Het programma Audacity biedt veel mogelijkheden om met audio aan de slag te gaan. Van het uitknippen van een fragment uit een mp3-bestand, tot het opnemen en exporteren van audio. En het allermooiste is dat Audacity gratis is. Het opensource programma is zowel voor Windows- als Mac- als Linuxgebruikers verkrijgbaar. In deze cursus leggen we u uit wat Audacity allemaal kan.

Audacity is een programma dat bedoeld is om geluidsbestanden nauwkeurig te snijden, effecten op fragmenten toe te passen en te converteren naar een ander formaat. Het programma kan met verschillende formaten goed omgaan en zit boordevol functies. Het programma is geschikt voor Windows 98 en hoger en Mac OS X 10.4 of hoger. Hebt u thuis een Linux-systeem, dan downloadt u gemakkelijk de broncode voor GNU/Linux. De meest recente versie is op het moment van publiceren schrijven 2.0.2. U kunt Audacity downloaden via de website.

©PXimport

Audacity is voor alle bekende besturingssystemen verkrijgbaar.

1. De vormgeving

Audacity is redelijk overzichtelijk. Aan de bovenkant vindt u de transportsectie met onder andere knoppen voor afspelen, opnemen en doorspoelen. Daarnaast zijn zes verschillende gereedschappen te vinden. Deze knoppen bepalen welke functie uw muis heeft. Zo kunt u inzoomen of bewerken, maar ook geluidsgolven tekenen of sporen in de tijd verschuiven. Hiernaast ziet u twee meters voor het weergavevolume en het opnamevolume, met de schuiven rechts ervan bepaalt u deze waardes. Eronder vindt u nog een paar selectievakken waar u uw audio-interface-instellingen kunt regelen en helemaal rechtsboven zijn een aantal snelkoppelingen voor functies uit het menu geplaatst. De projecteigenschappen zijn allemaal terug te lezen aan de onderkant van het scherm. Het middelste vlak is geheel gereserveerd voor de golfvorm van het te openen geluidsbestand.

©PXimport

Het uiterlijk van Audacity.

Woordenlijst

Kanaal Geluidsbestanden bestaan uit één (mono) of twee kanalen (stereo)

Spoor Een spoor is in Audacity een mono- of stereo-geluidsbestand. Sporen kunt u onder elkaar zetten en zijn tegelijkertijd af te spelen.

Golfvorm De visuele weergave van geluid heet een golfvorm. Golfvormen zijn lijnen die op en neer bewegen, daarbij kruisen ze steeds de nullijn in Audacity.

Latency Vertraging die optreedt omdat de processor een bewerking uitvoert.

Oversturing Ook wel distortion genoemd vanwege het gelijknamige gitaar-effect. Dit ontstaat als het ingangssignaal te hard binnenkomt bij uw audio-ingang. Een overstuurd opgenomen signaal is later niet meer te repareren.

2. Bestandsformaten begrijpen

Klik op Bestand / Openen en kies een geluidsbestand. Er bestaan twee soorten audioformaten: gecomprimeerde audio en ongecomprimeerde audio. Ongecomprimeerde geluidsbestanden zijn groot, maar hebben meestal een goede kwaliteit. Bekende voorbeelden zijn wav- of aif-bestanden. Het bekendste formaat is ongetwijfeld mp3. Als u een ongecomprimeerd bestand opent in Audacity, krijgt u een waarschuwing te zien. Er wordt gevraagd of u het bestand direct op uw harde schijf wilt bewerken of dat u een kopie naar het Audacity-project wilt kopiëren. De laatste optie is standaard geselecteerd en raden wij u ook aan. Zo voorkomt u dat u bewerkingen op uw geluidsbestand niet meer ongedaan kunt maken. Een gecomprimeerd bestand wordt altijd naar Audacity gekopieerd, omdat het programma niet direct met gecomprimeerde bestanden kan omgaan. Een conversie is dan altijd noodzakelijk. Als u de standaardkeuze niet bij elke actie wilt bevestigen, zet dan een vinkje bij Mij niet meer waarschuwen en altijd bovenstaande keuze toepassen. Het geluidsbestand wordt geopend en u ziet meteen een visuele weergave van de geluidsgolven. Als u een stereobestand hebt geopend, ziet u twee kanalen onder elkaar. De bovenste is altijd het linkerkanaal, de onderste het rechterkanaal. U start het afspelen door op de Play-knop te klikken of op de spatiebalk te drukken. Links van de golfvorm vindt u informatie over het bestand. De cijfers boven de golfvorm geven de tijd aan. De combinatie van het linker- en rechterkanaal heet in Audacity een spoor.

