Wanneer je met de auto naar een bestemming rijdt, volg je een reeks verkeersregels: je rijdt rechts, laat voetgangers oversteken, stopt voor een rood licht en gebruikt je richtingaanwijzers. Ook bij dataverkeer via een netwerk of internet zijn er regels en afspraken nodig om het verkeer veilig en goed te laten verlopen. Deze verkeersregels heten netwerkprotocollen.

Wat zijn netwerkprotocollen?

Netwerkprotocollen vormen de basis van datacommunicatie tussen computers en andere apparaten. Ze spelen een rol bij vrijwel elke online activiteit, van browsen en e-mailen tot streamen en bestanden delen.

Het gaat om een set van regels en procedures die precies bepalen hoe gegevens worden verzonden, ontvangen en verwerkt. Ze zorgen ervoor dat verschillende systemen, vaak met diverse hardware en software, probleemloos met elkaar kunnen communiceren.

OSI-lagenmodel

Netwerkverkeer is vrij complex. Voor een beter begrip wordt het communicatieproces vaak in lagen opgedeeld, zoals in het bekende OSI-model (Open Systems Interconnection). Zie dit als een conceptueel raamwerk, gezien deze lagen niet als fysieke of strikt gescheiden netwerkcomponenten bestaan.

Tijdens het verzenden worden deze lagen van boven naar beneden doorlopen. Je applicatie genereert de data en bepaalt welk protocol nodig is, zoals HTTPS voor webverkeer. De data worden eventueel versleuteld, gecomprimeerd of omgezet naar een geschikt formaat. Vervolgens start een sessie tussen de applicaties bij de verzender en de ontvanger. De datastroom wordt opgedeeld in zogeheten segmenten (of datagrammen), eventueel met foutcorrectie. Elk deel wordt nu in een datapakketje gestopt en krijgt een IP-adres om de bestemming aan te geven, zodat de router weet waar het verkeer naartoe gestuurd moet worden. Dit pakket wordt ingekapseld in een frame met het unieke MAC-adres van een netwerkkaart voor een fysieke transfer binnen hetzelfde netwerk. Deze frames worden ten slotte omgezet in elektrische, optische of radiogolfsignalen die over een fysiek (of draadloos) medium worden verstuurd.

Bij ontvangst worden de lagen van het OSI-model in omgekeerde volgorde, van beneden naar boven, doorlopen. Elke laag haalt de header-informatie van de vorige laag weg, verwerkt de relevante gegevens en geeft deze door aan de volgende laag.

Het bekende – uit zeven lagen bestaande – OSI-model, ontwikkeld door ISO (International Organization for Standardization).

TCP/IP

Zelfs wie nauwelijks met netwerken bezig is, heeft waarschijnlijk weleens van TCP/IP gehoord. Dit zijn eigenlijk twee netwerkprotocollen, elk uit een andere OSI-laag. Om te begrijpen waarom dit duo zo vaak wordt genoemd, moeten we meer dan veertig jaar terug in de tijd.

TCP en IP werden namelijk ontwikkeld voor ARPANet, de voorloper van het internet. Door het grote succes werd TCP/IP al snel de standaard voor netwerkcommunicatie tussen uiteenlopende systemen wereldwijd. Deze protocollen waren bovendien gebaseerd op open en publiek toegankelijke specificaties, zodat iedereen ze zonder licentiekosten kon gebruiken.

TCP (Transmission Control Protocol) biedt, dankzij een ingebouwde foutcorrectie, betrouwbare levering van data, wat belangrijk is voor applicaties als browsen en e-mailen. IP (Internet Protocol) dan weer zorgt voor het adresseren en routeren van datapakketten over verschillende netwerken.

TCP/IP is bovendien flexibel: het kan op verschillende soorten netwerken worden gebruikt, zoals ethernet en wifi, en kan worden geschaald van kleine thuisnetwerken tot het mondiale internet.

TCP/IP werd al snel de standaard netwerkprotocolstack van ARPANet en (dus) van internet.

Andere protocollen

Wanneer men over TCP/IP spreekt, bedoelt men meestal niet alleen de protocollen TCP en IP, maar de hele protocolsuite, inclusief andere netwerkprotocollen. Er zijn er honderden, maar hier beperken we ons tot een korte voorstelling van een aantal bekende protocollen.

Eerst bekijken we enkele protocollen binnen de OSI-lagen applicatie, presentatie en sessie (of de applicatielaag binnen het wat oudere en eenvoudiger TCP/IP-model). Vervolgens kijken we naar protocollen op het niveau van transport en netwerk. Protocollen op de hogere lagen zijn meestal goed herkenbaar voor gebruikers en hebben ook duidelijke en tastbare toepassingen. De protocollen op de onderste twee lagen gaan meer over de fysieke dataoverdracht op het niveau van de netwerkinterface, en zijn derhalve complexer en technischer.

