Zoek je extra opslag voor je pc of Mac? Dan is een externe ssd een goede investering. Externe harde schijven zijn weliswaar spotgoedkoop, maar ook kwetsbaar en traag. Een externe ssd is sneller, compacter, stiller en duurzamer. Bovendien zijn de prijzen de laatste maanden gekelderd, wat ze ook prijstechnisch interessant maakt. Maar welke moet je dan hebben?

De voordelen van een externe ssd boven een externe harde schijf zijn vergelijkbaar met de voordelen van een interne ssd. In de eerste plaats zijn ze vooral veel en veel sneller. Waar mechanische harde schrijven met een usb2.0-aansluiting rond de 40 MB/s zitten en met usb3.0-schijven rond de 100 MB/s, leveren ssd’s (afhankelijk van het model) snelheden tussen de 500 en 2500 MB/s. Ze zijn ook veel rapper bij random lezen en schrijven, wat vooral belangrijk is als je direct met programma’s vanaf je externe schijf werkt. Kopieer je geregeld bestanden heen en weer of werk je vanaf een externe schijf, dan is een ssd eigenlijk onmisbaar.

Daarnaast zijn de meeste ssd’s veel lichter, en dus draagbaarder. Tevens zijn ze allemaal bestand tegen vallen of trillingen en structureel minder kwetsbaar, wat ze een geschikter medium maakt om ze als extra back-up in te zetten dan mechanische drives.

Gebruik je een laptop en heb je een externe drive nodig om van te werken? Een externe ssd kan ook prima gebruikt worden om de opslag van je laptop mee uit te breiden, bijvoorbeeld voor foto- of videowerk.

Drie klassen

De ssd’s in deze test verdelen we in drie categorieën. In de eerste categorie vinden we de eenvoudigste ssd’s op basis van een interne SATA-interface. SATA beperkt deze modellen intern tot zo’n 550 MB/s. Deze herken je aan het label usb 3.2 gen 1, het oude usb 3.0. Enkele jaren geleden waren de meeste externe ssd’s van binnen SATA-ssd’s, maar de laatste jaren zien we dat SATA plaatsmaakt voor snellere NVMe-ssd’s.

NVMe-modellen

Dat brengt ons bij de tweede ssd-categorie: usb 3.2 gen 2. Deze modellen met intern een snellere NVMe-ssd vormen de meerderheid van het huidige ssd-aanbod. Hier is de snelheid van de usb-poort de beperking. Snellere usb-poorten (usb 3.2 gen 2) laten deze ssd’s data met zo’n 1000 MB/s overzetten. Recente pc’s en laptops beschikken in principe over zo’n snellere poort, alleen op flink oudere apparaten ontbreekt deze aansluiting.

Topsegment

Sinds enige tijd zijn er ook externe ssd’s met een usb3.2-gen2x2-interface, deze ondersteunt snelheden tot 20 Gbit/s, en zijn dus twee keer sneller. Althans in theorie, want 20Gbit/s-poorten zijn extreem zeldzaam; de introductie hiervan wil nog niet vlotten. Zelfs op het gros van de meest recente laptops en moederborden ontbreekt ondersteuning hiervoor. Kortom, deze ssd’s zijn slechts voor een niche doelgroep die over zo’n systeem beschikt, want je betaalt toch net wat meer voor zo’n razendsnelle ssd, en dat is zonde als je er geen gebruik van kunt maken.

In het topsegment komen we ook nog thunderbolt-ssd’s tegen. Thunderbolt-aansluitingen komen iets frequenter voor dan usb 3.2 gen 2x2, maar thunderbolt-apparaten werken in de regel niet op usb-poorten. Zonder specifieke thunderbolt-aansluiting heb je er dus niets aan. En als je een ssd meeneemt naar een ander systeem om wat over te zetten, is de kans groot dat het apparaat niet herkend wordt. De nieuwste thunderbolt-aansluitingen ondersteunen echter overdrachtssnelheden van 40Gbit/s, wat thunderbolt-ssd’s tot de allersnelste opties maakt. Daar hangt dan wel een prijskaartje aan.