©PXimport

Een kopie maken voordat u begint aan bewerkingen is een goed idee.

3. Audio bewerken

Om een fragment uit het geluidsbestand te snijden, moet u allereerst inzoomen op de passage waar het uitgehaald moet worden. Klik op het zoom-gereedschap (naast de transportsectie met bedieningsknoppen) en zoek de passage op. Als u een goed idee hebt welk fragment uit de golfvorm gesneden moet worden, verandert u uw cursor weer naar het selectie-gereedschap (de I). Selecteer het fragment en u ziet dat het een donkergrijze kleur krijgt. U hebt nu twee mogelijkheden. De eerste mogelijkheid verwijdert het gehele fragment en maakt het bestand korter. Klik op de Delete-toets op uw toetsenbord of kies voor Bewerken / Audio verwijderen / Verwijderen. Wilt u het gesneden fragment ergens anders neerzetten, dan kiest u niet voor Verwijderen, maar voor Knippen (Ctrl+X). Het fragment wordt naar het plakbord gekopieerd en u kunt het ergens anders inzetten door voor Bewerken / Plakken (Ctrl+V) te kiezen.

©PXimport

Het geselecteerde fragment voor verwijdering.

Met de tweede mogelijkheid creëert u stilte op de plek van het fragment, de lengte van het geluidsbestand wordt hierdoor niet aangepast. Selecteer het fragment en kies voor Bewerken / Audio verwijderen / Audio dempen. U zult merken dat er bij het snijden soms klikjes ontstaan. Dit komt omdat een golfvorm dan wordt afgesneden op een ongelukkige positie. De beste positie om een golfvorm te snijden is bij de nullijn. Als u een geluidsbestand extreem inzoomt, ziet u dat de golfvormen steeds weer omhoog en naar beneden bewegen. Steeds passeren ze daarbij de nullijn. Audacity kan voor u naar het dichtstbijzijnde nulpunt zoeken. Hebt u een selectie gemaakt, klik dan even op Bewerken / Nulpunten zoeken en de selectie wordt geoptimaliseerd. Helemaal zeker is deze methode bij stereo-bestanden niet. Aangezien een stereospoor uit twee golfvormen bestaat, is de kans klein dat de golfvormen van het linkerkanaal en het rechterkanaal op exact hetzelfde moment de nullijn raken. Nulpunten zoeken kunt u ook door op de Z-toets van uw toetsenbord te drukken.

©PXimport

Het fragment is verwijderd, maar er is een stilte voor in de plaats gekomen.

Effecten

Audacity wordt met een aantal effecten geleverd. Onder Effecten ziet u een hele rij staan, waaruit u het gewenste effect selecteert. Het wordt op het gehele spoor of op een selectie toegepast. Het is heel eenvoudig om zo bijvoorbeeld galm aan uw stem toe te voegen door GVerb te kiezen of een muziekstuk sneller af te laten spelen met het effect Snelheid wijzigen. Met Normaliseren optimaliseert u het geluidsniveau van een spoor zonder deze te laten oversturen en met Omkeren draait u een spoor of fragment achterstevoren.

©PXimport

Met het effect Snelheid wijzigen kunt u muziek langzamer of sneller afspelen.

4. Audio opnemen

Met Audacity kunt u ook audio opnemen. Als u een microfoon hebt, is het gemakkelijk om podcasts of andere gesproken teksten op te nemen. U moet hiervoor wel eerst uw audio-interface of geluidskaart selecteren. Dit kan de interne geluidschip op uw moederbord zijn, maar als u echt professioneel aan de slag wilt, is een aparte audio-interface een goed idee. Wilt u geen audio-interface aanschaffen, dan kunt u tegenwoordig ook goed uit de voeten met usb-microfoons. Ook een computer-microfoon die u op de roze audio-ingang van uw computer aansluit, kan al voldoende zijn, al kunt u van dit soort microfoons meestal niet teveel verwachten. In de werkbalk vindt u, naast de ingangs- en uitgangsweergave, vier selectievakken. In het eerste vak kiest u de audio-host. In Windows hebt u meestal de keuze uit MME of Windows DirectSound. Welk protocol u kiest, hangt af van uw systeem. MME is het veiligst op oude systemen, maar als u een nieuw systeem hebt, kan Windows DirectSound zorgen voor minder latency (vertraging). Ernaast selecteert u uw audio-interface of interne geluidskaart. Achter het microfoon-icoontje vindt u de ingangsinstellingen. De eerste is de audio-ingang, hier selecteert u uw usb-microfoon of uw audio-interface waar de microfoon op is aangesloten. In het laatste veld kiest u voor een mono- of stereo-ingangskanaal. Een microfoon is altijd mono, dus als u alleen uw stem op wilt nemen dan gaat u voor 1 (mono) invoerkanaal. Spreek vervolgens duidelijk in uw microfoon en u zult zien dat de rechtermeter uit zal slaan. Zorg ervoor dat de meter altijd groen of lichtoranje blijft. Rood is nooit goed, dit betekent dat uw signaal overstuurt. Dit is naderhand niet meer te repareren. U kunt het ingangsvolume aanpassen door de schuif achter het microfoontje bovenin iets naar links te zetten. Hebt u een audio-interface, dan zult u dit waarschijnlijk moeten regelen in de mixer van de audio-interface, de schuif in Audacity is dan gedeactiveerd. Om op te nemen, klikt u op de opnameknop (het rode rondje). Audacity maakt automatisch een nieuw audiospoor aan.

