Data importeren in Word doe je zo

Beschik je over andere pakketten uit de Office-reeks, dan biedt Word de mogelijkheid om gegevens uit die programma’s te importeren in je document. Of het nu om data uit een Excel-sheet of Access gaat, adresgegevens of dia’s; je kunt ze eenvoudig koppelen aan je Word-document. Het voordeel van het koppelen van gegevens uit andere programma’s is dat je de data maar één keer hoeft te wijzigen in het bronprogramma. Word neemt dan automatisch de wijzigingen over in je document. Soms moet je die gegevens wel verversen.

01 Gegevens importeren uit Excel

Excel wordt veel gebruikt voor het invoeren van data. Maar soms wil je slechts een deel uit een Excel-bestand opnemen in Word, zonder dat de gegevens rechtstreeks worden gekoppeld. Bijvoorbeeld een (deel van een) tabel. De uitgebreide kopieer- en plakfuncties van zowel Word als Excel zorgen ervoor dat de gegevens inclusief opmaak kunnen worden overgezet naar je document. In dit voorbeeld kopiëren we een eenvoudige tabel zonder opmaak uit Excel naar Word. We selecteren alle cellen, klikken met de rechtermuisknop en kiezen voor Kopiëren.

02 Juiste opmaak kiezen

De manier waarop de gegevens vanuit Excel in Word worden gezet, hangt af van de plakfunctie die je in laatstgenoemde kiest. In Word kun je je gegevens namelijk op verschillende manieren in je document zetten: plakken met behoud van opmaak, plakken als afbeelding of plakken zonder opmaak. Welke plakopties beschikbaar komen, hangt af van welke soort data er in het klembord is geplaatst. Kopieer je een tabel uit Excel, dan heb je meer plakopties dan wanneer je platte tekst uit bijvoorbeeld Notepad in je Word-document wilt plakken.

Wil je de gegevens uit Excel zonder opmaak plakken in Word, kies dan voor ‘Alleen tekst behouden’, de meest rechterknop in het menuutje. Word plakt dan de gegevens uit Excel rechtstreeks zonder extra’s. Iedere rij uit de tabel wordt op een afzonderlijke regel geplakt.

03 Tabel met behoud van opmaak

Is de tabel in Excel met randen, kleuren, verschillende lettertypen en gekleurde cellen opgemaakt en wil je deze één op één kopiëren in Word, dan kies je uit de plakopties voor de functie Opmaak van bron behouden.

Bij het kopiëren van een tabel uit Excel worden de gegevens in Word ook in een tabel geplaatst. Het voordeel daarvan is dat je de gegevens nu verder kunt bewerken en de tabel eventueel kunt aanpassen qua vormgeving. Klik je op de geplakte tabel in Word, dan komt in het Lint ook het tabblad Tabelontwerp beschikbaar. Met de tabel geselecteerd kun je dan direct een andere vormgeving toepassen.

Wil je alleen een enkele cel, rij of kolom aanpassen, dan klik je er met de muis op en kun je de eigenschappen veranderen.

04 Dynamische gegevens uit Excel

Soms kan het voorkomen dat de gegevens in Excel die je in je Word-document wilt gebruiken dynamisch zijn. Dat wil zeggen: de gegevens in het Excel-bestand kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Dan is het belangrijk dat de gegevens uit Excel die in Word worden geplaatst, de meest recente zijn. Je kunt gegevens in Word plakken met behoud van de koppeling van de data in Excel. Wijzig jij of iemand anders de oorspronkelijke gegevens in Excel, dan worden die wijzigingen ook doorgevoerd in Word. Om dit werkend te krijgen, moet je de gegevens uit Excel wel op een speciale manier plakken in Word. In dat geval kies je uit het menu voor plakken voor Koppelen en bronopmaak behouden.

Wanneer de gegevens zijn geplakt in Word, zul je zien dat de tabel een andere functie heeft gekregen. Als je namelijk klikt op een van de cellen met de rechtermuisknop, zie je een nieuwe optie terug in de lijst, namelijk Koppeling bijwerken. Als de data in Excel is gewijzigd, wordt dit niet direct in Word aangepast. Als eigenaar van het document kun je de nieuwste data dus weergeven in de tabel door te kiezen voor Koppeling bijwerken.

