Harde schijven worden sneller, groter, goedkoper maar zorgen ook voor steeds meer leed wanneer het misgaat. Voor ons een reden om dit apparaat te onderwerpen aan een grondige keuring. Wist u dat de harde schijf onlangs zijn vijftigste verjaardag heeft mogen vieren? Het eerste model had 5 MB opslagruimte, het formaat van een flinke vrieskast en kostte maar liefst 10.000 euro.

Harde schijven worden sneller, groter, goedkoper maar zorgen ook voor steeds meer leed wanneer het misgaat. Voor ons een reden om dit apparaat te onderwerpen aan een grondige keuring. Wist u dat de harde schijf onlangs zijn vijftigste verjaardag heeft mogen vieren? Het eerste model had 5 MB opslagruimte, het formaat van een flinke vrieskast en kostte maar liefst 10.000 euro. In de jaren die volgden werden harde schijven kleiner, sneller, goedkoper en konden ze meer gegevens bevatten. Inmiddels is het normaal als u een harde schijf van 160 GB of meer in uw pc hebt. En dat zelfs dit al snel te weinig is, daar kijkt niemand gek van op. De pc-winkel verkoopt vandaag de dag al modellen van 500 GB. De harde schijf is hét opslagmedium geworden voor al uw belangrijke en minder belangrijke gegevens. Gaat uw schijf nu kapot, dan bent u waarschijnlijk het haasje; foto’s, films, muziekbestanden, e-books, e-mailberichten, tekstdocumenten, werkstukken en mogelijk nog veel meer persoonlijke zaken, ze zijn voorgoed verdwenen. Kortom: uw harde schijf dient u met zorg uit te kiezen, op de juiste manier in gebruik te nemen en in topconditie te houden.

Onder de loep

©CIDimport

Een harde schijf of harddisk is niets anders een aantal schijven (platters) die op een as zitten en met een kleine tussenruimte op elkaar gestapeld zijn. De schijven bevatten een speciale magnetische laag waarop u – net als bij een diskette – gegevens kunt bewaren. Het beschrijven en lezen gebeurt met een speciale kop die aan een armpje is bevestigd. Een klein motortje laat het armpje van binnen naar buiten over de schijf gaan en weer terug. Aangezien een harddisk bestaat uit verscheidene schijven is het nodig om meerdere koppen te gebruiken. Iedere schijf kan zowel aan de onder- als bovenkant worden gebruikt; als er vier schijven in een harddisk zitten, zijn hiervoor dus in totaal acht koppen nodig. De elektronica in de harde schijf zorgt ervoor dat alle platters zich als één groot opslagmedium gedragen.

Kiezen & installeren

Wilt u een nieuwe schijf aanschaffen, dan kunt u aan de hand van de volgende keuzes snel bepalen welke schijf u moet hebben.

PC of notebook?
Harde schijven zijn er in diverse maten, en dan bedoelen we de behuizing. In pc’s worden modellen gebruikt met een grootte van 3,5 inch. Notebooks hebben schijven van 2,5 inch of zelfs kleiner. De nog kleinere schijfjes (1 inch of 0,8 inch) worden vooral in draagbare mediaspelers toegepast. Geef bij de aanschaf van een harde schijf dan ook aan waarvoor deze is bedoeld en neem bij twijfel uw pc of notebook mee naar de winkel.

Systeem- of dataschijf?
Zoekt u een nieuwe harde schijf om Windows op te installeren (een zogeheten ‘bootdisk’) of hebt u meer opslagcapaciteit nodig? In het eerste geval komt u zeker uit bij een model dat u moet inbouwen in de behuizing. In het tweede geval kunt u waarschijnlijk ook prima uit de voeten met een extern model dat op de usb-poort wordt aangesloten. Dat scheelt weer een hoop schroefwerk.
In sommige gevallen hebt u weinig te kiezen, bijvoorbeeld omdat er in de pc geen ruimte meer is voor een extra harde schijf of omdat u niet over genoeg usb-poorten beschikt voor het aansluiten van een externe harde schijf. Ruimte maakt u door een oude harde schijf te vervangen of door een extra insteekkaart aan te schaffen waarop u extra interne of externe harde schijven kunt aansluiten.

