Dankzij gps kunnen foto's van locatiegegevens worden voorzien. Zo zie je altijd waar je de foto hebt gemaakt. Met een smartphone is dat gemakkelijk, maar hoe doe je dat met je fototoestel als die geen gps heeft? Zijn deze gegevens ook weer te wissen als je de locatie niet openbaar wilt maken?

Tip 01: Smartphone

Fotografeer je regelmatig met je smartphone? Dan bevatten veel van je foto's nu waarschijnlijk al locatiegegevens. In de telefoon zit namelijk een gps-ontvanger, zodat bekend is waar jij je bevindt. De locatie kan zodoende automatisch aan elke foto die je neemt worden toegevoegd. Het kan wel zijn dat je deze mogelijkheid nog moet aanzetten. We beginnen even met de iPhone. Ga naar de app Instellingen en blader omlaag naar Privacy en kies Locatievoorzieningen. In iOS 7 en lager worden er locatiegegevens in foto's weggeschreven als de schakelaar bij Camera groen is. Gebruik je niet de standaard camera-app maar een andere app, dan moet je daar hetzelfde voor doen. Draai je iOS 8, dan zijn de schakelaars er niet meer. Kies hier achter Camera de optie Bij gebruik van app of Altijd. Verder moet helemaal boven in het scherm de schakelaar Locatievoorzieningen aanstaan, want anders staat deze functionaliteit volledig uit.

©PXimport

Tip 01 Je geeft zelf aan of locatiegegevens in je foto's terechtkomen.

Tip 02: Camera-apps

Fotografeer je weleens met een andere app dan de standaard camera-app van je iPhone? Zelfs als je de handeling uit de eerste tip hebt uitgevoerd, kan het gebeuren dat er geen locatiegegevens worden weggeschreven. In elke camera-app kan een optie zitten waarmee je het wegschrijven van locatiegegevens inschakelt. Roep in de camera-app daarom het scherm op met de app-instellingen om dit te controleren. Ga op zoek naar een optie die met locatiegegevens te maken heeft en zet die aan. Vaak wordt het geotagging genoemd.

Als je een Android-toestel hebt, schakel je het wegschrijven van locatiegegeven altijd in via de app-instellingen van de app die je gebruikt. Open de camera-app die je gebruikt, open de instellingen en zoek naar een begrip als Locatiegegevens of Geotags. Ook bij Android moet je nu zorgen dat in de algemene instellingen van je smartphone de locatiebepaling aan blijft staan. Zet je deze uit, dan kan de camera-app ook niet meer bepalen waar je bent.

©PXimport

Tip 02 Ook in camera-apps kan een locatieoptie zitten.

Tip 03: Plattegrond

Locatiegegevens zitten natuurlijk niet voor niets in foto's. We willen er ook wat mee doen. Om te zien waar je gefotografeerd hebt, start je op een iPhone de app Foto's op. Tik linksonder op Foto's. Je foto's worden nu geordend op datum. Eerst per jaar en elke keer dat je op het vlak met miniaturen tikt, wordt de tijdspanne korter. Boven de miniaturen zie je locatienamen staan. Tik je erop, dan verschijnt een plattegrond met de foto's die er gemaakt zijn. Foto's worden gegroepeerd en naarmate je verder inzoomt, zie je steeds beter op welke plek groepjes of individuele foto's gemaakt zijn. Op een Android-apparaat hangt het van het merk af waar je de locaties ziet. Op een smartphone van Samsung start je de app Galerij, tik je in de kopregel op Albums en kies je voor Locaties. Wil je snel en gemakkelijk een overzicht van al je foto's op een plattegrond hebben, dan kun je op een iPhone de gratis app Picture-Map Free gebruiken en op een Android-telefoon de gratis app PhotoMap.

©PXimport

Tip 03 Op een plattegrond zie je waar gefotografeerd is.

Tip 04: Camera

Zo nu en dan wordt een gewone fotocamera van een gps-ontvanger voorzien. Helaas is het nog steeds niet zo dat alle recente camera's erover beschikken. Heeft jouw camera het wel, dan worden je foto's net als bij de smartphone automatisch van locatiegegevens voorzien. Je moet de optie wel altijd even aanzetten via het menu van de camera. In tegenstelling tot een smartphone houdt een camera niet continu bij waar je bent. Schakel je het toestel in, dan kan het zijn dat je eventjes moet wachten tot de gps je locatie heeft bepaald. Dit zie je bijvoorbeeld aan een pictogram op het scherm of aan een gekleurd lampje. Fotografeer je te vroeg, dan is niet of niet nauwkeurig genoeg bekend waar je bent. Het kan zijn dat een camera via het menu de mogelijkheid biedt om ook je positie te verversen wanneer de camera is uitgeschakeld, maar dat verkort wel sterk de batterijduur.

