Wanneer je een pc koopt met Windows, of zelf Windows installeert, krijg je het uiterlijk en de functionaliteit die Microsoft voor je heeft gekozen. Daar is niets mis mee, maar het zit in onze aard om dingen wat persoonlijker te maken. Ook anno 2014 is dat nog prima mogelijk.

Windows 7?

Hoewel dit artikel zich voornamelijk richt op de huidige versie van Windows, werken de meeste tips ook gewoon in Windows 7. Alleen de tips die specifiek van toepassing zijn op Windows 8-functies, zoals Startscherm-gerelateerde zaken, werken uiteraard niet in Windows 7.

Deel 1: Uiterlijk aanpassen

Tip 01: Bureaublad

Het bureaublad (inclusief taakbalk) is het onderdeel van Windows waar je het meest naar zit te kijken en als het uiterlijk daarvan je niet zint, kan je dat behoorlijk storen. Omdat iedereen een eigen smaak heeft, is dit onderdeel eenvoudig aan te passen. Klik met de rechtermuisknop op een lege plek op het bureaublad en kies voor Aan persoonlijke voorkeur aanpassen. Je komt terecht in het venster Persoonlijke instellingen waar je afzonderlijke elementen kunt aanpassen. Lees ook: Windows herinstalleren - Een schone lei na crash of infectie.

Klik bijvoorbeeld op Bureaubladachtergrond en kies een andere achtergrondafbeelding voor Windows. Klik je op Kleur, dan kun je onder andere de kleur van de taakbalk veranderen. Wil het maar niet lukken om kleuren en afbeeldingen te zoeken die goed bij elkaar passen, dan kun je ook Windows het werk laten doen. Klik onder het kopje Windows-standaardthema's op een thema dat je mooi vindt en Windows past de kleuren, afbeeldingen enzovoort automatisch aan. Rechtsboven vind je overigens de optie Meer thema's van internet downloaden voor als er geen thema aanwezig is dat je mooi vindt.

©PXimport

Tip 01 Je kunt zelf de kleuren aanpassen of een standaard thema selecteren.

Tip 02: Vergrendelingsscherm

Verderop in dit artikel (tip 5) kun je lezen hoe je de afbeelding (en andere elementen) in het Startscherm kunt aanpassen. Maar hoe zit het dan met het vergrendelingsscherm in Windows 8? Het is een fraaie afbeelding, maar als het net niet je smaak is, is het niet prettig om daar elke dag mee geconfronteerd te worden. Ook dit onderdeel van Windows kun je gelukkig aanpassen.

Gebruik de toetscombinatie Windows-toets+I om de Charm Instellingen te openen en klik daar onder in op Pc-instellingen wijzigen. Je komt terecht op de hoofdpagina Persoonlijke instellingen waar je op Vergrendelingsscherm kunt klikken. Selecteer hier een andere afbeelding of blader naar een eigen afbeelding op je harde schijf. Interessant is dat je hier ook kunt bepalen welke apps er in het vergrendelingsscherm worden weergegeven, zoals een kalender of Facebook.

©PXimport

Tip 02 Je kunt zelf bepalen welke afbeelding je in het vergrendelingsscherm ziet.

Maak een eigen account

Als je de computer in je eentje gebruikt, kun je natuurlijk rommelen wat je wilt. Maar wanneer je de pc moet delen met anderen, wordt het misschien niet altijd op prijs gesteld dat je het kleurenschema ineens hebt aangepast, het inlogscherm hebt veranderd, enzovoort.

Dit kun je (deels) voorkomen door eerst een eigen gebruikersaccount aan te maken, voor het geval je nog geen eigen account gebruikte. Dat is niet een oplossing voor alles, sommige functionaliteiten (zeker wanneer je software van derden gebruikt) hebben namelijk invloed op alle gebruikers. Maar met een gebruikersaccount worden in ieder geval de meeste aanpassingen alleen in je eigen account doorgevoerd. Je maakt een gebruikersaccount aan via Configuratiescherm / Gebruikersaccounts en Ouderlijk toezicht.

Tip 03: Profielfoto

Bij het aanmaken van een gebruikersaccount, krijg je ook de keuze voor het kiezen van een profielfoto. Zeker wanneer er meer mensen gebruikmaken van dezelfde computer, is het leuk om je eigen foto als afbeelding te kiezen, zodat je in een oogopslag kunt zien welk account van jou is. Gebruikersaccounts worden echter vaak aangemaakt op het moment dat Windows net is geïnstalleerd of de computer net nieuw is aangeschaft, waardoor de kans groot is dat je nog geen persoonlijke foto tot je beschikking hebt. Gelukkig kun je dit later heel eenvoudig veranderen.

