9 dvd-kopieerprogramma's getest. De video-dvd is een fantastische uitvinding: De beeld- en geluidskwaliteit steekt ver boven die van een gewone televisie-uitzending uit. Maar er is ook een nadeel: dvd's zijn duur en wanneer er een kras op komt, is de kans groot dat ze niet meer af te spelen zijn. Alleen al om die reden is het slim een reservekopie te maken. PCM bekijkt negen verschillende oplossingen om een backup te maken.

"Even een dvd'tje kopiëren is makkelijker gezegd dan gedaan; in de praktijk blijkt het maken van een backup van je favoriete film lastiger dan je in eerste instantie zou denken. Om te beginnen zijn er de juridische voetangels (zie kader: Kopiëren dvd illegaal?), maar ook in technisch opzicht zijn er de nodige horden te nemen. In de eerste plaats moet je de informatie van de dvd afhalen, ofwel rippen. Bij een zelfgemaakte dvd is dat geen probleem, maar commerciële dvd's zijn vaak beveiligd met css (Content Scrambling System). Dit betekent dat de rip-software voorzien moet zijn van een mogelijkheid om deze beveiliging te omzeilen. De volgende horde is dat films over het algemeen op een zogeheten dvd 9 staan: een dual layer dvd die tot 8,5 GB aan gegevens kan bevatten. Op beschrijfbare dvd's (dvd 5) past daarentegen 'slechts' 4,7 GB. Dit betekent dat er ofwel data moeten worden weggelaten, ofwel dat de gegevens gecomprimeerd moeten worden. Denk bij het weglaten van data in de eerste plaats aan overbodige ondertitels, audiosporen, extra's en menu's. Past de complete film dan nog niet op één dvd, dan zijn er nog twee mogelijkheden: het verdelen van de film over twee dvd's, of kiezen voor compressie. Houd er wel rekening mee dat het wegschrijven van de film met compressie tot een lagere beeld- en geluidskwaliteit leidt. De laatste stap is het branden van de reserve-dvd. Sommige pakketten zijn daarnaast ook in staat om een kopie naar vcd, svcd of divx-formaat om te zetten, waardoor ze zelfs op een cd van 700 MB passen. Wilt u van deze functies gebruikmaken, controleer dan ook of uw dvd-speler in de huiskamer met deze formaten overweg kan. Op www.dvdrhelp.com kunt u dit voor de meeste dvd-spelers controleren. Onvolledig De perfecte dvd-kopieersuite zou natuurlijk al deze kopieerfuncties in zich moeten verenigen. Op dit moment is er echter geen enkel pakket dat alle stappen kan uitvoeren. Dit heeft alles te maken met css: het omzeilen van deze beveiliging is in verband met auteursrechten een heet hangijzer, waar veel softwareproducenten zich niet aan willen branden. Daarom ontbreekt vaak de rip-mogelijkheid en kun je alleen kopieën maken van videobestanden die al op de harde schijf staan. Voor het rippen zelf moet je uitwijken naar een apart programma (zie kader: Gratis rippers). Andere pakketten bieden deze mogelijkheden wel, maar hebben slechts beperkte selectie- en comprimeermogelijkheden, of kunnen in een enkel geval niet zelfstandig dvd's of cd's branden. Testverantwoording In deze test kijken we naar de mogelijkheden om zelf de backup van uw dvd samen te stellen, het gebruiksgemak en de extra functionaliteiten (in het bijzonder het maken van een svcd). Daarnaast kijken we of een pakket over rip-functionaliteit beschikt, naar welke media er kan worden gebrand en hoe het branden verloopt. Als test-dvd gebruiken we 'The Sweetest Thing' met Cameron Diaz en Christina Applegate. Deze dvd heeft de volgende eigenschappen. * Dvd 9, * Aspect ratio 1:85 * Hoofdfilm met drie audiosporen en vijf ondertitels (3886 MB) * Menu's ( 901 MB) * Extra's (1689 MB) Met ieder pakket branden we een dvd met alleen de hoofdfilm en een dvd met een totale backup. Daarnaast maken