Als je nas of server op zolder is gecrasht, wil je waarschijnlijk voorkomen dat je het probleem ter plaatse moet oplossen. Met een kvm-over-ip-systeem kun je op afstand ingrijpen via het netwerk, wat helaas betrekkelijk duur is. Met Pi-KVM bouw je zoiets zelf met een Raspberry Pi en enkele goedkope componenten.

Een server of een nas staat waarschijnlijk niet altijd op een toegankelijke plaats. Dat is doorgaans geen probleem: je beheert het apparaat toch via het netwerk. Maar wat als het systeem is gecrasht en het daardoor niet meer bereikbaar is? Je kunt dan ter plaatse het apparaat rebooten, of als je er niet bij kunt in je meterkast de groep van je zolder even uitschakelen en weer inschakelen. Dan moet je maar hopen dat het apparaat uit zichzelf opstart of dat je het via wake-on-lan weer in actie krijgt.

Maar zelfs dan kan er nog heel wat misgaan. Wat als de bootloader bij een update een verkeerde configuratie heeft gekregen, zodat het besturingssysteem niet meer opstart? Dat probleem is niet via het netwerk op te lossen. Dan kun je niet anders dan een toetsenbord en scherm aansluiten en zo het probleem onderzoeken. Wellicht dien je via een live-cd een rescue-sessie op te starten om de bootloader opnieuw te installeren of andere hersteltaken uit te voeren.

Juist voor deze situatie zijn er in de loop der jaren talloze technologieën ontwikkeld die het mogelijk maken om op afstand het toetsenbord, scherm en opslagapparatuur van een server over te nemen alsof je er fysiek bij aanwezig bent. Dat heet doorgaans kvm-over-ip, waarbij kvm staat voor keyboard, video en mouse.

Er bestaan ook gestandaardiseerde protocollen voor beheer op afstand, iets wat men vaak out-of-band-management noemt. De bekendste is IPMI (Intelligent Platform Management Interface). Twee implementaties daarvan zijn DRAC (Dell Remote Access Controller) van Dell en iLO (Integrated Lights-Out) van HPE. Naast IPMI heb je ook AMT (Active Management Technology) van Intel. Een relatief nieuwe standaard is Redfish, die in de industrie ook al een goede ondersteuning heeft gekregen.

Goedkoop alternatief

Al deze technologieën hebben gemeen dat ze zich vooral richten op de zakelijke markt en daardoor niet goedkoop zijn. Maar voor de thuisgebruiker met een nas is er een alternatief: sluit een Raspberry Pi op je nas aan en laat die werken als een via het netwerk aan te sturen toetsenbord, muis en scherm van je nas. Pi-KVM biedt zo’n oplossing aan, die je zelf kunt bouwen voor nog geen 100 euro.

Je sluit de video-uitgang van je nas gewoon via een video-capturecomponent aan op je Raspberry Pi, en via de usb-otg-aansluiting doet de Raspberry Pi zich voor als toetsenbord en muis. Dan sluit je de Raspberry Pi op je netwerk aan. Via een webinterface of VNC-client krijg je dan toegang tot het scherm van je nas en stuur je dat aan met je eigen toetsenbord en muis.

©PXimport

Op de GitHub-pagina van Pi-KVM staat uitgelegd welke componenten je nodig hebt om je eigen kvm te maken. De huidige versie heeft een Raspberry Pi 4 nodig (het model met 2 GB geheugen volstaat) of een Raspberry Pi Zero W. Deze laatste is trager en dan ook niet aan te raden.

Voor de video-capture kun je kiezen voor een hdmi-naar-usb-dongel (de goedkoopste optie), maar die levert een beeldvertraging op van zo’n 200 ms en is minder betrouwbaar. Een betere optie is dan ook een hdmi-naar-csi-2-adapterbordje, dat je op de csi-2-connector van je Raspberry Pi aansluit, die normaal gesproken is bedoeld voor de Raspberry Pi Camera Module. In feite geef je zo het beeld van het scherm van je nas door aan je Raspberry Pi alsof het een camerabeeld is.

