Steeds meer mensen streamen live video’s op Facebook. De meeste mensen zetten gewoon hun telefooncamera aan en gaan van start, maar soms zien je ook een video voorbijkomen die oogt alsof er een compleet productieteam achter zit. In werkelijkheid maken deze mensen vaak gebruik van OBS, een gratis programma waarmee je eenvoudig kunt livestreamen, op Facebook en andere platformen.

Tip 01: Wat is OBS?

OBS staat voor Open Broadcasting System. Het is een opensource-programma, dat bedoeld is als gratis alternatief voor de peperdure software die je normaliter nodig hebt om professioneel te kunnen streamen. Bij gratis denken we al dat het minder krachtig of minder professioneel is, maar dat is absoluut niet het geval. Denk aan GIMP, het opensource-alternatief voor Photoshop, waarvoor je ook geen cent betaalt, maar dat bijna net zo veelzijdig is als de betaalde software van Adobe (zij het dat de interface wel wat te wensen overlaat). OBS is beschikbaar voor diverse platformen, waaronder Windows en macOS. Je kunt er video’s mee te streamen naar de meest populaire platformen, zoals YouTube, Facebook, Twitch enzovoort. In dit artikel richten we op ons het streamen van video’s via Facebook Live met behulp van OBS.

©PXimport

Tip 02: Waarom OBS?

Facebook heeft het livestreamen van video’s via de smartphone kinderlijk eenvoudig gemaakt. Waarom zou je het dan ingewikkelder maken met een programma als OBS? Daar zijn verschillende redenen voor, waarvan de stabiliteit van de draadloze verbinding er eentje is (zie tip 12). Een andere reden is dat OBS het mogelijk maakt om veel meer dan één videobron te gebruiken. Denk aan de programma’s die je op televisie ziet, waarbij ze een praatje houden en vervolgens overschakelen naar een vooraf opgenomen video. Dat is met een live video via je smartphone niet mogelijk. OBS maakt het mogelijk om vrijwel alle inhoud van je computer, van webcam tot programmavensters, onderdeel te maken van je live video. Je kunt daarnaast ook vooraf opgenomen video’s toevoegen, zodat je daarnaar kunt overschakelen tijdens je video. Die video’s lenen zich ook uitstekend voor het uitzenden van een leader als intro voordat de echte video begint. Zo maak je het allemaal een stuk professioneler, terwijl het je geen cent kost.

©PXimport

Tip 03: Benodigdheden

Voordat je aan de slag kunt met het livestreamen van video’s met behulp van deze software, is het belangrijk om te zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt. Ten eerste heb je natuurlijk de software zelf nodig, deze download je gratis via www.obsproject.com. Als je video’s wilt maken waarin je zelf te zien bent, dan heb je ook een videobron nodig, waarbij een webcam de goedkoopste oplossing is. Dat hoeft geen hypermoderne webcam te zijn. Als je nog een webcam in je kast hebt liggen, werkt die ook gewoon, al hebben oudere webcams natuurlijk wel een lagere resolutie. Optioneel kun je ook kiezen voor een externe microfoon. Ook dit hoeft geen peperduur apparaat te zijn. OBS is ontwikkeld om je geld te besparen, niet om je op kosten te jagen. Tot slot heb je een Facebook-pagina en een streamingsleutel van Facebook nodig. Wat dit precies is leggen we je uit in tip 9. Streamen via OBS op een persoonlijk profiel kan in principe ook, maar is een stuk ingewikkelder en we achten de kans kleiner dat iemand die geen Facebook-pagina heeft, zeer professionele video’s wil gaan uitzenden.

©PXimport

Tip 04: Interface

Wanneer je OBS hebt gedownload en gestart, krijg je een interface te zien vol met opties en knoppen. Schrik daar niet van, het lijkt heel veel, maar de interface is echt heel eenvoudig en een deel van de opties zul je nooit gebruiken. Je ziet twee grote zwarte vlakken in beeld. Dit zijn de monitors waarop je kunt zien wat je gaat uitzenden. Het vlak aan de linkerkant is de omgeving waarin je alles voorbereidt. Wat je hier ook toont, het zal niet te zien zijn in je live video. De inhoud die (straks) wordt weergegeven in het zwarte vlak aan de rechterkant, is de inhoud die daadwerkelijk wordt getoond in je live video. Met de knop Overgang in het midden van deze twee vlakken, zorgt ervoor dat je de inhoud van het linkervenster, naar het rechtervenster stuurt, oftewel, zodra je hierop drukt zeg je: ik wil uitzenden wat ik hier in het linkervenster heb gemaakt. Vervolgens zie je onderin nog een aantal deelvensters met koppen, die we in de tips hierna gaan behandelen.

