Accounts voor e-mail, sociale netwerken, clouddiensten of webshops: de gemiddelde computeraar gebruikt dagelijks talloze accounts die allemaal zijn beveiligd met een wachtwoord. Hoe meer gevoelige gegevens met een account gemoeid zijn (denk aan contactgegevens en betaalinformatie), des te interessanter het wordt voor hackers en criminelen. Goede accountbeveiliging is belangrijk, óók als je op het oog niets te verbergen hebt. Met deze tips verklein je de risico’s.

Wat gaan we doen?

Tip 01: Sterke wachtwoorden

Stiekem weten we allemaal dat we voor elk account een uniek en sterk wachtwoord moeten kiezen. De afgelopen jaren maakten hackers door talloze lekken en zwakke wachtwoorden de gegevens buit van miljoenen gebruikers van diensten als iCloud, LinkedIn en Snapchat. Toch gebruiken veel mensen nog steeds hetzelfde, relatief makkelijk te raden wachtwoord. Denk aan wachtwoorden met je naam, geboortedatum, hobby’s of naam van je kind. Een slecht idee, zeker als je dit voor meerdere accounts doet. Je kunt jezelf nooit volledig beschermen tegen hacks, maar kunt het hackers wel een stuk lastiger maken. Bijvoorbeeld met een sterk wachtwoord dat bestaat uit een combinatie van letters, cijfers, tekens, hoofdletters en kleine letters. Gebruik bij voorkeur geen bestaande woorden, maar verbaster ze door bijvoorbeeld letters in cijfers te veranderen. Wil je toch zorgen dat het wachtwoord gemakkelijk te onthouden is, maak er dan een zin van. ‘Een ontzettend makkelijk te onthouden wachtwoord’ wordt bijvoorbeeld ‘eomtow’. Wijzig (hoofd)letters en voeg cijfers toe om het wachtwoord sterker te maken (bijvoorbeeld eOmTow_87). Hulp nodig? Gebruik dan een online wachtwoordgenerator als die van Norton.

Tip 02: Vervangen en testen

Voor een wachtwoord geldt hetzelfde als voor je tandenborstel: vervang hem elke zes maanden en geef hem aan niemand anders. Twijfel je of je wachtwoord sterk en uniek genoeg is, maak dan gebruik van een online wachtwoordtester. Hier voer je de code in, waarna je een score en advies krijgt. Ons voorbeeldwachtwoord ‘eOmTow_87’ heeft een score van 74 procent. Niet slecht, maar door ook symbolen toe te voegen en te voorkomen dat kleine letters en nummers elkaar opvolgen, maak je hem nét wat sterker. Houd er rekening mee dat een woord uit het woordenboek inclusief slechts een paar gewijzigde letters (bijvoorbeeld w4chtw00rd in plaats van wachtwoord) niet voldoende is. Hackers hebben vaak maar een paar minuten nodig om zo’n wachtwoord te kraken. Neem liever de eerste letters van de woorden in een makkelijk te onthouden zin als basis. Varieer met hoofdletters en kleine letters, wissel sommige letters om voor cijfers en voeg speciale tekens toe. Test daarna of je nieuwe wachtwoord sterk genoeg is. Zo maak je het zelfs ervaren cybercriminelen behoorlijk lastig.

Tip 03: Beveiligingsvragen

Om in te loggen of accountinformatie te wijzigen, is het soms nodig om beveiligingsvragen te beantwoorden. Als het goed is, heb je die gekozen toen je het desbetreffende account aanmaakte. Bedrijven als Microsoft, Apple en Google gebruiken beveiligingsvragen om te verifiëren of jij ook wel echt de rechtmatige eigenaar van een account bent. Het is belangrijk om vragen en antwoorden te kiezen die je kunt onthouden en die niet makkelijk door anderen zijn te raden. Kies liever niet voor vragen met betrekking tot je geboorteplaats, huisdier of partner. Dit soort informatie kan een cybercrimineel relatief eenvoudig achterhalen. Anderzijds is het slim om vragen te kiezen die familieleden wél kunnen beantwoorden. Bijvoorbeeld: “Wat is de naam van de straat waar je opgroeide?” Mocht er iets met je gebeuren, dan kan een familielid toegang krijgen tot je account en je gegevens veiligstellen. Zorg ervoor dat vragen ondubbelzinnig beantwoord kunnen worden, zodat je bij geheugenverlies niet het risico loopt dat je buitengesloten wordt van je account.

