Calibre is hét programma om uw e-books te organiseren. U zet hiermee gemakkelijk digitale boeken over naar een e-reader of tablet. Bovendien kiest u zelf het formaat, zodat u de bestanden probleemloos op ieder apparaat gebruikt. Als klap op de vuurpijl maakt u ook eigen e-books! Wij leggen uit hoe u de verschillende functies van calibre gebruikt.

E-books hebben de nodige voordelen ten opzichte van traditionele boeken. U hoeft namelijk geen kilo's papier meer mee te sjouwen op vakantie en daarnaast scheelt het behoorlijk wat kastruimte. Het enige wat u nodig hebt, is een draagbaar apparaat waarmee u de digitale boeken kunt openen. Veel tablets zijn hiervoor geschikt, maar voor leesdoeleinden is een e-reader een betere optie. E-readers maken veelal gebruik van elektronische inkt. Het scherm geeft geen licht en u hebt geen last van lichtweerkaatsing en spiegeling. De leeservaring komt hierdoor grotendeels overeen met echt papier. E-books schaft u bij de meeste online boekhandelaren aan, zoals bol.com, AKO, Selexyz en Bruna. Ook bestaan er gratis vindplaatsen op het web. Neem maar eens een kijkje op Gutenberg.org en ManyBooks.net. Hier treft u eigenlijk alleen oude werken aan. Via downloadkanalen zijn wel veel recente titels te vinden. Vaak worden fysieke boeken met een scanner naar de computer gekopieerd, waarna ze in digitale vorm op deze downloadnetwerken verschijnen. Bedenk goed dat de huidige auteurswet geen duidelijkheid geeft of het legaal is om kopieën van e-books met copyright voor eigen gebruik te downloaden. Het delen van beschermde bestanden is sowieso verboden, waardoor u bittorrent of andere peer-to-peernetwerken beter niet kunt gebruiken. Gelukkig bestaan er genoeg andere manieren om aan e-books te komen, waardoor de verleiding groot is om honderden titels op uw computer te bewaren. Dankzij calibre houdt u de verzameling overzichtelijk met een virtuele boekenkast.

Kopieerbeveiliging

In een poging piraterij te voorkomen, voorzien uitgeverijen de meeste e-books van DRM (Digital Right Management). Deze strenge beveiliging zorgt ervoor dat u niet zomaar kopieën kunt maken, er is namelijk een persoonlijk gebruikersaccount aan de bestanden gekoppeld. Meestal is het alleen mogelijk om het digitale boek op een beperkt aantal apparaten te gebruiken. Even een titel uitlenen aan een vriend of vriendin is dus niet meer aan de orde. Helaas is calibre ongeschikt om DRM-beveiligde e-books te openen. U hebt hiervoor het programma Adobe Digital Editions nodig. Omdat DRM in feite de betalende gebruiker straft, verwijderen sommige leesliefhebbers deze kopieerbeveiliging met een speciale plug-in binnen calibre. Dergelijke kraakmethoden zijn echter wettelijk verboden. Als klantvriendelijker alternatief gebruiken uitgeverijen een watermerk om hun e-books te beschermen. Hierin staan persoonlijke gegevens van de oorspronkelijke koper. Bij grootschalige uploadpraktijken is de dader op die manier eenvoudig te traceren.

1. Installeren en instellen

Calibre (voorheen Libprs500) is een opensource-programma dat al sinds 2006 bestaat. In de afgelopen jaren is de freeware uitgegroeid tot een veelzijdig hulpmiddel om uw collectie met e-books te beheren. U vindt de nieuwste versie op Calibre-eBook.com. Calibre is beschikbaar voor Windows, Mac OS X en Linux. Er is ook een portable editie, die u niet hoeft te installeren maar direct vanaf bijvoorbeeld een usb-stick kunt gebruiken. In deze cursus gaan we uit van de Windows-versie. Als u Windows XP, Vista of 7 gebruikt, installeert u het programma probleemloos via een msi-bestand. Zodra u de stappen van de installatiewizard hebt doorgenomen, start u de freeware op. De calibre verwelkomingswizard verschijnt op uw scherm. Selecteer de Nederlandse taal en geef aan in welke map u e-books wilt bewaren. Klik op Volgende en maak kenbaar welke e-reader of tablet u gebruikt. Staat het juiste type niet in de lijst, dan selecteert u Generic. Klik op Volgende en Finish om het hoofdvenster te openen. Overigens komt calibre vrijwel elke week met een update die bugs verhelpt en kleine nieuwe funties toevoegt. U krijgt hiervan een melding in het programma, waarna u handmatig de nieuwe versie moet downloaden en installeren.