©PXimport

Tip 05: Bronnen en scenes

In OBS maken we onderscheid tussen scènes en bronnen. De makkelijkste manier om dit uit te leggen is door het programma te vergelijken met een boek, waarin scénes de hoofdstukken zijn en bronnen de pagina’s in dat hoofdstuk. Een project heeft altijd ten minste één scène (anders kun je nergens in werken). Binnen die scène kun je bronnen aanmaken. Een bron is simpelweg iets wat getoond kan worden. Zo kan je webcam een bron zijn, evenals een videobestand, een mp3 enzovoort. Bronnen voeg je toe via het plusteken onderin, waarbij het belangrijk is om te weten dat ze gestapeld zijn. Oftewel: wanneer je twee afbeeldingen instelt als bron, dan kan het zijn dat de bovenste afbeelding de afbeelding daaronder volledig bedekt, waardoor deze niet zichtbaar is. Je kunt bronnen schalen en verplaatsen, oftewel, je kunt dus ook drie plaatjes inladen en deze naast elkaar slepen om ze naast elkaar weer te geven. Je kunt bronnen dus stapelen en ordenen zoals je wilt. Wanneer je ineens compleet iets anders wilt tonen, dan gebruik je daarvoor een andere scène. Zo kun je dus heel eenvoudig scènes bouwen vol interessante inhoud, waartussen je met een muisklik kunt schakelen.

©PXimport

Tip 06: Webcam toevoegen

Een live video kan uit allerlei dingen bestaan, maar meestal zul je iets willen vertellen. In dat geval zul je een webcam moeten toevoegen. We gaan er in dit artikel van uit dat de webcam al is geïnstalleerd op je computer en werkend is (zo niet, dan moet je dat eerst doen). Om deze webcam toe te voegen, klik je eerst op de scène waarin je de webcam wilt gebruiken. Vervolgens klik je op het plusteken onder het kopje Bronnen en selecteer je Video opname-apparaat. Geef de bron een naam en klik op OK. Er verschijnt een venster waarin je webcam hoogstwaarschijnlijk al geselecteerd staat. Heb je meerdere videobronnen, selecteer dan in dit geval de bron die je wilt gebruiken. Maak je niet druk om alle instellingen, deze staan doorgaans prima. Klik op OK. Je webcam is nu toegevoegd als bron. Eventueel kun je ook iets anders toevoegen, zoals een introvideo of een afbeelding die je wilt tonen voordat je daadwerkelijk overschakelt op de livefeed.

©PXimport

Tip 07: Overgangen

De video die je zojuist hebt toegevoegd, heeft mogelijk niet het juiste formaat. Dat is geen probleem, je kunt deze eenvoudig verplaatsen en schalen naar het juiste formaat. De inhoud van dit beeld zul je, zoals omschreven, alleen in het linkervenster zien. Pas als je klikt op Overgang zal deze naar je livefeed worden gezet. Klik er maar eens op, dit kan nu nog geen kwaad, want we hebben nog geen streamsleutel ingevuld. Je ziet je bron ook aan de rechterkant verschijnen, met een overgangseffect. Standaard is dit het effect Vervagen. Onder het kopje Scène-overgangen rechts onderin kun je aangeven welke overgangen je wilt gebruiken (met het plusteken voeg je nieuwe toe) en hoelang deze overgangen duren. Zo heb je dus volledige controle over hoe het ene beeld overgaat in het andere en dat maakt je video direct een stuk professioneler.

©PXimport

Tip 08: Instellingen

Nu je de basis weet met betrekking tot de interface, scènes, overgangen en bronnen, gaan we OBS vertellen op wat voor platform we precies willen streamen en hoe. Dit doen we via de knop Instellingen rechtsonder. Wanneer je hierop klikt, kom je in een zeer uitgebreid menu terecht en wederom willen we benadrukken: schrik hier niet van. Negeer de opties die we hier niet bespreken, je zult ze waarschijnlijk niet gebruiken. Klik op het tabblad Stream aan de linkerkant en selecteer Facebook Live in het uitklapmenu. Je ziet hier ook alle andere opties. Het voordeel van dit voorkeuzemenu, is dat de instellingen voor de geselecteerde dienst direct goed zijn ingesteld, je hoeft verder zelf geen waarden in te vullen bij server, enzovoort. In dit menu zie je ook een optie, genaamd Stream key. Deze sleutel heeft OBS nodig om te communiceren met je Facebookpagina, zodat er een connectie kan worden gemaakt tussen je live video en OBS. Die sleutel vraag je aan via Facebook zelf en dit bespreken we in de volgende tip.