Dan rest nog de emulatie van het toetsenbord en muis. De usb-c-aansluiting van de Raspberry Pi 4 dient voor de stroomvoorziening, maar minder bekend is dat die ook usb-on-the-go (usb-otg) voor dataoverdracht ondersteunt. Met een trucje kunnen we daarvan gebruikmaken. 

Als je de usb-c-kabel waarop je de Raspberry Pi aansluit splitst in één usb-a-kabel voor de stroomvoorziening (die je in een voeding van 3 ampère en 5 volt steekt) en één usb-a-kabel voor data, kun je die laatste aansluiten op je nas en kan je Raspberry Pi zich zo voordoen als toetsenbord, muis en zelfs opslagapparaat.

Usb-splitter zelf maken

Alles wat we hiervoor noemden, kun je kant-en-klaar kopen, inclusief de usb-splitter. Maar bij deze laatste moet je even opletten: veel usb-splitters hebben in de ene kabel alleen stroom en in de andere kabel data én stroom, om extra stroom aan een usb-apparaat zoals een harde schijf te leveren. Dat kan in onze situatie voor Pi-KVM voor problemen zorgen. Je hebt daarom een usb-splitter nodig die het signaal splitst in voeding voor de ene kabel en data voor de andere.

Gelukkig kun je zo’n kabel vrij eenvoudig zelf maken en dat gaan we hier ook doen. Je hebt een usb-a-naar-usb-c-kabel nodig (mannelijk/mannelijk) en een usb-a-kabel met mannelijke connector aan de ene kant (waarvan je maar de helft gebruikt). Eén van de twee mag een pure voedingskabel zijn (die dus geen datalijnen heeft). Je kunt het beste kabels van verschillende kleuren gebruiken, zodat je makkelijker onthoudt wat de data- en wat de voedingskabel is van je splitter.

©PXimport

Beslis welke kabel je als datakabel en welke je als voedingskabel gaat gebruiken. Knip de ongebruikte connector van de voedingskabel af en strip de isolatie van het uiteinde. Je ziet nu vier draden (of twee als het een voedingskabel is): de witte en groene draden zijn de datalijnen, de rode en zwarte (of blauwe) zijn de voedingslijnen. Van deze heb je alleen de voedingslijnen nodig. Buig de andere om of knip ze af zodat ze geen onbedoeld contact maken. Strip nu de isolatie van de rode en zwarte draden. Doe dat bijvoorbeeld met een breekmes, want het zijn heel dunne draden.

De andere kabel, waarvan je het ene uiteinde als datakabel gaat gebruiken en het usb-c-uiteinde in de Raspberry Pi gaat steken, moet je niet doorknippen. Je dient op een bepaald punt de buitenste isolatielaag te verwijderen. Doe dat voorzichtig door met een striptang op twee plaatsen in de kabel te snijden zonder de draden binnenin te beschadigen, en de isolatie ertussen te verwijderen.

©PXimport

Knip hier nu de zwarte en rode draden door. Strip de isolatie van de twee uiteindes van de zwarte kabel en van het uiteinde van de rode kabel aan de kant van de usb-c-connector die in de Raspberry Pi moet. De andere rode kant buig je om of knip je af; die heb je niet nodig. Verbind nu de rode draad van de datakabel met de rode draad van de voedingskabel. 

Breng de twee stukken van de doorgeknipte zwarte draad van de datakabel bij elkaar en verbind die met de zwarte draad van de voedingskabel. Soldeer beide verbindingen vast na eerst elke draad te vertinnen. Let op: voor de zwarte draad moet je dus drie stukjes aan elkaar solderen!

Werk de kabel nu af. Bevestig isolatietape rond de zwarte draad en andere isolatietape rond de rode. Bevestig tot slot isolatietape rond het geheel, zodat er geen open draden meer te zien zijn van de usb-kabels.

over hoe je deze kabel maakt.

©PXimport

©PXimport

Uiteindelijk heb je een kabel met aan één kant een usb-c-connector die zowel data als voeding doorgeeft, en aan de andere kant één kabel met usb-a-connector voor de data en een andere kabel met usb-a-connector voor de voeding. Onthoud (of beter: label) welke waarvoor dient!

