Beheer je verzameling in een online database

Tip 01: Google Spreadsheets

Je kunt het beheren van je verzameling zo professioneel aanpakken als je zelf wilt. We beginnen bij de eenvoudigste variant. Wil je graag een gewone lijst met alle verzamelde items, dan is een online spreadsheet een doeltreffende oplossing. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden. Bezitters van een Google-account kunnen met de dienst Google Spreadsheets uit de voeten. Surf hiernaartoe. Nadat je het juiste e-mailadres en wachtwoord hebt opgegeven, kom je in het hoofdvenster van Google Spreadsheets terecht. Misschien heb je al eerder documenten online opgeslagen, bijvoorbeeld Excel-bestanden. Google Spreadsheets is namelijk gekoppeld aan de online opslagdienst Google Drive. Voor het maken van een nieuw document klik je rechtsonder op het rode bolletje met het plusteken. Een lege spreadsheet verschijnt op het scherm.

Tip 02: Tabel invullen

Een spreadsheet is in feite een tabel die je naar eigen inzicht kunt invullen. Bovenaan zie je de tekst Naamloze spreadsheet staan. Klik daarop en typ zelf een relevante naam. Verdeel de tabel in kolommen en geef in de bovenste regel telkens aan welke gegevens je in de betreffende kolom wilt vermelden, bijvoorbeeld merk, type, jaartal en aanschafprijs. Voor de duidelijkheid maak je de bovenste regel vet of cursief door de opmaakfuncties in de werkbalk te gebruiken. Gunstig is dat Google Spreadsheets het document automatisch bewaart in het gekoppelde Google Drive-account. Het is dus niet nodig om de spreadsheet handmatig op te slaan. Klik linksboven op de groene knop Homepage van Spreadsheets. Het zojuist aangemaakte document bevindt zich bovenaan in het hoofdvenster.

Tabel delen

Tip 03: Spreadsheets-app

Stel dat je op een verzamelbeurs of in een kringloopwinkel een interessant object hebt gevonden. Je wilt die bijzondere lp of modeltrein eigenlijk meenemen, maar je twijfelt of je het bewuste voorwerp al hebt. Een lastige situatie, maar gelukkig vraag je met je smartphone altijd en overal de zelfgemaakte verzameldatabase op. Google Spreadsheets is namelijk ook voor iOS (iPhone en iPad) en Android beschikbaar. Installeer de gelijknamige app vanuit de App Store of Play Store en log vervolgens in met je Google-account. De documenten die je het laatst hebt geopend, verschijnen nu in beeld. Tik op de juiste bestandsnaam om de online database te openen. Staan niet alle gegevens in beeld? Kantel het toestel naar landschapsmodus en merk op dat de app nu meer kolommen laat zien. Je past de inhoud eventueel rechtstreeks op je smartphone aan om je nieuwe aankoop toe te voegen. Handig is dat je het document ook offline kunt bewaren voor als je naar een buitenlandse beurs gaat en je daar geen toegang tot mobiel internet hebt. Tik hiervoor rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en activeer de schakelaar achter Offline beschikbaar.

Tip 04: Catawiki

Een nadeel van een spreadsheet-document is dat je alles handmatig moet invoeren. Zeker bij grote verzamelingen duurt dat uren, zo niet dagen. Catawiki helpt je om je collectie vlotter te registreren. Niets voor niets is deze website razend populair onder verzamelaars. Bovendien gebruik je de dienst ook om via veilingen ontbrekende verzamelstukken te bemachtigen. Op de website www.catawiki.nl maak je eerst een account aan. Ga hiervoor naar Inloggen en Maak gratis uw account aan. Vul nu een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in, waarna je bevestigt met Maak account. Vergeet hierbij niet om akkoord te gaan met de voorwaarden. Als alternatief kun je ook inloggen via een Facebook-profiel. In de resterende stappen wil Catawiki wat persoonlijke gegevens van je weten, zoals je naam en adres. Deze informatie heeft de dienst nodig voor als je later mee wilt doen aan veilingen, zie kader ‘Veilingen’. Verder stuurt Catawiki ter verificatie een sms met een viercijferige code naar je mobiele telefoonnummer. Vul deze code in op de website. Wanneer je op de hoogte wilt blijven van nieuwe veilingen, geef je desgewenst aan in welke onderwerpen je geïnteresseerd bent. Open tot slot je mailbox en klik op de bevestigingslink.

