Stof- en waterbestendige apparaten komen het hele jaar door goed van pas. Wellicht vertoef je in de zomer graag aan het zwembad of op het strand. En als je regelmatig wandelt, hardloopt of fietst, beland je ongetwijfeld weleens in een fikse regenbui. De robuuste gadgets uit deze Shortlist kun je bij goed én slecht weer buitenshuis gebruiken.

6x Bluetooth-speakers

JBL Xtreme 4

De onlangs verschenen JBL Xtreme 4 is IP67-gecertificeerd. Je kunt deze krachtige bluetooth-speaker dan ook gerust volledig onder water dompelen, want de stevige behuizing kan het hebben. Met een speeltijd van zo’n 24 uur op een enkele acculading leent dit apparaat zich prima voor lange luistersessies in het park of op de camping. Je neemt hem met behulp van de schouderband overal mee naartoe. De Xtreme 4 bevat zes audiodrivers met een groot bereik, zodat je moeiteloos een klein feestje kunt bouwen. Andere pluspunten zijn de vervangbare batterij en geïntegreerde powerbankfunctie. Het product is te koop in de kleuren zwart, blauw en legergroen.

Urbanista Malibu

Luister je tijdens zomerse dagen graag naar een vrolijk muziekje? Dankzij een zonnecel laadt deze bluetooth-speaker de interne batterij op via zonne-energie (en kunstlicht). Daarnaast kun je opladen via netstroom. Een volle accu resulteert in een luistertijd van ongeveer twintig uur. Als het onverhoopt gaat regenen, kun je de Urbanista Malibu gewoon buiten laten staan; de stevige behuizing van bijna 700 gram is namelijk weerbestendig. Met de meegeleverde draagband kun je de luidspreker makkelijk meenemen. Dit product is verkrijgbaar in een grijze en een zwarte versie.

Pure Woodland Outdoor

Radioliefhebbers opgelet! Vanwege de geïntegreerde FM/DAB+-ontvanger kun je met dit apparaat op elke plek naar landelijke en regionale kanalen luisteren. De knoppen met de hartjes kun je gebruiken om maximaal zes zenders in het geheugen op te slaan. De fabrikant belooft een luistertijd van veertien uur. Kortom, je hoeft in de zomer geen moment van een touretappe of EK-voetbalwedstrijd te missen. Luister je liever naar zelfgekozen muziek, dan stream je Spotify- of Apple Music-afspeellijsten via bluetooth. De robuuste buitenkant bevat verstevigde stootranden en is volledig waterdicht. Je gebruikt de Pure Woodland Outdoor probleemloos in een stoffige werkplaats, in de badkamer of op het strand.

Yamaha WS-X1A

De Yamaha WS-X1A kun je zowel binnen als buiten gebruiken. Deze draadloze speaker werkt optioneel met een Yamaha-soundbar samen, waardoor je in de woonkamer bij films en series naar écht surroundgeluid kunt luisteren. Overigens vereist dat wel twee WS-X1A-luidsprekers. Ga je op pad, dan neem je dit stijlvol vormgegeven apparaat makkelijk mee. Na een oplaadtijd van ongeveer drie uur kun je twaalf uur luisteren. De speaker voldoet aan de IP67-standaard en is verkrijgbaar in een zwarte, donkergrijze en lichtgrijze uitvoering.

Bose SoundLink Flex

Met een bescheiden gewicht van nog geen 600 gram neem je de Bose SoundLink Flex eenvoudig mee. Je kunt deze slanke luidspreker zowel neerzetten als ophangen. Voor laatstgenoemde optie heeft de behuizing aan de zijkant een sterke lus. Een volle batterijlading is goed voor een speeltijd tot twaalf uur, al is dat afhankelijk van hoe luid je de SoundLink Flex instelt. Heeft iemand in jouw gezelschap óók een bluetooth-speaker van Bose, dan kun je beide apparaten draadloos aan elkaar koppelen voor een nog voller geluid. De fabrikant ontwikkelt de speaker in verschillende kleurstellingen.

JBL Go 4

De kersverse JBL Go 4 is een betaalbare minispeaker voor buiten, verkrijgbaar in zes verschillende kleuren. Ondanks de nogal kleine behuizing bevat de luidspreker een behoorlijke accu met een luistertijd van zo’n zeven uur. Met de duidelijke knoppen aan de bovenzijde wijzig je het volume en pauzeer je de muziek. Vergeleken met vorige versies is de draagband iets breder, waardoor je meer grip hebt. Een leuke optie is dat je via de JBL Portable-app meerdere speakers draadloos met elkaar kunt verbinden. De Go 4 bestaat grotendeels uit gerecyclede materialen en is IP67-gecertificeerd, dus stof- en waterdicht.