©Иван Шенец - stock.adobe.com

Backwards compatibel

Thunderbolt is een uitzondering, maar verder zijn usb-apparaten wel allemaal compatibel met elkaar. Langzamere ssd’s werken dus gewoon op recente systemen en snellere ssd’s werken ook op oudere systemen. Je profiteert in dat laatste geval echter niet van de hogere snelheid, dus raden we het ook niet aan als er een meerprijs aan zo’n snellere ssd hangt.

Alle externe ssd’s werken in principe met alle Windows-pc’s en Macs. Usb-ssd’s werken in de regel ook allemaal met andere apparaten, zoals telefoons en moderne spelcomputers.

Verwarring

Wie tussen de regels doorleest, heeft het misschien al opgemerkt: het is een dagtaak om bij te houden hoe usb-poorten vandaag de dag aangeduid worden en wat de mogelijkheden zijn. Voorheen hadden we usb 2.0 en usb 3.0, maar tegenwoordig hebben we het over complexe benamingen als usb 3.2 gen 1, gen 2 en gen 2x2. Het lijkt erop alsof de dames en heren achter de usb-naamgeving er bewust een zooitje van willen maken, want het prima herkenbare usb 3.0 werd omgedoopt naar usb 3.1 gen 1 en later naar usb 3.2 gen 1. Drie verschillende namen voor dezelfde poort.

Helaas bedenken wij de standaarden niet, maar we geven graag het signaal af dat wij van mening zijn dat deze standaard vereenvoudigd moet worden. Het beste wat je als consument kunt doen, is de snelheid van de poort aanhouden als standaard. In dit geval dus 5, 10 of 20 Gbit/s.

Met de introductie van usb 4 is het er overigens niet beter op geworden, want waar het even logisch leek (usb 4 = 40 Gbit/s), is daar inmiddels een usb 4 versie 2.0 (80 Gbit/s) bij bedacht.

Zo testen wij

De prestaties van externe ssd’s splitsen we op in drie verschillende gebruiksdoeleinden: simpelweg bestanden overzetten, actief van de drive werken en gamen.

In de regel hebben fabrikanten het in hun specificaties bij de prestaties over de maximale snelheid die ze halen bij het overzetten van data, maar een ssd die razendsnel grote videobestanden over kan zetten, hoeft niet per se snel te zijn wanneer je vanaf de drive aan het werken of aan het gamen bent en vice versa. Het is dus zaak je eigen gebruik vooraf in kaart te brengen.

Zoek je vooral een ssd die rap is in het overzetten van bestanden, kijk dan in de tabel aan het einde van dit artikel naar de sequentiële prestaties: hoe hoger het getal, hoe beter, gebaseerd op een dataset van 64 gigabyte.

Zoek je een ssd om vanaf te werken, kijk dan in de tabel naar de prestaties in de PC Mark 10 Storage Benchmark, een combinatie van benchmarks die daadwerkelijk gebruik nabootsen. Daarvan testen we een Quick-variant (licht gebruik) en een Full-variant die zwaarder gebruik nabootst (denk aan videobewerking).

Voor gamedoeleinden hebben we een 3D Mark Storage Benchmark, eveneens een combinatie van verschillende benchmarks die het laden en updaten van je games nabootst.

Je vindt de testresultaten van alle geteste ssd’s in de tabel, maar eerst zullen we enkele opvallende modellen extra uitlichten.

©Diego - stock.adobe.com

De beste prijs-prestatieverhouding

Zoek je een ssd die niet al te veel kost, maar wel topprestaties levert? Dan springt de Crucial X8 eruit. Prijstechnisch behoort deze ssd tot de goedkopere opties, maar desondanks doet hij wat prestaties betreft nauwelijks onder voor de top. Er zijn weliswaar enkele ssd’s die het hier en daar iets beter doen, maar die kosten dan ook (veel) meer.