©PXimport

Pi-KVM installeren

Dan heb je nu alles om je eigen Pi-KVM-apparaat te maken. Als je de hdmi-naar-usb-dongel gebruikt, steek die dan in de usb-poort linksonder (de software verwacht die daar). Gebruik je het hdmi-naar-csi-2-adapterbordje, trek dan het zwarte lipje van de camera-interface op de Raspberry Pi (tussen de analoge audio en de micro-hdmi) naar boven, en trek ook het lipje op het adapterbordje naar buiten.

Steek dan de lintkabel in de connector op de Raspberry Pi, met het blauwe strookje gericht naar de usb-poorten, en klik het lipje weer dicht. Doe hetzelfde op het adapterbordje, waar de blauwe strook naar de bovenkant gericht moet zijn.

Download de image van Pi-KVM en kies daarbij voor de versie voor het csi-adapterbordje of de usb-dongel. Schrijf dit dan met een programma zoals balenaEtcher of USBImager naar een micro-sd-kaart van minstens 16 GB groot. Steek deze in je Raspberry P en sluit de hdmi-connector van het adapterbordje via een hdmi-kabel op het scherm van je nas aan. 

Sluit dan het usb-c-uiteinde van je usb-kabel op je Raspberry Pi aan, doe de voedingskabel van de andere kant in een voedingsadapter van 3 ampère en 5 volt en steek de datakabel in een usb-poort van je nas. Sluit een ethernetkabel aan, zodat je Raspberry Pi een netwerkverbinding heeft. En steek tot slot de voedingsadapter in het stopcontact, waarna je Pi-KVM-machine opstart. 

Lukt dit niet, draai dan de usb-c-connector om. Onze Frankensteinkabel heeft niet de handige eigenschap van usb-c dat het niet uitmaakt hoe je de connector ergens in steekt.

Zoek nu het ip-adres dat je Raspberry Pi via dhcp heeft verkregen. Dat kan in de lijst met dhcp-leases in de webinterface van je router. Log in op https://IP met in plaats van IP het ip-adres van je Raspberry Pi. Je krijgt een waarschuwing te zien, omdat de webinterface van Pi-KVM een zelfondertekend tls-certificaat gebruikt. Log in met gebruikersnaam admin en wachtwoord admin.

Je krijgt nu het hoofdscherm van Pi-KVM te zien, met drie opties: KVM, Terminal en Logout. 

©PXimport

Kies eerst eens voor Terminal en voer su in om naar de rootgebruiker over te schakelen (het wachtwoord is standaard root). Voer dan eerst rw in om het rootbestandssysteem beschrijfbaar te maken en dan passwd om een nieuw wachtwoord voor root te kiezen. Het wachtwoord voor gebruiker admin wijzig je met de opdracht: kvmd-htpasswd set admin.

KVM instellen

Het belangrijkste is uiteraard de kvm-functionaliteit. Keer terug naar het hoofdscherm en kies KVM. Als je Pi-KVM correct op je nas hebt aangesloten en je die via atx (in het menu ATX / Click Power of door fysiek de powerknop in te drukken) inschakelt, zie je nu het opstartscherm van je bios/uefi en daarna het bootmenu verschijnen.

Je kunt nu ook met je toetsenbord en muis je nas aansturen alsof je er vlak voor zit, en allerlei hersteltaken uitvoeren. Instellingen in het bios of de uefi aanpassen? Het bootmenu aanpassen of een andere entry in het bootmenu kiezen omdat de standaardkeuze niet start? In het initramfs van je Linux-server je bestandssysteem herstellen of de passphrase invoeren om je rootbestandssysteem te unlocken? Het is allemaal mogelijk op deze manier.

Let wel op: omdat je dit alles in een webbrowser doet, worden specifieke toetsen(combinaties) door het besturingssysteem van je pc of je webbrowser geïnterpreteerd en niet op je nas. Daarbij horen belangrijke combinaties zoals Ctrl+Alt+Del, maar ook toetsen zoals Shift Lock. Als je deze naar je nas wilt sturen, kan dat in Pi-KVM via het menu Shortcuts.

