Er zijn werkgevers die de online praktijken van werknemers bespieden. Ze lezen stiekem mee met je mail, checken je chatverkeer en zien wat je allemaal op internet uitspookt. Wens je meer privacy? Maak het je baas lastig en neem maatregelen om spionage tegen te gaan.

De Nederlandse wetgeving geeft werkgevers behoorlijk wat ruimte om online activiteiten van hun personeel te monitoren. Bij vermoeden van verminderde arbeidsproductiviteit, is het voor je baas al toegestaan om binnen redelijke grenzen een oogje in het zeil te houden. De kans bestaat dus dat je baas regelmatig meegluurt om te controleren of je het werk nog wel naar behoren doet. Lees ook: Zo scherp je de privacy-instellingen van Windows 10 aan.

Overigens biedt de wet nog wel enigszins privacybescherming, al zijn de exacte regels hiervan op verschillende manieren te interpreteren. Bij afwezigheid is het voor werkgevers toegestaan om je zakelijke mails te openen. Privémailtjes lezen is daarentegen niet toegestaan. Je baas mag wel weer gerichte controles uitvoeren om te zien of je wel voldoende met je werk bezig bent. Voor internet geldt min of meer hetzelfde. Je baas mag niet de hele dag meekijken met welke websites je bezoekt, maar steekproeven zijn wel mogelijk. Wanneer een werkgever wil monitoren, moet hij of zij de controle overigens wel melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

Netwerkverkeer loggen

Vraag je je af: hoe ziet mijn baas wat ik allemaal online doe? Het antwoord hierop is simpel, namelijk door al het netwerkverkeer te loggen. De systeembeheerder of IT-afdeling van een organisatie beschikt hiervoor veelal over specifieke software. Hiermee lukt het om te achterhalen welke websites je allemaal hebt bezocht. Alle data die je ontvangt en verzendt legt een monitorprogramma namelijk vast in een informatiebestand. Deze informatie is gekoppeld aan je bedrijfsaccount of het IP-adres van je pc en is dus naar jou herleidbaar. Het controleren van e-mail is nog eenvoudiger, want werkgevers loggen simpelweg in op je account. Verder is het voor je baas ook mogelijk om e-mailverkeer te scannen en onderschepte mailtjes stiekem te lezen.

Surfen zonder pottenkijkers

Er is een aantal mogelijkheden om anoniem op internet te surfen zonder dat je baas stiekem meegluurt. Je versleutelt het internetverkeer eventueel via een VPN-server. In dat geval installeer je op de pc of laptop een programma dat een virtuele tunnel naar een online server realiseert. Hiervoor is het wel een voorwaarde dat je voldoende rechten hebt om eigen software te installeren op de werkmachine. Is dat bij jou niet het geval? Neem dan een eigen laptop mee en installeer daarop een VPN-server om privétaken uit te voeren. Wil je onopvallender te werk gaan, dan gebruik je hiervoor eventueel een tablet of smartphone.

Het is ook mogelijk om thuis een VPN-server op te tuigen, zodat je geen abonnement bij een commerciële aanbieder hoeft af te sluiten. Wanneer je in een browser een website opvraagt, haalt de VPN-server de benodigde data binnen. Vervolgens sluist de server de gegevens via een versleutelde verbinding door naar je werkmachine, zonder dat het voor werkgevers mogelijk is om de inhoud van het internetverkeer te detecteren.

Dongel

Het nadeel van een VPN-server is dat je werkgever kan zien dat je hiervoor speciale software gebruikt. Dat roept wellicht vervelende vragen op. Als alternatief gebruik je voor privézaken tijdens het werk een dongel voor mobiel internet. Je haalt de netwerkkabel tijdelijk uit je werk-pc en bezoekt websites via een draadloze 3G- of 4G-verbinding. Doe de simkaart van je smartphone in de dongel en bezoek websites zonder dat je last hebt van een nieuwsgierige baas.

