De Google Home is een draadloze slimme luidspreker die als je slimme assistent functioneert. Het apparaatje maakt gebruik van spraakherkenning om je opdrachten aan te nemen. Voorlopig is Google Home nog niet in Nederland verkrijgbaar, maar dan bouw je er toch zelf een? In dit artikel creëren we je eigen Google Home met een Raspberry Pi 3.

01 Benodigdheden

Het hart van je eigen slimme luidspreker is de Raspberry Pi 3. Daarop sluit je een luidspreker en een microfoon aan. De luidspreker prikken we in de analoge uitgang van de Pi. De geluidskwaliteit daarvan is niet geweldig, maar voor spraaksynthese is het voldoende. Een analoge ingang heeft de Pi niet, dus we sluiten een usb-microfoon aan. Nu hoef je alleen nog een voedingsadapter aan te sluiten, en je hebt een micro-sd-kaartje nodig om het besturingssysteem op te zetten. We maken gebruik van wifi, dus een ethernetkabel is niet nodig.

02 Raspbian installeren

Download Raspbian Jessie van de website van de Raspberry Pi. Pak het zip-bestand uit. Het img-bestand dat erin zit, moeten we nu naar een micro-sd-kaartje schrijven. Formatteer eerst het kaartje met het programma SD Card Formatter. Start daarna het programma Win32 Disk Imager. Kies de schijfletter van je micro-sd-kaart, selecteer het img-bestand van Raspbian en klik op Write om het besturingssysteem naar je kaart te schrijven. Let bij beide programma’s op dat je de juiste schijfletter kiest, want de inhoud van het kaartje wordt volledig overschreven!

©PXimport

03 Netwerk instellen

Steek het micro-sd-kaartje in je pc, waarna Windows de boot-partitie in de Verkenner opent. Klik op het menu Beeld en vink bij Huidige weergave de optie Bestandsnaamextensies aan. Rechtsklik daarna op een lege plaats in de partitie en klik op Nieuw / Tekstbestand en geef het bestand de naam ssh. Verwijder de extensie .txt. Maak op dezelfde manier een bestand wpa_supplicant.conf aan in de boot-partitie. Verzeker je ervan dat je bestand de extensie .conf heeft, en niet .txt. Open het bestand in Kladblok en voeg de configuratie voor je wifi-netwerk toe met regels network={, ssid="JouwESSID", psk="JouwWifiWachtwoord" en }. Sla het bestand op en haal de micro-sd-kaart uit de pc.

04 Basisconfiguratie

Zoek het ip-adres van je Pi op in de dhcp-leases van je router en log daarop in met het programma PuTTY. Voer als gebruikersnaam pi in en als wachtwoord raspberry. Update allereerst de pakketlijsten met de opdracht sudo apt update en upgrade daarna alle geïnstalleerde programma’s met sudo apt upgrade. Voer daarna het configuratieprogramma uit met sudo raspi-config. Wijzig je wachtwoord, zodat je Pi niet ongewild onderdeel gaat uitmaken van een botnet. En zet je tijdzone correct (in Localisation Options). Sluit het configuratieprogramma daarna af (Finish).

©PXimport

05 Google Cloud Platform

We willen onze Pi met de Google Assistant API laten werken. Open daarvoor eerst de Resource Manager van het Google Cloud Platform (log in met je Google-account) en klik op Project maken. Geef het project een naam (bijvoorbeeld Google Home Pi), bevestig dat je de servicevoorwaarden hebt gelezen en klik op Maken. Wanneer het project is aangemaakt, krijg je rechtsboven een melding. Klik op het icoontje en dan op de projectnaam, waarna je het dashboard van je project te zien krijgt.

Je eigen Amazon Echo

06 Google Assistant API inschakelen

Klik nu links in het projectdashboard op API-beheer en daarna bovenaan op API inschakelen. Typ in het zoekveld assistant in en klik daarna op Google Assistant API, dat in de zoekresultaten verschijnt. Klik bovenaan op Inschakelen. Je hebt nog inloggegevens nodig om deze API te gebruiken. Klik daarom links op Inloggegevens en dan op het tabblad OAuth-toestemmingsscherm. Vul daar bij productnaam een naam in zoals Google Home Pi, laat de rest van de velden open en klik op Opslaan.

©PXimport

07 OAuth Client ID aanmaken

Klik nu in het tabblad Inloggegevens van het API-beheer op Inloggegevens maken en kies Client-ID OAuth. Kies als applicatietype Overige, geef het een naam en klik op Maken. Je krijgt nu een client-ID en clientgeheim te zien. Klik op OK en daarna op het downloadicoontje rechts van je client-ID. Download het programma pscp van dezelfde website als PuTTY (zie stap 4) en open daarna een opdrachtprompt. Voer de opdracht pscp padnaarjsonbestand pi@IPADRES: in met het juiste pad en ip-adres van je Pi om het bestand naar je Pi te kopiëren. Vergeet de : na het ip-adres niet. Voer het wachtwoord van je Pi in.

08 Audio testen

Nu de clouddiensten van Google die we in ons project gebruiken zijn geconfigureerd, is het tijd om aan de Pi te gaan knutselen. Ga terug naar het PuTTY-venster met de opdrachtprompt van je Pi of log opnieuw op je Pi in. Voer de opdracht speaker-test -t wav uit om een testgeluid af te spelen en druk op Ctrl+C om het afspelen te stoppen. Als je niets hoort, controleer dan of je luidspreker goed is aangesloten. Voer daarna de opdracht arecord --format=S16_LE --duration=5 --rate=16k --file-type=raw out.raw uit en spreek iets in de microfoon in. Controleer of het is opgenomen met aplay --format=S16_LE --rate=16k out.raw.