©PXimport

Virtuele schijf toevoegen

Een volgende stap is dat je ook op afstand een (virtuele) schijf toevoegt aan je nas, bijvoorbeeld om bij grotere problemen je nas van een herstelschijf op te starten of een volledige herinstallatie te doen van je Linux-server met een installatieschijf. Die functionaliteit vind je in het menu Mass Storage.

Klik daar op Select image to upload en selecteer het gewenste iso-bestand op je pc. Klik daarna op Upload om het naar je Raspberry Pi te uploaden. Dit is de reden waarom je het liefst geen te kleine micro-sd-kaart in je Raspberry Pi stopt: alle images waarvan je je nas wilt kunnen opstarten, moeten hierop kunnen passen.

Zodra het iso-bestand is geüpload, klik je het in het uitklapmenu naast Image: en kies je of je bij Drive mode of je de schijf wilt simuleren als cd-rom of usb-stick. Daarna klik je onderaan op Connect drive to Server. Pi-KVM doet zich dan via de usb-otg-interface voor als opslagapparaat en biedt zo de inhoud van de image aan je nas aan.

Als je nu je nas reboot of opstart, kun je in het bootmenu van het bios/uefi de virtuele schijf kiezen waarvan hij moet opstarten. Je voert nu de hersteltaken of installatie uit waarvoor je de schijf nodig hebt. En als je daarna klaar bent, klik je in Pi-KVM in het menu Mass Storage op Disconnect drive om de virtuele schijf te ontkoppelen. Als je daarna je nas weer herstart, zal hij weer van zijn normale schijf starten.

©PXimport

Werken met macro's

Als je specifieke acties met je toetsenbord en muis meerdere keren moet uitvoeren, kun je deze opnemen als macro’s en daarna meerdere keren afspelen. Ga daarvoor in de webinterface van Pi-KVM naar Macro, klik op Rec, voer je taken uit, en klik op Stop als je macro klaar is. Op deze manier kun je bijvoorbeeld de juiste opstartschijf in het bootmenu kiezen en dit als een macro opslaan. De tijd dat het script nodig heeft, wordt ook getoond. Deed je iets verkeerds in je macro, klik dan op Clear en neem ze dan opnieuw op.

De macro’s worden niet op Pi-KVM zelf opgeslagen. Je dient je aangemaakte macro dus eerst te downloaden met een klik op Download script. Sla die dan op je pc op met een duidelijke naam. Als je dan later de macro opnieuw wilt uitvoeren op je nas, klik je op Upload script en daarna op Play om de macro uit te voeren. In sommige omstandigheden is de optie Infinite loop playback interessant: de acties die je in de macro hebt opgenomen, worden dan in een lus telkens herhaald.

©PXimport

Pi-KVM uitbreiden

Het besturingssysteem van Pi-KVM is gebaseerd op Arch Linux ARM. Je kunt dit flexibele besturingssysteem dan ook uitgebreid aan je wensen aanpassen. Extra pakketten installeren voor functionaliteit die niet standaard erin zit, is eenvoudig gebeurd. Houd er wel rekening mee dat het besturingssysteem in read-only modus draait. Maak het bestandssysteem dus altijd eerst schrijfbaar voor je pakketten installeert of configuratiebestanden aanpast, en maak het daarna weer read-only. Op die manier is de kans op een corrupte micro-sd-kaart laag.

Verder ondersteunt Pi-KVM ook de serverbeheerprotocols IPMI en Redfish. Die eerste heeft tal van zwakheden; die tweede is een moderner, op http gebaseerd protocol dat al heel wat veiliger is. Redfish is standaard al ingeschakeld. Dat betekent dat je met tools die Redfish ondersteunen Pi-KVM op afstand kunt aansturen met de gebruikers die in Pi-KVM zijn gedefinieerd. 

Tot slot kun je in Pi-KVM ook meer dan één opslagapparaat definiëren, een seriële verbinding over usb configureren of ethernet over usb. In het laatste geval kun je je Raspberry Pi bijvoorbeeld als dns-server of ftp-server voor je nas laten werken.

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.