©PXimport

Wachtwoorden onthouden

Tip 04: Beveilig je pc

De meeste computergebruikers hebben hun pc voorzien van een virusscanner en firewall. Een wachtwoord voor de computer zelf wordt echter nog weleens vergeten. Soms per ongeluk, vaak uit gemakzucht. Heb je op jouw computer nog geen wachtwoord ingesteld, dan raden we je met klem aan dit alsnog te doen. In Windows druk je op Ctrl+Alt+Del en vervolgens op Wachtwoord wijzigen om een nieuw wachtwoord in te stellen. Maak je gebruik van een Mac, open dan het Apple-menu en klik op Systeemvoorkeuren. Ga vervolgens naar Gebruikers en groepen en selecteer je gebruikersnaam. Klik op de knop Wijzig wachtwoord en volg de instructies op het scherm. Op beide platforms kun je er ook voor kiezen om meerdere (gast)accounts aan te maken. Handig als je familieleden in een andere omgeving wilt laten inloggen, zodat ze niet zomaar bij jouw inloggegevens kunnen. Op pc en Mac heb je tevens diverse opties voor ouderlijk toezicht en het afschermen van bepaalde systeemfuncties.

©PXimport

Tip 05: Wachtwoordenkluis

De gemiddelde internetter gebruikt dagelijks tussen de 10 en 50 wachtwoorden. Het gevaar dat je hetzelfde wachtwoord voor meerdere accounts gebruikt, ligt dan ook op de loer. Het is immers lastig om al die verschillende codes te onthouden. Een wachtwoordenkluis biedt in dat geval uitkomst. Dit is een digitale kluis waarin je al je wachtwoorden opslaat. De kluis open je met één sterk en lastig te raden hoofdwachtwoord dat je alleen voor de wachtwoordbeheerder gebruikt. Een gebruiksvriendelijke optie is LastPass (www.lastpass.com/nl/) dat gratis op één apparaat is te gebruiken. Wil je niet alleen op je pc, maar bijvoorbeeld ook op je laptop, smartphone of tablet toegang, dan betaal je 12 dollar (ca. 10,50 euro) per jaar. Voor dat bedrag krijg je een hoop handige functies, zoals de mogelijkheid om automatisch wachtwoorden in te vullen als je naar je favoriete sociale netwerk op webshop surft. De wachtwoordenkluis maakt gebruik van sterke encryptie om je inloggegevens te beschermen. Daarnaast kun je hem voorzien een extra beveiligingslaag in de vorm van tweestapsverificatie. In Tip 9 laten we zien wat dat precies inhoudt.

Tip 06: Kritisch op phishing

De afgelopen jaren zijn talloze computergebruikers slachtoffer geworden van internetfraude. Ze werden bijvoorbeeld door een zogenoemde phishing e-mail naar een valse (bank)website gelokt. Vaak is dit een kopie van de echte, vertrouwde website, maar met een flinke adder onder het gras. Log je in met je wachtwoord of je creditcardnummer, dan krijgt de cybercrimineel die gegevens in handen. Vervolgens kan hij dit gebruiken om op jouw naam dure aankopen te doen. Phishing-berichten herken je aan het feit dat ze vaak niet persoonlijk aan jou gericht zijn, taal- en stijlfouten bevatten, een afwijkende opmaak hebben met vreemde links. Daarnaast wordt vaak gesuggereerd dat je account geverifieerd moet worden door je inloggegevens te delen. Doe je dit niet meteen, dan zou dat verstrekkende gevolgen hebben. Veel instanties, zoals banken en verzekeraars, zullen je dat echter nooit per e-mail vragen. Pak bij twijfel de telefoon en neem contact op met het bedrijf waarvan de mail afkomstig lijkt te zijn. Wees tot slot kritisch op links of knoppen: leiden die naar een vreemd adres of een website die je niet kunt herleiden, klik er dan niet op.

