Steeds meer apparatuur gebruiken we draadloos. Je verwacht een hoop van het draadloze netwerk, maar om die verwachtingen waar te maken, moet je wel een paar zaken regelen en instellen. Wij vertellen je waar je op moet letten en hoe je het zo goed mogelijk instelt.

Draadloos internet is de grootste revolutie van de laatste jaren. Hadden we eerst alleen internet op één apparaat en konden we bij toerbeurt online gaan, nu is iedereen continu verbonden met het internet en met ook nog steeds meer apparaten. Daarbij gebruiken we steeds meer bandbreedte-intensieve toepassingen zoals videobellen via FaceTime en Skype, en kijken we live sportwedstrijden en films on-demand. Wifi is daarbij de meest populaire vorm van draadloos internet, want anders dan mobiel internet via 3G of 4G is wifi snel en kent het doorgaans geen datalimiet. In bijna elk huis vind je daarom inmiddels wel een draadloze router of een accesspoint en kun je via wifi online gaan. Vaak is wifi echter niet zo snel als je mag verwachten of heb je last van onderbrekingen in het signaal. Wat kun je doen om wifi thuis maximaal te laten presteren?

Tip 1: Geen wifi

Het wifi-netwerk sneller maken begint met het verwijderen van apparaten die ook via een netwerkkabel verbonden kunnen worden. Denk aan gameconsoles, de televisie, de mediaspeler en soms ook de pc of een laptop. Door deze apparaten over te zetten naar het bekabelde netwerk sla je twee vliegen in één klap. Elk van deze apparaten krijgt een snellere en stabielere verbinding, terwijl ook je draadloze netwerk sneller wordt. Dit heeft te maken met de architectuur van een draadloos netwerk dat werkt als een hub waarbij alle apparaten moeten wachten tot het hun beurt is om iets te zenden. De totale bandbreedte van het draadloze netwerk wordt door alle apparaten gedeeld. Controleer wel of de apparaten ook echt overschakelen. Het beste is in de configuratie van deze apparaten wifi echt uit te schakelen, alleen dan weet je zeker dat de verbinding via de netwerkkabel gaat en niet meer je wifi-netwerk belast.

©PXimport

Elk apparaat dat van draadloos naar bedraad gaat, ontlast het wifi-netwerk en vergroot snelheid en stabiliteit.

Tip 2: Welk kanaal gebruik het wifi?

Wifi gebruikt radiosignalen in de 2,4- en de 5GHz-band. Binnen elke band worden kanalen onderscheiden en elk wifi-netwerk gebruikt één zo'n kanaal. Gebruiken meerdere netwerken hetzelfde kanaal of aangrenzende kanalen, dan storen zij elkaar. Ze vechten dan om de bandbreedte, het wifi wordt hier langzamer en instabieler van. Wil je juist snelheid en stabiliteit (en wie wil dat niet?), dan is het zaak voor jouw wifi-netwerk het kanaal te kiezen waar de minste andere netwerken ook gebruik van maken. En ook belangrijk: liefst ook nog geen netwerken in de aangrenzende kanalen. De kanalen in de 2,4GHz-band overlappen elkaar namelijk. Van de dertien kanalen in de 2,4GHz-band zijn alleen de kanalen 1, 6 en 11 zonder overlap, indien je je beperkt tot die kanalen. Op de 5GHz-band kun je in de vorm van de kanalen 36, 40, 44 en 48 enkel kanalen kiezen die niet overlappen. Log in op de router en kijk bij de netwerken welke kanalen worden gebruikt.

©PXimport

Bij de configuratie van het draadloze netwerk kun je het kanaal kiezen.

Tip 3: Kies het juiste kanaal

Sommige routers bieden de mogelijkheid om automatisch het kanaal te kiezen, maar de resultaten daarmee zijn wisselend. In veel situaties is het beter zelf het kanaal te kiezen. Zeker in de stad waar je soms wel tien, twintig draadloze netwerken van anderen ontvangt, is dat een hele opgave. Gelukkig zijn er handige apps en programma's die hierbij helpen. Op Android heb je Network Signal Info, Wifi Analyzer en NetAdmin, voor iOS zijn er Net Analyzer en Network Radar. Voor de Mac is er iStumbler, terwijl je voor Windows Acrylic WiFi Free kunt gebruiken. Deze apps maken de netwerken zichtbaar en laten zien waar de meeste ruimte beschikbaar is. Sommige apps geven ook advies welk kanaal je het beste kunt kiezen voor jouw wifi-netwerk. Weet je welk kanaal het beste is, log dan in op de router en kies het optimale kanaal.

