De film- en muziekindustrie krijgt usenet steeds meer in het vizier. Zo is het de afgelopen maanden zeer lastig om de laatste afleveringen van populaire series en bepaalde speelfilms te vinden. Als je de juiste trucjes toepast, vind je op usenet alsnog de gewenste mediabestanden.

Als je usenet gebruikt, heb je vast gemerkt dat het aantal downloadfouten de afgelopen maanden flink is toegenomen. De reden hiervoor is dat usenetproviders veel bekende series en speelfilms op verzoek van rechthebbenden verwijderen. Deze internetbedrijven hanteren namelijk een DMCA-beleid. Dat is Amerikaanse regelgeving die rechthebbenden de mogelijkheid geeft om aanbieders van nieuwsservers te dwingen auteursrechtelijk beschermde mediabestanden te verwijderen.

Dit gebeurt via een zogeheten notice & takedown-verzoek. Geeft een usenetprovider geen gehoor aan een dergelijk verzoek, dan wordt de eigenaar mogelijk aansprakelijk gesteld voor de financiële schade. Logischerwijs willen usenetproviders miljoenenclaims vermijden, waardoor ze notice & takedown-verzoeken vlot (vaak geautomatiseerd) afhandelen.

Het gevolg is dat bekende series als Fringe, Arrow, Homeland en The Walking Dead niet meer zo gemakkelijk te downloaden zijn. Ook sommige speelfilms worden vrijwel meteen verwijderd, bijvoorbeeld The Dark Knight Rises en The Expendables 2.

Usenetproviders die hun kantoor en/of nieuwsserver hebben ondergebracht in de Verenigde Staten, zijn genoodzaakt om de DMCA-regels te volgen. Maar ook Nederlandse usenetproviders dienen zich sinds 2008 te houden aan de gedragscode Notice and Takedown (NTD). In de praktijk accepteren nagenoeg alle usenetproviders notice & takedown-verzoeken, waardoor het weinig zin heeft om te wisselen van nieuwsserver.

©PXimport

Het is tegenwoordig niet meer zo eenvoudig om nieuwe afleveringen van populaire Amerikaanse series te downloaden.

01 Automatische verzoeken

Het lijkt erop dat rechthebbenden het populaire usenetprogramma Spotnet als bron gebruiken om notice & takedown-verzoeken te genereren. Hierbij controleren ze naar welke data op usenet de nzb-bestanden verwijzen, waarna de juiste informatie aan de usenetproviders wordt doorgegeven. Verder speuren rechthebbenden nzb-zoekmachines (bijvoorbeeld NZBIndex) af op zoek naar bestandsnamen waarin de titel van de betreffende serie of film voorkomt. Overigens is laatstgenoemde methode niet erg zinvol, want veel spots worden momenteel onder vreemde bestandsnamen gepost.

Omdat het identificatieproces automatisch gebeurt via verschillende scripts, is het voor rechthebbenden een koud kunstje om op grote schaal verzoeken te genereren en tegelijk naar verschillende usenetproviders te verzenden. Een aflevering van een serie staat hierdoor hooguit een dag op usenet. Soms verwijdert de nieuwsserver content al na enkele minuten.

Hoewel deze ontwikkeling een flinke klap bekent voor usenetgebruikers, is het einde van dit populaire downloadnetwerk nog niet in zicht. Spotters proberen momenteel namelijk allerlei manieren uit om series en films zo onopvallend mogelijk op usenet te plaatsen. Wanneer rechthebbenden de content niet ontdekken en dus geen notice & takedown-verzoek indienen, download je alsnog probleemloos Amerikaanse series en speelfilms. In deze basiscursus passeren diverse alternatieve methoden de revue, zodat je de gewenste bestanden alsnog soepel van usenet plukt.

©PXimport

Veel usenetproviders bieden op hun website een speciaal formulier aan waarmee rechthebbenden notice & takedown-verzoeken kunnen indienen.

Nzb-bestanden

Een muziek- of filmbestand op usenet bestaat uit een heleboel kleine deeltjes die elk een zogeheten Message-ID bevatten. Je downloadt alle benodigde deeltjes via een nzb-bestand. Hierin staan namelijk verwijzingen naar alle Message-ID's van bijvoorbeeld een film, serie of muziekalbum. Jouw downloadprogramma weet dankzij het nzb-bestand precies welke data het moet ophalen vanaf usenet. Spotnet, GrabIt, SABnzbd of andere geschikte usenet-freeware voegt de deeltjes vervolgens samen, waarna er op je pc een afspeelbaar mediabestand beschikbaar is.

Er zijn verschillende plekken waar je nzb-bestanden kunt vinden. Spotnet is verreweg de bekendste verzamelplaats. Daarnaast doe je een beroep op het programma NZBEE, www.nzbserver.com of diverse fora om nzb'tjes van leuke films en muziek te vinden.

02 Versleutelde weblinks

Ondanks de veelvuldige notice & takedown-verzoeken kan je Spotnet nog altijd gebruiken om series en films op te sporen. Normaliter is er in het programma een downloadknop aanwezig. Zodra je daarop klikt, haalt Spotnet op de achtergrond een nzb-bestand op en importeert het dit bestand in SABnzbd. Zoals je misschien wel weet, is SABnzbd een bekende tool om bestanden vanaf usenet te downloaden.