Vroeger deed je dit in Configuratiescherm, maar sinds de komst van Windows 8 zit deze instelling op een andere plek. Ga naar de Charm Instellingen door de sneltoets Windows-toets+I te gebruiken en klik vervolgens op Pc-instellingen wijzigen. Klik nu aan de linkerkant op Accounts en vervolgens op Uw account. Je ziet hier de profielfoto die nu gebruikt wordt. Klik op Bladeren om een afbeelding op je harde schijf te zoeken die je nieuwe profielfoto moet gaan worden. Wanneer je een webcam (geïnstalleerd) hebt, kun je ook op Camera klikken om direct een foto met de webcam te maken. Wil je afbeeldingen van andere gebruikersaccounts aanpassen zonder direct in te hoeven loggen, klik dan linksboven op Andere accounts.

©PXimport

Tip 03 Een profielfoto bij je gebruikersaccount staat leuk en zorgt voor herkenbaarheid.

Tip 04: Pictogrammen

Om bestandstypen en bepaalde mappen eenvoudig te kunnen herkennen, maakt Windows gebruik van pictogrammen. Wanneer je bijvoorbeeld in Windows Verkenner in het linkerdeelvenster kijkt, zie je onder Favorieten de snelkoppelingen naar onderdelen van Windows staan die je vaak gebruikt (je kunt hier zelf ook mappen naartoe slepen). Heb je hier diensten als Dropbox staan, dan zijn die vaak voorzien van een heel duidelijk pictogram. Maar heb je hier allerlei mappen als snelkoppeling staan, dan is het lang meer zo duidelijk.

Om deze mappen een duidelijker pictogram mee te geven, klik je met de rechtermuisknop op de map waarvan je het pictogram wilt veranderen en vervolgens op Eigenschappen. Je komt nu direct terecht in het tabblad Snelkoppeling, waar je onderin de optie Ander pictogram ziet. Klik hierop en er opent zich een klein venster met honderden pictogrammen waar je uit kunt kiezen. Op deze manier kun je iedere snelkoppeling z'n eigen uiterlijk geven. Zit er geen pictogram van je gading bij, dan kun je hier nog veel meer pictogrammen downloaden. Het veranderen van pictogrammen van mappen in de hoofdnavigatie van Verkenner (en dus geen snelkoppelingen), is even eenvoudig. Klik met de rechtermuisknop op een map en kies Eigenschappen. Klik vervolgens op het tabblad Aanpassen waar je onderin de knop Ander pictogram zult terugvinden.

©PXimport

Tip 04 Door pictogrammen aan te passen, kun je meer duidelijkheid voor jezelf scheppen.

Uiterlijke aanpassingen door derden

Windows biedt dus meer dan genoeg mogelijkheden om het uiterlijk aan te passen naar je eigen smaak. Het kan echter zijn dat je wensen iets verder gaan dan een ander kleurtje of andere afbeelding. Bijvoorbeeld omdat je oeverloze heimwee hebt naar de zuurstokachtige kleuren van Windows XP, of omdat je het semi-transparante uiterlijk van Windows Vista mist. Weet dan dat er programma's zijn die het uiterlijk van Windows nog verder kunnen aanpassen. Waar je wel rekening mee moet houden, is dat de aanpassingen in dit soort programma's soms van toepassing zijn op álle gebruikers van de pc.

Met het programma Start8 kun je Windows bijvoorbeeld het klassieke startmenu weer teruggeven en zelf bepalen hoe de knop Start eruitziet.

Deel 2: Functionaliteit aanpassen

Tip 05: Startscherm

Het Startscherm in Windows 8, je houdt ervan, of je vindt het verschrikkelijk. Maar wat je er ook van vindt, het blijft een feit dat je dit Startscherm eenvoudig kunt aanpassen. Als je op het bureaublad zit, druk je op de Windows-toets om op het Startscherm te komen. Druk daarna op Windows-toets+I en klik op Aanpassen. Hier kun je de achtergrondafbeelding en de kleuren van vensters die je in het Startscherm opent, wijzigen. Naast dat de pictogrammen in het Startscherm te verslepen zijn, kun je ze ook een eigen grootte (breedte) meegeven.

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram dat je wilt aanpassen en beweeg je muis naar de optie Formaat wijzigen. Je kunt dan kiezen voor Klein, Normaal en soms ook Breed of Groot. Zo kun je je programma's indelen op grootte van belangrijkheid. Programma's die je vaak gebruikt, geef je dan een grotere knop. Ook handig: je kunt namen toekennen aan de groepen pictogrammen. Klik met de rechtermuisknop boven een groep pictogrammen en klik op Naam aan groepen geven.