©PXimport

Gebruik een app om alle netwerken die in de lucht zijn, in kaart te brengen.

Plaats van de router

De meterkast is in veel huishoudens de favoriete plaats om de router neer te zetten, gevolgd door de woonkamer. Beide plaatsen zijn niet ideaal. Zo worden in een meterkast de radiogolven al bijna direct gebroken door de vele muren en leidingen en is er invloed van de elektrische installatie. Veel beter is het om de router in de gang te plaatsen, liefst hoog en tegen de muur. De antennes van een router zenden in alle richtingen uit, maar het signaal haaks op de antenne is het sterkste. Beschikt een router over externe antennes, zet deze dan gelijk aan de muur. Je krijgt dan een ideale 'wolk' van wifi-stralen rondom de router. Wil je echt de ideale plek weten voor je router, maak dan een heatmap bijvoorbeeld met HeatMapper. Voor iOS- of Android-apparaten kun je gebruik maken van Telstra Wi-Fi Maximiser die je kunt downloaden in de app-stores.

©PXimport

Een heatmap combineert een plattegrond met de sterkte van het wifi-signaal en helpt te bepalen waar je de router moet ophangen.

Tip 4: Zet hotspots uit

Een variant op het kiezen van een leeg kanaal, is het opruimen van niet gebruikte netwerken. Mogelijk staat er nog ergens een router een apart netwerk uit te zenden dat eigenlijk niet meer wordt gebruikt of kan het aparte netwerk dat voor internet in de tuin zorgt, in de wintermaanden wel uit. Een wifi-netwerk dat ongemerkt ook in veel huizen aanwezig is, is het hotspot-netwerk van de internetprovider. KPN en Ziggo bieden een 'landelijk' wifi-netwerk aan dat hun abonnees vrij kunnen gebruiken. Ze hebben hiervoor op de routers die bij hun abonnees thuis staan, een eigen tweede netwerk geactiveerd. Gebruik je zelf wel eens dat hotspot-netwerk als je onderweg bent, dan moet je het ingeschakeld laten. Gebruik je het echter niet, dan kun je het hotspot-netwerk het beste uitzetten. Dat uitzetten gebeurt via de website van de internetprovider. Zoeken met Google op 'hotspot uitschakelen' en de naam van de provider levert al snel de juiste aanwijzingen op.

©PXimport

Gebruik je geen hotspots, schakel dan gerust de hotspot op je eigen router uit.

Tip 5: Oude apparaten

Een rem op de snelheid van wifi zijn oude apparaten die gebruik kamen van oudere wifi-standaarden als 802.11b/g. Hiervoor staat je router op een mixed-mode of gemengde modus ingesteld, maar dat betekent dat nieuwe apparaten met 802.11n continu met de handrem erop verbonden zijn. Log in op de router en controleer of wifi in mixed- of gemende-modus staat. Als dat zo is, schakel dan over naar alleen de nieuwste standaard. De oudere apparaten zullen dan de verbinding verliezen en de gebruikers zullen zich melden. Maar soms ook niet, want misschien ligt het apparaat dat ooit de reden was om ook de oude standaard te configureren al lang ongebruikt in een lade. Meldt zich wel iemand, kijk dan of je het apparaat makkelijk kunt vervangen door een nieuwere die ook de snellere standaard ondersteunt.

©PXimport

Schakel de gemende modus uit en kies voor de nieuwste en snelste standaard.