05 Tabellen met opmaak

Deze functie werkt overigens ook wanneer de oorspronkelijke opmaak in de tabel in Excel wijzigt. Zodra daar bijvoorbeeld de kleur of de dikte van de lijnen in Excel worden gewijzigd en je kiest in Word voor Koppeling bijwerken, dan worden die wijzigingen ook doorgevoerd in Word. Dat kan natuurlijk ook nadelen hebben voor de opmaak van je Word-document. Gelukkig is daar een oplossing voor. Wil je dat alleen de gegevens in de cellen van Excel worden gekopieerd, maar niet de opmaak zelf, dan kies je voor de plakoptie Doellijsten koppelen en gebruiken. De tabel wordt nu zonder opmaak in Word gekopieerd, maar de gegevens in de cellen zelf blijven wel gekoppeld aan Excel en eventuele wijzigingen worden nadat je weer kiest voor Koppeling bijwerken in Word doorgevoerd.

Als de tabel in Excel vormgeef-technisch wordt aangepast, dan heeft dat dus geen verdere invloed op de opmaak van de tabel in Word.

06 Brieven en mailings maken

Word kun je ook gebruiken om een brief naar meerdere adressen te sturen. Daarvoor hoef je – gelukkig – niet voor iedere geadresseerde een aparte brief te maken, maar kun je een standaardbrief vervaardigen. Met een standaardbrief kun je eenvoudig meerdere mensen een brief sturen. Je koppelt aan zo’n standaardbrief een database met namen, adressen en woonplaatsen. Die functie kun je ook gebruiken voor het afdrukken van enveloppen. In dit voorbeeld laten we je zien hoe je adressen automatisch toevoegt aan je document.

07 Adresvelden maken

Word heeft een speciale functie voor het automatisch invoegen van namen en adressen in je document. In het Lint vind je daar een apart tabblad voor, genaamd Verzendlijsten. Daar kun je Word koppelen aan een bestaande verzendlijst, of je kunt vanuit hier ook een nieuwe lijst maken.

Je moet eerst een lijst met adressen hebben. In Word kun je deze zelf maken, maar je kunt Word ook koppelen aan bijvoorbeeld Excel om de adresgegevens daaruit te halen. We laten je eerst zien hoe je zelf een lijst met adresgegevens in Word aanmaakt. Onder het tabblad Verzendlijsten vind je de knop Adressen selecteren. Klik daarop en kies voor de optie Nieuwe lijst typen.

Er verschijnt nu een venster waarin je adresgegevens kunt invoeren. In dit voorbeeld beperken we ons tot (fictieve) adresgegevens als aanhef, voorletter, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Per rij vul je de gegevens in van de personen die je wilt aanschrijven. Ben je klaar met het invullen, dan druk je op de knop OK om de lijst op te slaan.

Word slaat de adreslijst op als een Microsoft-database (met de extensie .mdb) en dat heeft als voordeel dat je dit bestand kunt blijven gebruiken in Office, en je dus niet telkens een nieuwe adreslijst hoeft aan te maken.

Als je de database hebt opgeslagen in Word, dan komt in het Lint de knop Afdruk samenvoegen starten beschikbaar. Maar voordat je daar op klikt, moet je in je brief eerst de positie bepalen waar je het adresveld wilt plaatsen. Om die te plaatsen, klik je op de knop Adresblok.

08 Gegevens controleren

Je krijgt nu een nieuw venster te zien, waarin je kunt controleren of de gegevens kloppen. In principe hoef je hier weinig te veranderen; als je een eenvoudige adreslijst hebt gemaakt met daarin alleen de voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode en woonplaats en alle adressen zijn in je eigen land, dan plaatst Word deze doorgaans meteen goed. Alleen wanneer je ook internationale brieven verzendt, kan het handig zijn om de instellingen te wijzigen. Klik je na afloop op de knop OK , dan plaatst Word een tekstcode << Adresblok>>. Dat blok geeft dus aan dat daar de adresgegevens van de database worden geplaatst.

Bovenin het Lint zie je nu extra knoppen waarmee je door de brieven met de zojuist gekoppelde adressen kunt bladeren. Op die manier kun je controleren of de adresgegevens juist op de brief worden vermeld. Naast de pijlnoppen voor het bladeren door de brieven, vind je er ook een knop genaamd Voorbeeld van het resultaat. Met deze knop ingedrukt zie je dan ook de daadwerkelijke adresgegevens per brief.

Nu kun je bepalen of je tevreden bent met de huidige weergave, of dat je nog iets wilt veranderen. De opmaak bijvoorbeeld, want misschien wil je de adressen juist wat groter afdrukken of van een ander lettertype voorzien. Dat hoef je niet voor iedere brief afzonderlijk te doen, maar doe je in één keer door het blok << Adresblok >> te selecteren in je document. Om dat te kunnen doen, moet je eerst de voorbeeldweergave van het adres uitschakelen door weer op de knop Voorbeeld van het resultaat te klikken. Alleen dan verschijnt het adresblok weer. Selecteer << Adresblok >> in je document, en je kunt de opmaak ervan aanpassen.