Veilingen

Tip 05: Spullen toevoegen

Zodra je een Catawiki-account hebt aangemaakt, ga je alle verzamelde spullen toevoegen. De kans is groot dat het merendeel van de objecten uit je collectie al bij deze verzamelwebsite bekend zijn, aangezien de dienst wereldwijd wordt gebruikt. Gunstig, want dat scheelt je een heleboel invoerwerk! Zorg dat je bent ingelogd en scrol helemaal omlaag. Bij het onderdeel Mijn Catawiki kies je voor Mijn verzameling. Je bepaalt vervolgens onder welke categorie je verzameling valt. Je hebt hierbij keuze tussen tientallen categorieën, waaronder Sleutelhangers, Modelauto’s, Munten, Strips en Sigarenbandjes. Je checkt eerst binnen de categorie of een voorwerp al eerder bij Catawiki is geregistreerd. Gebruik hiervoor de rubrieken aan de linkerzijde. Bij de categorie Modelauto’s filter je bijvoorbeeld op merk, automerk, soort en schaal. Je kunt natuurlijk ook de zoekfunctie gebruiken. Heb je het juiste voorwerp eenmaal gevonden, dan open je de bijbehorende itempagina. Vul aan de rechterkant bij Dit item de velden onder Conditie, Aantal en eventueel Notities in. Via Toevoegen registreer je het betreffende voorwerp binnen je Catawiki-account.

Tip 06: Nieuw object

Zeker wanneer je zeldzame objecten verzamelt, bestaat de kans dat Catawiki het bewuste voorwerp nog niet kent. Geen probleem, je kunt dan gewoon de benodigde gegevens zelf invullen. Blader zo nodig terug naar de categoriepagina. Via Voeg item toe aan catalogus opent er een leeg formulier. Vul de gevraagde gegevens zo volledig mogelijk in. In het geval van een modelauto zijn dat onder meer het automerk, de schaal en het productiejaar. Verder vul je ook de geschatte waarde in en voeg je minimaal één afbeelding toe. Voor de afbeelding selecteer je via de knop Bestand kiezen een plaatje op de computer. Vergeet onderaan niet de optie Voeg toe aan mijn verzameling aan te vinken. Bevestig tot slot met Toevoegen.

Tip 07: Verzameling inzien

Vanzelfsprekend wil je de verzameling te allen tijde bij Catawiki kunnen opvragen. Via de website kan dat eenvoudig. Scrol helemaal omlaag en klik onder Mijn Catawiki op Mijn verzameling. Alle toegevoegde objecten zijn netjes geïndexeerd. Via de zoekfunctie kun je zelfs binnen je eigen verzameldatabase speuren. Je bewaart de verzameldatabase eventueel lokaal op je pc. Dat is geen overbodige luxe, want Catawiki is door overbelasting soms onbereikbaar. Klik links op Exporteren en Exporteren naar Excel. Zodra het Excel-bestand is aangemaakt, ontvang je hiervan een e-mail. Klik binnen deze e-mail op de link om het document lokaal op te slaan. Merk op dat de spreadsheet meerdere werkbladen bevat waarin alle gegevens staan vermeld.

Tip 08: Catawiki-app

Van Catawiki bestaan er verschillende mobiele apps. Helaas kun je die niet gebruiken om je eigen verzameling(en) in te zien. Deze apps zijn namelijk bedoeld om veilingen bij te houden en spullen te verkopen. Gelukkig heeft een externe ontwikkelaar een app gemaakt waarmee je alsnog je eigen verzameling op je smartphone raadpleegt. Zoek in de app-store van jouw telefoon maar eens naar CW Verzamel! en installeer deze toepassing op het toestel. Je vult jouw gebruikersnaam en het wachtwoord in, waarna je kiest voor Verzend. De app downloadt de database vervolgens naar jouw toestel. Na even wachten verschijnt er een melding dat de synchronisatie is voltooid. Je kunt de database met grote of kleine afbeeldingen opslaan. Laatstgenoemde optie neemt vanzelfsprekend de minste opslagruimte in op je smartphone. Tik op de categorie om objecten uit de Catawiki-database te bekijken. Als je later weer nieuwe items aan de verzameling hebt toegevoegd via de website, dien je de CW Verzamel!-app handmatig bij te werken. Tik hiervoor op Synchroniseer / Synchroniseer verzameling.