©PXimport

Tip 05 Door groepen pictogrammen in het Startscherm namen te geven, vind je programma's makkelijker terug.

Tip 06: Verkenner

Je hebt in tip 4 gelezen hoe je het uiterlijk van de pictogrammen in Windows Verkenner kunt aanpassen. Daarnaast kun je de Verkenner ook een stuk efficiënter laten werken. Laten we maar eens beginnen met de Favorieten. Is je lijst met snelkoppelingen ondertussen wel erg lang geworden? Dan kun je ze met een klik op Delete eenvoudig verwijderen. Wees gerust, hiermee verwijder je alleen de snelkoppeling en niet het programma of de map zelf.

En wat als je het kopje Bibliotheken uit eerdere versies van Windows mist? Rechtsklik dan op een lege plek in het linkerdeelvenster en klik op Bibliotheken weergeven. Aan de standaard bibliotheken kun je eenvoudig eigen bibliotheken toevoegen door op Bibliotheken te klikken, vervolgens te rechtsklikken op een lege plek in de bibliotheek en te kiezen voor Nieuw/Bibliotheek. Pas de naam aan en voeg mappen toe aan de bibliotheek. Op deze manier maak je eenvoudig 'dossiers' van mappen die zich op verschillende plekken in Windows bevinden.

©PXimport

Tip 06 Bibliotheken in Windows Verkenner zijn een handige manier om mappen te bundelen.

Tip 07: Taakbalk

Het is misschien wel het meest gebruikte onderdeel van Windows, de taakbalk. Ook hierin kun je ook een aantal dingen aanpassen zodat het voor jou lekkerder werkt. Klik maar eens met de rechtermuisknop op de taakbalk en kies voor Eigenschappen. Al snel zie je dat je de hele taakbalk zelf onder controle hebt. Zo kun je ervoor kiezen de taakbalk automatisch naar onderen te laten zakken als je hem even niet gebruikt. Of je zet de taakbalk aan de boven- of de zijkant van je scherm.

Een andere interessante optie in het Eigenschappen-venster is de optie Taakbalkknoppen. Wanneer je bijvoorbeeld werkt in Word, worden alle documenten die je open hebt, verzameld onder één Word-pictogram op de taakbalk. Kies je bij Taakbalkknoppen echter voor de optie Nooit combineren, dan wordt elk document afzonderlijk op de taakbalk getoond, zoals je van vroeger gewend bent.

©PXimport

Tip 07 Je hebt veel meer controle over de taakbalk dan je wellicht denkt.

Tip 08: Systeemvak

De taakbalk heeft aan de rechterkant ook het systeemvak staan, waarin snelkoppelingen naar programma's staan die op de achtergrond draaien, geluidsinstellingen, enzovoort. Mocht je al die snelkoppelingen liever niet in een apart venstertje hebben staan, maar gewoon op de taakbalk, dan kun is dat natuurlijk aan te passen. Klik op het pijltje en dan op Aanpassen.... Het venster Systeemvakpictogrammen verschijnt. Helemaal onder aan dit venster kun je dan een vinkje aanzetten: Altijd alle meldingen en pictogrammen op de taakbalk weergeven.

Vind je het niet handig om alle pictogrammen in je taakbalk te hebben staan, omdat die dan misschien wel overvol wordt? Dan kun je in hetzelfde venster voor ieder pictogram aangeven of het wel of niet getoond moet worden in het systeemvak. Ook kun je kiezen voor de optie Alleen meldingen weergeven, dit houdt in dat het pictogram alleen in je taakbalk verschijnt als het programma iets te melden heeft (denk hierbij bijvoorbeeld aan Dropbox die een melding geeft wanneer er bestanden zijn gewijzigd). Zo kun je het een stuk rustiger maken voor jezelf in Windows. Deze manier van snelkoppelingen beheren geldt overigens voornamelijk voor software die je zelf hebt geïnstalleerd. Klik je onderin op Systeempictogrammen in- of uitschakelen, dan kun je ook bijvoorbeeld de klok laten verdwijnen.

©PXimport

Tip 08 Schakel meldingen van bepaalde programma's in het systeemvak uit, voor wat rust in de tent.