Pata of sata?
Voor een interne harddisk zijn er momenteel twee soorten aansluitingen: serial ata (afgekort sata) en parallel ata (pata), een nieuwe naam voor de oudere ide-standaard. Nieuwe pc’s beschikken over beide soorten aansluitingen maar we raden u aan om te kiezen voor een sata-schijf die eenvoudiger is te configureren vergeleken met pata. Bij oudere pc’s beschikt u over het algemeen alleen over pata-aansluitingen. Ook wanneer u met behulp van een losse behuizing een externe harde schijf wilt bouwen, zult u veelal een harde schijf van dit type moeten winkelen.

Tot slot: wanneer u een harde schijf koopt, zorg er dan voor dat u een exemplaar meekrijgt dat in een verzegeld zakje is opgeborgen. Dan weet u zeker dat deze niet afkomstig is uit een andere pc. Het inbouwen en aansluiten van een harde schijf zal – zeker wanneer dit een sata of extern exemplaar is – weinig tot geen problemen opleveren. Een slimme buurman of de pc-winkel zullen u graag van dienst zijn als u er zelf liever niet aan begint.

Partitioneren en formatteren

Een nieuwe harde schijf installeren houdt helaas niet op bij het correct instellen en aansluiten ervan. De pc, of wat preciezer: het besturingssysteem, kan er namelijk nog helemaal niets mee. De schijf moet eerst worden ingedeeld. Dat houdt zowel het zogenoemde formaat in – waarover meer in het kader Fat32 versus ntfs – als het aantal partities (meestal zichtbaar als stationsletters) dat u aan de schijf wilt koppelen. Dat laatste is belangrijk, omdat het tamelijk lastig is de gekozen indeling achteraf te wijzigen.

©CIDimport

Een veel gekozen indeling is een systeempartitie met Windows en een datapartitie voor de documenten. Zo blijven het relatief statische besturingssysteem en de snel veranderende eigen bestanden keurig van elkaar gescheiden. Computerleveranciers werken daarnaast vrijwel zonder uitzondering met een extra partitie, waarop een backup staat van het gehele systeem. Aan dat gedeelte van de harde schijf is geen stationsletter toegekend, waardoor het niet zichtbaar is in Windows Verkenner. Hebt u een tweede harde schijf gekocht, dan hoeft die uiteraard niet te worden voorzien van Windows. U kunt deze dan – door Windows XP – simpelweg in partities laten opdelen en aansluitend formatteren.

Het indelen van een nieuwe harde schijf in partities doet u de eerste keer tijdens het installeren van Windows XP met behulp van het installatieprogramma. Extra schijven die u na de installatie aansluit, partitioneert en formatteert u door in het Configuratiescherm te kiezen voor Prestaties en Onderhoud, Systeembeheer, Computerbeheer, Opslag, Schijfbeheer. De mogelijkheden om achteraf partities te veranderen zijn binnen Windows zeer beperkt. Software als Partition Magic van Symantec kan veel meer, maar kost extra geld. Een interessant gratis alternatief is Partition Logic, dat u vindt op www.partitionlogic.org.uk. Wanneer een harde schijf een mechanisch probleem krijgt, dan zullen waarschijnlijk alle partities op dezelfde harde schijf onleesbaar worden. Gebruik voor het maken van een backup dan ook altijd een partitie die zich op een andere harddisk bevindt.

Images en backups

Na het installeren van Windows en de gewenste software is het systeem als het goed is nog lekker snel. Dat daar door intensief gebruik gaandeweg de klad in komt, hoeven we u natuurlijk niet meer te vertellen. Verstandig is het daarom nog voordat het eerste mailtje is getypt, een image te maken van de gehele systeempartitie. Zo’n image is een exacte kopie en bevat niet alleen alle bestanden die op de betreffende partitie staan, maar ook de gegevens over de exacte fysieke locatie van die bestanden. Dat is met name belangrijk voor bestanden die betrekking hebben op het starten van het besturingssysteem. Een image bestaat uit een of meerdere grote bestanden, die u kunt bewaren op een andere partitie of harde schijf. Helaas is er geen gebruiksvriendelijke gratis software te vinden voor dit doel. True Image van Acronis en Norton Ghost zijn uitstekende programma’s, maar verre van voor nop.