09 De documenten samenvoegen

Ben je tevreden met het resultaat? Dan kun je de adresgegevens samenvoegen met je brief. Met samenvoegen maakt Word meerdere kopiëren van de brief, met op elke brief het unieke adres uit de database. Om het samenvoegen te starten, klik je in het Lint op de knop Voltooien en samenvoegen, helemaal aan de rechterkant. Er verschijnen nu drie opties, kies voor Documenten afdrukken.

Geef op welke records je wilt afdrukken, doorgaans druk je natuurlijk in één keer alles af. Word stuurt de opdracht, na het drukken op de knop OK, naar de printer en je brieven worden afgedrukt.

Tip: Etiketten en enveloppen afdrukken

10 Adressen importeren uit Excel

Je kunt in Word je adressenbestanden ook halen uit andere programma’s of werken met afzonderlijke bestandsformaten. Het invoeren via de functie Adreslijsten in Word gaat soms vrij lastig. Het is namelijk heel precies werk, en een druk op een verkeerde knop kan er al snel voor zorgen dat je een record opnieuw moet invoeren. Daarnaast is het vanwege de kleine omvang van het invoervenster lastig om met meerdere records te werken. In dat geval kun je beter kiezen voor een programma dat beter overweg kan met records, zoals Excel of – als je liever met databaseprogramma’s werkt – met Access. Voor deze basiscursus maken we gebruik van Excel voor het importeren van adresgegevens, dat werkt in dit geval prima; in Excel kun je veel makkelijker meer rijen gebruiken.

Als je je records goed op orde hebt in Excel, kun je deze heel eenvoudig gebruiken voor het maken van adresgegevens in Word. Iedere rij in Excel dat gebruikt moet worden in Word voor de adresgegevens, geef je een duidelijke naam: Aanhef, Voornaam, Achternaam, Straatnaam, Huisnummer, Postcode en Woonplaats. Die rij is dan de eerste rij in de tabel. Op de volgende rijen vul je vervolgens alle gegevens in van de adressen die je wilt gebruiken in de brief.

11 Bestand opslaan

Heb je je bestand af? Dan sla je ‘m op en ga je vervolgens naar Word om de gegevens uit het Excel-bestand te importeren als adressenbestand. Ga hiervoor als volgt te werk: klik in het Lint Verzendlijsten op Adressen selecteren en kies daar voor Bestaande lijst gebruiken. Vervolgens selecteer je je Excel-bestand.

Word komt nu met een bevestiging van het bestand. Als je de tabel in Excel hebt opgemaakt, zoals in ons voorbeeld, dan bevat de eerste rij met gegevens kolomkoppen. Zet dan ook een vinkje bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen. Word herkent dat, en zo kun je makkelijk de juiste velden op de goede plaats neerzetten in je document.

12 Velden opgeven

In tegenstelling tot het importeren van adresgegevens via Adressenlijst, moet je bij het importeren van gegevens uit Excel nog wel de velden apart opgeven. Iedere kolom uit je Excel-bestand wordt in Word een apart blok dat uiteindelijk het gehele adresveld bevat. In het Lint bij Verzendlijsten vind je een knop genaamd Samenvoegvelden invoegen. Onder dat menu vind je dan alle kolommen uit het Excel-sheet. Je kunt deze nu plaatsen in je document door op de juiste naam te klikken. Zet de cursor eerst op de plek waar je het eerste veld wilt invoegen, in ons voorbeeld is dat Aanhef.

Tussen ieder veld in je Word-document plaats je een spatie, zodat de aanhef, voornaam en achternaam niet tegen elkaar worden geplaatst, zoals hieronder:

<<Aanhef>> <<Voornaam>> <<Achternaam>>

Geef nu een enter voor een nieuwe regel, en plaats daaronder de velden Straatnaam en Huisnummer, wederom met een spatie ertussen:

<<Straatnaam>> <<Huisnummer>>

En op de laatste regel plaats je tot slot Postcode en Woonplaats, ook hier met een spatie ertussen:

<<Postcode>> <<Woonplaats>>

Het voordeel van het opnemen van losse velden in je Word-document is dat je deze overal in je brief kunt gebruiken. Op die manier kun je een persoonlijke brief samenstellen aan de hand van de gegevens uit het Excel-bestand.