Vpn-servers kom je vooral tegen in de bedrijfswereld: werknemers kunnen hiermee onderweg of vanuit huis op een veilige manier het bedrijfsnetwerk op. Toch kan een vpn-server ook handig van pas komen wanneer je zelf onderweg bent en veiliger het internet op wilt, of bestanden op je thuisnetwerk wilt benaderen.

Tip 01: Vpn-protocollen

Er zijn heel wat vpn-diensten en sommige kun je zelfs zonder al te veel beperkingen ook gratis gebruiken, zoals ProtonVPN. Via clientsoftware op je mobiele apparaat of computer maak je dan verbinding met een van de aangeboden vpn-servers, waarna je via zo’n server verder het internet op kunt.

De insteek van dit artikel is ambitieuzer: we gaan binnen ons thuisnetwerk een eigen vpn-server opzetten. Vpn staat voor virtual private network (in het Nederlands ook wel virtueel particulier netwerk) en dat houdt in dat je netwerken met elkaar verbindt die fysiek van elkaar gescheiden zijn. Zo’n verbinding loopt normaliter via internet en dat is niet bepaald de veiligste omgeving. Daarom ook wordt alle dataverkeer via zo’n vpn-verbinding versleuteld: er wordt als het ware een virtuele tunnel tussen beide netwerken gemaakt.

Er zijn verschillende vpn-protocollen beschikbaar, waaronder pptp, sstp, ikev2, l2tp/ipsec, OpenVPN en WireGuard. De laatste is veelbelovend, maar nog volop in ontwikkeling en vooralsnog niet breed ondersteund. Wij kiezen hier voor OpenVPN omdat het opensource is, stevige versleuteling heeft en beschikbaar is op bijna alle platformen.

Router

©PXimport

Tip 02: Installatie op een nas

We tonen eerst hoe je een OpenVPN-server installeert op een nas. Bekende nas-producenten als QNAP en Synology bieden een eigen app voor het toevoegen van een vpn-server. We bekijken hoe je dat aanpakt op een Synology-nas met een recente versie van DiskStation Manager (DSM). Maak alvast verbinding met de webinterface van DSM, standaard is het adres <ip-adres>:5000 of <ip-adres>:5001.

Open het Package Center, ga bij Alle pakketten op zoek naar de app VPN Server en klik hier op Installeren. Na de installatie klik je op Openen: de server kan met enkele vpn-protocollen overweg, in de lijst staan PPTP, L2TP/IPSec en OpenVPN. In principe kunnen die zelfs tegelijkertijd actief zijn, maar wij beperken ons tot OpenVPN-protocol. Klik op OpenVPN en plaats een vinkje bij OpenVPN-server inschakelen. Stel een virtueel intern ip-adres in voor je vpn-server. Standaard staat dit ingesteld op 10.8.0.1, wat maakt dat de vpn-clients in principe een adres tussen 10.8.0.1 en 10.8.0.254 zullen ontvangen. Je kunt kiezen uit een ip-bereik tussen 10.0.0.1 en 10.255.255.1, tussen 172.16.0.1 en 172.31.255.1 en tussen 192.168.0.1 en 192.168.255.1. Zorg er wel voor dat het bereik niet overlapt met ip-adressen die momenteel in je lokale netwerk worden gebruikt.

©PXimport

Tip 03: Protocolkeuze

In hetzelfde configuratievenster leg je ook het maximale aantal gelijktijdige verbindingen vast, evenals de poort en het protocol. Standaard is de poort 1194 en het protocol UDP en dat voldoet normaal gesproken prima. Heb je al een andere service op die poort draaien, dan stel je uiteraard een ander poortnummer in.

Verder, je kunt ook tcp kiezen in plaats van udp. Tcp heeft ingebouwde foutcorrectie en controleert of elke bit goed is aangekomen. Dat zorgt voor meer verbindingsstabiliteit, maar gaat net iets trager. Udp is daarentegen een ‘stateless protocol’ zonder foutcorrectie, wat het geschikter maakt voor streamingdiensten, waarbij het wegvallen van een aantal bits doorgaans minder erg is.