we met alle pakketten die dit ondersteunen svcd. Hiervoor gebruiken we een Pentium 2.4 MHz, 2048 MB ram, Nvidia FX5600 en Sony DVD DRU-500a. Om de leesbaarheid van de dvd's en svcd's te testen spelen we ze vervolgens af op drie stand alone dvd-spelers: de Philips DVD 743, Pioneer DV-668-AV en Samsung 205. ***CloneDVD.tiff CloneDVD is handig en snel, maar nog niet volledig. CloneDVD Het uitermate populaire CloneDVD doet wat het behoort te doen: een goede kopie maken van een dvd. Het programma kent verschillende modi. In de'Kopieer mode' selecteer je de hoofdfilm en geef je aan of het menu behouden blijft. Vervolgens selecteer je de gewenste ondertitels en audiosporen, en binnen een half uur is de dvd klaar. Jammer is wel dat het pakket niet overweg kan met beschermde dvd's en er voor het rippen dus een extern programma nodig is. Met de 'Kloon mode' zet je een dvd 9 op een dvd 5van 8,5 GB op één dvd. Daarbij kun je zelf aangeven welke ondertitels en audiosporen meemoeten. Helaas kunt u niet de compressie van afzonderlijke titels instellen. CloneDVD bewaart de bestanden voor eventueel hergebruik in een tijdelijke map. Ook kan er een image van een dvd gemaakt worden. Een prima en duidelijk pakket voor wie alleen dvd's wil kopiëren. Elaborate Bytes € 39 ***Dvd2one.tiff: Het onverzorgde DVD2one is te beperkt om er iets mee te kunnen. DVD2one Het kleinste pakketje uit de test heeft ook de minste functionaliteit: DVD2one beheerst alleen de transcodeerfase (het hercomprimeren van gegevens) van het maken van een dvd-kopie, ofwel: je kunt de dvd-videobestanden alleen lezen en wegschrijven van en naar de harde schijf. Het pakket biedt wel de mogelijkheid om zowel de complete dvd als alleen de hoofdfilm te kopiëren, waarbij u zelf de ondertitels en de audiosporen selecteert. Het pakket kent geen previewfunctie en blinkt niet uit in gebruiksvriendelijkheid. Zo moet u bij het selecteren van de hoofdfilm nog allerlei keuzes maken die niet worden uitgelegd. Want wie weet het verschil tussen de 'cells, chapters en layers'? Ook de interface laat het nodige te wensen over. Zo worden de Nederlandse termen naar hartelust afgewisseld met Engelse. Voor deze prijs krijgt u wel erg weinig functionaliteit. DVD2One € 39,99 ***Intervideodvdcopyplatinum.tiff DVD Copy Platinum biedt niet de kwaliteit die we van Intervideo gewend zijn. DVD Copy Platinum Intervideo staat bekend om zijn zeer goede softwarematige dvd-speler. Helaas is het met de kwaliteit van hun dvd-kopieerprogramma anders gesteld. Om te beginnen is ook hier bij beveiligde dvd's een extern rip-programma nodig, maar daarin is deze titel niet uniek. Kwalijker is dat het selecteren van de gewenste ondertitel en audiosignaal niet werkt: ongeacht de selectie worden alle signalen meegestuurd. Ook het aanpassen van de gewenste menu-items werkt niet naar behoren: bij een selectie van alleen de hoofdfilm wordt ook het menu meegenomen van de overige onderdelen van de dvd. Het selecteren van deze lege menu-items levert een zwart beeld op. Tijdens het testen blijkt dat er - ondanks het feit dat de hoofdfilm eenvoudig op één dvd past - toch compressie wordt toegepast, waardoor de beeldkwaliteit afneemt. Maar het kan nog erger. Hoewel het programma naast dvd ook met vcd, svcd en divx overweg zou moeten kunnen, komen we bij het maken van de svcd's tot driemaal toe niet verder dan de eerste schijf, terwijl we er voor de complete film drie nodig hebben. Daarnaast zijn de svcd's niet afspeelbaar in een stand-alone dvd-speler, maar alleen in WinDVD, de eigen softwarematige dvd-speler van Intervideo. Daarmee is DVD Copy Platinum geen aanrader. Intervideo € 