©PXimport

Een dongel voor mobiel internet biedt een mogelijkheid om het zakelijke netwerk te omzeilen.

Tethering

Dankzij de functie tethering is het mogelijk om de mobiele internetverbinding van je smartphone met de werk-pc te delen. In dat geval functioneert het mobiele apparaat als modem. Op een iPhone navigeer je achtereenvolgens naar Instellingen / Persoonlijke hotspot, waarna je de schakelaar activeert. Je koppelt de iPhone op drie manieren aan je werkmachine, namelijk via usb, bluetooth of wifi. Voor laatstgenoemde optie is het noodzakelijk om een wachtwoord in te stellen op het mobiele toestel. Android-apparaten hebben onder de naam Tethering en mobiele hotspot een vergelijkbare functie aan boord. Je vindt deze optie bij de netwerkinstellingen van je mobiele apparaat.

Gebruikerssporen wissen

Dankzij een VPN-server of mobiele internetverbinding ben je de monitorsoftware van systeembeheerders te slim af. Houd er wel rekening mee dat je werk-pc ook privacygevoelige gegevens lokaal bewaart. Denk bijvoorbeeld aan cookies, de zoekgeschiedenis en bezochte websites. Gelukkig beschikken tegenwoordig alle browsers over een privéknop waarbij het programma dergelijke gegevens niet opslaat. In Chrome open je hiervoor bijvoorbeeld een nieuw incognitovenster via de sneltoets Ctrl+Shift+N. Ook Microsoft Edge, Internet Explorer en Firefox hebben een dergelijke functie in huis. Je wist overigens eenvoudig bestaande gegevens die je browser al eerder hebt opgeslagen. In de meeste browsers roep je het gewenste menu op via de toetsencombinatie Ctrl+Shift+Delete.

©PXimport

Zorg ervoor dat je browser geen surfgegevens lokaal bewaart en gebruik de privéfunctie.

Beperkte rechten

Op veruit de meeste werkmachines is er sprake van beperkte rechten, omdat werkgevers (dan wel systeembeheerders) graag de controle houden over de pc's. Je kunt dan bijvoorbeeld geen nieuwe software installeren, omdat je baas dat niet wil. Hiervoor is meestal toestemming vereist van de systeembeheerder. Bepaal je liever zelf welke programma's je gebruikt? Ga dan op zoek naar portable versies. Vooral ontwikkelaars van freeware bieden programma's aan die je zonder installatieprocedure kunt gebruiken. Neem maar eens hier een kijkje.

Je downloadt hier onder meer een portable versie van Firefox, Chrome en allerlei spelletjes. Houd er overigens wel rekening mee dat sommige werkgevers ook het gebruik van portable software blokkeren, maar het is in ieder geval het proberen waard. Strenge werkgevers beperken zelfs de toegang tot internet. Ze willen bijvoorbeeld niet dat hun personeel onder werktijd op Facebook, YouTube of NPO Gemist zit en blokkeren om die reden de toegang tot deze websites. De oplossing hiervoor is al eerder in dit artikel aan bod gekomen, namelijk het gebruik van een VPN-server, eventueel op je eigen laptop of een tablet/smartphone. Andere oplossingen om geblokkeerde websites evengoed te bezoeken, zijn het gebruik van het anonimiteitsnetwerk Tor of een proxyserver.

©PXimport

De mobiele versie van de browser Chrome draai je bijvoorbeeld vanaf een usb-stick.

Sociale media

Wanneer je dagelijks op sociale media als Facebook, Instagram en Twitter actief bent, post je misschien wel eens een statusbericht, foto of tweet onder werktijd. Je zorgt er eenvoudig voor dat je baas de inhoud hiervan niet te zien krijgt. Bij veel bedrijven is het immers niet toegestaan om onder werktijd met sociale media bezig te zijn. Allereerst is het belangrijk dat je je baas nooit als online vriend toevoegt aan je contactenlijst. Pas verder ook op met overige collega's, want wie weet komen er anders evengoed privégegevens bij de leidinggevende terecht. Scherm je profiel daarnaast zo veel mogelijk af, zodat de inhoud alleen voor vrienden zichtbaar is. Onder andere Facebook heeft diverse privacy-instellingen.

