ID.nl logo
De route naar je eigen router
© Reshift Digital
Huis

De route naar je eigen router

Als je een internetabonnement afsluit, dan verstrekt de provider meestal een eigen (modem/)router waarmee je de internetverbinding kunt gebruiken. Al jarenlang verschijnt er af en toe in het nieuws dat internetproviders verplicht worden om klanten in de gelegenheid te stellen in plaats daarvan hun eigen apparatuur te gebruiken. Ook dit jaar is de eigen router weer volop in het nieuws. Een klant van Ziggo won een zaak hierover bij de Geschillencommissie Telecommunicatiediensten en afgelopen maand werd de knoop door de ACM doorgehakt: er komt in 2022 een vrije modemkeuze.

In de wet is sinds 2016 een besluit eindapparaten opgenomen. Dit besluit is gebaseerd op de Europese richtlijn 2008/63/EG, waarin wordt aangegeven dat gebruikers zelf eindapparaten kunnen aansluiten. Helaas is de praktijk weerbarstiger. In de wet staan bijvoorbeeld de termen eindapparaten en netwerkaansluitpunten, maar deze termen zijn niet sluitend gedefinieerd.

Dat is overigens wel geprobeerd. In 2017 was er vanuit het ministerie van Economische Zaken en Klimaat een consultatie over de beleidsregel netwerkaansluitpunt. Na het afronden van de consultatie besloot staatssecretaris Mona Keijzer de beleidsregel toch niet te uit te voeren, omdat de bevoegdheid door nieuwe Europese regels bij toezichthouder Autoriteit Consument & Markt (ACM) was komen te liggen. Hierdoor moest de hele procedure opnieuw beginnen.

Dit duurde uiteindelijk tot juli 2020, toen de ACM zijn conceptbeleidsregel netwerkaansluitpunt publiceerde. De ACM verwachtte toen dat de regel in 2021 van kracht zou worden, maar vervolgens werd het stil. Begin juli kwam de ACM met een tussentijdse update waarin de verwachting werd uitgesproken dat de beleidsregel deze zomer gepubliceerd gaat worden. Dat duurde niet lang, want al op 27 juli publiceerde de ACM hun Beleidsregel Handhaving Besluit Eindapparaten die je hier vindt.

©PXimport

Regulering netwerktoegang

De ACM onderzoekt momenteel ook of de toegang tot vaste telecomnetwerken moet worden gereguleerd. Hierbij gaat het om de voorwaarden voor toegang van telecomaanbieders zonder een eigen netwerk tot de netwerken van KPN en VodafoneZiggo, die wel (vrijwel) landelijke dekking bieden. De ACM oordeelde in het verleden dat KPN en VodafoneZiggo hun netwerk moesten openstellen voor de concurrentie. Vorig jaar is die regulering voor toegang vervallen na een uitspraak van het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBp). Toegang tot het netwerk van KPN was tot die uitspraak gereguleerd en de ACM wilde dat ook laten gelden voor het netwerk van VodafoneZiggo. In het najaar publiceert de ACM een ontwerpbesluit waar telecomaanbieders op kunnen reageren. KPN biedt nog steeds toegang tot zijn netwerk, al zijn de toegangsvoorwaarden volgens de ACM na de uitspraak van het CBp wel aangepast.

Waar begint je netwerk?

De vraag die centraal staat, is waar het netwerk van de internetprovider eindigt en je eigen netwerk begint. In de praktijk zijn er drie keuzes: de eerste keuze is dat het aansluitpunt wordt gevormd door de afwerking van de kabel. De tweede keuze is een modem (of mediaconvertor) waar een eindgebruiker een eigen router of mediabox op kan aansluiten. De derde keuze is dat eindgebruikers alleen eigen apparatuur kunnen aansluiten na een (modem/)router.

De eerste optie, de afwerking van de kabel, is bij dsl de ISRA (Infrastructuur Randapparatuur), bij kabel het AOP (abonnee-overnamepunt) en bij glasvezel de FTU (fiber termination unit). Een kenmerk van alle drie deze overnamepunten is dat ze passief zijn: ze gebruiken geen door de consument betaalde energie.

De andere mogelijkheid is dus de keuze voor een punt waarop een standaard ethernetaansluiting mogelijk is. Dat kan in de vorm van een modem of mediaconvertor, of eventueel zelfs een (modem/)router. Hierbij gaat het dus om actieve componenten die energie gebruiken.

Keuze voor passief

De ACM baseert zijn beleidsregel op een richtlijn vanuit BEREC, de overkoepelende toezichthouder vanuit de Europese Unie. BEREC beveelt aan dat het aanwijzen van het passieve aansluitpunt als netwerkaansluitpunt het meest bevorderlijk is voor innovatie en concurrentie in de telecommarkt. Je vindt de richtlijn hier. In artikel 2 van de beleidsregel staat dan ook dat het netwerkaansluitpunt passief is. In de bijbehorende toelichting wordt genoemd dat het netwerkaansluitpunt niet wordt gevoed door een spanningbron op de locatie van de eindgebruiker. Verder moeten aanbieders de specificaties van een netwerkaansluitpunt openbaar maken, zodat derde partijen apparatuur kunnen leveren. Bovendien moet een aanbieder meewerken aan het realiseren van een passief aansluitpunt als een eindgebruiker daarom vraagt. Alle op het netwerkaansluitpunt aangesloten apparaten zijn eindapparaten die de gebruiker zelf kan kiezen.