49,99 ***Dcscopysuite.tiff: Zonder handleiding is DVDCopy Suite niet te gebruiken. DVD Copy Suite Dit pakket is zonder de handleiding niet te begrijpen. Dit komt voornamelijk door restricties die illegale acties moeten tegengaan. Voor het rippen van een beveiligde dvd is dan ook een extern programma nodig. Als de geripte bestanden eenmaal in een map staan kunt u die bij Copy Suite als bron opgeven, waarna de hoofdfilm of totale dvd met compressie betrekkelijk eenvoudig kan worden gebrand. Lastiger wordt het als u hoofdstukken wilt selecteren of de dvd wilt splitsen, dan moet u eerst de bestanden naar een andere map op de harde schijf schrijven, om vervolgens die map weer als bron te openen. Copy Suite kan ook een image van een dvd maken om eventueel later te branden. Onze test levert twee dvd's met een matig beeldresultaat op: zelfs rustige scènes bevatten al blokvorming voor. Ook blijken de dvd's niet op elke testspeler afspeelbaar. Geen aanrader dus. Easy Computing € 39,95 ***Dvdeo.tiff.tiff: DVDeo kan geen dvd 9 op een dvd 5 branden. DVDeo 3 DVDeo is prima geschikt om één-op-één-kopieën van dvd's te maken. Het programma kan overweg met beveiligde dvd's en met dvd-bestanden op een harde schijf. U kunt de hoofdfilm selecteren met bijbehorende ondertitels en audiosporen of een kopie maken van de complete dvd. Helaas wordt dit laatste wel erg lastig gemaakt. U moet zelf iedere titel apart toevoegen en dit gebeurt niet op een overzichtelijke manier. Wilt u een dvd 9 (8,5 GB) op een dvd 5 (4,7GB) passen, dan heeft u niets aan dit programma; met DVDeo kunnen videogegevens niet in het dvd-formaat zelf worden gecomprimeerd. Voor backups naar vcd, svcd en divx (avi) is DVDeo beter uitgerust. U kunt zelfs de mate van compressie en de gewenste bitrates en beeldformaten aangeven. Voor het encoderen gebruikt DVDeo de Mainconcept MPEG-encoder. Deze levert goede kwaliteit en is redelijk snel. Desalniettemin levert het maken van de svcd's behoorlijke problemen op. Tot driemaal toe wordt het encodeerproces afgebroken. Het maken van een Maxi-svcd - alle gegevens worden dan op één cd gebrand - verloopt beter. Alleen de kwaliteit bij snelle beelden was zeer slecht. Denda € 39,95 ***Dvdshrink.tiff: DVD Shrink is zeer goed en geavanceerd. ***PCM Keuze Beste Koop DVD Shrink Naast alle commerciële pakketten om dvd's te kopiëren, zijn er op internet talloze gratis varianten te vinden. Uit deze reeks gratis producten gaat onze voorkeur uit naar DVD Shrink. Behalve alle mogelijkheden voor het selecteren van ondertitels en audiosporen, biedt dit pakket ook nog eens de mogelijkheid om start- eindframe van de film zelf te bepalen. En die functie is goud waard; door het weglaten van te lange intro's of de aftiteling bespaar je al snel enkele honderden MB's. Hierdoor passen de meeste films wel zonder kwaliteitsverlies op één dvd. Is de film te groot, dan kunt je ook zelf alle compressieniveaus instellen. Er kleven twee nadelen aan DVD Shrink. De eerste is het ontbreken van de mogelijkheid om een dvd te splitsen. De tweede is het ontbreken van een ingebouwde brandfunctie: tenzij u over het brandpakket Nero beschikt, moet u de kopie eerst naar de harde schijf wegschrijven voor u het met een extern brandprogramma op dvd kunt zetten. DVD Shrink is weliswaar Engelstalig, maar dit zal door de overzichtelijke interface weinig problemen opleveren. DVDShrink.org gratis ***DVDxcopyplatinum.tiff DVD Xcopy Platinum is gebruiksvriendelijk maar duur. DVD X Copy Platinum 321studios was één van de eerste bedrijven die het aandurfde een commercieel dvd-kopieerpakket op de markt te brengen. Sindsdien steekt het bedrijf