©PXimport

Boeken die u binnen calibre opent, slaat het programma in een aparte map op.

2. E-books importeren

In calibre bevindt zich al één boek. Dit is een ePub-bestand met een Engelstalige handleiding van het programma. Mocht u daar geen behoefte aan hebben, dan verwijdert u dit e-book gemakkelijk: selecteer de handleiding en druk op de Delete-toets. U krijgt een waarschuwing dat het geselecteerde boek definitief wordt verwijderd uit de bibliotheek en van de harde schijf. Bevestig met OK.

Om nieuwe boeken toe te voegen aan de virtuele boekenkast, klikt u linksboven op Boeken toevoegen en selecteert u een e-book-bestand op uw computer. Kies vervolgens voor Openen. Overigens is het mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te importeren. Calibre ondersteunt alle gangbare formaten, waaronder ePub, pdf en mobi. U ziet de geïmporteerde boeken in het overzicht verschijnen.

©PXimport

U voegt in calibre een onbeperkt aantal boeken toe.

3. Sorteeropties

Zeker in grote boekencollecties is het lastig om de juiste titel eruit te pikken. U gebruikt daarom het veld Zoeken als u bijvoorbeeld alle titels van een bepaalde schrijver wilt vinden. Daarnaast zoekt u ook eenvoudig op titel of uitgever. Typ een zoekterm en gebruik de knop Gaan! om de resultaten te bekijken. Aan de linkerkant treft u verschillende rubrieken. Hiermee sorteert u het overzicht onder meer op auteur, taal, bestandsformaat, uitgever, labels (tags) en waardering. Dit deelvenster is onder meer handig wanneer u snel alle Engelstalige boeken wilt weergeven of als u alleen geïnteresseerd bent in het ePub-formaat. Verder schakelt u desgewenst de omslagbrowser in. Druk hiervoor op de sneltoets Shift+Alt+B. Gebruik de pijltjestoetsen om aan de hand van boekomslagen door de bibliotheek te bladeren. Zodra u op Enter drukt, bekijkt u rechts de details over de geselecteerde titel.

©PXimport

De omslagbrowser is een mooie manier om uw collectie e-books te bekijken.

4. Metadata aanpassen

E-books herbergen stiekem een hoop informatie. In calibre ziet u bijvoorbeeld precies wie het boek heeft geschreven en in welk jaartal de uitgave is verschenen. Een ander woord voor deze informatie is metadata. Als u veel boeken hebt toegevoegd, zult u merken dat niet alle metadata kloppen. Misschien wordt de auteur niet vermeld of geeft het programma een verkeerde afbeelding weer. Ook komt het regelmatig voor dat de titel en auteur zijn omgedraaid. Gelukkig wijzigt u eenvoudig de gegevens. Selecteer in het overzicht een titel met onjuiste data en klik bovenaan de menubalk op Metadata bewerken. U past alle velden naar eigen inzicht aan door handmatig de gegevens te typen. Gebruik eventueel de knop Auteur en titel omwisselen. Als u het boek al hebt gelezen, kent u een waardering toe. Verder importeert u via Bladeren een boekomslag. Missen er veel gegevens en hebt u geen zin om alles handmatig in te voeren? Klik dan op de knop Metadata downloaden. Calibre gebruikt onder andere gegevens van Amazon en Google om de juiste informatie op te sporen. Overigens werkt deze functie alleen goed als de titel en auteur zijn ingevuld. Selecteer in het resultatenoverzicht het juiste boek en klik op Volgende. Kies daarna de gewenste omslag en sluit af met OK. Het programma voegt de correcte metadata toe aan uw e-book.

©PXimport

Zorg ervoor dat alle metadata netjes zijn ingevuld, zodat u e-books gemakkelijker kunt opzoeken.

5. Boeken lezen

U hebt niet per se een e-reader nodig om digitale boeken te lezen. Dat kan namelijk ook rechtstreeks vanuit calibre op uw pc of notebook. U hoeft in het overzicht alleen maar op een e-book te dubbelklikken. Mobi- en ePub-formaten openen in een apart venster. Met de opties bovenaan navigeert u naar een specifieke bladzijde of zoekt u op trefwoord. Aan de linkerzijkant vindt u nog meer nuttige opties. U past de lettergrootte naar eigen wens aan en u bladert soepel naar de volgende of vorige bladzijde. Daarnaast kunt u pagina's aanwijzen als favoriet, zodat u ze op een later moment snel terugvindt. Verder gebruikt u de knop Voorkeuren om onder meer het lettertype en de sneltoetsen aan te passen. Txt- en pdf-formaten openen respectievelijk in Kladblok en Adobe Reader. De mogelijkheden hiervan zijn beperkter. Zo is het niet mogelijk om de lettergrootte aan te passen zonder dat u horizontaal moet gaan scrollen.