Ons advies: probeer het eerst met het udp. Eventueel kun je achteraf gaan experimenteren en bijvoorbeeld tcp-poort 8080, of zelfs de https-poort 443 kiezen omdat die doorgaans minder snel door een (bedrijfs)firewall worden geblokkeerd. Houd er rekening mee dat je bij de instellingen voor portforwarding ook het gekozen protocol nog moet instellen (zie tip 5).

De overige opties van het configuratievenster kun je normaal gesproken ongemoeid laten. Bevestig je keuzes met Toepassen.

©PXimport

Tip 04: Export configuratie

Onderaan het venster vind je de knop Configuratie exporteren. Hiermee exporteer je een zip-bestandje dat uitgepakt zowel een certificaat (.crt) als een configuratieprofiel (.ovpn) oplevert. Het ovpn-bestand heb je nodig voor je OpenVPN-clients (zie ook tips 6 tot 8). Open het ovpn-bestand met het programma Kladblok. Vervang in de (derde) regel de aanduiding YOUR_SERVER_IP in remote YOUR_SERVER_IP 1194 door het externe ip-adres van je router en de aanduiding 1194 door de poort die je in het OpenVPN-configuratievenster had ingesteld. Een snelle manier om dit externe ip-adres te achterhalen is wanneer je vanaf je interne netwerk naar een site als www.whatismyip.com gaat (zie kader ‘Ddns’). Overigens mag je dit ip-adres ook vervangen door een hostnaam, zoals dat van een ddns-dienst (zie zelfde kader).

Wat verder in het ovpn-bestand zie je de regel #redirect-gateway def1. Hier verwijder je het hekje, dus redirect-gateway def1. Deze optie zorgt ervoor dat in principe al het netwerkverkeer langs de vpn wordt omgeleid. Mocht dit problemen geven, dan zet je de oorspronkelijke regel terug. Meer informatie hierover (en over andere technische kwesties van OpenVPN) vind je hier.

Sla het bewerkte bestand met dezelfde extensie op.

©PXimport

Ddns

©PXimport

Tip 05: Portforwarding

Er verschijnt een bericht dat je de instellingen voor portforwarding en van de firewall met betrekking tot de ingestelde poort moet controleren (standaard dus 1194 udp).

We beginnen met de firewall. Het is de bedoeling dat je de OpenVPN-server via udp-poort 1194 benadert en dan moet je wel zeker zijn dat je firewall die poort niet blokkeert. Je vindt de firewall op je nas via Configuratiescherm / Beveiliging / tabblad Firewall. Bij de ingeschakelde firewall controleer je via de knop Regels bewerken of de bewuste poort niet is vergrendeld. Dit geldt trouwens ook voor de firewall op je router, mocht die zijn ingeschakeld.

Het begrip portforwarding is complexer. Wanneer je van buiten je interne netwerk je OpenVPN-server wilt bereiken, zul je via het publieke ip-adres van je router moeten gebruiken. Wanneer je via dit ip-adres een aanvraag doet voor een OpenVPN-verbinding met udp-poort 1194, dan moet je router wel weten naar welke machine hij de aanvraag voor dat poortverkeer moet doorsturen en dat is in ons geval het interne ip-adres van je nas.

Raadpleeg de handleiding van je router om uit te vogelen hoe je portforwarding goed instelt of bezoek https://portforward.com/router voor meer instructies.

Over het algemeen gaat het zo: meld je aan bij de webinterface van je router, ga op zoek naar een (sub)rubriek als Port forwarding en voeg een item met de volgende informatie toe: naam toepassing, ip-adres van de nas, interne poort, externe poort en protocol. Dat zou bijvoorbeeld het volgende kunnen worden: OpenVPN, 192.168.0.200, 1194, 1194, UDP. Bevestig je wijzigingen.

