reden staat hij in de alleen-lezen-modus. Hoe los je dit op?

Stap 1: Is er een switch?

Het eerste dat je doet, is controleren of de usb-stick een fysieke schakelaar heeft voor schijfbeveiliging. Het nut van zo'n schakelaartje dat iedereen kan uitzetten, hebben we nooit begrepen. Toch zou nogal stom zijn om allerlei softwarematige kunstgrepen uit te halen als je gewoon de schrijfbeveiliging met een switch aan de zijkant had kunnen uitschakelen.

©Rafa Irusta Machin

Controleer of de usb-stick van het type is met een schakelaartje.

Stap 2: Via Uitvoeren

Als er geen schakelaar is, kun je de schrijfbeveiliging uitzetten via het venster Uitvoeren. Typ in de zoekbalk op de taakbalk de opdracht Uitvoeren of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+R. Typ diskpart in het nieuwe venster en druk op Enter. Geef eventueel je toegangscode van Windows op om te bevestigen. Typ nu list disk en druk op Enter.

Zometeen moet je ieder commando bevestigen met een druk op Enter. Hierdoor zie je een lijst van de drives in je pc. De usb-drive zou de laatste in de lijst moeten zijn.

Typ op de volgende regel select disk # (waarbij # het nummer is van de usb-drive). Het volgende commando is attributes disk om de huidige status van de drive te zien. Wanneer je Read-only State : Yes leest, weet je dat de drive zich in de alleen-lezen-status bevindt. Typ nu attr dis clear readonly om de alleen-lezen-status uit te schakelen. Typ attr dis om de nieuwe status van de drive te lezen. Als je Current Read-only State:No ziet, is het gelukt en kun de stick gebruiken.

We schakelen nu de read-only-status uit.

Stap 3: Via het register

Als de vorige stap niet werkt, probeer je het via het register. We gaan ervan uit dat de usb-stick in de pc zit. Druk op Windows-toets+R, typ regedit en klik op OK. Navigeer naar: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\StorageDevicePolicies. Klik op het pictogram WriteProtect. Stel bij Waardegegevens de waarde in op 0 en klik op OK.

Wanneer er geen StorageDevicePolicies is, kun je deze regel zelf maken. Klik met de rechtermuisknop op Control en selecteer Nieuw en vervolgens Sleutel. Geef de naam StorageDevicePolicies op. Klik met rechts op de witte ruimte aan de rechterkant en selecteer Nieuw en dan DWORD (32-bit) Waarde. Noem het WriteProtect. Open deze en stel de waarde in op 0. Nu zou alles moeten werken.

Stel de waardegegevens van WriteProtect in op 0.

 
Lees ook: Usb-stick werkt niet meer? Zo kun je hem (misschien) nog redden