Geen knotsgekke merknamen, VPN Nederland is zoals het klinkt: Een vpn voor Nederlanders. Maar is deze vpn je geld waard? Wij keerden deze aanbieder binnenstebuiten en zochten het voor je uit in deze VPN Nederland review.

VPN Nederland timmert hard aan de weg en concentreert zich sterk op de Nederlandse markt. Door specifiek te leveren wat de Nederlandse vpn-gebruiker wenst, zou deze vpn nog weleens een aardig marktaandeel kunnen veroveren in Nederland. Omdat veel gebruikers niet vies zijn van Amerikaanse streamingdiensten en een torrent meer of minder, sluit deze vpn goed aan bij die behoeften.

Op het eerste gezicht is het uiterlijk van de app gelijk aan veel andere vpn-apps. In het midden bevind zich een grote knop waarmee je direct verbinding kunt maken met de aanbevolen server. Het is niet helemaal duidelijk waarop die geselecteerde server gebaseerd is, maar ons vermoeden is dat dit de dichtstbijzijnde server is.

Onder deze intuïtieve verbindingsknop zit een uitklapmenu verstopt waarmee je een andere server kunt kiezen. Vanuit dit menu zijn ook de instellingen en andere pagina’s te bereiken.

Kill switch en protocollen

De kill switch-functionaliteit voorkomt dat er onbedoeld data vanaf je eigen ip-adres verzonden wordt op het moment dat de vpn-verbinding onverhoopt uitvalt. Deze functionaliteit zit enigszins verstopt onder de geavanceerde instellingen. Wat ons betreft mag deze feature wat prominenter getoond worden, aangezien veel gebruikers gebruikmaken van een vpn om torrents te vinden.

Als we de verbinding willen verbreken, krijgen we een extra beveiligingsmelding te zien waarin de app om een bevestiging vraagt. Dit voorkomt dat je als gebruiker per ongeluk de vpn-verbinding verbreekt. Dat lijkt misschien overdreven, maar als je een vpn gebruikt om je privacy te beschermen, is het essentieel dat je voorkomt per ongeluk je eigen ip-adres prijs te geven.

Vanuit de instellingen kun je kiezen via welk vpn-protocol je verbinding wilt maken. VPN Nederland maakt standaard verbinding via het WireGuard-protocol, maar je kunt ook kiezen voor IKEv2, OpenVPN-TCP en OpenVPN-UDP. De app werkt goed, snel en intuïtief.

Verder kun je op de website inloggen op het control panel voor klanten. Hier kun je inzien welk soort abonnement je hebt, wat de einddatum is en hoeveel dagen je huidige abonnementsperiode nog loopt voordat de verlenging zal plaatsvinden. Die automatische verlenging kun je zelf uitschakelen in het control panel. Handig, want dat scheelt weer een e-mail naar de klantenservice. Tot slot kun je de betaalde facturen inzien en downloaden.

FAQ en handleidingen

Zoek je hulp vanuit de app, dan kom je terecht op de website van VPN Nederland. Daar vinden we antwoorden op veelgestelde vragen en een aantal setup guides. De antwoorden op de FAQ zijn kort en bondig. De setup guides zijn beschikbaar voor de meest gebruikte platforms, zoals pc, Mac, iOS en Android. Andere apparaten worden wel ondersteund via het OpenVPN-protocol, maar hebben geen eigen setup guide.

©PXimport

Om de vpn handmatig in te stellen middels OpenVPN moet je eerst contact opnemen met de klantenservice. De meeste andere vpn-aanbieders die handmatige configuratie ondersteunen, plaatsen deze gegevens simpelweg in het helpdesk-gedeelte zodat klanten direct aan de slag kunnen. Dus dit is een beetje omslachtig.

De enige manier om contact te krijgen met VPN Nederland is door het sturen van een e-mail, en dat is wel een gemis. Veel andere vpn-providers bieden de ondersteuning van een live chat voor zowel verkoop- als hulpvragen. Vooral als je bezig bent met het instellen van je vpn is het vervelend om te moeten wachten op een e-mail waarvan je niet weet wanneer deze binnen zal komen. Gelukkig kwam onze mail met de benodigde ovpn-bestanden en OpenVPN-inloggegevens zes minuten later binnen, prima op tijd.

