Facebook is nogal veel in het nieuws geweest. Het socialemediabedrijf orkestreerde een naamsverandering van het moederbedrijf naar Meta en presenteerde een toekomstvisie waarin alle bedrijfsonderdelen moeten samenkomen: de metaverse. Oftewel, de toekomst van het internet. Althans, als we Meta-opperhoofd Mark Zuckerberg mogen geloven. Wat is de metaverse?

Facebook is dus van naam veranderd en heet nu Meta. Onder Meta vallen alle diensten die het bedrijf beheert. Denk aan WhatsApp, Instagram, VR-brillenbouwer Oculus en natuurlijk Facebook zelf. Want de naam van het sociale netwerk blijft gewoon behouden, Meta is als het ware het moederschip. 

Vergelijk het met Google, dat in 2015 al zijn diensten onder de paraplu genaamd Alphabet hing. Niet alleen maakte Meta de naam van het overkoepelende bedrijf bekend, ook liet het een visie zien op hoe het bedrijf de toekomst voor zich ziet; een toekomst waarin ook alle diensten samenkomen.

Eigen universum

Wat Meta voor ogen heeft, is in feite een eigen universum. Een soort virtuele wereld waarin je je eigen gepersonaliseerde karakter hebt, waarin je je eigen virtuele huis en inrichting hebt en waarin je kunt samenkomen met anderen. Denk aan vrienden, maar ook games, vergaderingen, winkels, sportscholen en klaslokalen. Het is eigenlijk een hele wereld, virtueel en van Meta.

Tech-expert en trendwatcher Jarno Duursma verduidelijkt: “Het metaversum is een online netwerk van virtuele driedimensionale werelden, dat er permanent is. De gebruiker of bezoeker van het metaverse krijgt er een gevoel van individuele aanwezigheid (al dan niet vertegenwoordigd door een avatar) en ruimtelijk bewustzijn. Het is een nieuwe fase van het internet, net zoals social media dat was voor het gewone internet."

"De wereld van het metaverse speelt zich voor iedereen synchroon en in realtime af. Mensen kunnen elkaar hier ontmoeten, bijvoorbeeld om elkaar te leren kennen, te netwerken, nieuwe vaardigheden te leren, relaties op te bouwen, producten en diensten te leveren, samen te werken, te ontspannen, te gamen, te shoppen en te consumeren."

"Het Metaverse biedt ook de mogelijkheid om zelf te bouwen, te creëren en te participeren in een virtuele economie. En het interessante is dus dat gebruikers in het Metaverse hun activiteiten crossplatform kunnen ontplooien.”

©PXimport

Matrix of Ready Player One?

Het feit dat Zuckerberg en Meta erbij betrokken zijn, is voor velen een rode vlag. Dystopische scenario’s zijn makkelijk bedacht. Denk aan een scenario van de film The Matrix, waarbij de wereld die we echt kennen slechts een façade is. In werkelijkheid liggen mensen in een waterbak energie op te wekken voor robots, terwijl onze hoofden ingeplugd zijn en ons bewustzijn zich in de niet-bestaande matrixwereld bevindt – onze realiteit zoals we die kennen.

Wil Meta ons dan ook zo uitmelken, waarbij we in realiteit een honger voeden, terwijl we in de tussentijd naar een decor kijken? De datahonger van Meta heeft wel vaker (ethische) grenzen overtreden.

Wellicht is het beter om andere films aan te halen om het idee, zoals Zuckerberg dat presenteerde, te belichten. Denk aan het verfilmde boek ‘Ready Player One’, waarbij mensen zich verliezen in een parallelle virtuele wereld, die je betreedt zodra je je VR-bril opzet. 

De samensmelting van een virtuele wereld naast onze wereld, is ook een thema dat veelvuldig terugkomt in de serie Black Mirror. Bijvoorbeeld in de aflevering San Junipero, waar bejaarde mensen zich levendig voortbewegen in een virtuele wereld opgebouwd uit herinneringen. Een virtueel tehuis voor je oude dag (en daarna). Een heel andere wereld en fysieke situatie dan waar ze zich daadwerkelijk in bevinden. 

Of de aflevering Striking Vipers, dat een scenario van een affaire in een virtuele wereld schetst. Ook Black Mirror laat op zijn eigen manier de keerzijde van een virtuele wereld – een metaverse – zien. Hierbij is het dus belangrijk om in acht te houden dat een metaverse ook door anderen ontwikkeld kan worden en Meta slechts een concept toonde van hoe het bedrijf hun metaverse voor zich ziet. Andere bedrijven kunnen in theorie ook een metaverse opzetten.

©PXimport

Virtuele dystopie of utopie?

Meta schetste in zijn presentatievideo een droomwereld. Vooral voor het moederbedrijf, die het durft te beschrijven als de ‘volgende versie van het internet’. De virtuele wereld haakt naadloos in op onze realiteit. Je hebt geen VR nodig om het metaverse te betreden, dat kan ook gewoon via je smartphone- of televisiescherm. 