3x E-readers

PocketBook Verse Pro

Bang dat je jouw e-reader een keertje op de tuin- of campingtafel laat liggen? Een plensbui is geen enkel probleem, want de PocketBook Verse Pro voldoet aan de IPx8-norm. Je kunt dit apparaat zelfs in bad of zee laten vallen, want zelfs na een uur op een diepte van twee meter gaat de Verse Pro nog niet stuk. Het ontspiegelde e-inkscherm van 6 inch ondersteunt een nette resolutie van 1448 × 1072 pixels. Kortom, tekst en beeld verschijnen scherp in beeld. Fijn is dat deze e-reader op eigen houtje de optimale helderheid instelt. Naast e-books kun je ook luisterboeken op de interne opslagdrager van 16 GB bewaren. De Verse Pro is te koop met een rode of blauwe achterkant.

Kobo Sage

De Kobo Sage is een waterdichte e-reader met een groot e-inkscherm van 8 inch. Een pluspunt is de hoge resolutie van 1920 × 1440 pixels. Met een pixeldichtheid van 300 ppi ogen de letters erg strak. De donkere modus voorkomt dat je ogen snel vermoeid raken. Het interne opslagstation van 32 GB gebruik je voor het opslaan van e-books en audioboeken. Die audioboeken kun je beluisteren door een geschikte bluetooth-speaker of hoofdtelefoon aan te sluiten. Met de los verkrijgbare stylus kun je eventueel ook nog aantekeningen maken. Ten opzichte van veel e-readers uit een lager prijssegment is dit exemplaar erg snel; in de Sage zit namelijk een krachtige processor met vier rekenkernen van 1,8 GHz.

PocketBook Era

Op zoek naar een betaalbare e-reader die tegen een stootje kan? De PocketBook Era is kras- en waterbestendig. Het e-inkscherm heeft een prettig formaat van 7 inch. Dankzij de hoge resolutie van 1680 × 1264 pixels zien de letters er bijna hetzelfde uit als op echt papier. Vanwege het bescheiden gewicht van 228 gram houd je het apparaat makkelijk uren achter elkaar vast. Een opvallende eigenschap is de geïntegreerde speaker, waarmee je naar audioboeken kunt luisteren. Overigens kun je als alternatief ook een bluetooth-koptelefoon verbinden. De goedkoopste uitvoering heeft 16 GB opslag en een zilverkleurige achterkant. Tegen een kleine meerprijs kun je ook een versie met 64 GB opslagcapaciteit en een koperkleurige achterzijde overwegen.

3x Draadloze in-ears

Jabra Elite 8 Active

Voor mensen die graag buiten zijn, is de Jabra Elite 8 Active een uitstekende keuze. Naar eigen zeggen ontwikkelde de fabrikant met dit product de sterkste oordopjes ter wereld. De behuizing voldoet dan ook aan de IP68-norm en militaire MIL-STD-810H-standaard. Stoor je je snel aan omgevingsgeluiden, dan kun je de actieve ruisonderdrukking activeren en zo geconcentreerder naar muziek of een podcast luisteren. Handig is dat Jabra een mobiel oplaadstation met interne accu meelevert. De totale batterijcapaciteit bedraagt 32 uur. Als je geen actieve ruisonderdrukking gebruikt, luister je zelfs 56 uur zonder netstroom! Je kunt deze in-ears in een zwarte, grijze, blauwe of roze behuizing kopen.

Sony WF-C700N

Deze volledig draadloze in-ears hebben een aantrekkelijke prijs-kwaliteitverhouding. Vergeleken met veel andere producten in deze Shortlist is de IPx4-classificatie wel iets lager. Dat houdt in dat de Sony WF-C700N bestand is tegen regen en zweet, maar je kunt de oordoppen niet volledig onderdompelen. Het product is te koop in de kleuren groen, paars, wit en zwart. De productdoos telt drie maten siliconen oordopjes, waardoor je een comfortabele pasvorm kunt kiezen. Samen met de draadloze oplaadcase bedraagt de maximale luistertijd ongeveer vijftien uur. Tot slot bepaal je met een app in hoeverre je actieve ruisonderdrukking wilt toepassen.

Samsung Galaxy Buds2 Pro

De breed verkrijgbare Samsung Galaxy Buds2 Pro is IPx7-gecertificeerd. Volgens de specificaties ‘overleven’ deze oordopjes een halfuur onder water op een diepte van een meter. Nuttig voor wie weleens in een jacuzzi, whirlpool of zwembad naar muziek luistert. Met behulp van drie microfoons registreert de Galaxy Buds2 Pro omgevingsgeluiden; op basis van deze informatie dempen de in-ears de achtergrondgeluiden. Je kunt deze microfoons overigens ook voor handsfree gesprekken gebruiken. Voor een groter frequentiebereik in er een tweewegspeaker geïntegreerd. Liedjes klinken hierdoor levendiger. Samsung fabriceert het product in een zwarte, witte en paarse behuizing.

