Menu's aanpassen in Word
In alle Office-programma’s kun je een eigen invulling geven aan de werkomgeving. Je kunt eigen tabbladen toevoegen en bestaande aanpassen of verwijderen. Daarmee sluit het fameuze lint beter aan bij jouw persoonlijke manier van werken. Hoe menu's aanpassen in Word werkt, leggen we hier uit.
Het lint van Word bestaat uit tabbladen met daarin groepen waarin je verschillende opdrachten bij elkaar ziet. Het is niet mogelijk de grootte van het lint of de grootte van de pictogrammen op het lint te wijzigen. Je kunt wel de volgorde van de tabbladen wijzigen en aanduiden welke tabbladen, groepen en opdrachten je wel en niet wilt zien.
Voor je verder leest, is het goed om te weten dat je het lint altijd weer kunt herstellen naar z'n standaard indeling. Dit doe je via Aanpassingen, Beginwaarden, Alle aanpassingen opnieuw instellen.
Om het lint te wijzigen ga je via Bestand naar Opties. Daar staat aan de linkerkant de knop Lint aanpassen. Dit venster is verdeeld in Opdrachten kiezen en Het lint aanpassen.
Lint aanpassen
Laten we met de rechterkant beginnen. Door op het plusteken voor de naam van het hoofdtabblad te klikken, krijg je de groepen te zien. Als je daarna op het plusteken voor de groep klikt, herken je alle opdrachten die in zo’n groep zitten.
In dit venster kun je ook de volgorde van de hoofdtabbladen wijzigen. Je klikt op zo’n hoofdtabblad en sleept dat hoger of lager in de rangorde. Een nieuw tabblad voeg je logischerwijs toe met de knop Nieuw tabblad. Er zijn gebruikers die op die manier bijvoorbeeld een extra tabblad maken om hun macro’s te beheren, of om bepaalde vormen of pictogrammen bij de hand te houden.
Eerst verschijnt de nieuwkomer als een naamloos tabblad, maar via de rechtermuisknop kun je dit tabblad een betekenisvolle naam geven. Tabbladen en groepen die je toevoegt of aanpast, herken je aan het label (aangepast) dat achter de naam staat.
Extra groepen/opdrachten
Aan het nieuwe tabblad wordt meteen een nieuwe (nu nog lege) groep toegevoegd die je moet vullen met opdrachten. Een tabblad zonder opdrachten is tenslotte zinloos. Ook de lege groep geef je een naam via de rechtermuisknop. Daarna voeg je de opdrachten aan elke groep toe door items uit de linkerkolom te selecteren en vervolgens in het midden op de knop Toevoegen te klikken.
In dit voorbeeld maken we een tabblad Favorieten, waarin we de groep Illustraties toevoegen. Naderhand ziet het lint er dan als volgt uit:
In de groep Illustraties plaatsen we dan opdrachten als Afbeeldingen, Grafieken, SmartArt enzovoort. Om snel bij de gewenste opdrachten in de linkerkolom te komen, kun je boven kiezen voor onder meer Populaire opdrachten, Alle opdrachten en Opdrachten die niet op het lint staan. Die laatste is een interessante omdat je hiermee bij een reeks opdrachten komt die daarvoor nooit via het lint te benaderen waren.
Bij de opties is het ook mogelijk om tabbladen en groepen die je nooit gebruikt te verbergen. Hiervoor haal je het vinkje voor het item weg. Dat maakt de werkomgeving overzichtelijker. Nu je de weg kent, kun je die verborgen items ook snel weer zichtbaar maken.
Opdrachten verbergen in de hoofdtabbladen lukt niet, maar je kunt ze met de knop Verwijderen wel weghalen.
Snelle toegang (tot Adresboek, bijvoorbeeld)
Om bepaalde functies die je vaak nodig hebt sneller bij de hand te hebben, is er de werkbalk Snelle toegang. Dit is de smalle blauwe horizontale balk die boven het lint staat. Waarschijnlijk staat er hier bij jou al de knop Automatisch opslaan. Ook deze werkbalk is aanpasbaar; je kunt op een eenvoudige manier knoppen voor bepaalde opdrachten toevoegen.
Klik in die balk op de knop met het pijltje dat naar beneden wijst en daarna op de knop Werkbalk Snelle toepassing aanpassen. Hier staan functies bij die je simpelweg kunt aanvinken. Daarmee komen er knoppen in deze balk bij, zoals Nieuw, Openen, Opslaan en Snel afdrukken.
Een opdracht in Snelle toegang die voor veel gebruikers nuttig is, is de functie Adresboek. Hiermee kun je in je Word-documenten rechtstreeks de gegevens invoeren van contacten die Outlook bewaart. Hoe doe je dat? Selecteer de knop Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Word, ga deze keer naar de rubriek Werkbalk Snelle toegang.
In eerste instantie zie je in de linkerkolom Populaire opdrachten, maar daar vind je niet wat je nu nodig hebt. Wijzig deze instelling in Alle opdrachten, zodat je een alfabetisch geordende lijst krijgt van alle opdrachten die beschikbaar zijn. Selecteer in deze lange lijst de opdracht Adresboek en gebruik daarna de knop Toevoegen. Bevestig met OK om dit venster te sluiten.
Hierna zie je dat er bovenaan in de werkbalk het pictogram van het Adresboek is bijgekomen. Wanneer je nu de muisaanwijzer in het Word-document plaatst en je op dit adresboekpictogram klikt, dan kun je een naam in het geselecteerde Outlook-adresboek selecteren. De gegevens die je op deze manier kunt importeren, zijn uiteraard afhankelijk van de informatie die je voor deze contactpersoon hebt ingevoerd.
De aanpassingen die je in de werkomgeving van Word doorvoert, worden overigens niet overgedragen naar de andere Office-programma’s. Als je veranderingen in het Word-lint ook in PowerPoint of Excel wilt terugzien, dan moet je die daar afzonderlijk toepassen.
Op zich wel logisch, want ieder Office-programma heeft veel eigen functies die niet uitwisselbaar zijn met andere programma’s uit het pakket. Wil je meer Office-tips, dan wijzen we je graag op deze cursus Werken met Word, Excel en PowerPoint.