©PXimport

09 Audio configureren

Als er in de vorige stap iets is misgelopen, dan herkent Raspbian waarschijnlijk standaard (een van) je audioapparaten niet. Bekijk met arecord -l het kaart- en apparaatnummer van je microfoon. Doe hetzelfde voor je luidspreker met aplay -l. Maak daarna een nieuw configuratiebestand voor je audio aan met nano ~/.asoundrc met als inhoud de tekst in de afbeelding bij deze stap en vul de juiste kaart- en apparaatnummers in. Als je luidspreker bijvoorbeeld kaartnummer 1 en apparaatnummer 0 heeft, vul je in de sectie pcm.mic de regel pcm "hw:1,0" in. Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit nano af met Ctrl+X. Test je audio daarna opnieuw.

10 Python-omgeving installeren

De code van Google is in de programmeertaal Python geschreven. Daarom installeren we Python 3 en een virtuele Python-omgeving om de code te isoleren van de rest van Raspbian met sudo apt install python3-dev python3-venv. Maak een virtuele omgeving aan met python3 -m venv env en voer env/bin/python -m pip install --upgrade pip setuptools uit en tot slot source env/bin/activate om de virtuele omgeving te activeren.

11 Google Assistant SDK installeren

Installeer de Google Assistant SDK en autorisatietool in de Python-omgeving met python -m pip install --upgrade google-assistant-library google-auth-oauthlib[tool]. Open nu de pagina Activiteitsopties en controleer of Web- en app-activiteit, Apparaatgegevens en Spraak- en audioactiviteit zijn ingeschakeld. Sta daarna de Google Assistant SDK toe om voor je Google-account Assistant-aanvragen te doen. Dat gebeurt met de opdracht google-oauthlib-tool --client-secrets padnaarjsonbestand --scope https://www.googleapis.com/auth/assistant-sdk-prototype --save --headless, waarbij je de naam van het json-bestand invult dat je eerder naar je Pi hebt gekopieerd. Bezoek de url die je te zien krijgt, sta daar de toegang toe en voer de autorisatiecode die je te zien krijgt in de opdrachtregel in.

©PXimport

12 Demo uittesten

Start de demo van de Google Assistant SDK met google-assistant-demo en stel een vraag. Dat doe je in het Engels, door “Ok Google” of “Hey Google” te zeggen en daarna je vraag te stellen. Stel bijvoorbeeld de vraag “What time is it?”, “How’s the weather?” of “Show me a Thai restaurant”. Google kent je locatie en geeft dan ook heel accuraat antwoord op die vragen. Ondertussen krijg je in het terminalvenster van je Pi een transcriptie te zien van wat het programma van je stem verstaat. Je sluit de demo af met Ctrl+C.

13 IFTTT integreren

Standaard kan Google Assistant op je Pi al heel wat, maar het is ook mogelijk om zelf opdrachten toe te voegen. Bekijk daarvoor de pagina Next Steps in de documentatie van de API. Een eenvoudige manier om je Google-assistent uit te breiden is met IFTTT. Zorg dat je op IFTTT inlogt met hetzelfde Google-account als je voor Google Assistant API gebruikt. Bezoek dan het Google Assistant-kanaal op IFTTT en klik op Connect. Sta IFTTT toegang tot Google Assistant toe.

14 IFTTT-applets inschakelen

Bekijk eens de applets (vroeger ‘recepten’ genoemd) in het Google Assistant-kanaal van IFTTT en probeer er een paar uit. Zo is er een applet om het volgende uur in je Google Agenda te blokkeren, om je Nest-thermostaat in te stellen, om de kleur van je Philips Hue-verlichting te veranderen, om taken aan een lijst toe te voegen die je assistent op het einde van de dag naar je e-mailt en nog vele andere. Op deze manier verbind je je eigen Google-assistent met alle mogelijke internetdiensten en slimme apparatuur.

©PXimport

15 Google Assistant automatisch starten

Open het opstartbestand van Raspbian voor loginsessies met sudo nano /etc/profile. Ga naar het einde van het bestand. Voeg daar de regel /home/pi/google-assistant.sh toe. Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit nano af met Ctrl+X. Creëer daarna een nieuw bestand met nano /home/pi/google-assistant.sh met daarin de regels #!/bin/bash, source /home/pi/env/bin/activate en sudo -u pi /home/pi/env/bin/google-assistant-demo &. Sla weer op met Ctrl+O en sluit af met Ctrl+X. Maak het uitvoerbaar met chmod +x /home/pi/google-assistant.sh/. Herstart je Pi met sudo reboot en controleer na een tijdje of de Google Assistant draait door een vraag te stellen.

16 Actions on Google

Wil je nog ingewikkeldere zaken doen met je Google-assistent, bekijk dan Actions on Google. Met deze API breid je Google Assistant uit met je eigen apps. Met deze apps bied je een ‘conversationele interface’, waarbij je kunt laten reageren op je vragen met antwoorden of willekeurige acties. Een soort ‘IFTTT on steroids’ dus, voor pro’s.

Een spraakassistent zonder pottenkijkers

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).