Privacy- en logbeleid

Als het gaat om de privacy zet VPN Nederland zichzelf neer als een zero logging vpn. In theorie wil dat zeggen dat er geen persoonlijk herleidbare gegevens worden opgeslagen. VPN Nederland geeft expliciet aan geen browseactiviteit, timestamps, ip-adressen van gebruikers, DNS-verzoeken en sessielogs op te slaan. 

Over de data die ze wel opslaan, is de privacyverklaring ook duidelijk: “VPN Nederland houdt wel gegevens bij van het totale verbruik van bandbreedte op de servers, zodat wij garant kunnen staan voor een optimale verdeling tussen gebruikers. Deze gegevens zijn in geen geval te herleiden tot individuele gebruikers.”

Hoewel we vpn-providers op hun blauwe ogen moeten geloven, geeft de privacyverklaring geen reden tot onrust. Op den duur zal VPN Nederland zich moeten bewijzen door geen gebruikersgegevens te overhandigen aan de autoriteiten. Er zijn bijvoorbeeld gevallen bekend waarbij vpn-providers hun gebruikers tot in het extreme beschermen. Zoals ExpressVPN, waar tijdens een grootschalig politieonderzoek geen data meer te vinden was op de in beslag genomen vpn-server. Daardoor liep het spoor naar de moordenaar van Andrei Karlov, destijds Russische ambassadeur in Turkije, dood.

Andersom zijn er ook vele gevallen bekend van vpn-providers die juist door de mand vielen als het hen juridisch gezien te heet onder de voeten werd. PureVPN werkte bijvoorbeeld mee met de autoriteiten om een van haar gebruikers te traceren. Alleen de praktijk kan op lange termijn uitwijzen of VPN Nederland écht betrouwbaar is.

Serveraanbod

Het servernetwerk van VPN Nederland is meer dan voldoende voor de gemiddelde huis-tuin-en-keuken-vpn-gebruiker. Op het moment van schrijven biedt deze vpn meer dan 100 serverlocaties verdeeld over 19 landen. Het overgrote deel van de serverlocaties is Nederlands, gevolgd door een aantal populaire ‘vpn-landen’, zoals de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. 

Ook landen in de nabije omgeving van Nederland hebben een hogere concentratie serverlocaties, zoals Duitsland en Frankrijk. Hiermee is er genoeg diversiteit aan servers om streamingdiensten te unblocken, denk hierbij aan Nederlandse, Amerikaanse en Britse servers voor diensten als NPO, Ziggo GO, Netflix en de BBC iPlayer. Wil je extra bescherming, dan kun je kiezen uit servers van landen met uitstekende privacywetgevingen, zoals Zweden en Zwitserland.

©PXimport

Poort 25 is geblokkeerd om spam vanaf het servernetwerk van VPN Nederland tegen te gaan. Dus als je tijdens je sessie met VPN Nederland niet-webgebaseerde e-mails wilt verzenden, dan zul je poort 587 of 465 moeten gebruiken.

Het uitvoeren van de IP leak test gaf een goed resultaat. Alle DNS-verzoeken verliepen netjes via de vpn en zowel op IPV4 als IPV6 was de verbinding waterdicht.

Downloads, torrents en streamingdiensten

Via de torrent IP leak test komt uitsluitend het ip-adres van de vpn-server naar voren, ons eigen ip-adres bleef netjes afgeschermd. Daardoor kunnen we stellen dat je gerust torrents kunt up- en downloaden terwijl je deze vpn gebruikt. Hoe deze vpn-provider in de praktijk zal reageren op verzoeken van copyrightwaakhonden als Stichting BREIN valt nog te bezien.

Hoewel vpn’s in eerste instantie voornamelijk als privacytool gebruikt werden, is het deblokkeren van streamingdiensten voor sommigen een ware hobby geworden. Voor deze review testen we dan ook of het mogelijk is om een aantal populaire streamingdiensten te unblocken. Alle geteste diensten werken met de vpn naar behoren, dus zonder haperingen of onderbrekingen, zowel op mobiele apparaten als op de pc. 

©PXimport

Snelheid

Waar sommige vpn-providers veel last hebben van snelheidsverlies, kunnen we over VPN Nederland zeggen dat er geen merkbaar verschil is. Technisch gezien zijn er minimale verliezen, maar dan hebben we het over 2 tot 3 procent van de downloadsnelheid. In de praktijk zijn deze verschillen niet merkbaar. Verbind je met een server ver weg, bijvoorbeeld in Amerika, dan is er wel sprake van snelheidsverlies, maar het is waarschijnlijker dat dit komt doordat de Amerikaanse server een beperkte uploadsnelheid heeft. De downloadsnelheid bij deze server is namelijk nagenoeg gelijk aan de snelheid zonder vpn.