De Crucial X8 is een ssd die eigenlijk nergens steken laat vallen: de sequentiële prestaties zijn goed, de prestaties bij werken vanaf de ssd zijn goed en ook de gameprestaties zijn prima. Met zijn stevige metalen behuizing is het niet de kleinste of de lichtste, maar kan hij wel tegen een stootje. Luxe extra’s zoals waterdichtheid ontbreken echter.

Met zijn prijs maakt hij zelfs oudere usb3.2-gen1-ssd’s met een snelheid van 5 Gbit/s overbodig, want die kosten vaak meer dan deze usb 3.2 gen 2 die 10 Gbit/s haalt. Kortom, een prima ssd met een prima prijs.

Crucial X8

Pluspunten

Minpunten

De kleinste en lichtste

De door ons geteste ssd’s variëren flink wat betreft formaat en gewicht. Sorteren we onze tabel op gewicht en formaat, dan staat één model afgetekend aan de top: de Transcend ESD310C. Dit is de eerste ssd uitgevoerd als usb-stick (usb-a en usb-c) met als gevolg dat geen van de andere modellen ook maar in de buurt komt als je externe ssd écht klein moet zijn.

Waar een usb-stick wat prestaties betreft normaal gesproken niet bij ssd’s in de buurt komt, stelt deze ‘ssd-stick’ niet teleur. Hij positioneert zich ergens in de middenklasse, wat keurig is gezien het beperkte formaat. Belangrijk is ook dat hij prijstechnisch goed meekomt; hij behoort zelfs tot de goedkopere opties in het veld.

Het voornaamste nadeel dat wij hebben kunnen ontdekken, is je het kleinood eerder kwijt kunt raken, maar dat rekenen wij onszelf meer aan dan Transcend. Let er ook op dat je dit apparaat als stick gebruikt, dus niet met een losse kabel, dat kan zowel een voordeel als nadeel zijn.

Transcend ESD310C

Pluspunten

Minpunten

Eenvoudige encryptie

Verschillende ssd’s bieden encryptie aan. Vaak gaat dat via een wachtwoord en een bijbehorende applicatie. De Samsung T7 Touch maakt versleuteling net wat makkelijker door de ingebouwde vingerafdruklezer. Eenmaal ingesteld kun je hem eenvoudig unlocken met je vingerafdruk, waardoor de encryptie ook eenvoudig te gebruiken is op verschillende computers, inclusief werk-pc’s waarbij installatie van software niet is toegestaan. Verlies je de ssd en prikt iemand anders hem in zijn of haar pc, dan doet hij niets zonder de juiste vingerafdruk.

Het gemak waarmee Samsung encryptie mogelijk én praktisch maakt, zorgt ervoor dat dit onze keuze is wanneer je encryptie belangrijk vindt. Beveiliging die moeite kost, wordt immers vaak overgeslagen.

Los van de encryptie is de T7 Touch overigens niet heel interessant; zo is hij een stuk duurder dan de Crucial X8, die door de bank genomen ook nog iets sneller is. Je moet dus voor jezelf overwegen of die beveiliging belangrijk genoeg is om er een paar tientjes extra voor neer te leggen.

©CIDimport

Samsung T7 Touch

Pluspunten

Minpunten

De snelste

De SanDisk Extreme Pro Portable staat op eenzame hoogte als het op prestaties aankomt. Hij behoort consequent tot de snelste opties, zelfs wanneer je geen gebruikmaakt van de 20Gbit/s-aansluiting (usb 3.2 gen2x2), en combineert die prestaties ook nog eens met een handzame, lichte behuizing.

De behuizing is IP65-rated en dus stofdicht en redelijk waterbestendig. Het is niet de bedoeling dat je ermee gaat zwemmen, maar je hoeft je geen zorgen te maken wanneer je er per ongeluk een glas water overheen gooit of ermee door de regen fietst. Voor een externe ssd zeker een pluspuntje.