Spotters van series en sommige films proberen tegenwoordig de DMCA-scripts van rechthebbenden op het verkeerde been te zetten door het nzb-bestand via een omweg aan te bieden. Je ziet daarom tegenwoordig in Spotnet vaak een versleutelde weblink naar een nzb-bestand staan. Zodra je op deze url klikt, bewaar je het nzb-bestand op de pc. Je downloadt vervolgens met een geschikt programma de mediabestanden, bijvoorbeeld met SABnzbd of GrabIt.

Zoek in Spotnet maar eens een recente aflevering van een bekende Amerikaanse serie op, zoals The Following of Spartacus. In plaats van de downloadknop (dit is een dummy) klik je op de versleutelde url die in de spotinformatie genoemd wordt. Via het vierkantje bewaar je het nzb-bestand op je computer.

©PXimport

Rechthebbenden hebben momenteel moeite om versleutelde nzb-links en de bijbehorende data op usenet te identificeren.

03 Downloaden

Hoewel je nu een nzb-bestand hebt opgeslagen, staat de gewenste aflevering nog niet op je pc. In Spotnet is de downloadknop bij veel series tenslotte niet meer bruikbaar, waardoor je op een andere manier mediabestanden binnenhaalt. SABnzbd is een mooi downloadprogramma dat je hiervoor kunt gebruiken.

©PXimport

Als je nzb-bestanden koppelt aan SABnzbd, download je heel gemakkelijk gecamoufleerde bestanden vanaf usenet.

Surf naar www.sabnzbd.org om het programma te downloaden. Er zijn versies voor Windows, Mac OS X en Linux beschikbaar. In de installatiewizard zet je een vinkje voor de optie NZB bestanden koppelen aan SABnzbd. Als je het programma opstart, opent de gebruikersinterface in je browser. Kies de Nederlandse taal en vul de instellingen van je nieuwsserver in, zoals de servernaam, het poortnummer en de inloggegevens. Geef ook aan of je via een SSL-verbinding wilt downloaden.

Klik op Test Server om te controleren of SABnzbd verbinding maakt met de nieuwsserver. Aan de overige instellingen van de configuratiewizard hoef je niets te veranderen. Dubbelklik op het bewaarde nzb-bestand om het downloadproces te starten. Vanuit Spotnet open je voortaan versleutelde url's van nzb'tjes rechtstreeks in SABnzbd.

©PXimport

SABnzbd is een betrouwbaar usenetprogramma waarin je eenvoudig losse nzb'tjes importeert.

The Morganelli Group

Rechthebbenden verzenden de notice & takedown-verzoeken doorgaans niet zelf. In plaats daarvan huren ze hiervoor een gespecialiseerd bedrijf in. We vernamen van een Nederlandse usenetprovider dat The Morganelli Group veel rechthebbenden vertegenwoordigt die ook bij Stichting BREIN zijn aangesloten. Dit bedrijf identificeert auteursrechtelijk beschermde bestanden op usenet en verstuurt vervolgens via een automatisch proces notice & takedown-verzoeken naar aanbieders van nieuwsservers.

04 Spotnet Improver Local

Ben je erg gewend aan de downloadknop in Spotnet en druk je daar eigenlijk altijd blind op? Je loopt dan waarschijnlijk regelmatig tegen fake-bestanden aan, omdat je de versleutelde nzb-links op die manier misloopt.

Met Spotnet Improver Local voorkom je dergelijke misverstanden. Dit tooltje koppelt versleutelde nzb-links aan de downloadknop, zodat je het nzb-bestand alsnog kunt opslaan. Je gebruikt vervolgens SABnzbd of een ander downloadprogramma om het nzb-bestand te importeren.

Open Spotnet, zoek met de zoekfunctie naar Improver Local en download de nieuwste versie van Spotnet Improver Local. Zorg ervoor dat Spotnet volledig is afgesloten. Dubbelklik op setup.exe en neem alle stappen van de installatiewizard door. Na afloop start automatisch het configuratievenster op. De uitbreiding voegt namelijk nog meer functies toe aan het downloadprogramma. Naar eigen inzicht pas je de instellingen hiervan aan. Ben je daar niet in geïnteresseerd, dan klik je meteen op OK.

©PXimport

Download Spotnet Improver Local en volg de installatie-instructies.

Vervolgens verschijnt er een aanbeveling in beeld om SpotTrailer te installeren. Met dit hulpmiddel bekijk je eventueel trailers van films en series in Spotnet. Maak een keuze en sluit de wizard af. Je opent het programma voortaan via de snelkoppeling Spotnet IL. Zoek een spot met een versleutelde nzb-link en klik rechtsboven op de downloadknop. Je slaat het nzb-bestand op of je opent het rechtstreeks met een geschikt downloadprogramma.

©PXimport

Spotnet Improver Local koppelt versleutelde nzb-links aan de downloadknop.