Tip 09: Muziekverzameling

Bezitters van een omvangrijke (fysieke) muziekcollectie doen er goed aan om een online database bij te houden. Zo weet je in een muziekwinkel of je die cd of lp al in bezit hebt. De webdienst Discogs is onder muziekliefhebbers een wereldwijd fenomeen. Op het moment van schrijven telde de catalogus ruim zestien miljoen albums van meer dan vijf miljoen artiesten. Kortom, alle officiële uitgaven vind je er probleemloos terug. Verder is Discogs ook bij uitstek geschikt om tweedehands aankopen te doen. Van ieder album verschijnen meerdere verkopers in beeld, waarna je rechtstreeks zaken doet. Genoeg reden dus om een account aan te maken!

Je opent de website www.discogs.com, waarna je rechtsboven een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord invult. Ga akkoord met de voorwaarden en kies voor Create Account. Als alternatief kun je ook met een Facebook- of Google-account uit de voeten. Nadat je bent ingelogd, kom je op het zogeheten Dashboard van Discogs terecht.

Tip 10: Barcodescanner

Wie honderden of misschien wel duizenden albums heeft liggen, dient behoorlijk wat tijd te reserveren voor het toevoegen van alle muziek. Gelukkig heeft de mobiele app van Discogs een handige barcodescanner. Installeer deze toepassing vanuit de Apple of Play Store en log daarna in met je account. Open in het hoofdmenu het onderdeel Search. Via het invoeren van een artiest of albumtitel spoor je gemakkelijk ieder album op, maar vaak bestaan er meerdere versies van een uitgave. Het is daarom handiger om op barcode te zoeken, zodat je meteen de juiste editie te pakken hebt. Tik achter het zoekveld op het pictogram met de barcode en geef Discogs toestemming om de camera van je smartphone te gebruiken. Je richt de camera vervolgens op de streepjescode van een cd, dvd of lp. Er verschijnt een lijstje met zoekresultaten. Tik op het juiste album en kies voor Add To Collection om het item toe te voegen. Op deze manier voeg je vlot je complete muziekcollectie toe. Houd er rekening mee dat oude lp’s vaak geen streepjescode hebben, dus die moet je handmatig opzoeken.

Tip 11: Muziek kopen

Discogs is wereldwijd de grootste marktplaats voor muziek. Zo zijn er zowel professionele handelaars als hobbyverkopers op dit platform actief. Wanneer je het leuk vindt om je muziekcollectie uit te breiden, doe je hiervoor het best een beroep op de website. Met name de app voor iOS heeft namelijk nogal wat beperkingen. Nadat je op www.discogs.com bent ingelogd, gebruik je de zoekfunctie om naar albums te zoeken. Heb je een mooi exemplaar gevonden, dan open je de bijbehorende albumpagina. Zo’n beetje ieder muziekalbum is via Discogs te koop, al kosten zeldzame exemplaren wel veel geld. Bij interesse klik je onder Marketplace aan de rechterkant op Buy Vinyl of Buy CD. Er verschijnt een lijst met verkopers, waarbij de goedkoopste aanbieders bovenaan staan. Zeker bij lp’s is de kwaliteit erg belangrijk, omdat een grammofoonplaat nogal gevoelig is voor krassen. Controleer dan ook bij Media Condition altijd de kwaliteit. Voor een ongeschonden lp ga je op zoek naar een album met een Mint-status. Verder is het slim om op zoek te gaan naar handelaars uit Nederland, aangezien je daarmee op de verzendkosten bespaart. Als betaalmethode maken de meeste verkopers gebruik van PayPal of een bankoverschrijving. Wil je een album hebben, klik dan achtereenvolgens op Add to Cart en Place Order.

Software voor verzamelaars