In de regel is de SanDisk redelijk geprijsd, maar waar veel ssd’s de laatste tijd een stuk goedkoper zijn geworden, loopt SanDisk op dat vlak nog een beetje achter. Dat maakt de huidige meerprijs boven bijvoorbeeld de Crucial X8 lastig te verteren, maar in de veronderstelling dat de prijzen binnenkort weer redelijk in lijn met de concurrentie komen te liggen, behoort deze SanDisk tot de beste opties.

SanDisk Extreme Pro Portable

Pluspunten

Minpunten

De beste thunderbolt-ssd

In onze test hebben we ook enkele thunderbolt-ssd’s meegenomen. Deze zijn in principe sneller, maar ook veel prijziger. Dat maakt thunderbolt-ssd’s een echte nicheoplossing voor gebruikers voor wie prestaties cruciaal zijn en een meerprijs geen probleem is.

Mocht je voor thunderbolt gaan, dan is de SanDisk Professional PRO-G40 een prima keuze. Hij is bloedsnel wanneer je hem via thunderbolt aansluit, maar kan ook via reguliere usb-poorten aangesloten worden. De concurrentie werkt daar simpelweg niet op.

Daarnaast is het een IP68-behuizing, oftewel stof- en waterdicht, biedt hij drie meter valbescherming en 1814 kg drukbestendigheid. Je kunt er bij wijze van spreken een tank overheen laten rijden. De prijs is fors, te fors voor de meeste consumenten, maar daarvoor krijg je wel een ultiem snelle én de meest degelijke oplossing op de markt.

SanDisk Professional PRO-G40

Pluspunten

Minpunten

Doe het zelf

De regel die wij voor deze test stellen, is dat het product als kant-en-klare oplossing wordt verkocht. Daarmee vallen losse behuizingen en losse ssd’s veelal buiten de boot. Cooler Master is echter begonnen met het verkopen van een combinatie van behuizing en ssd. Zo krijg je hun Oracle Air ssd-behuizing, met daarbij bijvoorbeeld de Kingston NV2-ssd ingebouwd.

Ondanks de combinatie met een relatief goedkope interne ssd, komen de prestaties toch uitstekend uit de verf, gemiddeld genomen is het als we naar de praktijktests kijken zelfs de op een na snelste. Het enige puntje waarop hij wat achterblijft, is in de sequentiële schrijftest. Een snellere ssd dan de NV2 had hier vermoedelijk het verschil gemaakt.

De metalen behuizing is chic, maar wel relatief log en zwaar vergeleken met de rest. Daar staat tegenover dat je de interne ssd eenvoudig kunt vervangen zonder gereedschap, mocht je in de toekomst bijvoorbeeld een grotere externe ssd willen.

Cooler Master Oracle Air – Kingston NV2 bundel

Pluspunten

Minpunten

Resultaten

In onderstaande afbeeldingen vind je de testresultaten van de geteste ssd's.

Conclusie

Een bekende uitspraak is dat er weinig echt slechte producten zijn, maar vooral slechte prijzen. En zeker bij externe ssd’s, die vooral door hun aansluitingen en interne interfaces worden beperkt, zit daar een kern van waarheid in. Ze kunnen zich op het gebied van prestaties slechts beperkt onderscheiden. Tegelijkertijd zijn prestaties en prijs onze voornaamste wegingsfactoren; subjectieve elementen komen immers maar beperkt voor, al kunnen die de doorslag geven als ze voor jou belangrijk zijn: denk aan encryptie of een laag gewicht.

Kijk dus goed naar de dagprijzen en mogelijke aanbiedingen. We hebben in dit artikel enkele ssd’s met een goede prijs-prestatieverhouding besproken, maar ook de ssd’s die we niet hebben uitgelicht, kunnen de beste koop zijn als ze in de aanbieding zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).