Yip 6: Nieuwe router

Er zijn meerdere wifi-standaarden die steeds sneller zijn geworden. Wanneer alle of de meeste apparaten in het netwerk een snellere standaard ondersteunen dan de router, is het tijd om de router te vervangen. Helaas zijn nieuwe routers niet goedkoop, prijzen van meer dan 200 euro voor een topmodel zijn geen uitzondering meer. Let bij de koop van een nieuwe router behalve op de ondersteunde standaard ook op het aantal antennes. Snelle routers hebben vaak externe antennes waarmee ze op meerdere banden tegelijk kunnen zenden en ontvangen. De nieuwste rage heet tri-band en daarvoor zijn zes antennes nodig. Eigenlijk is een tri-band-router drie accesspoints in één. Er is één 2,4GHz-accesspoint voor 802.11b/g/n en er zijn twee 5Ghz-accesspoints voor 802.11n/ac. Tri-band-routers zijn echter niet sneller, maar bieden vooral voordeel als je veel apparaten tegelijkertijd wilt gebruiken.

De ASUS RT-AC3200 is een voorbeeld van een tri-band-router met zes grote antennes.

Tip 7: Usb-adapter met externe antenne

Heb je een laptop die slecht presteert qua wifi, maar is je netwerk wel in orde? Een usb-adapter met externe antennes kan de wifi-prestaties verbeteren. De antennes in laptops zijn niet altijd even goed. Ze zitten verstopt in de behuizing, bijvoorbeeld gedraaid tussen de accu en het beeldscherm en dat is verre van ideaal voor goed ontvangen en zenden. Behalve dat je de algehele wifi-kwaliteit van een apparaat er flink mee verbetert, kun je met een usb-adapter ook een ouder apparaat upgraden naar een nieuwe wifi-standaard. Wil je dus die oude laptop toch niet kwijt, dankzij een usb-adapter kun je toch de mixed modus voor 802.11g uitschakelen. Populaire en goede externe antennes zijn de Alfa AWUS036NHV en AWUS036NHR. Beide kosten rond de vijftig euro. Er wordt een usb-kabel met de antennes meegeleverd zodat je deze niet op je bureau hoeft te plaatsen, maar rustig buiten beeld kunt zetten.

Een tweede router

Zeiden we eerder al dat de meterkast niet de ideale plaats is voor een router, soms kun je niet anders omdat de router bij de internetverbinding hoort en eigendom is van de internetprovider. Wat je in zo'n geval kunt doen, is zelf een tweede router achter de router van de provider plaatsen. Dat is overigens ook handig als de provider je al jaren geen modernere router heeft gegeven. Schakel op je oude router zoveel mogelijk draadloze functies uit om verstoringen te voorkomen.

Verbind de WAN-poort van de nieuwe router met een LAN-poort op de router van de provider en configureer daarna je thuisnetwerk zoals je gewend bent. Je gebruikt dan je nieuwe router als hoofdrouter in je netwerk, dus ook voor zaken als de DHCP-server etc. Dat is wellicht niet handig, omdat je dan ook netwerkkabels van bedrade apparaten op de nieuwe router moet aansluiten. Vermoedelijk koop je een nieuwe router vooral voor het wifi-gedeelte en wil je de nieuwe router enkel als wifi-accesspoint gebruiken. Sluit dan een LAN-poort van je oude router aan op een LAN-poort van de nieuwe router. In de basiscursus Tweede leven voor je router op pagina 48 lees je hier meer over. Via een lange netwerkkabel kun je de nieuwe router dan op een gunstige plek hangen.

©PXimport

Gebruik je een eigen router, schakel dan alle wifi op de router van de internetprovider uit.

Tip 8: Repeaters eruit

Een repeater of een range-extender vergroot het bereik van het draadloze netwerk. De repeater wordt daarvoor tegen de rand van het wifi-netwerk geplaatst en herhaalt daar het wifi-signaal dat het ontvangt. Zo kun je dekkingsproblemen en problemen met een zwak signaal oplossen. In een wifi-netwerk kan echter altijd maar één apparaat zenden, alle andere apparaten moeten op dat moment luisteren. Plaats je dus een repeater in je netwerk, dan wordt effectief de bandbreedte gehalveerd doordat alles twee keer wordt verzonden. Heb je een repeater in je wifi-netwerk, bekijk dan of die nog steeds nodig is. Misschien kan een netwerkkabel uitkomst bieden eventueel in combinatie met een tweede router met een apart wifi-netwerk.

©PXimport

Een repeater is handig, maar niet als je de beste prestaties van je netwerk verlangt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).