De oude regel dat een nieuwe pc beter, sneller en dus duurder moet zijn, geldt niet meer. Wie alleen wil internetten, tekstverwerken en films kijken, heeft namelijk geen krachtpatser nodig.

De oude regel dat een nieuwe pc beter, sneller en dus duurder moet zijn, geldt niet meer. Wie alleen wil internetten, tekstverwerken en films kijken, heeft namelijk geen krachtpatser nodig. Wij gingen daarom op zoek naar een goede computer, voor zo min mogelijk geld.

Het hoeft niet meer groter, sneller en duurder

©CIDimport

Inbouwen

Het zelf in elkaar zetten van een computer lijkt misschien een ingewikkelde klus, maar dat valt heel erg mee. Op videosite YouTube staan enkele filmpjes waarin u precies wordt uitgelegd hoe het moet. U kunt ze bekijken via de volgende links:

en

.Als de 100-dollar-laptop van het (One Laptop Per Child-project) en de latere rage rondom Asus Eee PC ons iets hebben geleerd, dan is het dat de oude trend, waarbij een nieuwere pc altijd uitgebreider en sneller moest zijn om de ontwikkeling van software en besturingssystemen bij te houden, tot een einde is gekomen. Goedkopere en minder luxe pc's kunnen tegenwoordig alle basistaken aan.

Zelf bouwen

Consumenten schaffen daarom ook steeds vaker goedkopere systemen aan. Maar wie echt flink op zijn uitgaven wil besparen, kan beter zelf een pc bouwen. Computer Idee speurde daarom winkels, online shops en veilingsites af naar de goedkoopste onderdelen om een nieuwe pc mee samen te stellen.

Systeemeisen

Het samenstellen van een nieuwe computer begint eigenlijk altijd met de vraag: wat wil ik er precies mee? Gamers en grafisch vormgevers hebben bijvoorbeeld hele andere eisen dan een gemiddelde computergebruiker. Games en programma's als Illustrator en Premiere Pro vragen steeds meer van een computer. Om die ontwikkelingen bij te houden, moeten zij constant hun systemen upgraden met de laatste videokaarten en processors. Voor de gemiddelde gebruiker is dat gelukkig anders.

Snelle processor vaak niet nodig

De overgrote meerderheid van de computergebruikers doet namelijk niet veel meer dan internetten, chatten, tekstverwerken en af en toe een filmpje kijken. Dat zijn taken die met de goedkoopste computeronderdelen zijn uit te voeren. Een snelle processor is niet nodig, omdat browsers en kantoorprogramma's weinig kracht vereisen. Een high-end grafische kaart voegt niets toe, omdat de gemiddelde gebruiker niet aan videobewerking doet, geen zware games speelt en zijn of haar pc niet gebruikt om hd-films te bekijken. Daarnaast hoeft de computer maar weinig werkgeheugen te hebben, omdat er vaak niet meer dan twee programma's tegelijk actief zijn.

Moederbord is belangrijk

Wat moet de pc dan wel hebben? Het liefst een uitgebreid moederbord, zodat het wel mogelijk is om in de toekomst uit te breiden (met bijvoorbeeld een nieuwe videokaart of extra harde schijf), een geïntegreerde videokaart om kosten en ruimte te besparen, 1 GB geheugen en een redelijk grote harde schijf om de muziek- en filmcollectie op op te slaan.

Waar moet u zoeken?

Onze zoektocht speelde zich volledig online af. Om de simpele reden dat de prijzen van hardware online vaak veel lager liggen dan in de winkel. Als eerste bezochten we daarom veilingsites. Op online veilingsites als eBay, Marktplaats en Marktplaza is veel computerhardware te vinden. Van complete tweedehands pc's, tot splinternieuwe videokaarten, processors en behuizingen. Probleem bij veilingsites echter is dat het vaak gaat om spullen waarop geen garantie (meer) zit.

We denken aan de portemonnee

Daarnaast is het bij een online veiling moeilijk te bepalen wat de kwaliteit van het aangeboden product is. Wie online hardware via een veilingsite koopt, moet eigenlijk bij de verkoper langsgaan om daar het product te controleren. Bij het samenstellen van onze nieuwe complete pc zou dat betekenen dat we heel Nederland zouden moeten afreizen om de onderdelen te halen, en dat gaat onze portemonnee toch wat te ver.