©CIDimport

Tip 07: Veilig inloggen

Minstens zo belangrijk als een sterk wachtwoord is een veilige plek om in te loggen. Of een inlogpagina dat ook daadwerkelijk is, herken je aan verschillende kenmerken. Allereerst moet de URL van de website beginnen met ‘https://’, waarbij de s staat voor ‘secure’ (veilig). Daarnaast zie je een slotje in de adresbalk, aan het begin (Google Chrome) of einde (Internet Explorer). Door op het slotje te klikken, kun je controleren of de verbinding versleuteld en veilig is. Bij websites van banken zie je vaak in groene letters de naam van de bank. Hiermee wordt bevestigd dat de website eigendom is van de bank, en dat je deze kunt vertrouwen. Bij sommige internetbrowsers kleurt de adresbalk (gedeeltelijk) groen om aan te geven dat je veilig kunt inloggen. Blijf echter wel op je hoede en doe geen bankzaken op je (mobiele) apparaat als je bent verbonden met een open en onbeveiligd wifi-netwerk. Je loopt dan alsnog het risico dat je inloggegevens worden onderschept door iemand met snode plannen.

©PXimport

Tip 08: Overal https

De meeste websites die werken met gevoelige data, zoals wachtwoorden, bank- en adresgegevens, hebben inmiddels de overstap naar https gemaakt. Denk aan banken, overheidsinstanties en sociale netwerken. Hierdoor worden je gegevens versleuteld en onleesbaar voor derden. Wil je er zeker van zijn dat dit het geval is, maak dan gebruik van de plug-in HTTPS Everywhere. Deze handige extensie is gratis beschikbaar voor Chrome, Firefox en Opera en zorgt dat alle data die je uitwisselt wordt versleuteld. Daarnaast controleert het of je verbinding niet wordt omgeleid, bijvoorbeeld naar een server die in handen is van criminelen. Tot slot voorkomt HTTPS Everywhere dat data onderweg van jouw pc naar de server kan worden gewijzigd. Maakt een website niet of deels gebruik van https, dan kan de plug-in je helaas niet beschermen. Ook kan het niet je internetgedrag afschermen. Daarvoor zul je een anonieme internetbrowser als Tor Browser moeten gebruiken. Voor de gemiddelde internetter is het echter geen must om over te stappen op deze alternatieve browser.

©PXimport

Tip 09: Tweestapsverificatie

Met een sterk en uniek wachtwoord maak je het cybercriminelen een stuk lastiger om je account te kraken. Tegenwoordig bieden veel partijen de mogelijkheid om je account nog beter te beveiligen met behulp van tweestapsverificatie. Onder meer Facebook, LinkedIn en Twitter bieden deze optie en het is ook te gebruiken voor je Google-account. Met tweestapsverificatie leg je een extra beveiligingslaag over je account, bijvoorbeeld in de vorm van een code. Log je vanaf een vreemde plek of een nieuw apparaat in, dan wordt de code via sms naar je telefoon verzonden. Die vul je vervolgens in om te verifiëren of jij het wel echt bent. Op deze manier voorkom je dat criminelen genoeg hebben aan je wachtwoord om in te breken op je account. Tweestapsverificatie is doorgaans te vinden via de instellingen van de dienst die je gebruikt. Om het voor je Google-account in te stellen, ga je naar accounts.google.com/SmsAuthConfig. Bij Facebook vind je de functie via Instellingen en Beveiliging. Schakel Aanmeldgoedkeuringen in en voortaan is een extra beveiligingscode nodig om vanaf een onbekend apparaat op je account in te loggen.

©CIDimport

Tip 10: Accountactiviteit

Maak je regelmatig gebruik van Google-diensten als Zoeken, Gmail en YouTube, dan is het de moeite waard om je accountactiviteit te controleren. Google heeft hiervoor een handig overzicht in het leven geroepen, genaamd ‘Mijn Account’ (myaccount.google.com). Als je naar deze website gaat en inlogt, zie je drie kolommen: Inloggen en Beveiliging, Persoonlijke informatie en Privacy en Accountvoorkeuren. Begin met de Beveiligingscheck en Privacycheck om ervoor te zorgen dat je account goed is beveiligd en je geen ongewenste gegevens met Google deelt. De zoekgigant weet praktisch alles over je, maar stelt wel hulpmiddelen beschikbaar om te bepalen wat je wel en niet wilt delen. Maak daar gebruik van! Door in Mijn Account op Apparaatactiviteit en meldingen te klikken, krijg je bovendien informatie over welke apparaten (zoals je pc, tablet of smartphone) wanneer én waar hebben ingelogd op je account. Heb je het idee dat er iets niet pluis is, dan kun je apparaten desgewenst de toegang tot je account ontzeggen.