©PXimport

Tip 04 Er bestaan ook camera's met ingebouwde gps.

Tablets

Een groeiend aantal mensen fotografeert met een tablet. Niet alleen thuis, maar ook onderweg. Android-tablets hebben vrijwel altijd gps aan boord, zodat foto's - net zoals bij een smartphone - eenvoudig van locatiegegevens te voorzien zijn. Bij de iPad ligt dit anders. Heb je een model dat is voorzien van mobiel internet, dan is alles in orde. Heb je echter het model met alleen wifi, dan weet de iPad alleen waar je bent zolang je met een draadloos netwerk bent verbonden. Dus fotografeer je buiten het bereik van netwerken, dan is jouw locatie niet bekend en is niet te zien waar je hebt gefotografeerd.

Tip 05: Via wifi

Heeft jouw camera geen gps aan boord, maar beschikt het toestel wel over wifi? Dan stelt de fabrikant een gratis app beschikbaar waarmee je de camera draadloos met je smartphone kunt verbinden. Zodoende kun je de foto's die op je camera staan bekijken, ze op je telefoon bewerken, delen op internet en vaak ook de camera op afstand bedienen. Omdat je telefoon wel over gps beschikt, kan de app de foto's in de camera van locatiegegevens voorzien. Het is dan wel nodig de app tijdens het fotograferen op je telefoon te laten meedraaien, zodat je locatie continu bekend is. Zodra je klaar bent en de camera via wifi met je telefoon verbindt, worden de locatiegegevens naar de camera gestuurd en in de foto's opgeslagen. Soms kan het ook direct tijdens het fotograferen gebeuren. In dat geval moet de draadloze verbinding met je camera wel continu in stand blijven. Daarnaast kost deze optie meer stroom op zowel je telefoon als de camera.

©PXimport

Tip 05 Via een smartphone kun je foto's in de camera van locatiegegevens voorzien.

Tip 06: Achteraf

Wat nu als er geen gps en ook geen wifi op je camera zit, zoals op het gros van de camera's het geval is? Ook dan is het mogelijk om locatiegegevens in foto's op te slaan, al is het wel iets meer werk. Er bestaan namelijk talloze apps voor smartphones die voor je bijhouden waar je zoal naartoe gaat. Door elke paar seconden je positie te bepalen, wordt een zogenaamd spoor of track gemaakt. Zo zie je precies wanneer je waar was. Een spoor kun je op ieder moment starten en weer stoppen. In de app kun je dus een hele verzameling aanleggen bijvoorbeeld als je gaat hardlopen, fietsen, of een dagje op stap bent. Zo'n spoor kun je vervolgens naar de computer versturen. Dat kan onder andere via e-mail of een cloud-dienst zoals Dropbox of Google Drive. Het enige wat nu nog hoeft te gebeuren, is het koppelen van de locatiegegevens uit een spoor aan de foto's die je met je gewone camera hebt gemaakt. Ook daar bestaat handige software voor. We laten het proces stap voor stap aan je zien.

©PXimport

Tip 06 Door een spoor bij te houden, kun je foto's achteraf locatiegegevens geven.

Tip 07: iPhone

Het begint dus met het opnemen van een spoor op je smartphone. Daar bestaan veel apps voor, bijvoorbeeld (topografische) kaartprogramma's en fitness-apps. Het maakt niet echt uit welke app je gebruikt, zolang je maar een spoor kunt opnemen en dit via bijvoorbeeld e-mail kunt versturen. Een prima gratis app voor de iPhone is myTracks. Op Android kun je het bijna gelijknamige My Tracks gebruiken. Laten we de iPhone als voorbeeld nemen. Je start myTracks, tikt linksonder op REC en kiest Start recording. Vanaf nu wordt je locatie geregistreerd in een spoor. Dit zie je als een lijn op de plattegrond. Nu kun je gaan fotograferen.

