Op een moderne harde schijf kun je makkelijk 2 TB of meer aan gegevens kwijt. 'Kwijt' dus, want het blijkt vaak niet zo gemakkelijk om snel de gewenste bestanden op te sporen. We geven je tools en technieken waarmee je gezochte data sneller weet terug te vinden.

Tip 01: Favorieten

Heb je vaak gegevens uit dezelfde map nodig en zit die behoorlijk diep in je mappenhiërarchie genesteld, maak dan gebruik van wat in Windows 7 en 8(.1) Favorieten heet en in Windows 10 Snelle toegang. Deze collecties vind je terug bovenin in het Navigatievenster van Windows Verkenner. Zie jij dit deelvenster niet, dan maak je het in Windows 7 zichtbaar via Organiseren / Indeling / Navigatievenser en in Windows 8(.1) en 10 via Beeld / Navigatievenster. Wil je hier een map (als 'snelkoppeling') aan toevoegen, dan hoef je die maar naar de Favorieten of Snelle toegang te verslepen. Met hetzelfde gemak haal je zo'n map hier ook weer uit weg: klik de map met de rechtermuisknop aan en kies Verwijderen (Windows 7 en 8(.1)) of Van snelle toegang losmaken (Windows 10). Lees ook: In 3 stappen overbodige bestanden verwijderen in Windows 10.

©PXimport

Tip 01 Favorieten en Snelle toegang: altijd trouw beschikbaar.

Hooiberg

Heeft het zoeken naar bestanden op jouw systeem veel weg van het zoeken naar een speld in een hooiberg? Dan doe je er ongetwijfeld goed aan eerst wat meer orde te scheppen in je chaos. Begin alvast met overtollige bestanden op te ruimen, bijvoorbeeld via de ingebouwde tool Schijfopruiming.

Verder probeer je voor jezelf een duidelijke en haalbare mappenhiërarchie uit te bouwen, waarbij je bijvoorbeeld documenten rond hetzelfde thema in dezelfde map plaatst - liever dan inhoudelijk gerelateerde xlsx-, pptx- of docx-bestanden in afzonderlijke mappen onder te brengen (per applicatie). Werk je veel met mediabestanden, zorg dan voor duidelijke bestandsnamen en waar het kan voor een consistente tagging van die bestanden. Een gratis tool voor het hernoemen van bestanden is Rename Master en voor degelijke en gratis tagging-software kun je onder meer terecht bij Mp3tag voor muziek, en bij Picasa voor foto's.

©PXimport

Duidelijke en logische bestandsnamen maakt het terugvinden makkelijker.

Tip 02: Bibliotheken

Windows biedt ook een functie aan om (thematisch) verwante mappen in virtuele verzamelingen onder te brengen. Je kunt ze op deze manier snel benaderen, ook al zijn de eigenlijke mappen fysiek verspreid over je schijf. Dit kan met de zogenoemde bibliotheken. Vreemd genoeg is deze functie in Windows 8.1 en hoger niet langer standaard beschikbaar. Het kost niet veel moeite om die alsnog boven water te halen: open Windows Verkenner, ga naar Beeld / Navigatievenster en kies Bibliotheken weergeven. Een map toevoegen aan zo'n bibliotheek doe je als volgt. Klik Bibliotheken met de rechtermuisknop aan en kies Nieuw / Bibliotheek. Tik een gepaste naam in, open de nieuwe bibliotheek en klik in het rechterpaneel op Een map opnemen. Verwijs vervolgens naar de beoogde map.

Het is tevens mogelijk nieuwe mappen aan een van je bibliotheken toe te voegen. Navigeer naar de gewenste map met Windows Verkenner, klik die met de rechtermuisknop aan en kies In bibliotheek opnemen, waarna je de gewenste bibliotheek selecteert.

©PXimport

Bibliotheken: ietwat op zijn retour in Windows 8.1 en 10, maar toch wel handig.

Tip 03: Mappenlijst

Zou je het wel handig vinden om op elk moment een lijst met favoriete mappen te kunnen openen, zonder daarvoor eerst Windows Verkenner op te starten? Dat kan met de gratis tool Folders Popup. Na installatie roep je het menu op door een druk op de middelste muisknop of via (Shift+)Windows-toets+A. Hier tref je onder meer het item Recent bezochte mappen aan (of je gebruikt hiervoor Ctrl+Shift+R). Handig als je snel naar een eerder geopende map wilt. Eigen mappen toevoegen kan natuurlijk ook.