Een image is zonder meer handig, maar allerminst noodzakelijk. Het maken van backups van uw eigen bestanden zou echter vanzelfsprekend moeten zijn. Het kost bovendien helemaal niets, afgezien van een heel klein beetje tijd. Binnen Windows XP is vooral de map Documents and Settings van belang. Alles wat u of wie dan ook op uw pc schrijft, leest, bekijkt, maakt en beluistert staat in deze map. U doet er verstandig aan om wekelijks een kopietje te maken van deze map op een andere partitie of bijvoorbeeld een dvd-rw. Er zijn talloze (gratis) programma’s te vinden die een dergelijke taak geheel automatisch voor hun rekening nemen, zoals SyncBack (www.partitionlogic.org.uk) of Cobian Backup (www.educ.umu.se/~cobian).

Let op dat bij het terugzetten van een image alle bestanden op de betreffende partitie worden overschreven met de versies die er stonden ten tijde van het maken van de image. Later toegevoegde bestanden, zoals uw eigen documenten, worden rücksichtslos overschreven. Een regelmatig bijgewerkte, aanvullende backup van uw eigen bestanden is ook hier noodzakelijk!

Weg is weg?

‘Weet wat u wist’ luidt de gevatte tekst op een van de T-shirts van de FAQman. Hoe lollig ook, het lachen vergaat u snel wanneer u echt belangrijke zaken te snel of per ongeluk hebt verwijderd. Dan is het goed te weten dat u niet alleen bent in uw geklungel, computergebruikers zijn en blijven immers ook maar mensen. Op internet wemelt het dan ook van de hulpmiddelen om verloren gewaande bestanden terug te krijgen. Zoals altijd varieert de kwaliteit ervan enorm, maar met pc Inspector File Recovery (www.pcinspector.de) en Handy Recovery (www.handyrecovery.com) komt u vast een heel eind. Garanties dat u alles ongeschonden terugvindt zijn niet te geven, maar zo’n tweede kans is toch maar mooi meegenomen.

Defragmenteren

Niet alleen uw eigen bestanden hebben hun plekje op de harde schijf, ook het besturingssysteem en de geïnstalleerde software gebruiken de schijf intensief voor het al dan niet tijdelijk bewaren van allerhande gegevens. De tijdelijke bestanden laten naderhand lege schijfruimte achter, die weer beschikbaar is voor nieuwe bestanden. Die nieuwe bestanden zijn soms kleiner, maar ook vaak groter dan de achtergelaten ruimte. In dat geval worden de bestanden verdeeld over meerdere lege plekken. Dat proces heet fragmentatie en leidt op termijn tot een tragere pc. Het bij elkaar rapen van een bestand dat over vijf willekeurige stukken is verdeeld gaat nu eenmaal langzamer dan een bestand dat uit één stuk bestaat.

Om de gefragmenteerde bestanden weer bij elkaar op de schijf te zetten bestaat er defragmentatiesoftware. Deze verkwikkende opknapbeurt voor uw harde schijf activeert u door in Windows Verkenner met de rechtermuisknop te klikken op het gewenste station en dan op Eigenschappen, tabblad Extra en Nu defragmenteren. Afhankelijk van de fragmentatiegraad kan de klus enkele minuten tot enkele uren in beslag nemen, maar die tijd neemt sterk af bij het regelmatig uitvoeren ervan.

Schijf kapot

Niets heeft het eeuwige leven, dat geldt zeker ook voor uw harde schijf. Het blijft mechanica en dus slijt het. Toch is de kans klein dat zich binnen de levensduur van uw pc grote problemen voordoen die het gevolg zijn van een falende harde schijf. Allereerst is het belangrijk om onderscheid te maken tussen beschadigde bestanden en fysieke beschadigingen. Doordat toepassingen voortdurend data wegschrijven, kan het gebeuren dat een bestand nog niet volledig is weggeschreven terwijl een proces abrupt wordt gestopt of vastloopt. Bij het wegvallen van de netspanning is de kans daarop zelfs uiterst groot. Onvolledige bestanden staan wel geregistreerd, maar de locatie en de grootte ervan klopt niet met Windows’ administratie. Afhankelijk van het type bestand kan dit leiden tot foutmeldingen of zelfs weigerende programma’s.
Aangezien deze gemankeerde bestanden vaak bedoeld waren als tijdelijk, kunnen ze maar beter helemaal worden verwijderd. Het onderdeel Foutcontrole biedt uitkomst. Klik daarvoor in de Windows Verkenner met de rechtermuisknop op het gewenste station en kies Eigenschappen, tabblad Extra, Nu controleren.