©PXimport

Tip 09: Streamsleutel pagina

Een streamsleutel aanvragen lijkt heel ingewikkeld, maar is vrij eenvoudig als je wederom alle mogelijkheden negeert en alleen kijkt naar de opties die we hier bespreken. Open Facebook op je pc en navigeer naar de pagina waarop je de live video wilt gaan uitzenden. Klik op de knop Live in het veld waarin je een nieuw bericht kunt maken en op Verbinden bovenin. Typ de tekst die je bij je live video wilt plaatsen en voeg een titel toe. In het linkergedeelte zie je onderin het kopje Streamsleutel met daarin een sleutel en een knop Kopiëren. Klik op deze knop en plak de sleutel in het veld Stream key in OBS. In Facebook klik je onderin op Plannen om aan te geven wanneer je wilt starten met uitzenden (het voordeel hiervan is dat je een video lang van tevoren kunt aankondigen, zonder dat je direct live bent). Er wordt een bericht op je pagina geplaatst waarin je live video wordt aangekondigd, maar de video zelf is nog niet te zien.

©PXimport

Tip 10: Streamen!

Je bent klaar om te starten. Je kunt op dit moment nog rommelen wat je wilt, er zal op Facebook niets te zien zijn, zélfs niet als de video is gestart. Het is tijd om je video voor te bereiden. Maak scènes aan met alle onderdelen die je in je video wilt tonen. Denk dus aan afbeeldingen die je voorbij wilt laten komen, video’s die je wilt tonen, eventueel een intro … je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. Oefen met het ‘regisseren’ van je video. Kijk hoe het programma reageert wanneer je op scènes klikt, bronnen versleept enzovoort. Zet het geluid op je pc aan, om te controleren welke geluiden hoorbaar zijn (dit kun je zien in de mixer). Sleep het volume van Desktop audio in het veld Mixer omlaag als je niet wilt dat systeemgeluiden (zoals ontvangen mails) ook hoorbaar zijn. Heb je geoefend en ben je klaar om te streamen? Klik dan op Stream starten. Zodra je dit hebt gedaan, zal de inhoud van het rechterdeelvenster zichtbaar zijn op Facebook (maar uiteraard alleen als het geplande bericht op Facebook ook echt live is). Je bent nu live aan het streamen via OBS!

©PXimport

Tip 11: Smartphone-camera?

In dit artikel gebruiken we een webcam om video’s te streamen via Facebook. Je vraagt je wellicht af of dat niet ontzettend ouderwets is in een wereld van smartphones met superieure camera’s? We begrijpen de vraag, maar in alle eerlijkheid is de smartphone tegenwoordig zo veelzijdig, dat het zeer onpraktisch is om deze onderdeel te maken van je streaming-setup. Ten eerste omdat je waarschijnlijk wilt dat het beeld dat je streamt altijd ongeveer dezelfde compositie heeft en wanneer je elke keer je smartphone opnieuw moet positioneren, ziet je ‘set’ er elke keer anders uit. Daarnaast is het een hele opgave, hoewel niet onmogelijk, om je smartphone te laten samenwerken met OBS, zeker als je ook nog een externe microfoon gebruikt. De laatste reden is dat het je geheid een keer de stiltemodus vergeet te activeren op je smartphone, waardoor je gebeld wordt tijdens een live video en het signaal wordt onderbroken. Livestreamen met je smartphone is fantastisch, maar adviseren we vooral voor wanneer je onderweg bent en even uit de losse pols wilt streamen. Voor je geplande video’s is een vaste opstelling veel praktischer.

©PXimport

Tip 12: Beter bedraad

Een van de redenen dat we streamen via OBS zo’n krachtige oplossing vinden, is dat het mogelijk is om te streamen via je computer en dus via een ethernetverbinding. We hebben totaal niets tegen wifi, maar we zien bij live video’s die op smartphones worden geschoten toch behoorlijk vaak de verbinding wegvallen of de kwaliteit plotseling verslechteren als gevolg van een verbinding die niet optimaal is. Streamen via je pc kan natuurlijk nog steeds draadloos, maar we raden je echt aan om het te doen via een ethernetkabel als je die mogelijkheid hebt. Bij normaal internetgebruik is het helemaal niet zo erg als het draadloos internet eventjes hapert, maar wanneer het om live video’s heeft elke hapering effect op wat je kijkers te zien krijgen. Dat wil overigens niet zeggen dat je met een ethernetverbinding nooit een hapering zult ervaren, maar in onze ervaring (en de ervaring van tienduizenden OBS-gebruikers) is het streamen via een ethernetverbinding simpelweg stabieler.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).