De term TCP/IP verwijst vaak naar de volledige netwerkprotocolsuite.

HTTP

Een van de meest gebruikte netwerkprotocollen op applicatieniveau is HTTP (HyperText Transfer Protocol). Het haalt webpagina’s op van een server naar een client, zoals een browser.

Om snel een idee te krijgen van welke informatie tijdens dit verkeer tussen je browser en de webserver wordt uitgewisseld, druk je in Chrome of Edge op F12 en houd je het tabblad Netwerk geopend.

De laatste jaren wint vooral HTTPS aan populariteit. De S staat voor secure, want HTTPS voegt een beveiligingslaag toe door de datatransfer tussen browser en server te versleutelen met behulp van SSL/TLS-certificaten. Hierdoor kunnen data onderweg niet worden onderschept of gemanipuleerd. Zo’n certificaat bevat informatie over de identiteit van de website, evenals de openbare sleutel die voor de encryptie wordt gebruikt.

Achter de schermen van een browser-webserverconnectie.

DNS-FTP

Een gelijkaardige vraag naar meer beveiliging kwam er ook voor DNS (Domain Name System). Het DNS stuurt standaard alle aanvragen voor het opzoeken van het IP-adres van een domeinnaam (wat je invoert op de adresregel van je browser) onversleuteld door naar een DNS-server, zoals die van je provider. Inmiddels zijn er veiligere alternatieven, zoals DoT (DNS over TLS), maar vooral DoH (DNS over HTTPS).

De meeste moderne browsers en ook Windows ondersteunen DoH. In Chrome bijvoorbeeld stel je dit in bij Instellingen / Privacy en beveiliging / Beveiliging, bij Beveiligde DNS gebruiken. In de afbeelding zie je de IP-adressen van de bekendste publieke DoH-servers.

De meeste browsers, waaronder Chrome, ondersteunen beveiligde DNS.

FTP (File Transfer Protocol) wordt gebruikt voor het overzetten van bestanden tussen computers in een netwerk. FTP verzendt gegevens, inclusief wachtwoorden, in platte tekst. Daarom zijn de veiligere, alternatieve protocollen als SFTP en FTPS populairder. SFTP gebruikt SSH (Secure Shell, met zowel een private als een publieke sleutel) of wachtwoordauthenticatie, waarna de data worden versleuteld. FTPS gebruikt, net als HTTPS, een (desnoods zelf-ondertekend) SSL/TLS-certificaat. Het gratis FileZilla bijvoorbeeld ondersteunt zowel SFTP als FTPS.

Dit zijn de bekendste publieke DoH-servers met bijbehorende IP-adressen.

Transport en netwerk

Over TCP en IP hebben we het al gehad, maar een ander veelgebruikt protocol binnen de transportlaag is UDP (User Datagram Protocol). In tegenstelling tot TCP, dat eerst een sessie opzet en onderhoudt, de volgorde van datapakketten controleert en indien nodig foutcorrectie toepast, werkt UDP zonder verbindingsbeheer of foutcorrectie. Het wordt vooral gebruikt voor toepassingen waarbij snelheid belangrijker is dan betrouwbaarheid, zoals bij gaming en mediastreaming. Een foutje in een video is immers minder erg dan in een databestand. Doordat er minder overhead is, is UDP sneller.

ICMP (Internet Control Message Protocol) is misschien minder bekend, maar waarschijnlijk gebruik je het zo nu en dan zelfs zelf. Het wordt namelijk vooral ingezet voor diagnostische doeleinden binnen netwerkverbindingen, bijvoorbeeld om te controleren of een specifiek netwerkapparaat bereikbaar is. Bekende commando’s die hiervan gebruikmaken zijn onder meer ping en tracert. Open maar eens de Opdrachtprompt en voer de volgende commando’s uit:

(controleert of de DNS/DoH-server van Cloudflare bereikbaar is)

(geeft de netwerkpunten aan tussen je eigen apparaat en de webserver van www.id.nl).

Onder meer ping en tracert gebruiken het ICMP-protocol.

Netwerkanalyse

Voor een grondiger inzicht in de protocollen die door je netwerkadapter(s) worden gebruikt, kun je een protocol-analyzer inzetten. Dit kan complex zijn, maar een relatief eenvoudige tool is het gratis SmartSniff (er is ook een Nederlands taalbestand), dat zowel tcp- als udp-verkeer kan monitoren.