Die goede snelheden zijn grotendeels te danken aan het WireGuard-vpn-protocol dat VPN Nederland gebruikt. WireGuard is een gratis opensource vpn-protocol dat in de meeste gevallen vele malen sneller werkt dan eerdere vpn-protocollen. Naast het geringe snelheidsverlies worden de verbindingen ook veel sneller tot stand gebracht.

Een veelgehoorde klacht onder fanatieke vpn-gebruikers is dat het tot stand brengen van de verbinding relatief lang duurt. Hierdoor is het wisselen tussen verschillende vpn-verbindingen onnodig traag. Doordat WireGuard opensource is en een zeer kleine codebase heeft, zijn eventuele beveiligingslekken simpel op te sporen en te patchen.

©PXimport

Abonnementen en garantie

De prijzen en abonnementen bij VPN Nederland zijn marktconform. Een maandelijks opzegbaar abonnement kost je 7,50 euro per maand, omgerekend 90 euro per jaar. Met een jaarabonnement betaal je het volledige jaarbedrag in een keer vooruit. In ruil daarvoor krijg je het eerste jaar 60 procent korting. Het grootste financiële voordeel heb je bij een tweejarig contract, dan krijg je namelijk 73 procent korting op het totaalbedrag. 

Na de eerste contractperiode verlengt VPN Nederland je abonnement automatisch, tenzij je voor die tijd opzegt. Bij een verlenging gelden de reguliere tarieven, wat neerkomt op bijna 60 euro per jaar. Bij een tweejarig abonnement verleng je dus automatisch voor bijna 120 euro (tweemaal het tarief voor het jaarabonnement).

Zet dus een paar weken voor je einddatum een reminder in je agenda om te voorkomen dat je er onbedoeld nog een periode vastzit. Als deze vpn je bevalt hoef je niets te doen, het abonnement wordt dan automatisch verlengd met dezelfde periode.

Over het algemeen zijn maandabonnementen duurder dan jaar- en tweejarige abonnementen. De gulden middenweg ligt bij een jaarabonnement waar je niet te lang aan vastzit en waar je tegelijkertijd niet te veel betaalt. Maandabonnementen zijn eigenlijk alleen meer aan te bevelen als je zeker weet dat je de dienst maar korte tijd gaat gebruiken.

Om de dienst te proberen, kun je bij VPN Nederland de eerste zeven dagen van je abonnementsperiode je geld terug krijgen. Voorwaarde is dan wel dat je binnen die zeven dagen na het afsluiten van je abonnement een e-mail naar de klantenservice stuurt om het abonnement op te zeggen.

Andere aanbieders die een niet-goed-geld-teruggarantie hanteren, kiezen veelal voor een langere periode, zelfs tot veertig dagen. Toch vinden wij dat de zeven dagen van VPN Nederland meer dan genoeg zijn om te beoordelen of je ’m wilt blijven gebruiken.

Conclusie

VPN Nederland heeft goed gekeken naar de behoeften van de Nederlandse vpn-markt. Daardoor zijn vrijwel alle populaire Nederlandse streamingdiensten in het buitenland te bekijken. En ook andersom, de in Nederland gewilde buitenlandse streamingdiensten, zoals het Amerikaanse Netflix, de BBC iPlayer en Britbox zijn gewoon in Nederland te streamen met deze vpn.

De snelheden van VPN Nederland zijn uitstekend, mede door het WireGuard-protocol, waardoor streamen en het delen van bestanden zonder enige hapering werkt. Tijdens onze snelheidstest waren er nauwelijks verschillen te zien tussen de snelheid met vpn en zonder. Torrentgebruik is toegestaan en werkt goed. Ook daarbij merken we nagenoeg geen verschil met onze snelheid zonder vpn.

Zowel op de desktopversie als de mobiele versie van de vpn is weinig aan te merken. Het is vrij basic, maar het werkt prima. Al zou split tunneling nog wel een welkome aanvulling zijn. Handmatige configuratie is alleen mogelijk met tussenkomst van de klantenservice, maar die reageert over het algemeen erg snel. Voor power users is dit (nog) niet de juiste vpn, maar voor huis-tuin-en-keukengebruik is VPN Nederland uitermate geschikt.

Tekst: Robin Kooij, VPNService.nl

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).