©PXimport

U bepaalt zelf in welke lettergrootte u het boek leest.

Bestandsformaten

Er bestaan meer dan twintig bestandsformaten voor e-books. Het ePub-formaat zult u het meest tegenkomen in webwinkels en downloadnetwerken. De meeste e-readers en tablets kunnen hiermee overweg. Kijkt u wel eens over de grens, dan krijgt u soms met het mobipocket-formaat te maken. In de Verenigde Staten is de Amazon Kindle een bekende e-reader. Dit apparaat ondersteunt geen ePub, maar wel het eigen Kindle-formaat en mobipocket. Als u regelmatig e-books koopt in Nederlandse webshops, bent u beter af met een e-reader die wel in staat is om ePub weer te geven. Voorbeelden hiervan zijn de Sony PRS-T1 en BeBook Club S. Ten slotte laten pdf-bestanden zich ook openen op e-readers en tablets, al is dit formaat minder geschikt voor het lezen van boeken.

6. Converteren

E-readers en tablets ondersteunen vaak allerlei bestandsformaten. Zie ook het kader 'Bestandsformaten'. In Nederland verkopen webwinkeliers hoofdzakelijk ePub-boeken. Bij downloadnetwerken en buitenlandse webshops zijn er ook veel andere formaten voorhanden. Het is dus belangrijk om te weten hoe u het bestandsformaat van e-books wijzigt, zodat uw e-reader in staat is om het boek weer te geven. Houd er rekening mee dat u alleen e-books zonder DRM probleemloos converteert. Hebt u een beveiligd ePub-boek gekocht, dan kunt u dit niet zomaar omzetten naar het mobi-formaat voor gebruik op een Amazon Kindle. Dit is in theorie alleen mogelijk wanneer u eerst de beveiliging DRM uit het bestand verwijdert. Bevat het bestand geen DRM, dan kunt u met calibre alle kanten op. Selecteer in het overzicht een e-book dat u wilt omzetten. U kunt overigens ook meerdere bestanden tegelijk converteren, houd in dat geval de Ctrl-toets ingedrukt, waarna u de gewenste titels aanklikt. Kies in de menubalk voor Boeken converteren. Rechtsboven bepaalt u het uitvoerformaat. Als u in de calibre verwelkomingswizard uw e-reader of tablet hebt opgegeven, staat het juiste uitvoerformaat al ingesteld. Eventueel past u naar eigen wens de overige instellingen aan. Klik op OK om de conversie te starten. Rechtsonder houdt u de voortgang van de conversie in de gaten.

©PXimport

De conversie in calibre verloopt erg voorspoedig.

7. E-books overzetten

Met calibre zet u e-books over naar een tablet of e-reader. Belangrijk is dat Windows het leesapparaat als extern schijfstation binnen Windows herkent. Fabrikanten leveren bij e-readers en tablets doorgaans een usb-kabel mee, zodat u het apparaat simpel met de computer verbindt. In de menubalk van calibre verschijnt de knop Apparaat. U zet e-books over door de bestanden met ingedrukte muisknop naar Apparaat te slepen. Mocht uw e-reader het formaat niet accepteren, dan verschijnt er een melding. Het programma converteert de bestanden eerst naar het goede formaat. Daarna worden ze automatisch overgezet. Helaas herkent calibre een iPad niet automatisch. Hier leest u meer over op Mobileread.com. Op het web zijn ook andere stappenplannen te vinden, zodat u met behulp van de freeware alsnog e-books overzet naar een iPad.