Online shoppen loont

©CIDimport

Beeld

Veel lezers hebben vast nog wel een monitor staan en een muis en toetsenbord in de kast liggen. Mocht dat bij u niet het geval zijn, wees dan niet bang dat u veel voor een platte monitor hoeft neer te tellen. Een 17 inch-beeldscherm is al vanaf vijftig euro te krijgen en een muis en een toetsenbord liggen al voor tien euro in de winkels.Veilingsites zijn eigenlijk vooral handig om producten te kopen die in de reguliere (online) winkels niet meer verkrijgbaar zijn. Af en toe een los onderdeel aanschaffen via een veilingsite, waarvan de prijs laag is, kan heel goed. Het risico is dan meer acceptabel. Maar, voor het samenstellen van een compleet nieuwe pc, laten we de veilingsites liever links liggen. Daarom hebben wij ons uiteindelijk op de online shops gericht.

Vergelijk je rijk

Een populaire prijsvergelijkingsite voor online computerwinkels is Pricewatch van Tweakers.net. Veel winkels plaatsen daar prijzen van onder andere moederborden, videokaarten en processors. Op die manier is het gemakkelijk om te zien wie de goedkoopste aanbieder van een bepaald product is. Daarnaast kunnen gebruikers van de website aangeven wat hun ervaringen met de winkel zijn, en dat geeft een goed beeld van de klantvriendelijkheid van een zaak. Alle hardware onderdelen staan apart in Pricewatch weergegeven en onderverdeeld naar merk en systeem. Omdat de processor de basis is van het systeem, zijn we daarmee begonnen.

Gescoord: processor voor minder dan 16 euro

Op dit moment (april/mei 2009) zijn vooral de Intel Celeron en AMD Athlon en Sempron processors goedkoop. Pricewatch liet ons een aantal goedkope processors zien, zoals een Intel Celeron 420 van 36 euro en de populaire AMD Sempron LE-1250 voor 35 euro. Maar, niet alle aanbiedingen staan echter in de lijst verwerkt. We speurden daarom ook de genoemde online winkels zelf af, om te zien of er nog met prijzen werd gestunt. Bij Salland.eu kwamen we zo een AMD Sempron 64 3600+ voor iets minder dan 16 euro tegen. Met een koeler van bijna 8 euro, was de keuze al snel gemaakt.

Denk om de verzendkosten

Voor de overige onderdelen concentreerden we ons zoveel mogelijk op één winkel, zodat we niet voor ieder onderdeel extra verzendkosten hoefden te betalen. De gevonden processor past in dit geval op een Socket AM2 moederbord. Op Pricewatch zijn verschillende moederborden van rond de 40 euro te vinden. We kozen echter voor de Gigabyte GAM61PME- S2 van 43 euro bij Salland, om op de verzendkosten te besparen. Dit moederbord heeft een videokaart (GeForce 6100), geluidskaart en netwerkkaart aan boord. Dat scheelt flink op de kosten, omdat die niet meer los hoeven te worden aangeschaft. Daarnaast zorgt het vrije PCI Express slot ervoor dat we in de toekomst kunnen uitbreiden met een betere videokaart (bijvoorbeeld om hd-films te kijken).

Betaalbare harde schijf

Werkgeheugen is tegenwoordig voor een appel en een ei te krijgen. Een module van 1GB ddr2 sdram, het type dat dit moederbord ondersteunt, kost iets meer dan tien euro. Een dvd-brander hoeft al niet meer dan twintig euro te kosten en is voor die prijs ook bij vrijwel alle winkels verkrijgbaar. Alleen het zoeken naar een goedkope harde schijf kostte nog wat moeite. Veel winkels bieden een 80GB-harde schijf aan voor ongeveer 35 euro, maar dat is eigenlijk te klein voor een digitale muziek- en filmcollectie. Voor dezelfde prijs zijn ook schijven van 160 GB te vinden. Daar hebben we veel meer aan. Via Pricewatch kwamen we een mooie aanbieding bij Dunnet.nl tegen: een Western Digital 160GB-harde schijf voor nog geen dertig euro inclusief verzendkosten.