3x hoofdtelefoons

Fairphone Fairbuds XL

Weerbestendige hoofdtelefoons liggen niet voor het oprapen, maar gelukkig heeft het Nederlandse merk Fairphone een over-ear-koptelefoon ontwikkeld die bestand is tegen stof en spatwater (IP54-gecertificeerd). De behuizing bestaat grotendeels uit gerecycled kunststof. Gaat er iets stuk, dan kun je vanwege de modulaire constructie onderdelen als accu, hoofdband en oorkussens eenvoudig vervangen. De actieve ruisonderdrukking zorgt ervoor dat je minder storende geluiden in de omgeving ervaart. Verder kun je met de virtuele equalizer in de app naar eigen wens de audioweergave aanpassen. De Fairbuds XL is te koop in een groene en zwarte uitvoering.

Shokz OpenSwim

Zoals de productnaam eigenlijk al prijsgeeft, kun je de Shokz OpenSwim gewoon ophouden tijdens het zwemmen. De behuizing voldoet namelijk aan de IP68-norm. Houd wel rekening met een maximale waterdiepte van twee meter. De OpenSwim is een zogeheten bone conduction-koptelefoon, waarbij de audiogolven via de jukbeenderen jouw binnenoren bereiken. Het apparaat ondersteunt geen bluetooth. Logisch, want je hebt je smartphone niet bij je als je aan het zwemmen bent. In plaats daarvan is er interne opslag (4 GB) ingebouwd. Shokz claimt dat je hierop ongeveer 1200 liedjes kunt opslaan. De accu houdt het op een enkele batterijlading tot acht uur vol. Het product is er in het zwart en blauw.

Philips TAA4216BK/00

Het sobere uiterlijk doet misschien anders vermoeden, maar de Philips TAA4216BK/00 kan stof en regen prima hebben; dit product is tenslotte IP55-gecertificeerd. Wie graag uren wandelt, zit nooit zonder muziek, want een volle accu biedt een speeltijd van maar liefst 35 uur. Raakt de batterij toch onverhoopt leeg, dan kun je na een kwartier opladen weer twee uur vooruit. Wegens het on-ear-ontwerp ben je niet volledig afgesloten van de omgeving, en dat is zeker in gebieden met veel verkeer wel zo veilig. Zodra iemand je belt, kun je via de koptelefoon en geïntegreerde microfoon het gesprek (handsfree) voeren. Dankzij de opvouwbare constructie past de TAA4216BK/00 makkelijk in een tas.

3x Tablets

Samsung Galaxy Tab S9 FE

De digitale krant lezen in een jacuzzi of zwembad? Dat is met de Samsung Galaxy Tab S9 FE prima mogelijk, want met het toegekende IP68-certificaat is de behuizing stof- en waterdicht. Vanwege het relatief lage gewicht van iets meer dan een kilo raken je handen en polsen tijdens het vasthouden niet snel vermoeid. Het 10,9inch-scherm heeft een prettig formaat voor alledaags gebruik, zoals videostreaming en internetten. De goedkoopste uitvoering bevat 128 GB interne opslag, maar je kunt ook een versie met 256 GB overwegen en tevens kiezen tussen diverse kleuren.

Samsung Galaxy Tab Active5

De compacte Samsung Galaxy Tab Active5 is ontwikkeld voor ‘extreme’ omstandigheden, zoals een stoffige fabriek of veldwerk bij slecht weer. De behuizing voldoet dan ook aan de IP68-norm. Volgens het Koreaanse merk overleeft deze 8inch-tablet bovendien een val van 1,8 meter, mits je de bijgesloten beschermhoes gebruikt. Verder is ook een stylus inbegrepen. Android 14 is op een opslagstation van 128 GB voorgeïnstalleerd, zodat je meteen met dit kersverse besturingssysteem aan de slag kunt. Er is tevens een versie met 256 GB opslag beschikbaar.

Lenovo Tab M11

Deze betaalbare tablet gaat bij een beetje vocht niet meteen stuk. De Lenovo Tab M11 heeft weliswaar een relatief lage IP52-classificatie, maar daarmee is de metalen behuizing in elk geval wel beschermd tegen spatwater. Dat geldt bijvoorbeeld niet voor iPads. Het 11inch-scherm ondersteunt een nette resolutie van 1920 × 1200 pixels, waardoor je Netflix- en Videoland-streams in Full-HD-kwaliteit kunt bewonderen. Aan de hand van 128 GB interne opslag en het microSD-kaartslot kun je films en series lokaal opslaan. Handig is de bijgesloten stylus voor schetsen en handgeschreven aantekeningen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).