Je hebt een nieuwe schijf gekocht en die wil je nu in je systeem inbouwen, als vervangschijf voor je huidige systeemschijf of gewoon als extra opslag. Dat vergt echter de nodige voorbereiding: naast de fysieke inbouw is er immers ook nog de configuratie ervan, zoals de systeemmigratie en initialisatie, en het partitioneren en formatteren. Dit artikel helpen we je bij het plaatsen van een nieuwe harde schijf of ssd.

Tip 01: Scenario’s

We kunnen je jammer genoeg niet zomaar een rechttoe-rechtaan stappenplan meegeven om je nieuwe schijf helemaal klaar te maken voor gebruik. Dat hangt namelijk niet alleen af van je computersysteem (voor de inbouw maakt het bijvoorbeeld verschil uit of het om een laptop of een desktop gaat), maar ook van je bedoelingen. Het lastigste scenario is dat waarbij je je huidige schijf voor het nieuwe exemplaar wilt inruilen. Misschien wil je in dit geval de complete inhoud inclusief besturingssysteem van je oude naar de nieuwe schijf klonen. Of je verkiest een gloednieuwe installatie van Windows, waarbij je dan wel nog je oude data moet zien over te zetten. Is het je bedoeling (op je desktop-pc) een tweede, interne dataschijf toe te voegen, dan bespaar je je weliswaar de beslommeringen van een systeemmigratie, maar moet je de schijf wel correct voorbereiden.

In dit artikel laten we al deze aspecten aan bod komen. We beginnen met het vervangscenario, waarbij we eerst van een systeemmigratie uitgaan (door te klonen of via een imagebestand, ook wel schijfkopie genoemd) en vervolgens van een ‘schone’ Windows-installatie. In het tweede deel bespreken we het scenario van een extra schijf voor opslag van data, waarbij we de drie benodigde stappen in volgorde bespreken: initialiseren, partitioneren en formatteren.

©PXimport

Tip 02: Oude schijf

Je hebt ervoor gekozen om je oude systeemschijf door een nieuwe te vervangen, wellicht omdat je behoefte hebt aan een groter of sneller exemplaar. De neiging is dan ongetwijfeld groot om maar meteen de oude schijf uit je pc te halen, maar er zijn redenen waarom je daar beter nog even mee kunt wachten. Zo wil je misschien eerst het al geïnstalleerde besturingssysteem overzetten naar je nieuwe schijf en dan heb je de oude schijf nog even nodig. Zo’n systeemmigratie kan op twee manieren gebeuren. Je maakt van de oude schijf een imagebestand, bijvoorbeeld naar een externe usb-schijf en je zet dat image over naar je nieuwe schijf met behulp van een opstartmedium als een cd/dvd of een usb-stick. Of je gaat de schijf klonen, waarbij je zowel de oude als de nieuwe schijf gelijktijdig aan je systeem hangen. Bij een desktop-pc is dat niet eens zo lastig (zie ook tip 4). Gaat het echter om een laptop, dan kun je de nieuwe schijf via een externe schijfbehuizing, met een externe usb- en interne sata-connectie, aan je laptop hangen. Of je haalt de schijf uit je laptop en hangt die tijdelijk aan een desktop-pc, samen met je nieuwe schijf.

Ook wanneer je geen systeemmigratie overweegt, kan het handig zijn je oude schijf nog even te laten zitten. Wil je namelijk (alleen) de data van die schijf nog bewaren, dan kun je die schijf weliswaar als tweede schijf aan je pc koppelen. Op een laptop is dit hoogstwaarschijnlijk niet mogelijk. In dat geval doe je er dus goed aan eerst een back-up van alle nodige data te maken naar bijvoorbeeld een externe usb-schijf.

©PXimport

Tip 03: Systeemmigratie

Of je nou gaat klonen, dan wel met een imagebestand wilt werken voor de systeemmigratie, je kunt hiervoor goede gratis software inzetten als Macrium Reflect Free of EaseUS Todo Backup. Overigens kun je deze tools ook gebruiken voor gewone databack-ups. We tonen in het kort hoe je EaseUS Todo Backup gebruikt voor je systeemmigratie.

We beginnen met een kloonoperatie: klik op System Clone en zet een vinkje naast de doelschijf. Is je doelschijf een ssd, klik dan op Advanced options en plaats een vinkje bij Optimize for SSD. Bevestig je keuze met Next en wacht rustig af tot de operatie voltooid is. Zo makkelijk is het.

Werk je liever met een imagebestand? Kies dan Disk/Partition Backup in het hoofdvenster van EaseUS Todo Backup en selecteer de schijf of partitie waar je een complete back-up van wilt maken. Laat de optie Sector by sector backup uitgevinkt staan. Via het mapicoon bij Destination verwijs je naar een geschikte (externe) doellocatie. Bevestig met Proceed.