Wel is er in de toelichting naar aanleiding van de reacties van aanbieders op de conceptbeleidsregel een voorbehoud opgenomen wat betreft de handhaving van mediaboxen. Dit omdat IP-televisie in zeer kleine mate gebruik maakt van gestandaardiseerde technologieën en het onwaarschijnlijk is dat fabrikanten van eindapparaten hiervoor alternatieve mediaboxen gaan ontwerpen. Aanbieders hebben bovendien aangegeven om IP-televisie zelf op andere apparaten beschikbaar te maken, bijvoorbeeld in de vorm van apps. Bij de evaluatie na twee jaar wordt opnieuw naar de positie van IP-televisie gekeken. 

©PXimport

Reacties

Na het publiceren van de conceptbeleidsregel netwerkaansluitpunt werden belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om hierop te reageren. Je vind ze geanonimiseerd gebundeld per onderwerp in een Nota van bevindingen. Bij de eerdere consultatie vanuit het ministerie werden alle reacties wel gepubliceerd, je vind ze hier. Aanbieders stellen dat de door hun geleverde apparatuur noodzakelijk is voor het beheer en de veiligheid van het netwerk. De ACM gaat hier niet in mee en geeft als tegenreactie dat het monitoren van de kwaliteit van een verbinding onderdeel van de standaarden is. Apparatuur die niet voldoet aan de standaard of later het netwerk schaadt, kan geweigerd of afgesloten worden. Ook wordt er door aanbieders op gewezen dat het lastig is om mediaboxen voor IP-televisie open te stellen. Op dit onderdeel komt de ACM de aanbieders tegemoet, want er wordt (voorlopig) niet gehandhaafd op mediaboxen voor IP-televisie. Fabrikanten van apparatuur zijn juist blij, het Verbund der Telekommunikations-Endgerätehersteller (VTKE) waarin fabrikanten van onder andere modems en routers zich verenigd hebben, laat in een reactie weten verheugd te zijn over de uitspraak van de ACM. 

Wat kan er nu?

Sommige internetproviders die gebruikmaken van dsl of glasvezel, waaronder KPN, hebben zich (deels) al voorbereid op de verwachte regelgeving en gegevens gepubliceerd hoe een eigen (modem/)router aan te sluiten op hun netwerk. In het geval van een dsl-verbinding zijn er diverse modems en modem/routers te koop die je kunt gebruiken.

Een glasvezelverbinding wordt doorgaans afgewerkt met een NTU (network termination unit). Dit is een mediaconvertor die het glasvezelsignaal omzet naar een standaard ethernetsignaal waarop een router wordt aangesloten. Er zijn ook providers die een router leveren die zelf al is voorzien van een glasvezelaansluiting.

In theorie kun je de NTU vervangen door een eigen apparaat zoals een sfp-module in een geschikte router. Maar hoewel de technische specificaties voor een mediaconverter bij providers zijn op te vragen, blijkt die vervangtruc in de praktijk toch lastig: er zijn allerlei fysieke typen FTU door elkaar in gebruik. Door het gebrek aan fysieke standaardisatie is er een kans dat je de glasvezelaansluiting beschadigt als je bijvoorbeeld de verkeerde stekker gebruikt. Een NTU die is voorzien van een netwerkaansluiting heeft vanuit de gebruiker gelukkig weinig nadelen.

Overigens vormen de meest recente glasvezelnetwerken, onder andere aangelegd door KPN Netwerk, een uitzondering. Deze nieuwe glasvezelnetwerken maken gebruik van GPON-technologie (gigabit passive optical network), waarbij een glasvezel passief gesplitst wordt en meerdere woningen via dezelfde glasvezel op de actieve apparatuur zijn aangesloten. Hierdoor is in de centrale minder actieve apparatuur nodig en dat bespaart uiteraard geld, ruimte en energie.

Bij GPON-netwerken is de mediaconvertor (die ONT genoemd wordt) vooralsnog verplicht. Maar ook deze gaat onder de eigen keuze vallen. Een uitdaging bij het gebruik van een eigen router zit hem doorgaans niet in de internetverbinding, maar in het werkend krijgen van ip-televisie en eventueel telefonie.

©PXimport

Wachten op de ACM

Ziggo, de grootste internetprovider van Nederland, maakt voor zijn modems gebruik van de (Euro)DOCSIS-standaard. De internetprovider verstrekt geen gegevens om een eigen (Euro)DOCSIS-modem(/router) aan te sluiten.