©PXimport

Stel de ingangsvoorkeuren in om audio te kunnen opnemen.

Stemmen verwijderen

Stemmen verwijderen uit muzieknummers belooft Audacity ook te kunnen. Stelt u zich hier niet teveel van voor, want feitelijk is dit bij de meeste muziek onmogelijk. De meeste muziek is zó gemixt dat vocalen altijd precies in het midden van de luidsprekers worden gezet, in tegenstelling tot bijvoorbeeld gitaren of achtergrondgeluiden, die alleen uit de linker of rechter luidspreker kunnen komen. Het effect Vocal Remover verwijdert alle informatie uit een muziekstuk dat in het midden zit. Helaas zitten er meestal meer dingen precies in het midden, zoals de baslijn en sommige drums. Deze worden dan ook verwijderd. Effecten op de hoofdvocalen, zoals galm en echo, zijn meestal stereo en hiervan wordt ook alleen het middelste deel verwijderd. Op de linker en rechter luidspreker is dus wel de galm van de stem te horen, ook al is de directe zangstem verwijderd.

©PXimport

Stemmen verwijderen doet u met Vocal Remover, al werkt dit niet zonder fouten.

5. Meerdere sporen samenvoegen

Hebt u een muziekbestand geopend en een microfoonopname gemaakt, dan is het heel eenvoudig om deze twee sporen tot één spoor samen te voegen. Dit kunt u vervolgens weer opslaan als één bestand. Selecteer beide sporen door Bewerken / Selecteren / Alles te kiezen en klik op Sporen / Mixen en doorrekenen. Wilt u de onderlinge volumes bepalen voor u de sporen samenvoegt, zorg dan eerst dat u met de schuif links van het spoor een volume bepaalt. De weergave van de golfvorm verandert niet mee, dus u moet dit op gehoor doen. Wilt u dat uw stem alleen op het rechterkanaal is te horen, zet dan de schuif eronder helemaal naar rechts, richting de letter R. Pas bij het samenvoegen zal Audacity de golfvormen opnieuw voor u tekenen. U kunt de individuele sporen ook naar voren of achteren verschuiven. Selecteer het gereedschap Tijd verschuiven, aangegeven met de twee pijltjes. U verschuift nu een heel spoor in de tijd door erop te klikken en het naar links of rechts te bewegen.

©PXimport

In Audacity kunt u meerdere sporen tegelijkertijd geopend hebben en afspelen.

Automatisch dempen

Een slim hulpmiddel in Audacity is de functie Automatisch dempen. Automatisch dempen verlaagt het volume van één of meer sporen als het volume van een ander spoor een bepaald niveau bereikt. Radio-dj's maken hier veel gebruik van, de muziek wordt automatisch zachter wanneer de dj gaat praten. Hebt u een spoor met tekst opgenomen en wilt u hetzelfde effect bereiken, laad dan een muzieknummer als tweede spoor in door op Bestand / Importeren / Audio te klikken. De twee sporen staan nu onder elkaar. Sleep het muziekspoor naar boven door links van de golfvorm te klikken en te slepen. Het stemspoor staat. Selecteer het muziekspoor en kies voor Effecten / Automatisch dempen. Hoeveelheid demping bepaalt hoeveel decibel (dB) het muziekspoor gedempt wordt en met Maximum pauze bepaalt u hoelang de pauzes in uw stemspoor mogen zijn alvorens het volume in het muziekspoor weer omhoog gaat. Fade-in en fade-out zijn ook nog aan te geven, het is aan te raden deze op de standaardwaarden te laten staan. Klik op OK om de demping toe te passen.