De app kun je zolang laten lopen als je wilt en de accu van je telefoon het uithoudt. Na afloop tik je weer op REC en kies je Stop recording. Tik op het map-pictogram en je ziet alle opgenomen sporen. Kies er een uit, tik bovenin achter de naam van het spoor op het informatie-pictogram en tik daarna op het delen-pictogram. In het Export-scherm tik je opnieuw op een delen-pictogram. Kies Mail en stuur het bestand naar jezelf, of kies Open in als je het spoor via een app zoals Dropbox wilt overzetten. Het spoor wordt als een gpx-bestand bewaard.

©PXimport

Tip 07 Verstuur een spoor via bijvoorbeeld e-mail aan jezelf.

Tip 08: Android

Met de app My Tracks op Android werkt het in grote lijnen hetzelfde als op de iPhone (zie vorige tip). Eerst neem je een spoor op door op de opnameknop te drukken. Zodra je klaar bent druk je op de stop-knop. Alle sporen komen op het hoofdscherm van de app te staan. Selecteer een spoor en kies in het menu voor Exporteren. Opslaan kan in het geheugen van de telefoon, waarna je het bestand zelf kunt oppakken vanuit bijvoorbeeld de mail-app of de app van Dropbox. Rechtstreeks vanuit My Tracks naar je Google Drive versturen kan eventueel ook. Let er wel op dat je op het scherm Exporteren naar kiest voor het bestandsformaat GPX. Standaard kiest de app namelijk voor KML.

©PXimport

Tip 08 Exporteer het spoor als een gpx-bestand.

Tijd synchroniseren

Om foto's achteraf van locatiegegevens te voorzien, is het belangrijk dat de klok in je camera de juiste tijd aangeeft. Het opnametijdstip van de foto wordt namelijk gebruikt om in het spoor te zoeken waar je op dat moment was. Loopt je camera een minuut voor of achter, dan wordt dus al de verkeerde locatie gekozen. Tenzij je langer op dezelfde plek bent gebleven. Je kunt het beste de tijd die je smartphone aangeeft op de camera instellen. Dan weet je zeker dat de gegevens straks kloppen.

Tip 09: GeoSetter

Nu heb je dus een gpx-bestand (het spoor) waarin de benodigde locatiegegevens staan. Dit bestand heb je naar jezelf gemaild, of opgeslagen in bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. Sla dit bestand nu op in een map van je computer. Zet ook de foto's van je camera over naar de computer zoals je dat normaal ook doet. Nu hoeven we alleen nog de juiste locatiegegevens aan de foto's toe te voegen. Daar komt het gratis programma GeoSetter goed bij van pas. Tijdens of na installatie kan een melding verschijnen dat (een nieuwe versie van) ExifTool nodig is. Sta dit toe, want GeoSetter gebruikt dit programma om foto's aan te passen. Start GeoSetter en blader naar de map waarin je foto's staan. Kies Foto's / Selecteer alles en daarna Foto's / Synchroniseer met GPS gegevens bestanden. Wijs in het volgende scherm bij Synchroniseer met gegevens bestand het gpx-bestand aan. Klik op OK en GeoSetter gaat aan de slag. Na afloop is in een venster te zien hoeveel foto's van locatiegegevens kunnen worden voorzien. Kies Ja om door te gaan. Het verwerken kan wel een tijdje duren. Zodra alles klaar is, sla je de gegevens daadwerkelijk op in de fotobestanden via Bestand / Bewaar wijzigingen.

©PXimport

Tip 09 GeoSetter koppelt locatiegegevens uit een spoor aan jouw foto's.

Tip 10: Locatie wijzigen

De locatie van een foto kun je altijd nog wijzigen met GeoSetter. Bijvoorbeeld als de gps-gegevens niet nauwkeurig genoeg zijn bijvoorbeeld omdat je binnen gefotografeerd hebt of in een smal dal tussen hoge bergen. Kies een foto uit door op de miniatuur te klikken. Op de plattegrond zie je nu een paarse ballon met gele stip die de huidige locatie aangeeft. Deze ballon mag je verschuiven over de kaart. Zodra je hem loslaat, wordt gevraagd of de foto naar deze nieuwe locatie verplaatst moet worden.