Tip 09: Fences

In een ideale wereld zijn we allemaal heel netjes en opgeruimd. Maar in werkelijkheid maken we er vaak een zooitje van. Bestanden en mappen zijn op meerdere plekken terug te vinden en het bureaublad staat vol met pictogrammen. Zijn dat er tien, dan is het nog wel te overzien. Worden het er echter vijftig, dan kan het vrij lastig worden om snel het programma te vinden wat je zoekt. Een handige oplossing voor een opgeruimder bureaublad is het programma Fences (€ 8,50) (of een van deze oplossingen). Hiermee kun je bestanden, mappen en programma's in handige kaders op je bureaublad indelen (het lijkt stiekem best een beetje op de manier waarop het Startscherm dat doet). Bij het installeren kun je ervoor kiezen om zelf fences (kaders) aan te maken of het programma dat te laten doen.

Wanneer je voor de laatste optie kiest, zie je in twee seconden je hele bureaublad opgeruimd worden. Daarna kun je de kaders verplaatsen, vergroten, verkleinen, hernoemen, anders indelen, enzovoort. Je mag het programma 30 dagen gratis uitproberen, maar we voorspellen dat je het daarna wilt kopen.

©PXimport

©PXimport

Tip 09 Met Fences wordt je bureaublad een stuk opgeruimder.

Pas op met externe software

Instellingen die je in Windows aanpast, kun je doorgaans gemakkelijk weer terugzetten. Wanneer je echter software van derden installeert die functionaliteiten van Windows aanpassen, toevoegen of (bijvoorbeeld in het geval van het Startscherm) verwijderen, dan moet je er rekening mee houden dat je die software ook weer netjes zult moeten de-installeren wanneer je er geen prijs meer op stelt.

Ook dien je, als je zelf software vindt om aanpassingen te maken, van tevoren even op internet te zoeken of er anderen zijn die slechte ervaringen hebben met die betreffende software. Immers, iedereen met programmeervaardigheden kan software in elkaar draaien, maar dat wil niet zeggen dat het ook goed is voor je systeem. Je laat ten slotte ook niet zomaar iemand die handig is met stekkers, aan de bedrading in je huis sleutelen met het risico op kortsluiting en brand. Met zo'n zelfde voorzichtigheid dien je ook Windows te behandelen.

Tip 10: Leesbaarheid scherm

Alles in Windows heeft een standaardgrootte. Wat kun je doen als je die grootte helemaal niet prettig vindt, bijvoorbeeld omdat je niet zulke goede ogen hebt, en het allemaal maar klein en onleesbaar vindt? Je kunt dan beginnen met het aanpassen van de resolutie. Rechtsklik op een lege plek op het bureaublad en vervolgens op Schermresolutie.

Door een lagere resolutie te kiezen, worden alle onderdelen op het beeldscherm groter. Bedenk dan wel dat er ook veel minder in beeld past. Vind je de resolutie wel goed, maar wil je de tekst onder de pictogrammen wel groter hebben, klik dan in het venster Schermresolutie op Tekst en andere items groter of kleiner maken. Je kunt dan met een schuifregelaar de grootte van de tekst aanpassen.

Wanneer je echt slechtziend bent, helpt een subtiele vergroting van tekst en pictogrammen niet. In dat geval kun je het ingebouwde vergrootglas van Windows gebruiken. De simpelste manier om dit te activeren, is door te klikken op Start en vervolgens 'vergrootglas' te typen in het startscherm. Er komt dan een softwarematig vergrootglas over het scherm te liggen die bepaalde elementen tot wel 1600 procent vergroot. Ook is het mogelijk om het vergrootglas zo in te stellen dat dit altijd start.

©PXimport

Tip 10 Je kunt de grootte van tekst (en andere elementen) in Windows eenvoudig aanpassen.

Herinner je je deze nog?

We hebben in dit artikel een aantal zaken besproken die je kunt aanpassen in Windows. Uiteraard dekt dat niet alles, er zijn nog zo veel meer zaken die je kunt veranderen. Echter, in tegenstelling tot het tijdperk waarin Windows helemaal nieuw was, zijn er dingen die we tegenwoordig bijna niet meer aanpassen. Dat is vergelijkbaar met de mobiele telefoon: toen dit apparaat net op de markt kwam, pasten we massaal onze ringtone aan, maar nu doet bijna niemand dat meer en nemen we vaak genoegen met de standaardopties.

Om die reden zijn frivole zaken als het aanpassen van de systeemgeluiden of muiscursor en het synchroniseren van je telefoon weggelaten. Ook kom je niets meer tegen over de screensaver, ten eerste omdat die anno 2014 niet meer nodig is en ten tweede alleen maar zorgt voor veel extra energieverbruik.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).