05 NZB Magic

Hoewel spotters van bekende televisieseries tegenwoordig versleutelde nzb-links gebruiken, werden nzb'tjes van DMCA-gevoelige bestanden voorheen gecamoufleerd met een code. Als je oude afleveringen van series wilt downloaden, heb je hiervoor de uitbreiding NZB Magic nodig. In de spot staat in dat geval duidelijk vermeld dat dit tooltje vereist is om de serie te downloaden.

Open Spotnet en download de laatste versie van NZB Magic (http://ct.link.ctw.nl/nma) voor Windows of Mac OS X. Sluit het downloadprogramma daarna af. Overigens zijn er via Google ook diverse andere downloadplekken te vinden waarvan je het tooltje ophaalt.

Voer via Setup.exe de installatie uit. Open in Spotnet een spot waarvoor je NZB Magic nodig hebt. Zoek bij de spotinformatie naar de juiste url en klik daarop. Klik nu op het vierkantje. NZB Magic opent automatisch op je scherm. Als je Mac OS X in combinatie met SpotLite gebruikt, moet je de juiste code vanuit Spotnet handmatig naar het invoerveld van NZB Magic kopiëren.

Zodra je klikt op NZB Uitvoeren, download je de bestanden rechtstreeks met Spotnet. Je hebt dus geen apart usenetprogramma nodig. Overigens geldt dat alleen voor Windows-gebruikers, want Mac OS X vereist wel een apart usenetprogramma.

©PXimport

NZB Magic haalt nzb-bestanden op via een aparte code.

Legaal downloaden

Het gebruik van usenet is volkomen legaal, mits je je aan de regels houdt. Van films, series en muziekalbums mag je een kopie voor eigen gebruik maken, zodat je dergelijke bestanden zonder juridische gevolgen downloadt met Spotnet of SABnzbd. Software en games mag je niet zomaar downloaden zonder toestemming van de rechthebbende. Bovendien is het verboden om auteursrechtelijk beschermde bestanden openbaar te maken. Zorg dus dat je zelf geen spots aanmeldt in Spotnet of op een andere manier bestanden met copyright verspreidt.

06 Automatisch downloaden

Na een notice & takedown-verzoek worden de mediabestanden niet meteen vanaf usenet verwijderd. Daar zit namelijk een bepaalde tijd tussen. Dat kan een halfuurtje zijn, maar soms ook een hele dag. Het ligt er maar net aan hoe snel jouw usenetprovider de verzoeken afhandelt. Wanneer de gewenste bestanden op usenet staan, is het daarom slim om ze zo spoedig mogelijk te downloaden. Anders heb je kans dat je usenetprovider de bestanden al heeft weggehaald.

Het is natuurlijk onmogelijk om voortdurend in de gaten te houden welke series er op usenet verschijnen. Laat daarom Sick Beard dit werk voor je doen. Dit slimme hulpprogramma controleert continu of de gewenste afleveringen op usenet staan. Is dat het geval, dan geeft Sick Beard een seintje aan SABnzbd om de data binnen te slurpen.

Download het programma van www.sickbeard.com. Zodra je dubbelklikt op SickBeard.exe, opent de gebruikersinterface in je browser. Een installatie is dus niet nodig. Overigens bestaat er ook een soortgelijk alternatief voor films, namelijk CouchPotato (www.couchpota.to). Omdat films minder last hebben van notice & takedown-verzoeken dan series, gaan we hier in deze basiscursus niet op in.

07 Instellingen

Klik in Sick Beard op Config / Search Settings en bepaal bij Search Frequency na hoeveel minuten Sick Beard telkens moet controleren op nieuwe afleveringen. Kies hier een lage waarde, bijvoorbeeld 15 minuten. Stel ook de retentie van je nieuwsserver in. Bevestig daarna met Save Changes. Selecteer verder achter NZB Method de optie SABnzbd. Je laat beide programma's met elkaar communiceren via een api-sleutel. Je vindt deze sleutel door in SABnzbd naar Instellen / Algemeen te navigeren. Geef ook aan via welke url het downloadprogramma bereikbaar is. Controleer met Test SABnzbd of de communicatie soepel verloopt, waarna je bevestigt met Save Changes.

Open het onderdeel Search Providers en geef aan op welke nzb-zoekmachines Sick Beard moet zoeken om series te vinden. De zoekmachines Sick Beard Index en Womble's Index gebruik je zonder allerlei extra instellingen op te geven. Bevestig weer met Save Changes.

©PXimport

Sick Beard werkt samen met nzb-zoekmachines om snel series op usenet te vinden.

Je hoeft nu alleen nog maar series toe te voegen die je wilt volgen. Ga hiervoor naar Home / Add Shows / Add New Show. Zoek op de naam van de serie en neem de resterende stappen nauwkeurig door om Sick Beard naar eigen wens af te stellen. Na afloop leun je lekker achterover en wacht je totdat de afleveringen op je pc terechtkomen.

©PXimport

Als Sick Beard nieuwe afleveringen op nzb-zoekmachines ontdekt, wordt SABnzbd direct aan het werk gezet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).