Klik in het menu op FolderPopup Instellingen. Er verschijnt nu een venster waarin je het mappenoverzicht naar wens aanpast. Kies Hoofdmenu of Hoofdmenu>Mijn speciale mappen bij Te wijzigen menu en druk op de knop Toevoegen. Nu kun je naar wens een Map, Document, Applicatie, URL of een extra Submenu toevoegen. Voor een map klik je op Bladeren en verwijs je naar de gewenste map, waarna je een duidelijke naam invoert. Bevestig met Bewaren. Telkens wanneer je nu (Shift+)Windows-toets+A indrukt, verschijnt een pop-upvenster met je eigen mappenmenu.

©PXimport

Tip 03 Op elk moment je lijst met favoriete mappen bij de hand!

Tip 04: Virtueel Station

Om diep geneste submappen sneller aan de oppervlakte te krijgen, is er nog een handig alternatief: je kunt er een stationsletter aan koppelen. Dat kan gemakkelijk met de gratis tool Visual Subst. Kies een vrije stationsletter uit, verwijs met het vergrootglaspictogram naar de gewenste lokale map en bevestig met het groene plusknopje. Wil je deze stationsletter altijd gekoppeld hebben aan deze map, plaats dan een vinkje bij Apply virtual drives on Windows startup.

©PXimport

Tip 04 Maak een virtueel station van elke willekeurige map.

Tip 05: Locaties indexeren

Op het moment van dit schrijven schittert de persoonlijke assistent Cortana nog door zijn afwezigheid in de Nederlandse versie van Windows 10, maar een zoekfunctie is natuurlijk wel aanwezig. Druk hiervoor op de Windows-toets en je kunt zo je zoekterm intikken (ongeveer zoals in eerdere Windows-edities). Hoe snel en grondig zo'n zoektocht verloopt, hangt ervan af of de bestanden zich op een locatie bevinden die door Windows geïndexeerd wordt. Standaard horen hier onder meer de bibliotheken bij, evenals de inhoud van de map C:\Users (behalve de submappen \AppData).

Je kunt ook eigen mappen toevoegen. Open het Windows-startmenu en tik index in, waarna je Indexeringsopties aanklikt. Er duikt een dialoogvenster op, waar je via de knop Wijzigen de gewenste locaties kunt toevoegen zodat die voortaan ook worden geïndexeerd. Voeg niet zomaar alle mappen toe, want daardoor wordt de index onnodig groot wat routinematige zoekopdrachten kan vertragen.

©PXimport

Tip 06 Zoeken naar inhoud in niet-geïndexeerde locaties kan lang(er) duren.

Tip 06: Indexeringsopties

Standaard zoekt Windows in geïndexeerde mappen niet alleen naar map- en bestandsnamen, maar neemt het ook de inhoud en de bestandseigenschappen mee voor heel wat bestandstypen. Een overzicht van deze typen vind je via Indexeringsopties, waar je Geavanceerd aanklikt en vervolgens het tabblad Bestandstypen opent. Hier kun je per type aangeven of alleen de eigenschappen moeten worden geïndexeerd of dat de bestandsinhoud ook mee moet worden genomen. Via Nieuwe extensie aan de lijst toevoegen is het tevens mogelijk bijkomende typen toe te voegen.

Het is ook mogelijk Windows in bestandsinhoud te laten zoeken, ook als die map niet tot de geïndexeerde locaties hoort. Open daartoe Windows Verkenner en kies Extra / Mapopties (Windows 7) of kies Beeld / Opties / Map- en zoekopties wijzigen (Windows 8(.1) en 10). Open vervolgens het tabblad Zoeken en plaats een vinkje bij Altijd naar bestandsnamen en inhoud zoeken [...]. Dat gaat natuurlijk een heel stuk trager.