meer energie in rechtszaken dan in de ontwikkeling van de software. Zo is bij DVD X Copy Platinum de functie om bestanden te laden van de harde schijf onbruikbaar, ontkom je niet aan het scherm 'Back-up DVD', en moet als er iets fout gaat alles opnieuw geript worden. Daar staat tegenover dat het programma eenvoudig te bedienen is. De 'Simple mode' biedt de optie alleen de hoofdfilm, de gewenste ondertiteling en het audiosignaal te selecteren. De 'Advanced Mode' is voor het maken van een dvd op maat, met keuzemogelijkheden als het behoud van extra's, het splitsen van de dvd over twee schijven, en compressie. Jammer genoeg is het niet mogelijk om meerdere audiosignalen of ondertitels te selecteren. Er is geen kwaliteitsverlies als u geen compressie hanteert. Een handige optie is dat u bij 321studios voor veel dvd-titels een profile kunt downloaden, waardoor de kans op kopieerfouten kleiner wordt. Toch is de prijs van dit pakket ten opzichte van de concurrentie veel te hoog. 321 Studios € 139 ***Instantcopy.tiff Instant Copy is een duidelijk en gebruiksvriendelijk pakket. ***PCM Keuze Beste Product Instant Copy Instant Copy zou gebruiksvriendelijker zijn geweest als het uiterlijk wat ruimer was opgezet. Nu moet u op zoek naar de verschillende functionaliteiten en dat is even wennen voor een pakket van Pinnacle. Ook kan het pakket alleen met onbeveiligde dvd's en cd's overweg: ook hier is voor het rippen een extern programma nodig. Het programma is zeer gebruiksvriendelijk. De verschillende instellingsmogelijkheden worden prima uitgelegd in de Nederlandstalige handleiding. De vrijheid van handelen is groot en komt u er niet uit, dan zet u gewoon alles op 'Automatisch' om toch een hoogwaardige kopie te krijgen. Het kopiëren van de complete dvd gaat met ruim 75 minuten een klein half uur sneller dan de andere pakketten. Bij het maken van een svcd van de complete film is geduld bij Instant Copy wel een schone zaak: over de twee cd's doet het programma maar liefst drie uur. Gelukkig is de kwaliteit uitstekend en worden de schijven door onze testspelers probleemloos gelezen. Het enige echte nadeel van Instant Copy is dat het niet in staat is om een dvd te splitsen. Voor de rest is dit het beste pakket uit de test. Pinnacle Systems € 69 ***Moviejack.tiff MovieJack ziet er goed uit, maar werkt slecht. MovieJack 3 Niet stabiel Het tweede Easy Computing-product in deze test kent verschillende modules: de converter zet vob-bestanden van de dvd om naar mpeg- of avi-bestanden; MovieJack Ripper ript dvd's om deze vervolgens te encoderen naar een (s)vcd of avi; MovieJack DVD Kopiëren maakt backups van dvd's. Voordat je er mee kunt werken, moet iedere module worden geregistreerd. Bij ons blijkt de meegeleverde registratiecode niet op alle onderdelen te werken en daar waar de code wel werkte, moeten we hem iedere keer opnieuw invullen. Het kopiëren van de dvd's kent drie opties: je kunt de dvd naar de harde schijf kopiëren, de bestanden branden of direct een backup maken. De mogelijkheid om aan te geven welke ondertitels of geluidssporen weg mogen, ontbreekt. Tijdens de test weigert MovieJack na het rippen de dvd te branden. De oorzaak hiervan wordt niet duidelijk, waardoor we bestanden alleen op de harde schijf op kunnen slaan. Helaas is MovieJack dan niet in staat om de gegevens terug te brengen naar 4,7 GB. Net zoals DVD Copy Suite van dezelfde uitgever, blijken de dvd's niet door elke testspeler te worden gelezen. Jammer dat een pakket dat in potentie veel te bieden heeft, dit niet waar kan maken. Easy Computing € 39,95 Conclusie De functionaliteit van de dvd-kopieerpakketten valt