Tenslotte: de behuizing

Nu alleen nog een behuizing voor het nieuwe systeem. Omdat het om een goedkoop systeem gaat, speelt uiterlijk minder een rol. Het enige waar we op moet worden gelet is dat het moederbord in de kast past. In ons geval is het moederbord van Gigabyte een m-ATX model. Daarbij zochten we een kast waarin een voeding is ingebouwd, omdat de onderdelen los van elkaar in aanschaf duurder zijn. Weliswaar is een ingebouwde voeding niet altijd van een top merk, maar omdat we geen gebruik maken van een krachtige videokaart is dat geen probleem. Voor iets minder dan dertig euro zijn al behuizingen te koop met voeding. In ons geval een HKC 3011 met 400 watt. De onderdelen werden binnen drie dagen door de koerier geleverd, waarna we de pc op de keukentafel in elkaar konden zetten.

Tijd voor software

Belangrijk onderdeel van een pc is natuurlijk de software. Windows XP draait uitstekend op dit systeem. Daarnaast komt Microsoft binnenkort met Windows 7, de eerste nieuwe Windows versie waarvoor geen nieuwe 'zwaardere' pc hoeft te worden gekocht. Wij kozen echter voor een gratis besturingssysteem en software, zodat we niet nog meer hoefden uit te geven.

Linux: ook voor minder ervaren computergebruikers

Het besturingsysteem Linux is in verschillende gratis versies verkrijgbaar en tegenwoordig ook zeer geschikt voor minder ervaren computergebruikers. Populair is bijvoorbeeld Ubuntu, dat gratis is te downloaden op www.ubuntu-nl.org/. Via shipit.ubuntu.com kunt u zelfs een gratis cd-rom met het besturingssysteem bestellen. Nog gebruiksvriendelijker is echter Linux Mint, een op Ubuntu gebaseerd besturingssysteem met veel extra software.

Topper: Linux Mint

En dit heeft ons systeem gekost:

Moederbord: GigaByte GA-M61PME-S2: 43,00

Processor: AMD Sempron 64 3600+: 15,95

Koeler: Glacialtech Igloo: 7,95

Geheugen: Kingston HyperX 1 GB: 10,95

Kast: HKC 3011GS Zwart, 400 Watt: 28,00

Dvd-brander: LG GH22NS40: 20,95

Harde schijf: Western Digital 160GB: 24,95

Totaal: 151,75 euro

(inclusief verzend- en betalingskosten: 165,67 euro)

Het Nederlandstalige besturingssysteem is gratis te downloaden via linuxmint.com/. Mint start vanaf de live-cd direct op in het besturingssysteem. Daar kan het besturingssysteem worden getest en bekeken, of direct worden geïnstalleerd. Nadat de gebruikelijke gegevens zijn ingevuld (naam, wachtwoord, datum en tijd), verloopt de rest van de installatie volledig automatisch. Tijdens de installatie kan zelfs gebruik worden gemaakt van internet en software als het fotobewerkingsprogramma Gimp en de mediaspeler Movie Player.

Van tekstverwerker tot brandprogramma: allemaal gratis

Na de installatie van het besturingssysteem installeert Linux Mint automatisch de beschikbare updates. Gratis programma's als tekstverwerker Open Office, webbrowser Firefox, bittorrent-client Transmission en brandprogramma Brasero zijn allemaal al standaard aanwezig.

En wat kost dat nou?

Na de half uur durende installatie van Linux Mint was onze pc klaar voor gebruik. Voilà, een compleet nieuwe computer voor iets meer dan 160 euro. Gaat u zelf op jacht naar een goedkope pc, onthoud dan dat er veel te krijgen is voor weinig geld. Bekijk Pricewatch voor de laagste prijzen, maar vergeet ook niet de online winkels zelf te bezoeken om na te gaan of ze nog aanbiedingen hebben. Prijzen veranderen snel, dus de kans dat u een nog goedkopere pc kunt samenstellen dan ons voorbeeldexemplaar is erg groot. Succes!

Meer geld besparen?

Dit artikel komt uit Computer Idee 12/2009, dat van 26 mei tot 9 juni in de winkel ligt. In deze budgetspecial leest u, naast dit artikel, nog veel meer verhalen en tips om meer te doen met minder geld. Bovendien zitten er in het blad 14 kortingsbonnen, waarmee u ook nog eens flink geld kunt besparen!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).