Klik bovenaan op je profielpagina maar eens op het pictogram met het hangslotje. Je gebruikt deze privacysnelkoppelingen om na te gaan voor wie je statusberichten zichtbaar zijn. Geef zo nodig aan dat je berichten voortaan alleen met vrienden wilt delen. Op Twitter en Instagram is het mogelijk om tweets en foto's af te schermen, waarbij de updates alleen voor goedgekeurde personen toegankelijk zijn.

©PXimport

Je voorkomt eenvoudig dat iedereen persoonlijke statusberichten op Facebook kan zien.

Data vernietigen

Als je weleens privébestanden op de computer bewaart, is het onvoldoende om de data via de standaardfunctie van Windows weg te gooien. De gegevens staan in werkelijkheid nog altijd op de harde schijf. Via gespecialiseerde software is het mogelijk om de bestanden weer terug te halen, waardoor de werkgever in theorie kan zien welke privédata je hebt bewaard. Om te voorkomen dat dit gebeurt, is het noodzakelijk om de gegevens te overschrijven met andere data. Het gratis en bekende tooltje CCleaner heeft hiervoor een handige functie in huis. Via Gereedschap / Gegevenswisser lukt het om de vrije schijfruimte in Windows te overschrijven. Je selecteert het gewenste schijfstation, waarbij je aangeeft hoe vaak je wilt overschrijven. Wil je toch privébestanden permanent op een pc bewaren, kies dan voor een versleutelde map. Dit kan prima met het gratis programma TrueCrypt. Deze freeware is weliswaar al zo'n twee jaar niet meer bijgewerkt, maar functioneert nog altijd uitstekend.

©PXimport

CCleaner is in staat om vrije schijfruimte in Windows maximaal 35 keer te overschrijven.

Whatsappen

Het anonimiseren van WhatsApp is erg eenvoudig. Wanneer je berichten verstuurt en/of ontvangt, is het verstandig om hiervoor niet het wifi-netwerk van je werkgever te gebruiken. In dat geval gaan inkomende en uitgaande berichten langs de monitorsoftware van de IT-afdeling. Beter is om WhatsApp in een zakelijke omgeving via een mobiele internetverbinding te gebruiken. Dat geldt overigens ook voor overige privétaken van je smartphone. Is het mobiele bereik binnen het kantoorpand slecht, waardoor je genoodzaakt bent om het toestel te verbinden met wifi?

Veel VPN-providers bieden tegenwoordig ook een speciale app aan voor iOS- en Android-apparaten. Hiermee lukt het om al het netwerkverkeer van je toestel te versleutelen. Wanneer jouw baas je privénummer weet, is het slim om de privacy-instellingen van WhatsApp even aan te passen. Hij of zij ziet anders namelijk wanneer je voor het laatst de chatdienst hebt gebruikt en of dat tijdens werktijd is gebeurd. Open de privacy-instellingen van deze app en kies bij Laatst gezien voor de optie Niemand. Schakel verder de functie Leesbewijzen uit.

Proxysites

Naast het handmatig instellen van een proxyserver in je browser, kun je er ook voor kiezen om op internet naar kant-en-klare proxyservers te zoeken. Hiermee lukt het om websites te bezoeken die door je werkgever zijn geblokkeerd. Een simpele zoekopdracht in Google geeft je toegang tot diverse aanbieders. Typ het adres dat je wilt bezoeken en gebruik via een omweg Facebook, YouTube of Dumpert. Leuk is dat je ook de website Google Vertalen als proxyserver kunt gebruiken. Typ maar eens een url in het tekstvak en laat de inhoud hiervan naar het Nederlands vertalen. Klik vervolgens op de hyperlink om de website te openen.

©PXimport

Google Vertalen is eigenlijk een veredelde webgebaseerde proxyserver.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).