Voor meer functionaliteit, met een diepgaande inspectie van honderden protocollen, gebruik je het gratis, opensource Wireshark (voor Windows, macOS en Linux). Installeer de tool met de standaardinstellingen en inclusief Npcap, want dit is nodig om de netwerkpakketten te onderscheppen en analyseren. Start de tool op en dubbelklik op je actieve netwerkadapter. Het actuele netwerkverkeer wordt meteen afgevangen tot je het proces beëindigt met de rode stopknop.

Standaard geeft Wireshark de pakketten in drie panelen weer: bovenaan de pakketlijst, met een chronologische opsomming van elk pakket, inclusief tijdstempel, bron- en bestemmingsadres en het protocol. Daaronder het pakketinformatiepaneel, met gedetailleerde informatie over het geselecteerde pakket. En helemaal onderaan het bytespaneel, met de ruwe data van het pakket in hexadecimaal- en ASCII-formaat. Er zijn opname- en weergavefilters beschikbaar, zoals tcp en http, om alleen TCP- of HTTP-verkeer te tonen.

Wireshark is een uiterst krachtige netwerkprotocol-analyzer die een grondige inspectie toelaat.

Netwerkdetectie

Het eveneens gratis Advanced IP Scanner heeft een geheel andere functie. Deze tool detecteert apparaten met een IP-adres in je lokale netwerk. Het werkt eenvoudig: start de applicatie, vul het gewenste netwerkbereik in (bijvoorbeeld 192.168.0.1-254) en klik op Starten. Na afloop verschijnen alle gedetecteerde apparaten in het venster, met hun IP- en MAC-adres (het unieke fysieke adres van elke netwerkadapter). Wanneer je een item openvouwt, kunnen onder meer de bijbehorende gedeelde mappen en enkele services verschijnen. Vanuit het contextmenu, bij Instrumenten, kun je direct verbinding maken met het apparaat via protocollen als HTTP(S), FTP, SSH en RDP.

De tool gebruikt diverse netwerkprotocollen om de apparaten te vinden, zoals ARP (om MAC-adressen te vinden – voer maar eens het commando arp -a uit op de Opdrachtprompt), ICMP (om via pings te controleren of een apparaat reageert) en NetBIOS (voor extra informatie, zoals computernamen en gedeelde bronnen).

Geavanceerdere netwerkscanners, zoals PRTG Network Monitor (gratis versie is beperkt tot 100 sensoren/onderdelen die je wilt monitoren), gebruiken ook het SNMP-protocol (Simple Network Management Protocol) voor uitgebreidere informatie, mits je netwerkapparaten zoals servers, printers, routers en switches dit ondersteunen. Ondanks de ‘simple’ in SNMP blijkt dit protocol in de praktijk vaak aardig complex.

Een snelle scan geeft de aangesloten netwerkapparaten, met hun IP- en MAC-adressen, prijs.

Netwerkmonitoring

GlassWire begint eigenlijk waar Advanced IP Scanner ophoudt. Met dit programma kun je apparaten op het lokale netwerk detecteren en identificeren, en bovendien bevat het allerlei monitoring- en beveiligingsfuncties. GlassWire geeft een realtime overzicht van het netwerkverkeer, inclusief gegevens over welke processen verbinding maken met het internet. Je kunt tevens het actuele en historische bandbreedtegebruik per applicatie en netwerkadapter volgen. De applicatie integreert zich ook in Windows Firewall, zodat je eenvoudig applicaties kunt blokkeren. Daarnaast ontvang je beveiligingswaarschuwingen bij verdachte activiteiten, nieuwe netwerkverbindingen of wijzigingen in netwerkconfiguraties. GlassWire bedient zich hiervoor van diverse netwerkprotocollen, waaronder HTTP(S), DNS, NetBIOS, ICMP en ARP.

Nadat je het programma opgestart hebt, verschijnt in het hoofdvenster een grafiek met het actuele netwerkverkeer. Je kunt de tijdsperiode uitbreiden tot één maand. Klik op de grafiek om deze te pauzeren en om de achterliggende processen te zien. Voor meer details klik je op een procesnaam. Via Traffic Monitor bovenaan kun je het dataverbruik filteren op onder meer applicaties en verkeerstype (netwerkprotocollen). Selecteer hiervoor Usage of Traffic, waarbij je kunt kiezen of je al het verkeer, alleen het LAN- of WAN-verkeer, en binnenkomend of uitgaand verkeer wilt zien.

Het netwerkverkeer uitgesplitst op verkeerstype, alias netwerkprotocol.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).