Foto's die GeoSetter niet van locatiegegevens heeft voorzien of foto's waar je geen spoor van hebt opgenomen, kun je handmatig locatiegegevens geven. Je moet dan wel weten waar ze gemaakt zijn. Zoek de juiste locatie op de kaart. Dubbelklik op de gewenste plek. Hier verschijnt een rode ballon. Je mag hem verschuiven om de locatie nog wat nauwkeuriger in te stellen. Selecteer daarna een of meerdere foto's en kies in de menubalk Kaart / Verbind markering aan geselecteerde foto's. Vergeet niet om net als in de vorige tip, nadat je wijzigingen hebt aangebracht, deze nieuwe gegevens in de fotobestanden op te slaan via Bestand / Bewaar wijzigingen.

©PXimport

Tip 10 Locaties kun je aanpassen en ook handmatig aan foto's toevoegen.

Tip 11: Locatie bekijken

GeoSetter kun je niet alleen gebruiken om locatiegegevens toe te voegen of te wijzigen, maar ook om te zien waar je zoal foto's hebt gemaakt. Ga naar een fotomap, selecteer een foto door erop te klikken. Op de plattegrond zie je meteen waar dit exemplaar gemaakt is. Wil je dit van alle foto's in de map zien? Kies dan Kaart / Toon foto markeringen in de menubalk.

Op de plattegrond verschijnen blauwe ballonnen op alle plekken waar foto's genomen zijn. Klik je op een foto, dan zie je direct om welke ballon het gaat. Andersom kun je op een ballon klikken om te ontdekken welke foto er gemaakt is. Wil je alle ballonnen weer van de kaart halen, kies dan Kaart / Verwijder foto markeringen. De ballonnen verdwijnen alleen maar van de kaart, de locatiegegevens in jouw foto's blijven gewoon bewaard. De acties uit deze en voorgaande tip kun je trouwens ook uitvoeren via pictogrammen in de werkbalk die zich boven de plattegrond bevindt.

©PXimport

Tip 11 Je ziet direct waar al je foto's gemaakt zijn.

Tip 12: Elements Organizer

Adobe Photoshop Elements is een veelgebruikte fotobewerker. Heb je dit programma in huis, dan zit er meteen een fotobeheerder bij, genaamd Elements Organizer. Door fotomappen aan dit programma toe te voegen, kun je al je foto's vanuit één centraal programma beheren. Er zit ook een handige kaartmodule in, waarmee je precies ziet waar je foto's gemaakt zijn.

Foto's die van je smartphone komen, je camera met gps, of foto's waaraan je via GeoSetter een locatie hebt toegevoegd. Klik onder de menubalk op Plaatsen om de plattegrond op te roepen. Ook nu kun je markeringen op de kaart verslepen om de locatie van foto's te wijzigen. Een nieuwe locatie aan één of meer foto's toevoegen, doe je met Plaatsen toevoegen onder in het scherm (pictogram van een rode ballon met een blauw plusteken ernaast).

©PXimport

Tip 12 Elements Organizer is een fotobeheerder die ook een kaartweergave heeft.

Tip 13: Geotags wissen

Locatiegegevens komen goed van pas om te zien waar je gefotografeerd hebt. Niet alleen nu, maar ook over vele jaren, als herinneringen aan bijvoorbeeld een vakantie of leuk uitje flink zijn weggezakt. Toch kleven er ook nadelen aan. Want wat nu als je foto's deelt op internet? Bijvoorbeeld op Flickr? Van een vakantiekiekje is het vast niet erg als anderen weten waar dat was, maar hoe zit dat met foto's die je in en rond het huis maakt? Met een smartphone is het risico het grootst, omdat je ermee fotografeert en rechtstreeks kunt delen.

Gelukkig zijn persoonlijke gegevens eenvoudig weer te wissen. Voor iPhone kun je deGeo (0,89 euro) gebruiken. De aangepaste foto kun je rechtstreeks vanuit de app delen of opslaan in de filmrol. Op Android doet het al wat oudere EXIF Stripper hetzelfde. Op een pc kun je het programma Easy EXIF Delete gebruiken. Heb je Photoshop Elements, dan kan het ook via de Elements Organizer uit de vorige tip. Ga naar Plaatsen en selecteer de foto('s) en klik daarna onderin het scherm op Verwijderen. Hiermee wis je de locatiegegevens.

©PXimport

Tip 13 Locatiegegevens kun je ook wissen om je privacy te waarborgen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).