6. Audio exporteren

U kunt uw gemaakte projecten op verschillende manieren opslaan. Het gehele project, met bijvoorbeeld drie of vier sporen onder elkaar, is op te slaan als Audacity-project. Klik op Bestand / Project opslaan als, er wordt een bestand gemaakt met de extensie aup. Dit kan alleen door Audacity worden geopend. Wilt u geluidsbestanden exporteren, dan kiest u voor Bestand / Exporteren. Kies een bestandsnaam en locatie en kies achter Opslaan als het gewenste formaat. U hebt hier veel mogelijkheden. Wilt u een ongecomprimeerd bestand, kies dan bijvoorbeeld voor WAV (Microsoft) signed 16 bit PCM. Dit is vergelijkbaar met cd-kwaliteit. Uiteraard zorgt dit wel voor grote bestanden. Wilt u ruimte besparen, kies dan voor mp3-bestanden. Het is wel belangrijk om nog even op Opties te klikken. Naast Kwaliteit moet u niet een te lage waarde kiezen. Een goede tip is om het project eerst als aup-project op te slaan en een aantal mp3-kwaliteitsniveau's te proberen. Vergelijk de geluidskwaliteit van bijvoorbeeld een 128 kbps-bestand met een 320 kbps-bestand en kies de voor u beste optie. Het aup-project kunt u desgewenst van uw harde schijf verwijderen. Kiest u voor mp3, dan kunt u in het volgende venster nog metadata meegeven aan het bestand. Dubbelklik op een waarde, geef de informatie in en sluit af met OK. Andere formaten die ondersteund worden zijn .flac en .ogg (Ogg Vorbis).

©PXimport

U kunt vanuit Audacity als mp3 opslaan.

7. Oude opnames digitaliseren

Met Audacity kunt u oude elpees of cassettes digitaliseren. Het belangrijkste hierbij is dat u de apparatuur op de juiste manier aansluit. Hiervoor moet u de uitgang van het apparaat met een kabel verbinden met de ingang van de computer. Bij de meeste computers is de ingang een roze mini-jack ingang. Dit is een kleine aansluiting van 3,5 millimeter doorsnee. Uw cassettedeck of versterker moet natuurlijk wel een uitgang hebben, een simpele cassettespeler heeft dit meestal niet. Een platenspeler moet aangesloten zijn op een versterker met phono-ingang, omdat het signaal uit een platenspeler te zwak is om te verwerken in de computer. Een uitgang is bij de meeste hi-fi-apparaten een tulpstekker, ook wel RCA-stekker genoemd. U zult dus waarschijnlijk een 'stereo tulp naar mini-jack'-kabel moeten hebben. In Audacity gebruikt u dezelfde instellingen als voor het opnemen van een microfoonsignaal, let er alleen wel op dat u bij de invoerkanalen 2 (stereo) invoerkanalen hebt geselecteerd. Speel een elpee of cassette af, pas het ingangssignaal aan en neem op door op de opnameknop te klikken. U kunt een hele elpee-kant in één keer opnemen en daarna de opname in stukken verdelen. Audacity heeft een handige functie om meteen meerdere nummers op te slaan zonder te snijden. Ga met uw cursor naar de positie waar het eerste nummer begint en klik op Sporen / Label toevoegen bij selectie of gebruik de toetscombinatie Ctrl+B. Audacity opent nu een extra labelspoor onder het audiospoor. Ga met uw cursor naar het begin van het tweede nummer en druk nog eens op Ctrl+B. Doe dit tot u alle nummers hebt gelabeld. U geeft de labels een naam door in het paarse rechthoekje te dubbelklikken en de naam van het nummer in te voeren. Klik vervolgens op Bestand / Meervoudig exporteren. In het volgende venster vult u een exportlocatie in en kiest u onder Bestanden benoemen hoe u wilt dat de bestanden gaan heten. Achter Exportformat kunt u uw favoriete formaat kiezen. Het is aan te raden een ongecomprimeerd formaat te kiezen als u de maximale geluidskwaliteit wilt behouden. Sluit af door op Exporteren te klikken.

©PXimport

Met het labelspoor verdeelt u een geluidsbestand in meerdere stukken.

©PXimport

Exporteren naar verschillende bestanden gaat vervolgens heel eenvoudig.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).