Volgens VodafoneZiggo is het Ziggo-modem integraal onderdeel van het netwerk en vervult het een essentiële functie binnen het Ziggo-netwerk. Ook wordt het modem uitgebreid getest en regelmatig bijgewerkt met software-updates. “Wanneer klanten zouden kunnen kiezen welke modems zij op het netwerk willen aansluiten, brengt dit de continuïteit, veiligheid en integriteit van het netwerk in gevaar”, meldt een woordvoerder van VodafoneZiggo ons. Het enige dat de internetprovider wel aanbiedt, is een bridge-modus waarmee de modem/router enkel als modem fungeert.

Een klant van Ziggo was het hier niet mee eens en spande eind 2020 een zaak aan bij de Geschillencommissie Telecommunicatiediensten. De Geschillencommissie heeft vooral gekeken naar de Europese regelgeving waaronder de eerder genoemde BEREC-richtlijn. Ook is rekening gehouden met het feit dat het in Duitsland en Italië al mogelijk is eigen apparatuur te gebruiken. Ziggo kon niet goed beargumenteren waarom dit vanuit een objectief technologische noodzaak niet zou kunnen, waarna de Geschillencommissie de klant in het gelijk stelde. Het oordeel was dat Ziggo binnen 21 dagen moest publiceren hoe een eigen modem/router op de coax-aansluiting aangesloten kan worden.

Ziggo was het hier niet mee eens en besloot naar de rechter te stappen. De woordvoerder liet ons voordat de ACM met hun definitieve beleidsregel kwam weten dat VodafoneZiggo er belang aan hecht dat de rechter zich uitspreekt over de vraag of de Geschillencommissie met deze uitspraak haar bevoegdheden overschrijdt. Volgens het bedrijf is dit een onderwerp waar alleen toezichthouder ACM uitsluitsel over kan geven.

Nadat de ACM de definitieve beleidsregel bekendmaakte, liet Ziggo ons weten dat ze deze aan het bestuderen zijn en zich voorbereiden op de implementatie.

©PXimport

Strikte standaarden

In Duitsland is er ook voor aanbieders van kabelinternet als Ziggo al een vrije modemkeuze. AVM is een van de fabrikanten die in Duitsland met zijn Fritz!Box-reeks modem/routers verkoopt op basis van de DOCSIS-standaard die bij kabelinternet gebruikt wordt.

Eric van Uden, countrymanager Nederland bij AVM, vraagt zich waar het grootste bezwaar zit vanuit Ziggo. “Alle DOCSIS-apparatuur wordt gecertificeerd door CableLabs en de standaard is goed gedefinieerd. Waar het vroeger wellicht kon om als consument zelf instellingen te veranderen om een hogere snelheid dan het abonnement mogelijk te maken, is dat tegenwoordig niet mogelijk.”

Daar komt bij dat er in Duitsland bij de internetprovider Vodafone, die je kunt beschouwen als zusterbedrijf van het Nederlandse VodafoneZiggo, er volgens Van Uden geen problemen zijn bij het gebruik van eigen modem/routers. De kabelinternettak van het Duitse Vodafone heette tot 2020 Unitymedia en was net als Ziggo onderdeel van Liberty Global, voordat het verkocht werd aan Vodafone.

©PXimport

Conclusie

Het invoeren van wat in de volksmond de ‘vrije modemkeuze’ heet, is een lang traject dat al jarenlang loopt en waar tot nu toe niet echt schot in zat. Toch laten de wetgeving en de verduidelijkende richtlijn vanuit BEREC, dat in zijn oordeel ook de Geschillencommissie aanhaalde, een duidelijke intentie zien. Die is door de ACM inmiddels omgezet in duidelijkheid. Aanbieders krijgen zes maanden de tijd om de regelgeving te implementeren waarna de ‘vrije modemkeuze’ echt ingaat. Het mag duidelijk zijn dat het laatste woord over dit onderwerp nog niet geschreven is, we houden het in de gaten.

Wifi 6E goedgekeurd

Ook op wifigebied is de regelgeving dit jaar veranderd. Inmiddels is de benodigde frequentieruimte voor de uitbreiding wifi 6E – die een extra frequentieband toevoegt – door de Europese Commissie goedgekeurd. Je leest hier meer over wifi 6E. Er wordt in Europa 480 MHz (5945-6425 MHz) in de 6GHz-band vrijgemaakt en het is de bedoeling dat lidstaten ervoor zorgen dat dit op 1 december 2021 ook daadwerkelijk is toegestaan. In het vrijgemaakte spectrum is ruimte voor drie gelijktijdige kanalen van 160 MHz breed. Dit is een flinke verbetering ten opzichte van de huidige situatie, maar komt nog niet in de buurt van de 1200 MHz die wifi 6E in potentie biedt. In de Verenigde Staten komt die volledige 1200 Mhz wel vrij; er is dan ruimte voor zeven kanalen van 160 MHz naast elkaar. Voor het daadwerkelijk gebruik van de 6GHz-band heb je wel geschikte apparatuur nodig. In de verenigde Staten zijn de eerste wifi 6E-routers al te koop en ook clients als laptops komen dit jaar op de markt.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.