Ook andersom, door middel van zogenoemde augmented reality (AR-)toepassingen, worden bijvoorbeeld virtuele personages en objecten in de echte wereld geplaatst. Het metaverse moet een open plek zijn voor iedereen, zowel voor mensen als bedrijven.

In de gelikte (niet gelikete, red.) video van Meta, gepresenteerd door grote baas Mark Zuckberg zelf, wordt een praktijkvoorbeeld getoond aan de hand van een concert. Hierbij nodigt een jonge vrouw haar vriendin uit bij een concert waar ze fysiek is. Die vriendin sluit virtueel direct aan en beleeft het concert alsof ze er écht bij is. Ze viert dat overigens door dermate ongemakkelijk te dansen dat zelfs Zuckerberg dat niet zou kunnen overtreffen. 

Na het concert besluiten beide meiden nog even de afterparty te bezoeken, die weer volledig in de digitale wereld thuis wordt beleefd. De afterparty is een beetje het tegenovergestelde van een seks, drugs en rock-’n-roll-idee en heeft meer weg van een kringverjaardag. Meta’s preutsheid sijpelt er van af. Hier kopen de meiden virtuele bandmerchandising. Zo benadrukt Zuckerberg dat er voor e-commerce ook een grote plek is in het metaverse.

Metaverse in een multiverse

Dat Meta kiest voor een concert als praktijkvoorbeeld is niet per ongeluk. Er wordt goed over de schutting gekeken in het gamedomein, waar men al verder is dan Meta. Maar waar men wel wat beperkt wordt door het game-element. Kijk bijvoorbeeld naar World of Warcraft en Minecraft, waar je een oneindige wereld hebt waarin je naar hartenlust kunt bouwen en verkennen, of Roblox (dat voor kinderen toegankelijker is dan Minecraft). 

Met het concert lijkt echter te worden gerefereerd aan Fortnite. Hoewel de game eigenlijk een shooter is, wordt het veelvuldig gebruikt voor andere sociale bijeenkomsten en werd er in april 2020 zelfs een eerste online concert gehouden, waarbij een reusachtige avatar van Travis Scott op een speciaal virtueel eiland een optreden van een kwartier gaf. Het eiland was gevuld met vele bezoekers die inlogden op Fortnite om het concert bij te wonen.

Onder die bezoekers zou best eens Zuckerberg zelf met zijn neus tegen zijn beeldscherm aanwezig geweest kunnen zijn. Deze games hebben eigenlijk al een metaverse en Meta doet hier niet aan mee. Meta wil zelf een nieuwe digitale wereld opzetten, kan nauwkeurig controleren wat jij ziet en hoeft daarbij niet in te haken op een universum van anderen. Zoals Fortnite.

Jarno Duursma: “Meta heeft het meest te verliezen van een metaverse. Meer dan andere techbedrijven. Wanneer een metaverse succesvol wordt en Meta zit er niet bij, dan hebben ze een probleem. Zuckerberg realiseert zich dat.” 

Mogelijk denkt Zuckerberg ook groter dan alleen vrijetijdsbesteding. “Je begint vooral met veel entertainment, gamen, shoppen en consumeren. De platte kant van de mensheid. Er zullen ongetwijfeld zakelijke toepassingen bedacht worden. De vraag is: is deze omgeving daar geschikt voor. Zijn er geen andere manier om dit te doen? En niet onbelangrijk: gaat het zakendoen vooral ook niet over de menselijke connectie? Elkaar fysiek ontmoeten? Elkaar de handen schudden? Elkaar vertrouwen? Kop koffie met elkaar drinken? Dat zie ik mezelf niet zo snel doen in de driedimensionale virtuele wereld.”

©PXimport

Problematisch

Zoals je tussen de regels door leest, lijkt het grote probleem van een metaverse niet het concept zelf, maar de betrokkenheid van Meta. Duursma: “Meta’s wereld is gesloten. Er is geen sprake van de Web3-uitgangspunten die we zo graag willen in het nieuwe metaversum. Web3 gaat over het decentrale internet, waarbij data, spullen en identiteit helemaal van jezelf zijn en niet langer in handen zijn van grote techbedrijven. 

In Web3 kunnen we onderling niet alleen informatie, maar ook digitale spullen en cryptovaluta met elkaar uitwisselen, zonder bank of tussenpersoon. Gebruikers delen bijvoorbeeld enkel en selectief gegevens met partijen waar ze mee samenwerken. Verder niet. De Log in met Facebook-knop is in Web3 niet meer nodig; je beheert zelf je gegevens.”

Controle is wat Meta heel veel geld en data (en daarmee aandacht en dus nog meer geld) oplevert. Allereerst controle waarmee je het metaverse betreedt: een Oculus VR-bril, of een Ray-Ban-AR-bril of het schermpje van je smartphone met een metaverse-app die op de achtergrond alle mogelijke gegevens verzamelt, zoals de apps van Facebook en Instagram dat al doen. 