©PXimport

Tip 11: Regelmatig updaten

Om te zorgen dat je computer en account optimaal beschermd zijn tegen bedreigingen van buitenaf, is het van belang om regelmatig te updaten. Zowel je besturingssysteem als je internetbrowser ontvangen geregeld updates die belangrijke beveiligingslekken dichten. Krijg je een melding om te updaten, zorg dan dat je dit zo snel mogelijk doet. Op Windows-pc’s ga je naar Instellingen en vervolgens Bijwerken en beveiliging om updates te bekijken en (desgewenst automatisch) door te voeren. Op een Mac kies je vanuit het Apple-menu voor Over deze Mac en Software-update. Van nieuwe updates krijg je automatisch een melding, waarna je zelf kiest op welk moment je ze installeert. Dat geldt ook voor internetbrowsers als Google Chrome en Internet Explorer, al kun je doorgaans via de instellingen bepalen hoe wordt omgegaan met updates. In Chrome klik je bijvoorbeeld op het icoon met de drie puntjes rechtsboven. Ga naar Instellingen en Over en schakel in dat de browser zich automatisch bijwerkt naar de nieuwste, veiligste versie.

©PXimport

Tip 12: Encryptie (Windows)

Beschik je over Windows 8 (of nieuwer) of de Enterprise- of Ultimate-editie van Windows 7/Vista, dan kun je gevoelige data op je harde schijf veilig versleutelen met behulp van BitLocker. Je kunt er een complete schijf mee coderen, maar bijvoorbeeld ook een usb-stick (met BitLocker To Go). Zo zorg je ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens. Ga naar Dezepc en klik met de rechtermuisknop op het gewenste gegevensstation. Klik op BitLocker inschakelen en volg de instructies op het scherm. Vervolgens zal BitLocker vragen hoe de schijf vrijgegeven dient te worden. Het gemakkelijkste is om hiervoor een wachtwoord te kiezen. Daarna kun je de herstelsleutel opslaan of afdrukken, voor het geval dat je het wachtwoord vergeet. Heb je alle stappen doorlopen, dan start BitLocker met de versleuteling van de schijf. Afhankelijk van de grootte van de schijf duurt dit enkele minuten of uren. Maak je gebruik van een laptop, zorg dan dat deze is aangesloten op het stopcontact.

©PXimport

Tip 13: Encryptie (Mac)

Ook als je in het bezit bent van een Mac heb je de optie om met behulp van encryptie onbevoegden buiten de deur te houden. Met FileVault is de opstartschijf van de Mac volledig te versleutelen. De tool is beschikbaar voor OS X Lion of hoger en te vinden via het Apple-menu en de optie Systeemvoorkeuren. Kies hier voor Beveiliging en privacy en ga naar het tabblad FileVault. Klik op het hangslot en voer de naam en het wachtwoord van de beheerder in. Vervolgens schakel je de functie in door op Schakel FileVault in te klikken. Klik indien nodig voor elke gebruiker op Schakel gebruiker in en voer het wachtwoord in van de gebruiker. Het systeem schakelt automatisch alle gebruikersaccounts in die je toevoegt nadat FileVault is ingeschakeld. Draait je Mac op OS X Yosemite of hoger, dan kun je je iCloud-account gebruiken om de schijf te ontgrendelen of het wachtwoord opnieuw in te stellen (als je het bent vergeten). Wil je iCloud niet gebruiken, maak dan een lokale herstelcode aan en bewaar die op een veilige plek, op een andere locatie dan de versleutelde opstartschijf. Houd er rekening mee dat je niet meer kunt inloggen op je Mac als je zowel je wachtwoord als de herstelcode bent vergeten.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).