Tip 07: Zoekopdrachten

Gebruik je wel vaker dezelfde zoekopdrachten, dan kun je die door Windows Verkenner laten bewaren, zodat je ze later niet opnieuw hoeft in te tikken. Start Verkenner en navigeer naar de gewenste map, waarna je vervolgens een zoekopdracht laat uitvoeren vanuit het balkje rechtsboven. Klik na afloop op Zoekactie opslaan (in de menubalk van Windows 7 of via het tabblad Zoeken in Windows 8 of hoger). De zoekopdracht komt dan terecht in C:\Users\\Zoekopdrachten vanwaar je met een dubbelklik op een bewaarde zoekactie dezelfde zoekopdracht nogmaals laat uitvoeren. Je voert hiermee de opdracht echt opnieuw uit, dus ziet dan ook de nieuwe resultaten.

©PXimport

Tip 07 Sla veelgebruikte zoekopdrachten op.

Tip 08: Extra zoekcriteria

Vanuit het zoekvak in de Verkenner kun je je zoekopdracht, naast de locatie, nog op allerlei andere manieren afbakenen. We focussen ons hier op Windows (8.1 en) 10, waar een aangepast lint verschijnt zodra je het zoekvak aanklikt. Zo kun je via de knop Gewijzigd op snel een periode aanduiden waarbinnen de bestanden het laatst werden aangepast. Het is tevens mogelijk in te zoomen op bepaalde bestandstypen (via de knop Soort) en op specifieke bestandsgroottes (via de knop Grootte). Afhankelijk van de gekozen map kun je via Andere eigenschappen nog op allerlei bijkomende criteria gaan filteren. Gaat het bijvoorbeeld om een fotomap, dan komt onder meer het criterium Genomen op beschikbaar en kun je in het zoekvak de datum intikken waarop de foto's moeten genomen zijn.

©PXimport

Tip 08 Extra zoekfilters als datum, bestandstype en -grootte.

Tip 09: Geavanceerd zoeken

Nog krachtiger zoekacties zijn mogelijk wanneer je weet hoe je slim gebruik kunt maken van zogeheten operatoren. Dit werkt hetzelfde als op internet als je bijvoorbeeld met Google zoekt. Je tikt zelf je zoekopdrachten in het zoekvak rechtsboven in. Tik je twee trefwoorden in, dan interpreteert Windows dat als een EN-relatie, wat inhoudt dat beide trefwoorden aanwezig moeten zijn. Volstaat één van beide trefwoorden, plaats er dan de operator OF in hoofdletters tussen (verslag OF rapport).

Wil je bestanden met een specifiek trefwoord bannen, plaats er dan NIET voor (notulen NIET 2014). Ben je op zoek naar een exacte woordgroep, plaats die dan tussen dubbele aanhalingstekens ("notulen bestuur"). Verder kun je ook nog gebruikmaken van < en > voor data en bestandsgroottes, en wel als volgt: datum:>1/09/2015 (alleen bestanden jonger dan 1 september 2015) of grootte:>100000 (alleen bestanden groter dan 100000 bytes). Ook jokertekens laten zich probleemloos inzetten in je zoekopdrachten a?tie.jpg vindt bijvoorbeeld zowel actie.png als aktie.png en *bloem.jpg vindt alle jpg's die met op het woord bloem eindigen. Er zijn nog wel meer mogelijkheden, lees daarvoor ook: 12 tips om nóg slimmer te zoeken met Google.

Tip 10: Gedeelde mappen

De ingebouwde Windows-zoekmachine is een krachtig instrument voor het opzoeken van data op je lokale pc. Het wordt al iets lastiger als je ook gedeelde netwerkmappen op andere apparaten (pc's, NAS, ...) in je netwerk wilt laten doorzoeken, of althans wanneer je die mappen ook mee wilt nemen in de Windows-indexeringsservice, zodat je ook naar inhoud en metadata kunt zoeken. Dat lukt blijkbaar alleen maar wanneer die data beschikbaar zijn 'voor offline gebruik' (zie kader 'Offline bestanden').