Om het imagebestand naar je nieuwe schijf ‘uit te pakken’ kun je het systeem opstarten met een speciaal herstelmedium: dat maak je aan via Tools / Create Emergency Disk, waarbij je bij voorkeur Create WinPE emergency disk geselecteerd laat. Selecteer USB als je een opstartbare usb-stick wilt maken van waaruit je het imagebestand kunt terugzetten.

©PXimport

Tip 04: Vervanging (desktop)

Je beschikt nu over de benodigde databack-ups of een systeemkopie van je oude schijf. Nu kunnen we eindelijk de oude schijf uit de pc halen en die door je nieuwe schijf vervangen. Haal de stroomkabel uit je computer en ontlaad jezelf door een geaard metalen voorwerp aan te raken. Vervolgens verwijder je het zijpaneel, vaak kan dit zelfs zonder schroevendraaier, waarna je de schijf uit de behuizing kunt losschroeven. In wat oudere systeemkasten kan het gebeuren dat je daarvoor beide zijpanelen moet verwijderen. Je harde schijf is met twee kabels verbonden: met een stroomkabel en met een smalle sata-kabel voor de dataoverdracht. Maak beide kabels los van de schijf: let op dat je bij het uittrekken geen andere kabels of onderdelen losmaakt of beschadigt. Je verbindt nu de nieuwe schijf met dezelfde connectoren. Let op de kleine uitsparing aan de zijkant van de connectoren: past de schijf niet, probeer het dan door die 180° te draaien. Een harde schijf schroef je op dezelfde manier vast; een ssd hoeft niet zo vast te zitten als een ouderwetse schijf aangezien een ssd geen bewegende onderdelen bevat en dus niet vibreert, maar je wilt niet dat-ie los in je systeem bungelt dus vastzetten (of klemmen) is evengoed nodig.

Is het je bedoeling de oude schijf naar de nieuwe te klonen (zie tip 3), dan koppel je je nieuwe exemplaar aan een vergelijkbare stroom- en sata-kabel. Na een succesvolle kloonoperatie verwissel je dan beide sata-aansluitingen.

©PXimport

Tip 05: Vervanging (laptop)

Hoe je de harde schijf uit je laptop haalt, hangt af van het model van die laptop. In nagenoeg alle gevallen zul je minstens één schroefje moeten verwijderen om de bodemplaat weg te kunnen halen. Soms kleeft er een garantiesticker op zodat er weinig anders op zit dan die te scheuren. In principe vervalt dan je garantie, maar in de praktijk blijkt dat wel mee te vallen – tenzij je natuurlijk zelf schade berokkent tijdens het ombouwen. Raadpleeg eventueel eerst de website van je producent of leverancier.

Is de bodemplaat verwijderd, dan kun je de harde schijf losmaken: ook die is met meerdere schroefjes of met een klik- of schuifsysteem vastgemaakt. Normaliter zijn zowel je oude als je nieuwe schijf 2,5inch-exemplaren, zodat je van dezelfde aansluitingen en schroefjes gebruik kunt maken. Als je oude schijf met behulp van een kleine sata-adapter was verbonden, kun je die ook voor je nieuwe schijf gebruiken. Is de schijf correct bevestigd, dan maak je de bodemplaat weer dicht.

©PXimport

AHCI-modus

©PXimport

Tip 06: Windows-installatie

Een systeemmigratie is dus één oplossing om snel een nieuwe schijf van een werkend besturingssysteem te voorzien. Een ‘schonere’ oplossing is een nieuwe Windows-installatie. Op die manier sleep je geen onvolkomenheden van een al langer gebruikt systeem mee. Dat kun je als volgt aanpakken: surf naar de site van Windows 10 en kies Hulpprogramma nu downloaden. Als je deze Media Creation Tool opstart, verschijnen twee opties. Kies hier Installatiemedia (USB-stick, dvd of ISO-bestand)voor een andere pc maken. Geef de gewenste taal, versie en architectuur (32 of 64 bits, of beide) aan van Windows. Tenzij je over een aangepaste productcode beschikt laat je hier het best het vinkje staan bij Gebruik de aanbevolen opties voor deze pc.

In het volgende venster selecteer je USB-flashstation; zorg wel dat je usb-stick over minstens 8 GB opslagruimte beschikt. Na afloop kun je je computer van deze stick opstarten en van hieruit Windows schoon installeren.