Voor betalingen in het metaverse ligt de Diem (Meta’s eigen cryptomunt) voor de hand, waarbij een woekerafdracht zoals Apple en Google die hanteren in hun eigen gecontroleerde appwinkels ook niet geheel ondenkbaar is. Zo’n digitale economie biedt namelijk ook een nieuwe markt. Sportfabrikant Nike dekte zich alvast in door het bedrijf RTFKT over te nemen. Een schoenfabrikant die digitale schoenen maakt. Een soort digitale mode.

©PXimport

Fake news en censuur

De dataverzameling binnen Meta’s metaverse kan ook weer nieuwe grenzen overschrijden. “Ze zullen nog meer data willen vangen van nog meer handelingen, gezichtsexpressies, biometrische data, inloggegevens, sociale interactie enzovoort. Meta leeft van data van anderen”, legt Duursma uit.

Bovendien controleer je binnen een zelfgeschapen wereld alles wat jij als gebruiker te zien krijgt. Je kunt objecten subtiel plaatsen als een soort subliminale advertenties, maar je kunt ook nog meer inspelen op wat mensen triggert. Bijvoorbeeld door mensen met onzinnige ideeën een platform te geven, aangezien dat je mogelijk triggert en je langer in het metaverse houdt. Dat gebeurt ook al op sociale media en voedt het probleem van misinformatie waar onze maatschappij onder gebukt gaat. Een probleem dat in dit metaversum helemaal een vlucht kan nemen.

En hoe zit het met onderwerpen die aan bod mogen komen? Ook sociale media worden heftig gecureerd en gecensureerd. Een mannentepeltje, prima, maar oh jee als er een vrouwelijke voorbijkomt op Facebook en Instagram. Meta zal zijn preutsheid niet zomaar verliezen. Zijn we in het metaverse wel vrij om ons te uiten en zaken zoals de Oeigoerse genocide en klokkenluider Edward Snowden te bediscussiëren? Hebben we daar niet een vrijere wereld voor nodig zonder Meta? 

Duursma: “Meta is onzorgvuldig en ik geloof zelfs dat het een rommeltje is bij het bedrijf. Wat mij betreft, blijft Meta uit het metaverse en laten we het over aan mensen die werken aan open software, open protocollen, open infrastructuur: de echte kern van Web3 en het toekomstige metaverse.”

Toekomstmuziek

©PXimport

Het kijkje in de keuken van Zuckerberg is verhelderend, enthousiasmerend en zorgwekkend tegelijkertijd. Het concept van een metaverse kan nog alle kanten op, net als de aangehaalde films, waarbij het onze levens kan verrijken of een fraai decor is dat is getrokken over heel veel narigheid. 

“Het proberen te voorspellen hoe het metaverse er in de toekomst uit komt te zien, is alsof je in 1996 probeert te voorspellen hoe het huidige internet eruitziet met sociale media, mobiele mogelijkheden en apps als TikTok, Vinted, Uber en Snapchat”, voegt Duursma eraan toe. Het metaverse is voor Meta afleiding van de continue stroom aan slecht nieuws, al dan niet georkestreerd. “Facebook heeft de afgelopen tijd enorm veel te maken gehad met negatieve publiciteit. En terecht. Een gedeelte van het bedrijf is natuurlijk echt verrot. Daar moet je je ogen niet voor sluiten. Dus ik denk dat de toekomstvisie van Meta wel klopt: uiteindelijk zal een gedeelte van het internet meer driedimensionaal worden."

"Tegelijkertijd: het is reclame, marketing en afleiding tegelijkertijd. Veel mensen hebben een hekel aan Facebook en zo proberen ze in een nieuw daglicht terecht te komen. De vraag is of het lukt. De mensen zijn natuurlijk niet dom. Meta is slecht geweest voor onze privacy en enkel en alleen gericht op winstmaximalisatie. Het merk heeft een negatieve klank.”

Toch lijkt het erop dat als Meta geen drastische ethische koerswijziging ondergaat, een metaverse voor ons het best af is zonder Meta. En wellicht heeft Meta juist een afstotende invloed. Het voordeel van een metaversum binnen een multiverse is gelukkig dat het ruimte biedt voor meerdere universums, ook zonder datahongerige bedrijven als Meta, Google, Apple, Microsoft, Amazon en Epic.

Horizon Home

Meta’s uitvoering van een metaverse is zeker nog conceptueel, maar mogelijk al dichterbij dan je denkt. Meta heeft al het eerste product geïntroduceerd dat erop inhaakt: Horizon Home. Eigenlijk gaat het hier om een Oculus VR-bril, waarbij sociale diensten extra worden benadrukt. 

Er is een werkomgeving Quest for Business, een virtuele huiskamer waarin je met contactpersonen kunt vertoeven (HOME) en Venues, waar je in de toekomst ook sociale bijeenkomsten bijwonen met anderen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).