8. Eigen e-book maken

Als u een eigen boek hebt geschreven, maakt u hiervan simpel een e-book. U kunt het manuscript het beste opslaan als HTML-bestand. Calibre is namelijk in staat om dit bestandstype te importeren. Klik in Microsoft Word op Bestand en kies Opslaan als. Selecteer in het uitrolmenu achter Opslaan als: de optie Webpagina, gefilterd. Geef achter Bestandsnaam aan hoe u het manuscript wilt noemen en sluit het venster met OK. Bevestig het volgende venster met Ja. Mogelijk wist de tekstverwerker een deel van de opmaak. Het is belangrijk dat u slechts één spatie gebruikt na iedere paragraaf of alinea. Sommige spaties zijn in Microsoft Word niet zichtbaar, maar wel in calibre. Om een overdaad aan witruimte te voorkomen, maakt u verborgen spaties zichtbaar. Open het tabblad Start en klik op de knop Alles weergeven. Zorg ervoor dat er na iedere alinea of paragraaf één markering (¶) staat. U bereikt dat door ongewenste spaties te verwijderen met Backspace. Voorzie hoofdstukken en tussenkopjes van een stijlopmaak, zodat ze straks goed zichtbaar zijn in het e-book. Verder kunt u alleen afbeeldingen van het jpg-formaat laten staan. Als het manuscript compleet is, gaat u naar Bestand / Opslaan. In calibre klikt u op Boeken toevoegen. Selecteer het juiste bestand op uw computer. Via Openen belandt uw boek in het overzicht. Gebruik de knop Metadata bewerken voor het toevoegen van de juiste gegevens. Sluit het venster met OK. Tot slot kiest u voor Boeken converteren. Selecteer rechtsboven EPUB of een ander formaat en bevestig met OK. U hebt nu uw eigen e-book gecreëerd!

©PXimport

Van een Word-bestand creëert u binnen enkele stappen een e-book.

9. Boeken kopen

Vanuit calibre kunt u rechtstreeks boeken aanschaffen. Dankzij een slimme zoekfunctie vergelijkt u direct de verkoopprijzen van verschillende online boekhandelaren. Zeker wanneer u literaire hoogstandjes zoekt van internationale auteurs, is dit een handig hulpje om voordelige koopjes op te sporen. Klik op Boeken verkrijgen en OK. Aan de linkerkant ziet u welke webshops het programma doorzoekt. Ook de Nederlandse aanbieder eBook.nl staat hiertussen. Eventueel verwijdert u vinkjes voor de webshops die u niet in het zoekproces wilt betrekken. Typ achter Zoekopdracht een trefwoord en klik op Zoeken. U ziet precies hoeveel geld iedere aanbieder vraagt voor een bepaald e-book. Let ook op het pictogram met het slotje. Heeft dit een groene kleur, dan zijn er geen DRM-beperkingen. Bij een rode kleur is het e-book wel voorzien van een kopieerbeveiliging. Zodra u dubbelklikt op een online winkel, opent uw browser met de juiste webpagina. U beslist daarna zelf of u het e-book daadwerkelijk wilt aanschaffen.

©PXimport

Dankzij calibre achterhaalt u snel welke e-books u voor een prikkie kunt aanschaffen.

Nieuws-abonnement

U abonneert zich met calibre gemakkelijk op online nieuwsbronnen, waarbij het materiaal wordt gebundeld tot een ePub-bestand. Op die manier neemt u het nieuws dagelijks mee op bijvoorbeeld uw e-reader. Klik op Nieuws downloaden om te zien welke mediabronnen er beschikbaar zijn. Er zijn veel buitenlandse bronnen, waaronder CNN, New York Times en het Duitse Bild.de. Er zijn op het moment van schrijven negentien Nederlandstalige bronnen en zeven Belgische bronnen. Voorbeelden zijn De Volkskrant, NRC Handelsblad, Trouw, Nu.nl en Vrij Nederland.

©PXimport

U gebruikt uw e-reader ook om interessante nieuwsberichten te lezen.

Sigil

Een gratis programma om zelf e-books te maken, is Sigil. Hiermee hebt u wat meer specifieke mogelijkheden dan met een normale tekstverwerker. Een groot voordeel is dat u zonder tussenkomst van calibre een ePub-bestand van uw manuscript creëert. U voegt bovendien rechtstreeks metadata toe. Sigil is een Nederlandstalige 'what you see is what you get'-editor. Uw e-book komt er dus exact hetzelfde uit te zien als dat het programma het weergeeft. Erg prettig, want de kans op ongewenste verrassingen is een stuk kleiner. U typt in het middelste venster de inhoud van uw boek. Als alternatief plakt u een tekst uit bijvoorbeeld een Word-bestand. In de knoppenbalk zijn enkele opmaakfuncties aanwezig. U verdeelt de tekst in verschillende hoofdstukken en u maakt een inhoudsopgave. Op een later moment kunt u zelfgemaakte e-books altijd uitbreiden of wijzigen. Sigil is beschikbaar voor Windows, Mac OS X en Linux.

©PXimport

Sigil is een gespecialiseerd programma om e-books op basis van het ePub-formaat te maken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).