Moeilijk is dat niet. Duid de gewenste taal, tijd, valuta en toetsenbord aan en klik op Nu installeren. Er wordt nu om je productcode gevraagd, maar als je de installatie uitvoert op een pc waarop je Windows 10 eerder al succesvol had geïnstalleerd en geactiveerd, kun je hier ook Ik heb geen productcode kiezen. Selecteer desgevraagd de gewenste Windows-versie en kies vervolgens Aangepast: alleen Windows installeren (geavanceerd). Het gaat om een nieuwe, nog lege schijf en dus kies je hier Niet-toegewezen ruimte op schijf [x]. Daarna gaat de eigenlijke Windows-installatie van start.

©PXimport

Tip 07: Check-up

In dit tweede scenario gaan we ervan uit dat je een nieuwe schijf aan je al bestaande schijf wilt toevoegen. Er bestaan weliswaar laptops met ruimte voor twee schijven, maar die zijn vrij uitzonderlijk. De kans is dus groot dat je met een desktop-pc werkt. In tip 4 kon je al lezen hoe je daar een (tweede) schijf aankoppelt en met behulp van de informatie in het kader ‘AHCI-modus’ kun je uitvissen of de sata-interface wel degelijk op AHCI-modus is ingesteld.

Je tweede schijf hangt inmiddels aan je pc. Controleer eerst of de schijf überhaupt zichtbaar is voor Windows: druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit. De module voor Schijfbeheer start op en de kans is groot dat je al meteen de melding krijgt dat je nieuwe schijf nog niet is geïnitialiseerd. Dat klopt, want er is nog helemaal niets met deze schijf gebeurd. Voorlopig mag je deze melding echter Annuleren. Belangrijk is dat Windows de nieuwe schijf netjes in het overzicht van het Schijfbeheer toont.

©PXimport

Tip 08: Initialisatie

Als je in het Schijfbeheer linksonder bij de opsomming van de gedetecteerde schijven kijkt, zie je dat je nieuwe schijf een speciaal icoontje heeft meegekregen: een wit pijltje op een rode achtergrond. En er staat: Onbekend en Niet geïnitialiseerd. Dat brengen we meteen in orde: klik met de rechtermuisknop op dit vak en kies Schijf initialiseren. Windows wil nu van je weten welke partitiestijl je voor je schijf wilt gebruiken: MBR of GPT. In het kader ‘MBR of GPT’ lichten we beide opties toe, zodat je een optimale keuze kunt maken. Wat je ook kiest, de initialisatie is in een oogwenk voltooid. Heb je per ongeluk de foute partitiestijl gekozen, dan is er nog geen man overboord. Klik met de rechtermuisknop op het vak en kies Schijf converteren naar MBR/GPT-schijf. Het is maar dat je het weet: deze conversie is een stuk lastiger als je de schijf al hebt gepartitioneerd (zie tip 9): in dit geval moet je namelijk eerst alle bestaande partities weer weghalen.

©PXimport

MBR of GPT

©PXimport

Tip 09: Partitionering

Zodra je de nieuwe schijf hebt geïnitialiseerd, verschijnt de indicatie Standaard in het Windows Schijfbeheer. Jammer genoeg duikt de schijf nog niet in Verkenner op. Logisch, want de schijf bevat momenteel alleen nog maar niet-toegewezen ruimte. Je moet namelijk eerst nog minstens één schijfstructuur oftewel partitie creëren waarop je data kunt plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op de visuele voorstelling van de schijf en kies Nieuw eenvoudig volume. Er duikt een wizard op en zodra je op Volgende klikt, geef je aan hoe groot de nieuwe partitie moet worden. Standaard wordt hiervoor de volledige opslagcapaciteit benut, maar je kunt ook meerdere kleinere partities creëren (weliswaar één tegelijk). We gaan ervan uit dat je partitie de volledige schijfruimte mag innemen en dus druk je maar op Volgende, waarna je een geschikte stationsletter selecteert voor die partitie. Bevestig met Volgende. De schijf is nu klaar voor de laatste voorbereidingsfase: het formatteren.

©PXimport

Tip 10: Formattering

Een schijf formatteren betekent zoveel als de nodige structuren voorzien zodat een specifiek bestandssysteem (zoals ntfs) data op een correcte en efficiënte manier kan benaderen en bewaren. Een lekker ouderwets voorbeeld: zoiets als een archiefkast met hangmappen plaatsen, zodat je later daadwerkelijk iets in die dossierkast kunt opbergen.

Allereerst dien je hier dus het gewenste besturingssysteem aan te duiden en in nagenoeg alle omstandigheden zul je hier NTFS aanduiden. Het veld Clustergrootte laat je gewoon op Standaard staan. Vul een naam naar keuze in voor je partitie en laat vooral het vinkje staan bij Snelformatteren. Klik op Volgende en op Voltooien. Even later is je partitie netjes geformatteerd en dus klaar om data te ontvangen. Dat heeft Windows Verkenner inmiddels ook door, want kijk: je nieuwe station verschijnt nu wél in de lijst, net als je andere schijfpartities.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).