flink tegen. Geen enkel pakket in onze test beschikt over alle benodigde functies. De enige betaalde pakketten die de toets der kritiek doorstaan zijn Instant Copy en CloneDVD. Vanwege de Nederlandstalige handleiding, de grote keuzevrijheid en de prima filmkwaliteit krijgt Pinnacle Instant Copy 8 het predikaat PCM Keuze Beste Product. Het predikaat PCM Keuze Beste Koop gaat naar het gratis DVD Shrink, dat de meeste pakketten in functionaliteit en gebruiksgemak overtreft. ***DVDdecrypter.tiff DVDdecrypter is misschien wel de beste ripper op internet. ***SmartRipper.tiff: SmartRipper kan bijna alles naar wens van een dvd rippen. *** Kader Gratis rippers Niet elk pakket beschikt standaard over de mogelijkheid beveiligde dvd's te rippen. Een oplossing om de bestanden toch op de harde schijf te krijgen is de toepassing van een (gratis) externe ripper. De bekendste zijn DVDDecrypter en Smartripper. Beide programma's (en ook het gratis DVD Shrink) zijn te downloaden via de zeer nuttige website www.dvdrhelp.com. Behalve handleidingen voor deze programma's vindt u hier ook freeware voor het maken van vcd's en svcd's, informatie over dvd-spelers en een behulpzame community voor alles wat met audio en video te maken heeft. Een goed Nederlandstalig alternatief is www.doom9.nl. ***/kader *** Kader Kopiëren dvd illegaal? Er is grote onduidelijkheid of het maken van een reservekopie van een dvd illegaal is of niet. Deze onduidelijkheid komt voort uit de nieuwe Europese richtlijn voor de Auteurswet, het uitblijven van de aanpassing van de Nederlandse Auteurswet en uit het ontbreken van jurisprudentie. De Auteurswet van 1912 is in principe duidelijk. Artikel 16b bepaalt dat het maken van een 'enkele kopieën' mag. Maar de Auteurswet is oud en achterhaald. Een aanpassing op deze wet is in de maak, waarbij geldt dat deze in lijn moet zijn met de Europese richtlijnen op dit gebied. Deze richtlijn voor Auteursrecht (2001/29/EG) geeft aan dat het maken van een reservekopie niet strafbaar is, maar het bewust omzeilen (kraken) of toepassen van manieren om de encryptie op digitale content te omzeilen wel. Om een dvd te kunnen kopiëren, moet eerst het Content Scrambling System worden omzeild. Alle programma's die dit kunnen, maken gebruik van DeCSS, een uitvinding van de Noor Johanson. Hij werd aangeklaagd op grond het kraken van een encryptiemethode en tot het aanzetten van het maken van illegale kopieën. In december 2003 werd Johanson in Noorwegen in hoger beroep vrijgesproken. In Nederland, als lid van de EU, had deze uitspraak anders kunnen uitpakken. Op basis van de Europese richtlijn zou Johansen wel veroordeeld kunnen worden. Maar de rechter kan ook bepalen dat het recht op het maken van een thuiskopie van hoger belang is dan het omzeilen van de encryptiemethode. Toekomstige uitspraken zullen bepalen hoe de wet moet worden ge'nterpreteerd. Fabrikanten van dvd-kopieersoftware wachten met spanning op de uitspraak in mei in de rechtszaak tussen 321 Studios, maker van DVD Copy Express, en de Amerikaanse filmindustrie. Wint de filmindustrie, dan zal het maken van thuiskopieën waarschijnlijk tot het verleden behoren. Gelukkig is de verwachting dat het zover niet zal komen. Vandaar dat de Nederlandse overheid vorig jaar een heffing heeft ingevoerd op alle dvd-recordables, zodat de auteursrechthebbenden toch nog een vergoeding krijgen en softwareproducenten gewoon software maken die het voor iedereen mogelijk maakt zonder computerkennis een dvd te kopiëren. ***/kader ***kader PCMweb.nl NB VORMGEVING: NADER IN TE VULLEN NAAR GELANG DE RUIMTE. "

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).