©CIDimport

Naast de mogelijkheid eventueel aangetroffen fouten automatisch te corrigeren, biedt dit hulpmiddel de optie te zoeken naar beschadigde sectoren en deze te repareren. Dat type fouten is een stuk ernstiger dan de genoemde beschadigde bestanden, omdat het fysieke schade aan de harde schijf betreft. Met het ‘repareren’ ervan wordt eigenlijk bedoeld het grondig trachten te lezen van eventueel aanwezige gegevens in het beschadigde gebied en gevonden data elders op de harde schijf schrijven. De rotte plekken worden vervolgens als onbruikbaar gemarkeerd en door Windows verder genegeerd. Zelfs als het lukt de gegevens te redden en te verhuizen naar veiliger oorden, is het zaak een harde schijf met beschadigde sectoren spoedig te vervangen. Windows XP meldt dit ook bij het starten en dat is zeker geen advies om in de wind te slaan, want onherstelbaar verlies van uw gegevens kan in dit stadium een kwestie zijn van dagen. In het ergste geval start Windows helemaal niet meer en moet u met kunst en vliegwerk redden wat er dan nog te redden valt.

Moderne harde schijven beschikken over S.M.A.R.T. (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology) een techniek die er voor moet zorgen dat mogelijke problemen in een vroeg stadium worden gedetecteerd en automatisch worden gecorrigeerd. U dient dit echter in het Bios in te schakelen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw moederbord.

Gegevens overzetten

Als u een haperende of te klein geworden schijf wilt vervangen, wilt u natuurlijk zo snel mogelijk verder kunnen werken met uw eigen documenten, foto’s, Favorieten, mailtjes en noem maar op. Daarvoor zijn ruwweg twee mogelijkheden. Windows XP heeft speciaal voor dit doel de wizard Bestanden en instellingen overzetten in huis. Die vindt u door te klikken op Start, Alle programma’s, Bureau-accessoires, Systeemwerkset. De wizard verzamelt uw gegevens, parkeert ze ergens en zet ze over op het nieuwe systeem. Nadat de gegevens zijn verzameld en tijdelijk op bijvoorbeeld een usb-stick gezet, is de oude schijf niet meer nodig. Let er wel op dat met name foto’s en videobestanden enorm veel ruimte innemen, zodat u die wellicht beter eerst handmatig kunt veilig stellen. Op een cd-r of dvd-r bijvoorbeeld.
Deze kant-en-klare oplossing van Windows heeft als nadeel dat u op de nieuwe harde schijf eerst weer Windows en alle gewenste programma’s moet installeren, voordat u de bewaarde instellingen kunt terugzetten. Alles bij elkaar bent u er toch maar mooi een aantal uren zoet mee. Aanzienlijk sneller is het om een kloonprogramma te gebruiken, zoals het gratis HDClone, dat u kunt downloaden op www.miray.de/download/sat.hdclone.html. Wel zult u daarvoor de nieuwe harde schijf tijdelijk tegelijk met de oude moeten aansluiten op uw pc. Bij gebruik van de gratis versie van HDClone moet de nieuwe schijf bovendien groter zijn dan de oude, maar dat zal nauwelijks een beperking zijn. Het programma werkt buiten Windows om, en draait vanaf diskette, cd of dvd. Na het overzetten is de nieuwe schijf een letterlijke kopie van de oude, zodat uw pc daarvan gewoon kan starten alsof er niets is gebeurd.

Eerst grondig wissen, dan afdanken

Uw oude schijf bevat uw gehele verzameling bestanden en afhankelijk van hoezeer u aan uw privacy bent gehecht, wilt u waarschijnlijk niet dat Jan en alleman er met uw gegevens vandoor kan gaan. Verwijderen van de bestanden is niet genoeg, ook niet als de prullenbak daarna wordt geleegd. Zelfs formatteren van de harde schijf geeft geen enkele garantie dat er daarna niets meer is te vinden. Maar hoe voorkomt u dan wel dat u als hoofdonderwerp bij Peter R. de Vries in de uitzending terechtkomt? U kunt natuurlijk de harde schijf omsmelten of de slijptol erin zetten. Minder draconisch maar even grondig gaat het met speciaal voor dit doel gemaakte software. Eraser (www.heidi.ie/eraser/download.php) is bijzonder geschikt en nog gratis ook. Het overschrijft herhaaldelijk alle gebieden van de harde schijf om alle sporen grondig uit te wissen, waarna zelfs gespecialiseerde bedrijven er niets meer mee kunnen. Pas dan kunt u uw schijf veilig inleveren bij de computerwinkel of ijzerhandelaar.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).