Dat gaat als volgt. Navigeer naar de gedeelde map in de rubriek Netwerk van je Verkenner. Rechtsklik op die map en kies Altijd beschikbaar voor offline gebruik. Wanneer je nu het venster van de Windows indexeringsopties opent (zie tip 5), dan zul je merken dat Offlinebestanden (standaard) in de indexeringslocaties is opgenomen. Indien niet, kun je die via de knop Wijzigen zelf toevoegen. Er kleven natuurlijk wel een paar nadelen aan deze methode: die blijkt voorbehouden voor de duurdere Windows-edities - Pro(fessional) en hoger - én vergt extra schijfruimte op je eigen pc.

©PXimport

Tip 10 Offline bestanden worden standaard mee-geïndexeerd.

Offline bestanden

Wanneer je ervoor kiest om bestanden op een netwerkshare altijd beschikbaar te maken voor offline gebruik, dan betekent dat in feite dat er van die bestanden een lokale kopie wordt gemaakt. Zo zijn ze ook beschikbaar als je netwerkverbinding met de 'bron' tijdelijk verbroken is. Eventuele wijzigingen die je aanbrengt, worden gesynchroniseerd met de originele locatie zodra de verbinding weer hersteld is. Je zult dus rekening moeten houden met deze extra schijfruimte op je eigen pc.

Blijkt de optie Altijd beschikbaar voor offline gebruik niet te vinden, dan moet je deze functie wellicht nog activeren. Druk op de Windows-toets en tik offline in, waarna je Offline bestanden beheren opstart. Op het tabblad Algemeen druk je dan op de knop Offlinebestanden inschakelen. Herstart je systeem. Overigens kun je via de knop Uw offlinebestanden weergeven desnoods de offline bestanden weer verwijderen. Op het tabblad Schijfgebruik zie je hoeveel schijfruimte je offline bestanden inpalmen.

Tip 11: Locate32

Zoek je veel naar bestanden op netwerklocaties of op je NAS, dan kun je ook de installatie van een alternatieve desktop-zoekmachine als het (al wat oudere) gratis Locate32 overwegen. Deze tool indexeert uitsluitend map- en bestandsnamen. Start je het programma de eerste keer op, dan moet je via File / Update databases aangeven dat de indexering mag starten, dit proces wordt overigens razendsnel uitgevoerd.

Om deze database automatisch up-to-date te laten houden kies je Tools / Settings en open je het tabblad Scheduled updates. Vervolgens klik je op Add en selecteer je (bijvoorbeeld) de optie At Startup, waarna je met OK bevestigt. Standaard worden alleen lokale schijven geïndexeerd, maar het is ook mogelijk netwerkshares (zoals op je NAS) te laten indexeren. Dat loopt eveneens via Settings, waar je dit keer het tabblad Databases opent. Selecteer hier Default en druk op de knop Edit. Stip de optie Custom aan en klik op Add Directory, waarna je (via Netwerk) naar de gewenste netwerkshare navigeert. Selecteer die, bevestig met OK (3x) en laat meteen de database updaten.

Tip 12: Locate32 gebruiken

Je zult merken dat Locate32 vliegensvlug reageert op je zoekopdrachten, nog terwijl je de zoekterm aan het intikken bent. Standaard worden de resultaten op de mapnaam gesorteerd. Wil je een andere volgorde, dan klik je op de kolomnaam. Klik ook even zo'n kolomnaam met de rechtermuisknop aan: je krijgt dan nog heel wat bijkomende criteria te zien (hoewel die niet allemaal ingevuld zullen zijn).

Verder kun je nog op bestandsextensies filteren en aangeven waar je precies wilt zoeken, al dan niet inclusief submappen. Op het tabblad Size and Date zijn nog meer filters beschikbaar, zodat je kunt filteren op de bestandsgrootte en de periode waarbinnen de bestanden moeten zijn gecreëerd, benaderd of aangepast. Op het tabblad Advanced kun je onder meer aangeven of de zoektocht hoofdlettergevoelig moet zijn. Je treft hier ook een wat rudimentaire mogelijkheid aan om binnen tekstbestanden te zoeken, maar omdat de inhoud van bestanden niet wordt geïndexeerd, duurt het zoeken relatief lang. Handig is nog de mogelijkheid om via het knopje Preset alle ingestelde zoekcriteria en -filters in een configuratiebestand op te slaan, zodat je die een volgende keer snel weer kunt gebruiken.

©PXimport

Tip 12 Heel wat zoekcriteria, die je ook handig kunt bewaren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).