©PXimport

Aparte OpenVPN-server

©PXimport

Tip 06: Profiel mobiele client

Het opzetten van een OpenVPN-server is een eerste stap, maar daarna moet je vanaf een of meerdere vpn-clients (zoals je laptop, telefoon of tablet) verbinding naar de server maken. We beginnen met het verbinden van een mobiele client.

Voor zowel iOS als Android werkt het opzetten van een verbinding het makkelijkste met een OpenVPN-client-app als het gratis OpenVPN Connect. Je vindt deze app in de officiële app-stores van zowel Android als Apple.

We nemen Android als voorbeeld. Download en installeer de app. Voordat je de app start, zorg je er eerst voor dat het ovpn-profielbestand op je mobiele apparaat staat (zie tip 4). Desnoods doe je dat via een omweg via een dienst als WeTransfer of een cloudopslagdienst als Dropbox of Google Drive. Start OpenVPN Connect op en kies OVPN Profile. Bevestig met Toestaan, verwijs naar het opgehaalde VPNconfig.ovpn-bestand en selecteer Import. Wil je naderhand nog extra profielen toevoegen, dan kan dat eenvoudigweg via het plus-knopje.

Tip 07: Client verbinden

Geef een geschikte naam aan je vpn-verbinding en vul de juiste gegevens in bij Username en Password. Deze inloggegevens moeten uiteraard toegang hebben tot je vpn-server, op de Synology-nas open je bij VPN Server de rubriek Rechten en plaats je naast de beoogde gebruiker(s) een vinkje bij OpenVPN. Eventueel kies je ervoor het wachtwoord te laten onthouden, als je dat veilig genoeg acht. Bevestig met Add. Het profiel is toegevoegd, tik het aan om de verbinding te starten.

De app klaagt er wellicht over dat het profielbestand niet over een client-certificaat beschikt (wel een server-certificaat), aangezien een Synology-nas dat niet zomaar genereert. Dat is weliswaar iets minder veilig omdat niet wordt geverifieerd of het om een geautoriseerde client gaat, maar je hebt natuurlijk wel de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig om daadwerkelijk toegang te krijgen. Je kunt hier dus Continue kiezen. Als het goed is, wordt de verbinding even later opgezet. Dat merk je onder meer aan het sleutelicoontje bovenaan het startscherm.

©PXimport

Tip 08: Windows-client

Voor Windows download je de Windows 10-installer van OpenVPN GUI, er is ook een versie voor Windows 7 en 8(.1). Installeer de tool. Ben je van plan ook een OpenVPN-server in Windows te installeren (zie kader ‘Aparte OpenVPN-server’), plaats dan tijdens de installatie een vinkje bij EasyRSA 2 Certificate Management Scripts. Laat desgevraagd ook toe dat er een TAP-driver wordt geïnstalleerd.

Na afloop vind je het pictogram OpenVPN GUI op je bureaublad. Zo niet, dan start je het programma op vanuit de standaard installatiemap C:\ProgramFiles\OpenVPN\bin. De installatie zou ervoor moeten zorgen dat je de tool niet als administrator hoeft op te starten. Is dat om wat voor reden dan ook niet gelukt, klik dan met rechts op het programmabestand en kies alsnog Als administrator uitvoeren.

Wijs het programma de weg naar je ovpn-profielbestand (zie tip 4). Klik met rechts op het pictogram van OpenVPN GUI in het systeemvak van Windows en kies je Bestand importeren, waarna je VPNConfig.ovpn-bestand selecteert. In ditzelfde menu klik je vervolgens op Verbinden en vul je de benodigde inloggegevens in. In het statusvenster kun je het opzetten van de vpn-verbinding volgen en lees je onderaan ook het toegewezen ip-adres af.

Loop je tegen problemen aan, klik dan in het menu op Logbestand weergeven. Standaard start de OpenVPN-dienst samen met Windows op: dat regel je via Instellingen, op het tabblad Algemeen. Controleer ook dat je firewall de verbinding niet blokkeert.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).